■張金霞

人事檔案具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，在我國(guó)一直是分散管理。在現(xiàn)實(shí)工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理較為規(guī)范，其他部門(mén)的人事單位管理則相對(duì)落后，尤其是企業(yè)職工檔案的管理水平參差不齊，職工因缺少相關(guān)檔案難以主張合理權(quán)益的事情屢見(jiàn)不鮮，對(duì)企業(yè)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定也造成了隱患。在當(dāng)前條件下，集中管理各類(lèi)人事檔案是一種比較可行的方法。在知網(wǎng)檢索篇名為“人事檔案”并含“集中”的文獻(xiàn)，可以查找到24個(gè)結(jié)果，其中有部分文獻(xiàn)并非探討人事檔案集中管理，其余文獻(xiàn)多數(shù)是探討干部人事檔案的集中管理，比如李曉麗、孟迪、燕開(kāi)良等人的文章。從這些文獻(xiàn)可知，干部人事檔案集中管理已經(jīng)有了比較多的案例，但是對(duì)于其他類(lèi)型人事檔案的集中管理則缺少關(guān)注，更缺少成功的實(shí)踐。本文以諸城市集中管理干部人事檔案、畢業(yè)生檔案、企業(yè)職工檔案、國(guó)有企業(yè)退休職工檔案為例，探討縣級(jí)各類(lèi)人事檔案集中統(tǒng)一管理的方式，分析其優(yōu)點(diǎn)和需要注意的問(wèn)題。

一、諸城市集中管理各類(lèi)人事檔案的背景

諸城于1987年撤縣建市，曾先后成功實(shí)施了“商品經(jīng)濟(jì)大合唱”“貿(mào)工農(nóng)一體化”“中小企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革”等在全國(guó)有較大影響力的“諸城經(jīng)驗(yàn)”，縣域經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)，是全國(guó)百?gòu)?qiáng)縣，境內(nèi)有北汽福田、得利斯、希努爾男裝等知名企業(yè)，還有數(shù)量眾多的小型企業(yè)。諸城是人口大縣，常住人口超過(guò)了107萬(wàn)（2020年數(shù)據(jù)），對(duì)人事檔案管理存在很大的需求。

在很長(zhǎng)的時(shí)間里，諸城市各類(lèi)人事檔案分散管理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案、企業(yè)干部人事檔案、畢業(yè)生人事檔案分別保存在原人事局干部科、人才交流中心和畢業(yè)生分配辦公室。企業(yè)職工人事檔案則由各個(gè)用人單位和人力資源公司管理，檔案管理人員變動(dòng)頻繁，檔案庫(kù)房不達(dá)標(biāo)，個(gè)人檔案保管不善，涂改、撤換材料、丟失等情況時(shí)有發(fā)生。在這種情況下，一個(gè)人要查詢(xún)自己的人事檔案，經(jīng)常要跑多個(gè)地方，由于人事檔案歸檔不及時(shí)、不完整乃至丟失的情況，導(dǎo)致部分人維權(quán)難、取證難，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定造成了不良影響。

二、諸城市集中管理各類(lèi)人事檔案的過(guò)程

（一）第一個(gè)階段：人事局和勞動(dòng)局各自成立人事檔案管理部門(mén)

2003年，原諸城市人事局將干部科、畢業(yè)生分配辦公室、人才交流中心三個(gè)科室分別管理的人事檔案合并管理，成立檔案管理科（股級(jí)），負(fù)責(zé)人事管理權(quán)限之內(nèi)的市直機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)街（園區(qū)）公務(wù)員及企事業(yè)單位的國(guó)家干部、聘用制干部以及大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案的管理工作。2006年，原諸城市勞動(dòng)局成立勞動(dòng)局檔案管理中心，集中管理企業(yè)職工人事檔案。這兩個(gè)專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理部門(mén)的成立，初步改變了以往各類(lèi)人事檔案分散管理的弊端，部分實(shí)現(xiàn)了集中管理，但仍然有待繼續(xù)深化。

（二）第二個(gè)階段：人事局和勞動(dòng)局合并

2010年2月，原諸城市人事局與原諸城市勞動(dòng)局合并成為諸城人力資源和社會(huì)保障局，原人事局檔案管理科變更為人社局檔案管理科，原勞動(dòng)局檔案管理中心變更為一個(gè)專(zhuān)門(mén)檔案室。這兩個(gè)部門(mén)相互獨(dú)立，互不隸屬，各自承擔(dān)原有職能，檔案并未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，仍然是兩地兩庫(kù)房各自辦公，致使個(gè)人辦理檔案業(yè)務(wù)要兩地跑。

2017年5月人社局檔案管理科升級(jí)為干部人事檔案管理中心（副科級(jí)事業(yè)單位），并改善干部人事檔案管理現(xiàn)狀，重新建立了達(dá)到檔案“九防”標(biāo)準(zhǔn)的4個(gè)專(zhuān)門(mén)的大檔案庫(kù)房，可以管理約15萬(wàn)冊(cè)的人事檔案。

（三）第三個(gè)階段：實(shí)現(xiàn)各類(lèi)人事檔案集中統(tǒng)一管理

鑒于兩個(gè)獨(dú)立檔案室分散管理人事檔案所帶來(lái)的弊端，諸城市人社局從多個(gè)方面著手，最終實(shí)現(xiàn)了各類(lèi)人事檔案的集中統(tǒng)一管理。

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施，為集中管理打下基礎(chǔ)

符合標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案庫(kù)房，是集中保管各類(lèi)人事檔案的必要前提。為集中管理各類(lèi)人事檔案，諸城市人社局決定，將保管企業(yè)職工檔案的檔案室所在的一幢五層樓房清空，整體加固改建為檔案樓，并申請(qǐng)財(cái)政資金405余萬(wàn)元，用于工程建設(shè)。2020年4月開(kāi)始施工，2021年4月竣工并投入使用。改造后的庫(kù)房使用面積由原來(lái)的260平方米增加到1200平方米，新增約400立方米智能密集架，200立方米檔案櫥柜，庫(kù)房容量共計(jì)約50萬(wàn)冊(cè)。

新建立的檔案樓的檔案庫(kù)房以總控室為核心，各個(gè)智能化庫(kù)房為分支的“智慧型檔案室”，配備濕度、凈化消毒自動(dòng)測(cè)控管理系統(tǒng)、自動(dòng)防盜報(bào)警管理系統(tǒng)、漏水監(jiān)測(cè)報(bào)警管理系統(tǒng)等，對(duì)各個(gè)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度、空氣質(zhì)量進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和遠(yuǎn)程控制，建立起人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防護(hù)體系，確保紙質(zhì)檔案的存放安全。

2.進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，完成集中管理

2020年12月，諸城市人社局進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，干部人事檔案中心與市人力資源服務(wù)中心合并，成立公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，下設(shè)檔案科（股級(jí)），將全市事業(yè)單位科級(jí)以下人員干部人事檔案、流動(dòng)人員人事檔案納入管理范圍。

2021年5月，原干部人事檔案服務(wù)中心所管理的8.3萬(wàn)冊(cè)人事檔案，整體搬遷至人社局新檔案樓。至此，諸城市人社局管理的干部人事檔案、畢業(yè)生檔案、企業(yè)職工檔案、國(guó)有企業(yè)退休職工檔案四部分整合在一起，實(shí)現(xiàn)了歸口集中管理。目前，檔案科共管理23萬(wàn)余冊(cè)人事檔案，其中機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案（含退休）1.2萬(wàn)冊(cè)、流動(dòng)人員人事檔案（含畢業(yè)生檔案和企業(yè)職工檔案）21.6萬(wàn)余冊(cè)、國(guó)企退休檔案1000余冊(cè)。

3.完成檔案數(shù)字化

諸城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心成立專(zhuān)項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，積極籌備檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作，于2021年5月以聘請(qǐng)第三方外包的形式，對(duì)現(xiàn)管理的18萬(wàn)冊(cè)流動(dòng)人員人事檔案中的26項(xiàng)必采信息和82項(xiàng)可采信息進(jìn)行信息采集錄入工作，并做好與省集中系統(tǒng)和全國(guó)檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺(tái)的對(duì)接。同步開(kāi)展對(duì)2.3萬(wàn)冊(cè)退休職工的數(shù)字化掃描工作，現(xiàn)均已完成，對(duì)干部人事檔案和國(guó)企退休人員檔案的數(shù)字化掃描也在逐步開(kāi)展。

4.實(shí)現(xiàn)“一窗受理”“一鏈辦理”

檔案科通過(guò)在檔案樓一樓入口處設(shè)置綜合窗口，優(yōu)化了辦事流程,提供了便捷高效的服務(wù)通道，從辦事群眾角度出發(fā)，開(kāi)展彈性服務(wù)模式，根據(jù)實(shí)際情況辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，切身實(shí)際辦實(shí)事，讓群眾少跑冤枉路、放心辦、滿(mǎn)意辦，以真情服務(wù)踐行“溫暖人社”。實(shí)行流動(dòng)人員人事檔案接收等事項(xiàng)告知承諾制,采取容缺受理方式,先受理再補(bǔ)缺,一次性告知存在的問(wèn)題和補(bǔ)救措施。諸城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心還積極開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，明確新形勢(shì)下檔案服務(wù)需求，確保工作人員熟練掌握省公共就業(yè)和人才服務(wù)網(wǎng)上平臺(tái)、檔案一體化管理系統(tǒng)的操作流程。

三、集中管理各類(lèi)人事檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）整體上提升人事檔案管理水平

在各類(lèi)人事檔案分散管理的情況下，各保管單位之間互不隸屬，也極少有業(yè)務(wù)來(lái)往，形成了信息孤島，經(jīng)常會(huì)發(fā)生一份檔案重復(fù)保存、多個(gè)部門(mén)單位分部分保存或者都不保存的情況。而且，各保管單位工作水平參差不齊，有的已經(jīng)達(dá)到省級(jí)先進(jìn)水平，有的單位則非常落后，甚至沒(méi)有檔案室，在這種情況下，幾個(gè)保管單位工作水平的提升，并不能帶動(dòng)一個(gè)地區(qū)人事檔案管理水平的整體提升。由人社局集中管理各類(lèi)人事檔案之后，就不再存在這個(gè)問(wèn)題了，只要抓好人社局這一個(gè)點(diǎn)，就可以從整體上提升轄區(qū)內(nèi)人事檔案管理水平。

（二）緩解企業(yè)壓力，倒逼企業(yè)檔案管理規(guī)范化

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，催生出了數(shù)量非常龐大的各類(lèi)企業(yè)。一個(gè)企業(yè)要合法經(jīng)營(yíng)，就必然會(huì)產(chǎn)生人事檔案。然而，每個(gè)企業(yè)的情況是千差萬(wàn)別的，有的企業(yè)非常重視檔案工作，職工檔案得到了妥善的保管，還有很多企業(yè)則忽視檔案工作，造成職工檔案管理混亂。由人社局集中管理企業(yè)職工檔案，一方面可以減輕企業(yè)的壓力，為他們提供保管職工檔案的途徑，另一方面也可以倒逼企業(yè)重視職工檔案的收集工作，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

（三）為公眾提供更為便捷、高效的查檔服務(wù)

人事檔案是真實(shí)記錄一個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的憑證，在現(xiàn)實(shí)中也有比較高的利用率。在人事檔案分散管理的時(shí)候，一個(gè)人要查詢(xún)?nèi)耸聶n案，有可能要去幾個(gè)不同的單位才能查到。因?yàn)楸９軉挝还帕τ胁町?，查?xún)到的人事檔案文件能否起到憑證作用，仍要打上一個(gè)問(wèn)號(hào)。這些情況，給公眾造成很多不便。由人社局集中管理各類(lèi)人事檔案，就免去了這些困擾。公眾只需到人社局這一個(gè)地方，就可以查詢(xún)各類(lèi)人事檔案，而且人社局是國(guó)家機(jī)關(guān)，具有公信力，出具的檔案復(fù)制件完全可以得到社會(huì)認(rèn)可，能有效發(fā)揮憑證作用。

四、集中管理各類(lèi)人事檔案的潛在問(wèn)題

由人社局集中管理各類(lèi)人事檔案，具有顯著的優(yōu)勢(shì)，但也存在不可忽視的潛在問(wèn)題，突出地表現(xiàn)在人力、物力、財(cái)力方面。

（一）工作量增加，造成人員相對(duì)不足

人社局集中管理各類(lèi)人事檔案，必然造成庫(kù)存檔案數(shù)量的成倍增長(zhǎng)和服務(wù)面積的擴(kuò)大。加之人事檔案本身具有流動(dòng)性的特點(diǎn)，經(jīng)常要補(bǔ)充材料，人社局檔案科的工作量會(huì)大大增加，造成人員相對(duì)不足。按照《干部人事檔案工作條例》，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專(zhuān)職工作人員，目前諸城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案科管理的檔案有23萬(wàn)余冊(cè)，工作人員只有10名，人手嚴(yán)重不足。如果工作人員的數(shù)量無(wú)法滿(mǎn)足工作的需要，就會(huì)影響工作的正常開(kāi)展。

（二）需要有充足的資金作為保障

人社局集中管理各類(lèi)人事檔案有一個(gè)必要的前提，那就是要有充足的資金作為保障。無(wú)論是檔案庫(kù)房的建設(shè)和維修、各類(lèi)設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)和安裝，還是檔案數(shù)字化的持續(xù)開(kāi)展，都需要大量資金投入。以諸城市為例，現(xiàn)在諸城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案科每年新增人事檔案2萬(wàn)冊(cè)，檔案庫(kù)房很快就會(huì)面臨飽和。如果沒(méi)有資金投入作為先決條件，集中管理各類(lèi)人事檔案就無(wú)法實(shí)現(xiàn)和持續(xù)開(kāi)展。