■張 倩

征集工作是《中華人民共和國檔案法》賦予檔案館的一項(xiàng)重要職能，是豐富和擴(kuò)大館藏的重要手段，也是檔案資源建設(shè)的重要途徑。近年來，隨著綜合檔案館傳承民族記憶、弘揚(yáng)中華文明的重要功能不斷提升，征集工作豐富館藏、改善門類、優(yōu)化結(jié)構(gòu)的作用也日益凸顯。那么在實(shí)際工作過程中，究竟怎樣把握征集檔案資料的范圍，通過什么方式進(jìn)行征集，怎樣搜集征集線索，并將線索最終轉(zhuǎn)化為征品入藏，就成為檔案征集工作的重點(diǎn)。

一、確定征集范圍要在固定框架下兼顧靈活

2021年，我館（辦）制定了《河北省檔案館（河北省方志辦）檔案方志資料征集工作規(guī)范》（下稱《工作規(guī)范》），將十大類檔案資料納入了征集范圍?？梢哉f，《工作規(guī)范》中所劃定的征集范圍已經(jīng)較為全面地涵蓋了我們所要征集檔案資料的主題和內(nèi)容，為檔案資料的征集范圍搭建了一個(gè)大的框架。但是在實(shí)際開展工作的時(shí)候，我們則不能簡單照抄照搬《工作規(guī)范》，而是需要根據(jù)所征集對象不同的情況和所需檔案不同的作用，而對征集范圍進(jìn)行有針對性地調(diào)整和細(xì)化。今年我們發(fā)布了多個(gè)征集公告，其中有面向我黨光輝歷史的，如紅色檔案資料和團(tuán)史資料；有面向人民的，如我省杰出婦女代表、全國勞模、退役軍人及駐村第一書記；有面向重大事件的，如2022年北京冬奧會(huì)、冬殘奧會(huì)；還有面向一整個(gè)文化產(chǎn)業(yè)的，如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)。每一次在擬定公告時(shí)，我們都要對征集的內(nèi)容和范圍進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)研和討論，在征求各方意見的基礎(chǔ)上，針對征集對象的不同，梳理出各門類載體的檔案資料內(nèi)容，建立相關(guān)類目和條目，最后再根據(jù)所需檔案發(fā)揮的不同作用進(jìn)行取舍，從而形成最終的征集范圍版本。如為了配合我館冬奧檔案展，在征集冬奧檔案資料時(shí)，我們將征集范圍和對象主要?jiǎng)澏ㄔ趯?shí)物檔案中；而面對駐村第一書記和全國勞模的時(shí)候，我們的征集范圍又主要關(guān)注他們工作中的筆記、日記、獲獎(jiǎng)的證書和工作照。應(yīng)該說，每一次征集范圍的調(diào)整真實(shí)體現(xiàn)了征集工作的復(fù)雜性和多樣性，需要我們在工作中不斷摸索規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

二、確定征集方式要在嚴(yán)格流程中兼顧靈活

目前，我館征集檔案的方式主要有以下幾種：

（一）無償捐贈(zèng)。鼓勵(lì)和接受公民、法人和其他組織將其所有或持有的對國家、社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案資料無償捐贈(zèng)給省檔案館。

（二）有償收購、征購。有較大商品和文物價(jià)值且屬個(gè)人所有的檔案資料,持有者愿意出售給省檔案館的,經(jīng)雙方協(xié)商,可進(jìn)行有償收購、征購。

（三）原件復(fù)制。有較大收藏保存價(jià)值但持有者不愿意捐贈(zèng)和出售的珍貴資料,在征得持有者同意后,可采取數(shù)字化掃描或者對原件仿真復(fù)制的方式進(jìn)行征集。

（四）檔案資料寄存。在不便收購和征購的情況下，鼓勵(lì)持有者采取委托保管的方式將具有較大研究利用價(jià)值的檔案資料寄存進(jìn)館。

在近幾年的工作中，我們征集的檔案資料主要采取的是無償捐贈(zèng)的方式，這種方式相對在捐贈(zèng)流程上比較簡單，一是簽訂《捐贈(zèng)協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)；二是將捐贈(zèng)檔案資料接收入館；三是向捐贈(zèng)者頒發(fā)收藏證書。也有寄存這種方式，如衡水饒陽的抗戰(zhàn)老兵尹永勛將他兩枚珍貴的紀(jì)念章寄存我館，在捐贈(zèng)流程上唯一不同的是簽訂《寄存協(xié)議》，雙方權(quán)利義務(wù)有所不同，檔案資料的所有權(quán)歸捐贈(zèng)方所有。而其他諸如有償收購、征購和原件復(fù)制等方式在實(shí)際工作中還沒有實(shí)施過。其實(shí)，不論采用哪種方式，征集工作的最終目的都是將檔案資料征集進(jìn)館為“我”所用，在嚴(yán)格按照征集流程規(guī)定的步驟完成相關(guān)工作的過程中，我們會(huì)根據(jù)捐贈(zèng)人的不同情況和要求來適時(shí)調(diào)整確定征集方式。有些捐贈(zèng)人對檔案館有很高的認(rèn)同感，具有很強(qiáng)的檔案意識(shí)，對于將個(gè)人財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)化為國家記憶感到無尚的榮幸和光榮，他們在捐贈(zèng)檔案資料時(shí)，往往傾向于無償捐贈(zèng)；有的捐贈(zèng)人，非常珍惜自己手中的檔案資料，這些資料承載著他們的榮譽(yù)，飽含著他們對父母兄妹的情感，記錄著他們的過去和經(jīng)歷，原件捐贈(zèng)萬分不舍。這時(shí)我們就改換策略，建議以復(fù)制或者寄存的方式將這些檔案資料征集入館，捐贈(zèng)人既能保有對原件的所有權(quán)，捐贈(zèng)品有良好的保管條件，同時(shí)檔案館又能對這些檔案資料進(jìn)行最大限度地開發(fā)利用，一舉多得；有的捐贈(zèng)者手中的檔案資料具有較高的文物和商品價(jià)值，需要支付一定的資金進(jìn)行購買。對于這種情況，我們就更加審慎，需要引入第三方專家對所征購檔案資料進(jìn)行價(jià)值鑒定，再通過出具審核意見和相關(guān)審批手續(xù)才能最終完成。

三、確定征集線索要在明確思路中兼顧靈活

尋找和搜集征集線索一直是征集工作中比較難的一環(huán)。雖然同為館藏檔案資源的兩個(gè)入口，與接收相比，征集工作一個(gè)顯著的不同就是缺乏檔案來源的確定性和穩(wěn)定性?？梢哉f，接收這個(gè)“輸入”持續(xù)而穩(wěn)定，而征集則來源目標(biāo)分散，資源數(shù)量難以估算。為了攻克這個(gè)難題，我們在工作中也進(jìn)行了一些探索，如發(fā)動(dòng)身邊的同事、朋友和親戚提供征集線索；利用新聞媒體，將我們的征集需求“廣而告之”，擴(kuò)大全社會(huì)的知情面，讓社會(huì)大眾提供征集線索；聯(lián)合相關(guān)單位，特別是一些我們關(guān)注的工作或群體的主管單位，幫助我們提供征集線索；通過我們工作人員多聽、多看，主動(dòng)去發(fā)現(xiàn)征集線索。以上這些探索，為我們今年的征集工作收獲了諸多線索，通過這些線索，我們也征集到了很多珍貴的檔案資料。但是從一條線索被我們知道，到它最終轉(zhuǎn)化成征集入館的檔案資料，還是要經(jīng)過一段曲折的歷程。

今年我館開啟了名人檔案的征集工作，我國當(dāng)代著名作家、劇作家，《小兵張嘎》的作者徐光耀先生成為我館首位進(jìn)行征集的名人。當(dāng)我們剛一接觸這條征集線索時(shí)，心里也有些茫然，征什么，怎么征，按照一條什么思路把線索轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實(shí)，是擺在我們面前迫切需要解決的問題。在館領(lǐng)導(dǎo)的親自部署下，我們明確了工作思路，即征集徐光耀所有檔案資料，逐步建設(shè)徐光耀檔案資料庫，為建設(shè)名人館摸索方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提供示范。在這條工作思路的指導(dǎo)下，我們靈活調(diào)整工作方法，一步步將線索轉(zhuǎn)化為征集的檔案資料。如從開始將征集的目標(biāo)只聚焦于徐光耀先生的各種書籍、筆記、日記、書法作品等，擴(kuò)展到包括征集徐先生親人、朋友、研究者等與他相關(guān)的各種檔案資料；從開始只滿足于收集徐先生的紙質(zhì)檔案資料擴(kuò)展到對他進(jìn)行口述檔案的采錄和制作；從開始只采錄徐先生第一手音像資料擴(kuò)展到采錄他的朋友、親人等講述和評(píng)價(jià)徐先生的音像資料；有時(shí)到現(xiàn)場去征集，擴(kuò)展到邀請相關(guān)人員到單位進(jìn)行座談。這一步步的改變是針對工作的改變所作出的積極主動(dòng)的回應(yīng)和調(diào)整，正是這些回應(yīng)和調(diào)整讓我們不斷豐富著徐光耀先生的檔案資料，也正是這些回應(yīng)和調(diào)整，讓我們將一條條線索轉(zhuǎn)化成了征集的成果。

征集工作的復(fù)雜性體現(xiàn)在工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，怎樣在合法合規(guī)的前提下，最大限度地將體現(xiàn)河北歷史根脈和文化風(fēng)貌的珍貴檔案資料征集進(jìn)館，豐富館藏內(nèi)容，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，建設(shè)具有河北特色的檔案館，是我們一直要追尋的。