■李旭微

一、財(cái)務(wù)檔案的多樣性

財(cái)務(wù)檔案主要反映企事業(yè)單位的經(jīng)營情況，財(cái)務(wù)檔案涉及的內(nèi)容較多，具體包括財(cái)務(wù)報(bào)銷原始憑證，會(huì)計(jì)出入賬賬簿，財(cái)務(wù)月、季、年報(bào)表，銀行結(jié)算單、重大工程項(xiàng)目收支會(huì)計(jì)檔案、財(cái)務(wù)原始憑證、其他應(yīng)當(dāng)保存的重要會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料。企事業(yè)財(cái)務(wù)檔案資料既存在多樣性又存在保密性，因此進(jìn)一步規(guī)范對財(cái)務(wù)檔案的管理有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。財(cái)務(wù)檔案的種類很多，大致分為以下三類，第一類為會(huì)計(jì)憑證類：包括現(xiàn)金賬以及銀行存款日記賬、固定資產(chǎn)清查卡片、輔助賬簿；第二類為財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及財(cái)務(wù)年度決算紙質(zhì)報(bào)表；第三類為其他類：包括財(cái)務(wù)檔案各類清冊，如財(cái)務(wù)檔案移交清冊、財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊以及單位開戶銀行對賬單等。

二、財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)遵循的原則

財(cái)務(wù)檔案歸檔整理應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)資料的形成規(guī)律，遵循財(cái)務(wù)資料的系統(tǒng)性與完整性，一般情況下，財(cái)務(wù)部門為了便于查閱資料原則上保留上一年度的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)信息、財(cái)務(wù)報(bào)表等相關(guān)資料，待會(huì)計(jì)期終了，將前一年度所有財(cái)務(wù)資料進(jìn)行分類整理，完成賬簿頁碼編號，編制檔案清冊，打印交接清單后到檔案管理部門辦理相應(yīng)的存檔手續(xù)，檔案管理人員將按照文件價(jià)值、保密等級和保管期限對檔案文件進(jìn)行歸檔立卷，歸檔時(shí)按年度立卷。逐項(xiàng)填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、并編制案卷檔號，待手續(xù)辦理完畢，檔案管理人員與財(cái)務(wù)人員共同辦理移交簽字手續(xù)，一般情況下由相關(guān)科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)交。

三、財(cái)務(wù)檔案的分類結(jié)構(gòu)

為了便于財(cái)務(wù)檔案分類和管理，將財(cái)務(wù)檔案劃分為以下幾類。一是會(huì)計(jì)原始憑證，主要記錄常規(guī)財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證、常規(guī)工資支出憑證、日常報(bào)銷憑證等。二是會(huì)計(jì)報(bào)表，主要包含財(cái)務(wù)月報(bào)表、年報(bào)表以及財(cái)務(wù)分析報(bào)告。三是會(huì)計(jì)賬簿，主要包含會(huì)計(jì)出入賬賬本、出納收支賬本等。四是審計(jì)報(bào)告，主要有重大工程審計(jì)報(bào)告、年度審計(jì)報(bào)告等。五是其他，主要包含會(huì)計(jì)相關(guān)技術(shù)資料等。檔案編號按照會(huì)計(jì)年度分類，分別將上述類別進(jìn)行依次編排，可采用字母結(jié)合阿拉伯?dāng)?shù)字的方式進(jìn)行編排，例如A001，B003。保管期限分為三個(gè)等級，即永久、30年、10年。為了便于查閱，不同的保管期限分別在密集架中對應(yīng)相對固定的保管位置，最后統(tǒng)一編制流水號為保管卷號。

四、規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的有效策略

（一）嚴(yán)格財(cái)務(wù)檔案管理執(zhí)行力度

首先要完善檔案管理制度建設(shè)和修訂工作。強(qiáng)化對檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)，根據(jù)工作實(shí)際制定完善的操作規(guī)程，操作流程應(yīng)簡潔明了切實(shí)符合工作需求，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷發(fā)展，對不符合工作實(shí)際的相關(guān)制度要及時(shí)進(jìn)行修訂與完善。建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，企事業(yè)單位一把手要親自落實(shí)和督辦，成立由單位一把手負(fù)總責(zé)，各部門主要負(fù)責(zé)人分級落實(shí)的工作鏈條，形成上下協(xié)調(diào)齊抓共管的長效管理機(jī)制。增強(qiáng)安全生產(chǎn)防范意識，針對檔案內(nèi)部管理環(huán)境定期進(jìn)行消防應(yīng)急演練，以此增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，提升檔案管理員果斷處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力。此外，領(lǐng)導(dǎo)小組成員將在組長、副組長的安排指導(dǎo)下定期或不定期組織人員對日常歸檔業(yè)務(wù)及安全生產(chǎn)等情況進(jìn)行檢查，督促相關(guān)科室按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)辦理歸檔手續(xù)。

（二）創(chuàng)建有利于檔案資料存放的內(nèi)部環(huán)境

檔案室內(nèi)溫、濕度的控制是保障檔案科學(xué)存放的重要指標(biāo)之一，這一點(diǎn)往往容易被大家所忽視，溫度高、濕度小則直接導(dǎo)致紙質(zhì)文件發(fā)黃易碎，相反室內(nèi)溫度低、濕度大，紙質(zhì)資料極易產(chǎn)生霉斑、變質(zhì)，同樣不利于資料的保管。因此，通過對檔案室內(nèi)溫、濕度的合理控制保障室內(nèi)環(huán)境溫度適宜是科學(xué)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先，每日對檔案室進(jìn)行衛(wèi)生清潔，保持通風(fēng)透氣且避免紫外線照射。其次，通過溫、濕度計(jì)量器對室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測并逐日記錄溫濕度信息，受季節(jié)影響室內(nèi)溫、濕度不符合要求時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通風(fēng)并通過加濕器進(jìn)行有效調(diào)控，而今后，溫、濕度由人工數(shù)據(jù)監(jiān)測向智能化轉(zhuǎn)型也將會(huì)成為檔案科學(xué)管理的必然趨勢。

（三）完善檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案存放保管必備的硬件設(shè)施包括獨(dú)立的檔案室、檔案存放密集架、保密柜、消磁柜、電腦、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、滅火器以及必要的監(jiān)控設(shè)施等。檔案室需配置安全防盜門，窗戶要配備防盜安全護(hù)欄，屋內(nèi)配備滅火器、干燥劑、防蟲、防鼠藥劑，通過以上措施達(dá)到防火、防潮、防鼠、防盜的目的。首先檔案室內(nèi)防爆照明設(shè)備的安裝與使用，既是檔案存放的必備裝置之一也是安全生產(chǎn)中至關(guān)重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，防爆燈的使用能夠有效地避免因電路老化、照明設(shè)備接觸不良而引發(fā)的火災(zāi)。其次，檔案室內(nèi)監(jiān)控設(shè)備的安裝與使用是防止檔案丟失、實(shí)時(shí)監(jiān)測檔案室內(nèi)動(dòng)態(tài)環(huán)境的重要輔助設(shè)備，檔案室內(nèi)監(jiān)控設(shè)備應(yīng)當(dāng)24小時(shí)啟動(dòng)，特別是在重大節(jié)日前，要對監(jiān)控設(shè)備進(jìn)行安全檢查，確保在節(jié)假日期間設(shè)備能夠正常運(yùn)行。所以完善檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，有利于檔案管理人員對原始資料進(jìn)行合理的歸集整理以及跟蹤保護(hù)，避免檔案資料遭受自然因素破壞以及在借閱、傳遞、復(fù)印環(huán)節(jié)中造成人為原因的破壞，在檔案管理過程當(dāng)中避免因借閱、流轉(zhuǎn)所造成的資料丟失、涂改、折損等情況的發(fā)生。

（四）嚴(yán)格電子檔案信息軟件與載體的安全防護(hù)

電子檔案信息的存儲與管理是檔案管理的重要組成部分。首先，建立完善的檔案信息安全防護(hù)體系，選用優(yōu)質(zhì)電子檔案信息載體，電子媒介質(zhì)量的好壞直接影響檔案的使用和貯藏壽命。第二，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，利用防火墻及其殺毒軟件有效保證網(wǎng)絡(luò)安全。第三，嚴(yán)格控制紫外線的射入，避免由于強(qiáng)光直射對電子檔案信息載體產(chǎn)生的危害。第四，定期對殺毒軟件進(jìn)行升級，定期修補(bǔ)計(jì)算機(jī)漏洞，以保障計(jì)算機(jī)的信息安全。第五，對檔案軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行定期升級與維護(hù)，確保系統(tǒng)信息錄入、數(shù)據(jù)管理、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等各項(xiàng)功能能夠正常運(yùn)行。第六，為了防止單位磁介質(zhì)檔案資料產(chǎn)生褪磁、霉變、銹蝕等情況的發(fā)生，需要定期對磁盤、錄像帶、移動(dòng)磁盤等重要的磁介質(zhì)檔案資料進(jìn)行消磁處理，達(dá)到有效阻止外界磁場、濕氣入侵的目的。

（五）優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理人員的崗位配置

在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，一是檔案管理員要定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將各年度繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)作為能力提升的主要途徑，切實(shí)提升檔案人員的管理水平。二是不斷強(qiáng)化檔案人員的政治素養(yǎng)以及風(fēng)險(xiǎn)意識保密意識。三是提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力，檔案管理人員要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、良好的工作態(tài)度、較強(qiáng)的工作責(zé)任心、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、求真務(wù)實(shí)。四是能夠熟練地操作檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，對財(cái)務(wù)檔案有清晰認(rèn)識，并且能夠熟悉財(cái)務(wù)檔案歸檔相關(guān)事項(xiàng)。五是檔案管理人員能夠熟練地掌握滅火器的操作方法并按照安全生產(chǎn)責(zé)任要求參加每年一度的消防應(yīng)急演練。六是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的協(xié)調(diào)應(yīng)變能力，積極推進(jìn)與地方檔案管理部門的協(xié)同配合，便于及時(shí)掌握最新檔案管理相關(guān)政策，切實(shí)將檔案管理各環(huán)節(jié)工作做細(xì)做實(shí)。

五、嚴(yán)格財(cái)務(wù)檔案保存、借閱、銷毀流程

（一）財(cái)務(wù)檔案歸檔前保存

一般情況下，企事業(yè)單位對當(dāng)年形成的各類原始賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、分析報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，待年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照檔案管理要求對各類財(cái)務(wù)賬簿裝訂打印成冊，由本部門指定會(huì)計(jì)人員統(tǒng)一集中管理，原則上自行保管期為一年，待第二個(gè)會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門將整理完備的原始資料進(jìn)行清點(diǎn)排序，根據(jù)歸檔流程對財(cái)務(wù)部門移交的各類原始資料進(jìn)行歸集整理、查閱立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊（注：出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案），編制財(cái)務(wù)檔案移交清冊后移交檔案管理部門。

（二）財(cái)務(wù)檔案借閱管理

為了保護(hù)檔案資料的真實(shí)完整，杜絕原始資料泄密或者丟失等情況的發(fā)生，非財(cái)務(wù)人員不得查閱會(huì)計(jì)檔案，如有特殊需要借用、查閱或復(fù)制，需由借閱人書面提出申請經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽批，填寫檔案查閱表，明確查閱時(shí)間、查閱事由后方可辦理。借用、查閱、復(fù)制等事項(xiàng)均應(yīng)在檔案室內(nèi)完成，原則上檔案原始資料均不得離開檔案室，查閱、復(fù)制完成后由檔案管理員及時(shí)歸檔。財(cái)務(wù)人員查閱常規(guī)檔案，按照借閱管理規(guī)定如實(shí)填寫檔案查閱、借閱登記表后即可辦理，對涉及重大資金收支、往來款項(xiàng)，以及基建項(xiàng)目資金的賬目查閱，借閱前需經(jīng)科室主要負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)書面簽批后方可辦理借閱手續(xù)。此外，對借閱時(shí)間較長未能歸還的檔案，管理員應(yīng)當(dāng)適時(shí)詢問原因，督促借閱人及時(shí)歸還。

（三）財(cái)務(wù)檔案銷毀流程

單位應(yīng)當(dāng)定期對已經(jīng)達(dá)到保管期限的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，按照檔案類別編制鑒定意見書。檔案的鑒定是會(huì)計(jì)檔案銷毀前至關(guān)重要的一環(huán)，經(jīng)過鑒定，已經(jīng)達(dá)到保管期限但仍需保存的重要財(cái)務(wù)資料，應(yīng)當(dāng)對其單獨(dú)立卷，視財(cái)務(wù)資料的重要程度對保管期限重新劃定，同時(shí)應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊和財(cái)務(wù)檔案保管清冊中列明。對已經(jīng)達(dá)到保存期限，經(jīng)過鑒定確定無保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，則按照銷毀規(guī)定程序辦理銷毀手續(xù)。電子檔案的銷毀程序需符合國家相關(guān)法律法規(guī)，由單位檔案管理機(jī)購、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派出指定人員進(jìn)行監(jiān)銷。

1.通過檔案銷毀鑒定完成后，由檔案管理部門制定編制銷毀清冊，銷毀清冊的編制要做到具體完整，逐項(xiàng)注明檔案名稱、裝訂冊數(shù)、序列卷號、起止年份、保管期限以及銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2.單位主要負(fù)責(zé)人、檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)、單位財(cái)務(wù)管理負(fù)責(zé)人、檔案管理員均需要在財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.財(cái)務(wù)檔案保管部門、財(cái)務(wù)部門共同向當(dāng)?shù)貦n案管理部門書面提出檔案銷毀申請，經(jīng)過當(dāng)?shù)貦n案管理部門批準(zhǔn)后方可執(zhí)行后續(xù)銷毀手續(xù)。

4.檔案監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)檔案銷毀前，按照銷毀清冊中所列明的內(nèi)容逐一清點(diǎn)仔細(xì)核對后方可銷毀，檔案資料銷毀后由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字蓋章，同時(shí)將銷毀流程以及監(jiān)銷等情況向單位主要負(fù)責(zé)人報(bào)告。