■李建利

職業(yè)院校檔案的管理與建設(shè)，無論從歷史還是現(xiàn)實(shí)的角度都是不可缺少的，但是大多數(shù)職業(yè)院校對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，日常工作形成的檔案資料沒有得到系統(tǒng)收集整理與歸檔，致使學(xué)校在短期的發(fā)展中似乎沒有受到多大影響，但從長遠(yuǎn)角度看，沒給職業(yè)院校今后的持續(xù)發(fā)展留下較為詳實(shí)和可供借鑒的檔案資料，使得后續(xù)發(fā)展乏力。相反做好職業(yè)院校檔案管理，是對學(xué)校工作的一個全面認(rèn)識，并且在實(shí)施的過程中能發(fā)掘?qū)W校在發(fā)展過程中的一些內(nèi)在規(guī)律，對學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用。

一、存在問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不足，檔案意識薄弱

大多職業(yè)院校只重視與辦學(xué)直接相關(guān)的學(xué)科建設(shè)和設(shè)施建設(shè)的投入，優(yōu)先考慮亟待解決的問題。他們既認(rèn)為日常的檔案管理工作不能為學(xué)校的活動、教學(xué)開展提供有效的幫助，也認(rèn)為檔案工作短期內(nèi)不會對學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展帶來負(fù)面影響，因此對檔案管理工作、管理人員、管理設(shè)備等都缺乏相應(yīng)的投入。久而久之工作人員的積極性也逐漸被打消，認(rèn)為檔案管理就是把一些資料裝訂規(guī)整，對現(xiàn)實(shí)工作沒太大作用，規(guī)整后也不會再有人看。由于認(rèn)識不足，導(dǎo)致實(shí)際操作中也不會重視，缺乏對檔案的保護(hù)，使得很多重要檔案得不到及時收集、歸檔而流失，致使很難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理。

（二）管理模式落后，服務(wù)意識不強(qiáng)

一方面，職業(yè)院校檔案工作大都手動處理，依然停留在紙質(zhì)檔案的錄入，工作效率低，且手動操作容易出現(xiàn)錯誤，造成后期檔案查找困難，降低檔案利用的效率。另一方面，由于經(jīng)費(fèi)投入不多，檔案管理設(shè)備落后，工作技術(shù)裝備達(dá)不到信息化管理的要求，仍是處于單機(jī)運(yùn)行的狀態(tài)，檔案工作依舊停留在計算機(jī)輔助建檔、目錄檢索、查閱管理的水平上，忽略了檔案的編研、開發(fā)、利用，也沒有建立校園網(wǎng)，或是網(wǎng)站形同虛設(shè)沒有發(fā)布檔案信息資料，很多有價值的檔案被遺忘在角落，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

而且這種傳統(tǒng)的管理模式造成管理人員大量的工作量和繁瑣的工作流程，致使管理人員缺乏足夠的時間和精力去做檔案編研等深入開發(fā)，嚴(yán)重阻礙了檔案信息的利用與共享。

（三）檔案人員素質(zhì)參差不齊，缺乏專業(yè)性

信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，要求檔案管理人員有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能。但是職業(yè)院校專職檔案管理人員大都由一些非專業(yè)的人來完成，一方面缺乏相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技能，在計算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面能力不夠強(qiáng)，在對聲音、圖像、影像等多媒體資料的處理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)；另一方面也不熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)。而且學(xué)校對檔案管理人員的培訓(xùn)不到位，缺乏相應(yīng)的進(jìn)修機(jī)會，對新技術(shù)、新知識的學(xué)習(xí)較少，缺乏創(chuàng)新與活力。

另外，職業(yè)院校兼職檔案員隊(duì)伍更換頻繁，工作交接不完善甚至不交接，新檔案員不能及時認(rèn)識文件材料的重要性，不能按照檔案管理辦法進(jìn)行嚴(yán)格的操作，文件材料的歸類整理存在隨意性，使得檔案管理制度的力量嚴(yán)重削弱，這不僅不利于管理工作的正常開展，而且在檔案歸類時，每個人對類別的理解存在差異，不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量，給管理工作和后期檢索利用造成了不便。

（四）職業(yè)院校學(xué)生檔案管理復(fù)雜

職業(yè)學(xué)校在招生形式、辦學(xué)形式、學(xué)制、專業(yè)設(shè)置方面差別很大。招生對象主要是初中、高中畢業(yè)學(xué)生，生源不同，學(xué)業(yè)程度不同。技校是培養(yǎng)各類技能型、應(yīng)用型的人才，注重實(shí)踐技能的提升，這就使得職業(yè)院校學(xué)生檔案與普通院校存在很大的不同，除了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)材料，還包括學(xué)生的技能鑒定、工廠實(shí)習(xí)、社會實(shí)踐等有關(guān)學(xué)生技術(shù)水平、實(shí)際操作的材料，這些材料具有很強(qiáng)的實(shí)用性和參考價值，所以也不能缺失。

另外，學(xué)生進(jìn)入私企、自主擇業(yè)情況較多，由于學(xué)生個人和用人單位檔案意識薄弱，很多學(xué)生離校后不能及時將個人檔案轉(zhuǎn)出，使得學(xué)校滯留往屆學(xué)生檔案越來越多，給技校檔案管理帶來極大不便。

（五）教學(xué)檔案工作量大

職業(yè)院校承擔(dān)給國家培養(yǎng)專業(yè)能力強(qiáng)、技術(shù)過硬的技工人才的使命，專業(yè)設(shè)置與國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展緊密相連，由于這一獨(dú)特性質(zhì)決定職業(yè)院校專業(yè)設(shè)置不斷改進(jìn)，不斷增加新型專業(yè)，學(xué)生數(shù)量又逐年增多，管理難度越來越大。此外，專業(yè)課程種類和數(shù)量也在不斷增加，而每年的教學(xué)檔案都需要篩選，不斷更新，頻繁的變動就極大地增加了工作量。

（六）檔案收集阻力大

很多部門教職工認(rèn)為沒有必要將重要文件材料上交學(xué)校檔案室保管，認(rèn)為借閱不方便。同時，他們也擔(dān)心材料上交后檔案管理人員會將自己的材料弄散、丟失甚至毀壞，后期使用帶來麻煩。這種意識使得學(xué)校檔案室在資料收集中非常被動，收集阻力很大，很多真正有價值的文件材料仍分散在各部門保存或者在個別老師手中保管，這就導(dǎo)致檔案的建檔、歸檔工作難以順利開展，而且可能這些資料會伴隨教職工的離職而隨之丟失。

二、途徑規(guī)范化

（一）提高職業(yè)院校對檔案工作的認(rèn)識

職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到，檔案的好壞體現(xiàn)學(xué)校的真實(shí)面貌，是教育評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理體現(xiàn)一個學(xué)校的管理水平，是學(xué)校各種數(shù)據(jù)的體現(xiàn)形式，是評價學(xué)校綜合業(yè)務(wù)水平的“窗口”，為學(xué)校發(fā)展發(fā)揮不可估量的作用。領(lǐng)導(dǎo)對檔案重要性認(rèn)識后，能有效防止很多重要檔案的損壞和流失。

（二）規(guī)范公文制，提高檔案質(zhì)量

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，那么公文的質(zhì)量就直接影響日后檔案的質(zhì)量。因此，學(xué)校在公文的制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的問題，為提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下牢固基礎(chǔ)。這就要求公文首先紙質(zhì)要好，符合國家有關(guān)規(guī)定，其次公文標(biāo)題、發(fā)文字號、落款、正文排版格式要規(guī)范，公文簽發(fā)審批流程完備，行文不亂用簡稱等，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。

（三）建立健全的檔案管理制度

設(shè)立專門的綜合檔案室，配備專業(yè)管理人員，有計劃、有目標(biāo)的開展工作。形成以校長辦公室牽頭，各職能部門配合的網(wǎng)絡(luò)管理模式，把檔案工作分配到各職能部門，各部門配備兼職檔案員，形成檔案管理為各科室服務(wù)，各科室主動支持搞好檔案管理工作的格局。同時，不僅要將檔案管理相關(guān)工作要求列入工作職責(zé)、考核內(nèi)容之中，做到考核結(jié)果與獎懲結(jié)合；也要把檔案工作列入學(xué)校工作計劃及各部門計劃管理中，依據(jù)計劃抓落實(shí)，逐漸形成工作習(xí)慣，以便檔案工作正常開展。

另外，要健全規(guī)章制度。制定適合本校的一套科學(xué)、系統(tǒng)、完整的檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，明確歸檔范圍、保管期限、分類等程序，尤其為杜絕檔案在收集、整理、保管等過程出現(xiàn)差錯，應(yīng)建立完善的檔案移交、借閱、鑒定、銷毀等制度，總之從檔案管理的各個環(huán)節(jié)入手，確保檔案管理順利進(jìn)行。

（四）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員

檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性和連續(xù)性，是一個比較復(fù)雜的過程。檔案是學(xué)校各項(xiàng)活動的重要記錄和體現(xiàn)，這就要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。加強(qiáng)對管理人員的檔案專業(yè)培訓(xùn)，明確檔案管理要求，熟練掌握檔案材料收集、整理、歸檔、借閱等業(yè)務(wù)，系統(tǒng)掌握檔案管理的知識和技能。而且，檔案管理不僅是管理，也要注重檔案的利用服務(wù)，正確的服務(wù)觀也是管理人員必不可少的。通過長期這樣的學(xué)習(xí)歷練和檔案觀念的樹立，一定能培養(yǎng)出職業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員。

然而，許多院校視檔案管理為邊緣業(yè)務(wù)，待遇較低，人員流動頻繁。因此要適當(dāng)提高檔案管理人員待遇，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，這樣才能使得檔案管理經(jīng)驗(yàn)不斷積累，也增強(qiáng)了檔案管理員的責(zé)任心和主動性。同時要制定檔案管理人員的職業(yè)提升規(guī)劃等激勵機(jī)制，以激發(fā)管理人員工作積極性。建立科學(xué)合理的薪酬機(jī)制和晉升激勵機(jī)制能有效提高檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（五）建立現(xiàn)代化綜合檔案室

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化是技校檔案管理的發(fā)展方向。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在信息流通不暢、紙張浪費(fèi)、查詢方式繁瑣、文件歸檔工作量大等弊端。而且傳統(tǒng)的信息處理時間性、靈活性和準(zhǔn)確性無法滿足具體工作的需要。信息共享程度低，已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。

建立信息化檔案管理系統(tǒng)，一是可有效降低檔案信息記錄的錯誤，提高管理效率。通過各部門的專人收集、上傳，保證學(xué)校的檔案材料能夠及時建檔和歸檔，對各項(xiàng)電子檔案進(jìn)行多元化備份管理，豐富檔案管理的形式與內(nèi)容。二是既減輕紙質(zhì)檔案管理的工作量，也節(jié)省出很多空間。三是運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，查找、借閱更加便捷，可大大提高速度和準(zhǔn)確性，用戶通過查詢終端就可方便快捷地查詢所需的信息，不必像過去從一卷卷的文件中翻找。四是利用信息化檔案管理系統(tǒng)還可以將非保密的規(guī)章制度、科技成果等檔案通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，有效地提高檔案資源的利用，達(dá)到主動服務(wù)師生的目的。信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，既保證了檔案的安全性和完整性，又提高辦公效率和管理水平。

在硬件配置方面，領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)積極支持并配置檔案管理的基本設(shè)施，如溫濕度計、滅火器、消磁柜、除濕機(jī)及安全報警系統(tǒng)等。

（六）加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用

一方面加強(qiáng)檔案的編研工作。豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，做到多途徑廣泛收集、門類齊全，為檔案編研提供較為詳實(shí)的基礎(chǔ)材料。針對市場的發(fā)展趨勢和用戶的需求特點(diǎn)，增加特色檔案的個性化服務(wù)，通過鑒別篩選、加工整理、編目匯集成用戶需要的檔案信息資料，提高檔案的利用價值。同時，檔案管理人員根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，編制全引目錄、分類目錄、專題目錄等各類檢索工具，以便提供更加便捷的查找服務(wù)。

另一方面建立多元化的利用服務(wù)方式，為學(xué)校工作服務(wù)、為師生服務(wù)。開創(chuàng)信息利用新局面，提供檔案閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、目錄服務(wù)、檢索服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)等服務(wù)方式。例如，在檔案的閱覽服務(wù)方面，其學(xué)校歷年的科研、教學(xué)和文體等各類競賽中獲得的獎杯、獎牌、證書、錦旗等實(shí)物檔案，定期在校園進(jìn)行必要的展覽宣傳，對增進(jìn)學(xué)生鉆研創(chuàng)新的熱情和提高學(xué)校知名度有很好的效果。在檔案目錄服務(wù)方面，根據(jù)用戶需要開發(fā)專題性的檔案目錄，如學(xué)生就業(yè)狀況目錄、專業(yè)培養(yǎng)目錄、教科研目錄等內(nèi)容，最大極限地滿足用戶的需求。

（七）注重學(xué)生檔案收集的全面性、實(shí)用性

學(xué)生檔案的收集不僅包括錄取通知書、政審表、體檢表、學(xué)籍表、獎懲材料等，班主任或輔導(dǎo)員也要將學(xué)生在校各項(xiàng)活動呈現(xiàn)出來的德智體美勞等信息都盡可能全面的收集。更為值得注意的是，技工院校學(xué)生的技術(shù)水平、實(shí)際操作能力、技能證書等信息更是用人單位了解學(xué)生在校表現(xiàn)的重要依據(jù)。

另外，還要注重收集優(yōu)秀畢業(yè)生在社會發(fā)展的成功范例，對宣傳提升學(xué)校自身形象有重要作用。