任桐閱

（河北省軍隊(duì)離退休干部第二休養(yǎng)所，石家莊 050000）

事業(yè)單位的日常檔案管理工作涉及眾多方面，內(nèi)容極為龐雜，其工作內(nèi)容中不僅包含著大量的文件檔案，還有許多圖片和錄音形式的資料，針對(duì)這些種類不同的文件檔案進(jìn)行管理、分類及儲(chǔ)存是非常復(fù)雜且煩瑣的。在未使用電子檔案管理模式之前，事業(yè)單位的檔案管理一般都是依靠人力來(lái)完成的，檔案管理工作人員要進(jìn)行資料文件的記錄、收集和分類，并且還要對(duì)眾多檔案文件進(jìn)行編碼，這些工作不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還消耗了很多資金成本，因此事業(yè)單位采用電子化的檔案管理模式是提高工作水平的必由之路。雖然電子檔案給事業(yè)單位的檔案管理人員的工作帶來(lái)了極大的便利，但是從長(zhǎng)期工作效果來(lái)看，電子檔案管理還存在許多的不足之處，應(yīng)該充分結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，制定有效的對(duì)策，使事業(yè)單位的電子檔案管理模式充分發(fā)揮效果。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

政治性與服務(wù)性是事業(yè)單位檔案管理工作的根本屬性。事業(yè)單位檔案管理的功能在于做好重要文件資料的全面管理，以及為檔案查詢等工作服務(wù)。在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案資料不是由管理機(jī)構(gòu)或者事業(yè)單位的檔案管理人員制作的，也不由他們進(jìn)行實(shí)際使用，而是由專業(yè)人員對(duì)事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)長(zhǎng)期工作中形成的各種歷史文獻(xiàn)資料進(jìn)行管理，因此，檔案管理工作的特性就在于管理。事業(yè)單位的檔案管理制度也不是獨(dú)立存在的，它作為社會(huì)管理制度的重要組成部分，在事業(yè)單位的工作中及人民群眾的生活中發(fā)揮著極為重要的作用。事業(yè)單位的檔案管理工作本質(zhì)上就是一種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，它以提供重要的檔案信息資料為主要目的，這也是檔案管理工作與其他工作的明顯區(qū)別。事業(yè)單位的檔案管理工作本質(zhì)上還是要服從社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、政治等方面的發(fā)展，否則檔案管理工作沒(méi)有單獨(dú)存在的意義，也無(wú)法根植于社會(huì)做到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理部門(mén)既可以進(jìn)行檔案研究工作，也可以進(jìn)行重要檔案資料的編纂等工作，無(wú)論哪方面的活動(dòng)，都是為了更好地服務(wù)社會(huì)，滿足社會(huì)大眾的日常需要。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）節(jié)約檔案管理成本，提高檔案保管和實(shí)用效率

以往的紙質(zhì)化辦公對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要消耗相當(dāng)數(shù)量的紙張等材料，并且還需要準(zhǔn)備相當(dāng)一部分區(qū)域用于檔案資料的存儲(chǔ)，如果事業(yè)單位采取電子化的檔案管理方式，就可以避免這些情況。事業(yè)單位電子檔案管理可以將檔案資料及很多重要的圖片、照片等信息都轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形式，然后安全地保存在事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中，不會(huì)占用過(guò)多的空間和成本，并且使用和管理起來(lái)也更加高效、迅捷。

（二）保障檔案管理的安全性和保密性

以往，事業(yè)單位以紙質(zhì)化的形式進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，對(duì)于各類資料信息的收集和保存都是按照復(fù)雜且煩瑣的程序來(lái)進(jìn)行，對(duì)于比較特殊的紙質(zhì)材料和圖片、照片等，則需要更加認(rèn)真仔細(xì)地處理。由于資料檔案的數(shù)量過(guò)度，在天氣和環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，往往很容易出現(xiàn)檔案資料的大范圍損毀和丟失。而電子檔案管理則不會(huì)存在這樣的情況，電子檔案資料庫(kù)受環(huán)境和氣候的影響很小，并且整個(gè)過(guò)程都是借助計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備來(lái)完成的，即使設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，也不會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案資料的完整性產(chǎn)生不利影響，也不會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩囟鴮?dǎo)致檔案損毀和丟失。并且，利用電子化的檔案管理系統(tǒng)還可以清楚地了解檔案數(shù)量和種類，還可以對(duì)關(guān)鍵的資料檔案設(shè)置查閱權(quán)限，充分保障事業(yè)單位重要檔案的安全性。

三、事業(yè)單位電子檔案管理中的問(wèn)題

（一）檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位在進(jìn)行電子化檔案資料管理革新之后，檔案管理工作的各方面要求都有所提高，并且工作難度也在不斷提升，這也對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。目前來(lái)看，很多事業(yè)單位工作人員的數(shù)量明顯不夠，很多時(shí)候檔案管理工作都是由其他工作人員兼職，所以整體上的管理水平難以滿足電子化管理的要求。另外，部分事業(yè)單位在招聘檔案管理人員的時(shí)候沒(méi)有重視對(duì)其專業(yè)技術(shù)能力的考察，很多新進(jìn)入單位的檔案管理員工缺乏電子化管理模式的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能，在面對(duì)大量的工作時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者遺漏，這也使電子檔案管理難以充分發(fā)揮作用。此外，某些事業(yè)單位的人員變動(dòng)較為頻繁，經(jīng)常會(huì)有很多新的工作人員調(diào)到電子檔案管理的工作部門(mén)，這些新來(lái)的工作人員需要一段時(shí)間才能勝任工作，這也會(huì)導(dǎo)致電子檔案資料管理工作產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。

（二）電子檔案管理方式不夠規(guī)范

雖然目前很多事業(yè)單位都開(kāi)始全面實(shí)行電子化檔案資料管理，但是在管理制度上普遍缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。因?yàn)殡娮訖n案管理方式具有線上備份的功能，很多工作人員不重視對(duì)檔案信息資料的保存，這就在無(wú)形中增加了事業(yè)單位檔案資料泄漏和遺失的風(fēng)險(xiǎn)。另外，事業(yè)單位管理人員對(duì)設(shè)備和軟件的管理、維護(hù)缺乏足夠的重視，很多時(shí)候?yàn)榱斯?jié)約成本甚至?xí)褂帽I版的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，這些來(lái)路不明的軟件也會(huì)增加事業(yè)單位電子檔案管理工作的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案資料文件的質(zhì)量不高

事業(yè)單位的檔案資料具有非常重要的工作價(jià)值，因此檔案管理工作人員應(yīng)該重視檔案歸檔質(zhì)量，但是目前很多事業(yè)單位的工作人員缺乏這方面的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致收集的檔案資料缺乏足夠的完整性和價(jià)值性，或者電子檔案的版本出現(xiàn)錯(cuò)誤，與實(shí)際紙質(zhì)版本檔案之間存在內(nèi)容差異，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)電子檔案文檔缺少組件或者檔案資料的數(shù)據(jù)格式不符合要求等，這些問(wèn)題的出現(xiàn)都大大降低了事業(yè)單位電子檔案管理的整體工作效率。出現(xiàn)這類問(wèn)題的原因主要是檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不夠，沒(méi)有對(duì)所收集的電子檔案資料進(jìn)行充分、合理的前端控制，使檔案系統(tǒng)之中存在大量不符合標(biāo)準(zhǔn)的電子文件資料，不僅大大增加了檔案管理工作的難度，也使后續(xù)的檔案信息查詢工作困難重重。

四、加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理的具體措施

電子化的事業(yè)單位檔案管理辦法在工作中的作用極為關(guān)鍵，因此，在明確了目前電子檔案管理中存在的問(wèn)題之后，就應(yīng)該采取積極措施解決當(dāng)前電子檔案管理工作存在的困難，避免檔案管理工作中的各種風(fēng)險(xiǎn)，防止檔案信息外泄或者失竊，并創(chuàng)新完善相關(guān)的管理制度，使電子檔案管理模式在事業(yè)單位工作中充分發(fā)揮效果。

（一）強(qiáng)化電子檔案管理技術(shù)保障

電子檔案管理模式需要充分利用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此這兩項(xiàng)關(guān)鍵因素能否發(fā)揮實(shí)際效果，關(guān)系著事業(yè)單位的電子檔案管理是否可以充分運(yùn)行。以往紙質(zhì)化辦公使事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中浪費(fèi)了大量的紙張，并且占用了過(guò)多的存儲(chǔ)空間，檔案資料的收集管理及后續(xù)查詢工作也十分費(fèi)力，相比之下，電子檔案管理模式可以使事業(yè)單位的檔案管理工作更加高效快捷，因此，必須要對(duì)電子檔案管理中所需要的硬、軟件設(shè)備做好保障。事業(yè)單位檔案管理部門(mén)在選擇電腦系統(tǒng)和管理軟件時(shí)必須要選擇正版系統(tǒng)和軟件，不能為了降低成本而選擇盜版軟件和系統(tǒng)，否則很容易出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰的情況，影響工作效率，甚至?xí)怪匾氖聵I(yè)單位檔案資料外泄或者丟失。另外，從檔案管理的角度來(lái)說(shuō)，電子檔案管理形式突破了以往管理模式的限制和束縛，提高了事業(yè)單位有關(guān)部門(mén)的工作效率和眾多檔案信息的使用效率，減少了各類資源的浪費(fèi)，也保障了檔案資料的安全，所以事業(yè)單位應(yīng)該重視引進(jìn)全新的電子檔案管理技術(shù)和各類專業(yè)設(shè)備，不斷提高本單位檔案管理工作的科技化、信息化水平，提升對(duì)電子信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的使用程度，提高整體檔案工作的管理水平。

（二）重視專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于事業(yè)單位的電子檔案管理工作來(lái)說(shuō)，建立龐大、優(yōu)秀的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍是提高檔案管理工作水平的必由之路。再先進(jìn)的軟件硬件設(shè)備都需要人來(lái)進(jìn)行操作和管理，因此，事業(yè)單位在不斷引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和專業(yè)設(shè)備的同時(shí)，還要重視對(duì)此方面專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)，并且要不斷加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，保證工作人員能夠充分掌握電子檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，并且能夠應(yīng)對(duì)檔案資料工作中的各類變化情況，在熟練運(yùn)用檔案信息資料收集管理技術(shù)的同時(shí)，掌握對(duì)電子信息真?zhèn)蔚谋鎰e能力和價(jià)值判斷能力，能夠更加高效、積極地開(kāi)展檔案管理工作。

建立電子檔案管理的技術(shù)人才隊(duì)伍時(shí)，不僅要重視人才引進(jìn)，還應(yīng)該注重對(duì)部門(mén)內(nèi)部人才的選拔，重視提高檔案管理部門(mén)工作人員的能力，并盡量減少不必要的人員調(diào)整和調(diào)動(dòng)，使他們充分發(fā)揮工作能力。作為事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的工作人員，也應(yīng)該順應(yīng)發(fā)展潮流，不斷提高自身的管理技術(shù)水平，不斷強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件的操作能力，重視提高自身的工作能力，在檔案管理工作中追求更高的工作目標(biāo)。事業(yè)單位內(nèi)部的管理部門(mén)應(yīng)該在培養(yǎng)電子檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)人才的同時(shí)，了解各個(gè)工作人員的工作上的優(yōu)點(diǎn)和不足，將不同特點(diǎn)的人才分配到相對(duì)應(yīng)的崗位上，使他們可以充分發(fā)揮自身的價(jià)值，促進(jìn)單位電子檔案管理水平的提高。

（三）建立并強(qiáng)化檔案資料信息的安全保障體系

事業(yè)單位的檔案信息資料數(shù)量繁多，且涉及多個(gè)方面，對(duì)這些資料進(jìn)行全面的保護(hù)和儲(chǔ)存并防止關(guān)鍵檔案資料的遺失和泄漏是十分艱巨的，因此，事業(yè)單位的相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)該將電子檔案資料的安全保障問(wèn)題視為工作重點(diǎn)。從電子檔案管理人員的角度來(lái)說(shuō)，要想充分保障信息資料的安全，檔案管理人員首先就應(yīng)該對(duì)各類重要的信息資料進(jìn)行全面、實(shí)時(shí)的監(jiān)控，嚴(yán)格禁止任何檔案文件的外泄。其次應(yīng)該設(shè)立安全保障檔案訪問(wèn)制度，對(duì)包括檔案管理工作人員在內(nèi)的任何檔案資料訪問(wèn)者都應(yīng)該做好實(shí)時(shí)記錄，對(duì)查閱檔案資料的內(nèi)容和時(shí)間等信息要做好充分記錄，并且可以適當(dāng)對(duì)相關(guān)人員的電子檔案系統(tǒng)訪問(wèn)設(shè)置限制，充分保護(hù)事業(yè)單位的檔案資料。另外，對(duì)電子檔案管理中的軟件硬件設(shè)備來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位應(yīng)該重視專業(yè)檔案管理軟件的升級(jí)和專業(yè)設(shè)備的維護(hù)，電子檔案管理工作人員在工作中嚴(yán)禁使用來(lái)路不明的計(jì)算機(jī)軟件或者其他未經(jīng)檢測(cè)的設(shè)備，以免給事業(yè)單位的電子檔案資料帶來(lái)安全風(fēng)險(xiǎn)。另外，事業(yè)單位應(yīng)該重視電子檔案信息防火墻的設(shè)置，防止電子檔案信息資料庫(kù)受到黑客等不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊。

（四）提高在電子檔案管理方面的資金投入

事業(yè)單位的電子檔案管理工作需要用到專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理軟件及其他設(shè)備，因此事業(yè)單位應(yīng)該重視在這方面的資金投入，保障電子檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。充足的資金投入不僅可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案資料管理環(huán)境的轉(zhuǎn)變，還可以促進(jìn)管理人員工作效率的提高。電子檔案管理工作中需要大量運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，所以事業(yè)單位的管理部門(mén)應(yīng)該重視對(duì)檔案管理的監(jiān)督管理，重視資金方面的投入，為提升電子檔案的整體管理水平奠定資金基礎(chǔ)，不斷改善檔案信息資料的管理設(shè)備和管理?xiàng)l件，使整體管理水平緊跟時(shí)代發(fā)展潮流。

結(jié) 語(yǔ)

事業(yè)單位將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案資料管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案信息管理模式，能夠充分降低管理人員的工作壓力，最大化地提高檔案資料管理的工作效率，并且這種工作方式的轉(zhuǎn)變非常符合快節(jié)奏的未來(lái)生活工作方式，具有廣闊的發(fā)展前景。因此，事業(yè)單位應(yīng)該建立安全、穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)，并且應(yīng)從技術(shù)團(tuán)隊(duì)和資金投入方面提高電子化檔案資料管理水準(zhǔn)，不斷引進(jìn)全新的技術(shù)和設(shè)備，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作和其他方面的健康發(fā)展。