胡 欽

（西南油氣田分公司天然氣凈化總廠，重慶 400000）

引 言

在運營過程中，企業(yè)就像高速旋轉(zhuǎn)的車輪，只有各方面都緊密結(jié)合并充分發(fā)揮作用，才能快速運轉(zhuǎn)，而行政管理部門就好比潤滑劑，適當?shù)臐櫥軌蚴管囕喤艿每煊址€(wěn)。作為企業(yè)的“大后方”，行政后勤管理保障工作看起來與企業(yè)發(fā)展的關(guān)聯(lián)性不是很大，但是它對于內(nèi)部穩(wěn)定具有至關(guān)重要的作用。只有行政后勤管理工作做好了，才可以讓企業(yè)和職工沒有后顧之憂，才能使員工的工作激情得到更好的發(fā)揮，才能協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的團隊合作精神。企業(yè)能否正常運行、其工作效能高低、盈利創(chuàng)收及總體建設(shè)進度快慢與行政后勤管理工作的完成度高低有直接聯(lián)系，因此做好行政后勤管理工作就顯得至關(guān)重要。

一、行政后勤管理工作的主要職能

行政后勤部是公司的“大管家”，其工作涉及公司的方方面面，如人員、業(yè)務(wù)、資產(chǎn)和材料等，種類繁多，內(nèi)容駁雜。另外，還有很多臨時性任務(wù)，包括企業(yè)的固定資產(chǎn)管理、辦公及后勤、車輛統(tǒng)籌管理、前臺管理、會議室的管理、后勤區(qū)域的物業(yè)管理、員工出差機票管理與訂購、人事檔案管理、宿舍房間管理及印信等的管理等在內(nèi)的管理工作，它幾乎與公司的每個部門都有聯(lián)系，可以說后勤管理工作涉及公司工作的方方面面。作為企業(yè)的助手，行政部門必須在經(jīng)營理念、創(chuàng)業(yè)精神、管理策略、商業(yè)文化和政策等重大問題上具備自己的想法，讓這些理念在實際工作中得到充分落實，成為企業(yè)高層管理人員不可缺少的“點子軍師”，通過思想創(chuàng)新，以強勁的執(zhí)行力來引領(lǐng)企業(yè)的發(fā)展。后勤管理工作在整個企業(yè)的發(fā)展運行中有著舉足輕重的地位，對企業(yè)其他部門的協(xié)調(diào)發(fā)展與完成工作起著非常重要的作用。

作為一個綜合性的工作部門，行政后勤管理工作主要有三個層次的職責，即綜合管理職責、運作協(xié)調(diào)職責和服務(wù)支持職責，在企業(yè)中扮演著起承轉(zhuǎn)合的重要角色。行政部門的決策分析隱藏在企業(yè)經(jīng)營活動中，除了要與其他部門相互交流，它還需要進行更專業(yè)、更徹底的深入分析，包括執(zhí)行背景，以便得出相關(guān)結(jié)論，其中大部分會被采納，一小部分與實踐方向存在偏差，被行政系統(tǒng)通過信息反饋機制吸收，完成企業(yè)的績效評估。行政部門人員用“服務(wù)”的工作形式為企業(yè)的上通下達貢獻力量，從而為企業(yè)的終極目標提供支持。行政工作不僅僅是處理人與人之間的關(guān)系，更是管理層領(lǐng)導的機智助手。在充分溝通的基礎(chǔ)上，行政部門應做好協(xié)調(diào)工作，使企業(yè)整體調(diào)性更加流暢。

二、行政后勤管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）提供員工保障性的作用

行政部門有其獨特性，處處要接觸人，有時甚至還要得罪人，因而選拔任用是特別關(guān)鍵的?！耙匀藶楸尽笔乾F(xiàn)代企業(yè)管理的首要立足點，是社會關(guān)注的聚焦點，也是企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的項目之一。在這個環(huán)節(jié)中，需要行政人員學習人際交往的相關(guān)知識，用知識武裝自己，加強業(yè)務(wù)水平，加強工作熱情及工作強度，最終實現(xiàn)有效利用企業(yè)各項資源、加強企業(yè)整體效益的目的。

（二）提供物質(zhì)基礎(chǔ)性的作用

行政部門需要“用最少的錢，辦最多的事”。這就要求行政人員要有成本意識，務(wù)必對每個環(huán)節(jié)加以控制。因為，在企業(yè)的所有部門中，行政部門并不會直接創(chuàng)造效益，反而會花錢籌辦事務(wù)，因此就得想方設(shè)法節(jié)約成本。節(jié)約也是另外一種收益，從物力資源方面為企業(yè)的生產(chǎn)提供最基本的條件，是企業(yè)正常運作的必要基礎(chǔ)。

（三）提升資源利用率的作用

行政后勤管理可以充分開發(fā)人力、物資兩大資源的優(yōu)勢，而這兩個因素本質(zhì)都是企業(yè)的資源配置，核心內(nèi)容就是給企業(yè)的發(fā)展提供充足“燃料”，為總體發(fā)展引入強大的驅(qū)動力。對于人力資源的管理，可以根據(jù)員工的優(yōu)勢讓其各盡其責，更貼近員工的生活，管理更加人性化，讓員工樂意接受各項工作且非常好地實現(xiàn)目標。對于物資資源，恰當?shù)毓芾砜梢园l(fā)揮出機器設(shè)備的最大使用價值，增長使用壽命，為企業(yè)節(jié)省大筆支出，避免沒有必要的資源消耗，提高各項資源的利用效率，保障企業(yè)的持久性發(fā)展。

（四）提高工作效率的作用

行政后勤管理工作與企業(yè)其他管理部門最根本的區(qū)別是與員工的關(guān)系，它對提高員工的工作激情有重要意義。假如企業(yè)是一個大家庭，那么行政后勤管理部門就像母親關(guān)心孩子一樣，它重視每一位員工的實際需求，對那些在外辛勤工作的員工給予強烈的歸屬感和關(guān)注，讓每個人都能找到自身存在的價值，結(jié)合企業(yè)長遠發(fā)展的目標，更愿意為企業(yè)的發(fā)展而拼搏，從而創(chuàng)造更大的生產(chǎn)價值，提升企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

（五）管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大作用

行政管理在企業(yè)中具體有管理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、服務(wù)項目三大作用，其中管理是主干，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)項目是根本。在管理方面，行政管理項目要做好上級領(lǐng)導的“小助手”，但不僅限于此，還要在公司的經(jīng)營思想、管理決策、企業(yè)文化等重大問題上有自己的構(gòu)思與見解，變成領(lǐng)導不可缺少的“左膀右臂”。換句話說，行政部門的管理人員不僅僅要做好某些事務(wù)性工作，更要盡力做一個有思想、敢革新、懂策略的領(lǐng)航者。在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)方面，行政管理不可以單純傳達上級的指令為滿足，也不可以憑著在企業(yè)獨特的地位對各部門指手畫腳，而要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部各個部門和下級單位的關(guān)系。在服務(wù)項目方面，行政項目部門要甘愿做“幕后助手”，永遠不應該想要變?yōu)槠髽I(yè)關(guān)注的中心點。同時，在高素質(zhì)優(yōu)秀人才聚集的地方要注意對他人的尊重，待人處事要有親切感，進行人性化服務(wù)。作為一名行政管理人員，最理想的境界應當是“潤物無聲”，做個強大的幕后英雄。

三、行政后勤管理現(xiàn)狀

（一）行政后勤工作形式過于被動

縱覽我國企業(yè)的行政后勤管理工作，絕大部分都是“協(xié)助型”，固守傳統(tǒng)化體系，很少出現(xiàn)自主配合企業(yè)本身的實際情況開展建設(shè)的情況，這類沒有針對性與創(chuàng)新性的工作方式過于格式化，容易造成死板、不知變通、欠缺生機的現(xiàn)象。在企業(yè)生產(chǎn)運營方案發(fā)生更改時，各部門的主要工作內(nèi)容也需要進行相對應的調(diào)整。但由于沒有創(chuàng)新計劃，這個時候行政后勤工作便處于被動的地位，而且極有可能由于任務(wù)量猛然增加而出現(xiàn)差錯。此外，許多企業(yè)的行政后勤管理工作僅僅是“形象工程”，表面上的工作做得很出眾，實則欠缺有效的監(jiān)督管理系統(tǒng)，導致許多具體化的工作難以執(zhí)行，好的措施無法得到落實，大幅度降低了工作的自覺性和積極性，對工作質(zhì)量和工作效率產(chǎn)生負面影響。

（二）行政后勤工作人員缺乏主動性

由于工作性質(zhì)的緣故，行政部門的很多工作內(nèi)容時常由企業(yè)分配。例如，職工福利的派發(fā)、企業(yè)年會的籌建，尤其是生產(chǎn)運營部門可以隨時隨地指派分配行政后勤人員，導致他們的工作缺乏計劃性和周期性，因此并不會有較強的自覺性，另外也會使他們產(chǎn)生心理不平衡的錯覺，對自我的工作價值產(chǎn)生過低的評價。雖然行政后勤管理工作現(xiàn)已朝著產(chǎn)業(yè)化的方向發(fā)展，但效果并不大，這通常與企業(yè)不夠重視有關(guān)。企業(yè)認為行政后勤工作沒有技術(shù)含量，不能創(chuàng)造經(jīng)濟收益，對這個部門也沒有成熟的工作績效管理，順理成章地讓行政后勤管理變成一項“無效可考”的工作，員工的主動性必然有一定的削弱。

（三）行政后勤工作原則過于隨意

行政部門負責企業(yè)很多方面的工作，對于行政后勤管理者而言，在管理工作中應該嚴格執(zhí)行各種規(guī)定。但是在現(xiàn)實生活中，很多行政部門的工作作風卻非常自主隨便，有的甚至根本不顧企業(yè)的正常運作流程和規(guī)定，只是根據(jù)有關(guān)主管的意圖和指令便落實派發(fā)任務(wù)，在工作中沒有原則性，把公司的各種規(guī)定都當成了擺設(shè)。并且，一部分人在工作中過于強調(diào)自己的意愿，使行政后勤管理部門在工作中缺少公開、公平、公正。長此以往，會嚴重降低企業(yè)員工的工作效率，阻礙企業(yè)的健康發(fā)展，并且會讓企業(yè)損失大量的人才和物資。

四、企業(yè)發(fā)展中行政后勤管理的提升措施

（一）促進職能轉(zhuǎn)變，變“被動”為“主動”

行政后勤管理部門應該明確自己的工作定位，學會“主動”工作，增強企業(yè)各項政策的貫徹執(zhí)行力度，結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展情況，以及企業(yè)員工的需求，擬訂合理可行的管理體系，注意工作的及時性和嚴謹性，指導行政部門朝著產(chǎn)業(yè)化的方向改變。這是因為后勤工作與輔助企業(yè)的運營發(fā)展并不會產(chǎn)生具體的經(jīng)濟收益，但是伴隨市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，產(chǎn)業(yè)化是主要的趨勢導向，所以利用具體情況實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化盈利，在自力更生的同時加大行政后勤的能動性與認同度對于企業(yè)而言是很有必要的。例如，對企業(yè)員工進行人文關(guān)懷，不能只聽上級領(lǐng)導的吩咐，而應起到主人翁精神，主動給出一些優(yōu)良的計劃方案。另外，還可以定期組織團隊拓展和休閑活動，讓他們在不受時間和空間限制的狀態(tài)下，積極表明個人關(guān)于提升管理水平的意見與建議。不僅如此，還可以鼓勵員工參與到行政后勤管理模式和管控的團隊中，主動聽取提議和好的策略，博采眾長，將工作的各項基礎(chǔ)措施落到實處，這樣不但能有效地豐富企業(yè)員工的業(yè)余活動，還能營造和諧的辦公氛圍，有利于維系相互的優(yōu)良關(guān)系，進一步激發(fā)員工的朝氣。

（二）調(diào)動行政后勤管理保障人員的積極性

企業(yè)高層領(lǐng)導應意識到，現(xiàn)代企業(yè)的壯大早已不再是某個職能部門的優(yōu)勢發(fā)展就能做到的，真正的發(fā)展應該是每個部門的同步壯大。要是忽略職能部門，那它可能會變成企業(yè)創(chuàng)新的薄弱點，在“木桶理論”的直接影響下，企業(yè)整體就會遇阻。因此，企業(yè)要給予行政后勤人員以“重視感”。行政人員往往有“我不重要”的錯誤觀念，企業(yè)要轉(zhuǎn)變行政人員的思想，從思想觀念上化被動為主動，化消極為積極，擺脫以往那種“行政后勤人員可有可無”的看法，提高他們?yōu)槠髽I(yè)管理服務(wù)的工作主動性，塑造其主人翁意識。激發(fā)行政后勤管理保障員工工作積極性的方法有很多，比如：在匯報工作的時候，不應該忽略后勤部門的想法，讓他們也參與其中；借助物質(zhì)鼓勵嘉獎后勤人員的辛勤工作；根據(jù)行政后勤管理職能部門的特點為相應的管理人員開展獨特的團隊拓展項目；等等。

但是需注意的是，企業(yè)也不能忽略對行政后勤部門的管理和約束，要讓行政后勤管理員工全面地了解工作內(nèi)容和崗位重要性。企業(yè)要組建并進一步完善該制度，優(yōu)化調(diào)整體系，技術(shù)規(guī)范工作標準，充分落實方針與最新政策，及時發(fā)現(xiàn)其中應滿足的需求，強化措施對問題開展簡化處理，靈活運用網(wǎng)絡(luò)化管理方式，深層次討論工作內(nèi)容，通過這個方法完善自身崗位性能與完整性。而后，要明確行政后勤管理工作的標準和技術(shù)規(guī)范，進一步設(shè)定綜合考核方案，側(cè)重設(shè)置相應的工作目標，加快其發(fā)展壯大的速度。

（三）嚴格掌控行政后勤人員的專業(yè)建設(shè)

事實上，并不是人人都能做好行政后勤管理保障工作，這份工作往往涉及服務(wù)的配合和綜合協(xié)調(diào)工作。如果是某個沒有豐富經(jīng)驗或者水平不符合標準的人來做此項工作，很有可能會把企業(yè)的事務(wù)變得更為繁雜，員工也會苦不堪言。因此，企業(yè)在聘任行政部門后勤管理工作人員時，應開展嚴格的篩查，不僅在學歷上做出明確的要求，在個人能力上也要嚴格把關(guān)。要選擇有工作經(jīng)驗且專業(yè)能力較強的工作人員，這樣可以讓他們盡早適應工作，滿足企業(yè)的要求。同時，還要重視對行政部門后勤管理人員的培訓，不斷提高他們的執(zhí)行能力和工作管理水平，增強工作效率，加強管理隊伍的建設(shè)。

企業(yè)還可以同有關(guān)高等院校相互配合，建立專項人才建設(shè)策略，由企業(yè)和院校共同耗資打造一批符合這個時代企業(yè)行政部門后勤工作所需的專業(yè)化優(yōu)秀人才。此外，企業(yè)也需要增強對工作人員的定期學習培訓和技術(shù)考評，分階段對他們開展專業(yè)能力與技術(shù)的學習培訓，使其更好地實施有關(guān)工作，保證每一個在企業(yè)工作的人員都可以提高企業(yè)行政部門后勤工作的規(guī)?；疁?。

結(jié) 語

行政后勤管理部門作為一個工作職責龐雜、要求很多的職能部門，具備服務(wù)性、綜合性和融合性的優(yōu)勢特點，是企業(yè)的立身之本。激烈的行業(yè)競爭和進一步的改革創(chuàng)新，驅(qū)使企業(yè)開展深化改革、提高工作效能、調(diào)節(jié)生產(chǎn)成本，為企業(yè)發(fā)展和職工隊伍解決實際困難，建立起統(tǒng)籌兼顧的專業(yè)化的工作模式和專門的行政后勤管理實施方案與管理體系，漸漸提高工作管理實際效果，健全有關(guān)制度管理體系。企業(yè)也應當提供充足的關(guān)注，協(xié)助各職能部門充分調(diào)動競爭優(yōu)勢，打造一支具備極高凝聚力的企業(yè)行政后勤部門。與此同時，行政后勤部門的領(lǐng)導者應不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)，言傳身教，引領(lǐng)部門朝著科學性、合理性、高效率的方向努力，為企業(yè)發(fā)展切實發(fā)揮最佳保障作用。