閆凝

大同市平城區(qū)檔案館 山西大同 037006

信息時代的帶來，為檔案管理工作開展提供更多的支持，創(chuàng)新檔案信息服務、管理工作模式，更好地發(fā)揮檔案的作用。在檔案數字化發(fā)展背景下，如何提升檔案信息服務水平，為相關人士提供信息服務呢？本文就此進行分析。

1 數字化檔案信息服務的特點

1.1 服務性

檔案數字化發(fā)展，對國家檔案事業(yè)、企事業(yè)單位經營管理工作的影響巨大，是提升各個部門管理人員檔案轉型意識的有效媒介，也是提升檔案信息服務效果的重要手段。在檔案數字化發(fā)展背景下，需要工作人員樹立服務意識，能夠根據服務對象的需求，為其提供檔案信息，使檔案信息在應用的過程中可以發(fā)揮更大的價值，創(chuàng)造更大的效益與利益[1]。因此，在檔案數字化信息服務工作中，應以服務性為基礎，將此作為各項工作開展的前提，借助現代信息技術手段，對檔案管理工作模式進行創(chuàng)新，為檔案信息服務工作開展打下堅實牢固的基礎，充分發(fā)揮檔案工作為黨管檔、為國守史、為民服務的核心作用。

1.2 數字化文件流轉特點

檔案數字化的發(fā)展，改變以人工為主的檔案管理工作模式，計算機成為檔案信息管理的重要手段。在檔案信息搜集的過程中，只需要操作計算機，即可獲得各個部門產生的檔案信息，通過單位內部信息化系統(tǒng)的流轉，將檔案信息整合在一起，實現數字化文件統(tǒng)一管理的目的。檔案工作中，可以圍繞單位數字化文件的產生、保存、運輸、使用等工作模式，建立數字化檔案室，提升檔案信息收集效果，為檔案數字化信息的服務工作開展提供支持，保證檔案信息的真實性與全面性。數字化檔案室的建設，實現檔案與單位信息系統(tǒng)的融合，為檔案信息服務工作開展提供便利。

1.3 檔案信息載體的兼容性

在檔案數字化中，檔案信息的載體之間必須具備良好的兼容性，能夠通過交互的方式實現信息資源的共享。若是數字化檔案信息的載體差異較大，且無法統(tǒng)一保存，就會影響檔案信息服務。因此，在檔案數字化信息服務工作中，應統(tǒng)一檔案信息載體的標準，要求各個部門人員根據此進行信息處理工作，為檔案信息統(tǒng)一管理提供保障，促使檔案信息服務工作更好地進行。

1.4 服務模式便捷性

數字化檔案信息服務，應凸顯出便捷性的特點，結合用戶的需求，設計數字化檔案室，簡化信息檢索流程，提升檔案信息使用效果的同時，為數字化檔案管理創(chuàng)新發(fā)展打下堅實的基礎。檔案數字化與傳統(tǒng)人工檔案管理模式不同，數字化管理模式主要以信息技術為載體，通過技術手段的運用，可以將檔案信息管理過程變得更加簡潔，能夠為接下來管理工作的實施提供更多的便利[2]。因此，在檔案信息服務模式建設的過程中，需要堅持便捷性的原則，創(chuàng)新多個服務渠道，提升檔案信息的使用率，發(fā)揮檔案管理工作的職能。

2 檔案數字化背景下檔案信息服務面對的問題

2.1 檔案信息服務對象流失

在信息爆發(fā)時代背景下，大眾獲取信息的途徑逐漸增加，可以在互聯網中直接搜索需要的信息，以滿足自身的信息需求。這一情況的出現，增加檔案數字化信息服務工作的壓力，無法為檔案信息服務工作開展提供更多的動力。互聯網中雖然有較多的信息數據，但是因為網絡的虛擬性，所以其中有部分信息并不真實，無法保證用戶獲取的信息是準確真實的。過多的網絡信息，增加檔案信息服務的難度，如何提升檔案管理工作的競爭力，引導用戶在數字檔案中搜索信息成為檔案管理工作的困境。部分用戶為了獲得更多的信息，會將網絡作為主要的信息篩選渠道，很少利用數字化檔案這一途徑收集信息，影響檔案信息使用率，無法為用戶提供更好的服務。檔案信息服務對象的流失，對檔案數字化轉型產生負面的影響，無法更好地體現出數字化檔案的優(yōu)勢，不利于我國檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2.2 檔案信息服務方式單一

通過對我國數字化檔案管理工作分析，發(fā)現這一工作處于被動的狀態(tài)，當用戶產生檔案信息使用需求后，檔案管理人員才會根據用戶的需求為其提供相關的信息服務，這一服務方式無法體現出檔案管理工作價值，不利于檔案事業(yè)改革與發(fā)展。在信息時代背景下，數據信息的產生、采集、使用等工作幾乎發(fā)生在一瞬間，對檔案信息服務工作提出較高的要求。檔案數字化發(fā)展的過程中，需要構建專業(yè)的人員隊伍，結合時代的發(fā)展，提升檔案信息收集、保存、處理等工作的速度，并且可以根據用戶的需求，主動為其提供服務，以此保證檔案信息服務工作的有效性。但是部分檔案管理人員并沒有意識到這一問題，缺乏檔案信息服務意識，不能為檔案數字化轉型發(fā)展提供支持[3]。

2.3 服務效率不理想

檔案管理工作涵蓋的工作內容比較多，如信息收集、整理、審核、保存等。檔案數字化的開展，雖然仍以傳統(tǒng)檔案管理工作流程為基礎，但是數字化檔案管理工作逐漸呈現出數字化的特點，如交互性、時效性、突發(fā)性等。在檔案信息服務工作中，應做好大數據信息的挖掘與利用工作，為用戶提供及時有效的數據信息，使用戶可以在第一時間掌握最新的信息，為自身的工作提供信息支持。但是在檔案管理工作中，出現了檔案信息服務工作效果不理想的情況，不能為用戶提供最新的檔案信息，同時呈現的檔案信息內容相對比較片面，不能真正地為用戶提供服務。

2.4 檔案信息服務安全問題

檔案信息服務工作開展的目的是提升檔案信息的利用率，解決用戶生活、工作方面的問題。在檔案數字化發(fā)展的過程中，存在檔案信息被泄露的情況，無法為用戶提供完整、全面真實的檔案信息[4]。檔案中紀錄各種類型的信息，其中有部分信息具有保密性的特點，要求工作人員按照相關的規(guī)章制度進行保密管理，以此減少檔案信息被泄露或者破壞的問題，提升檔案管理工作的有效性。信息技術手段與檔案管理工作的結合，增加重要檔案信息被破壞的概率，無法保證檔案信息的完整性。這一問題是影響檔案信息服務的重要因素，也是目前需要解決的問題。

3 檔案數字化背景下檔案信息服務對策

3.1 立足實際，提升檔案信息服務效果

在大數據時代背景下，若想提升檔案信息服務工作效果，促使檔案數字化發(fā)展，需要以用戶的實際需求為基礎，將此作為檔案信息服務工作開展的參考，提高檔案資源的應用價值。

首先，加強對檔案信息產品的開發(fā)，借此吸引更多的用戶，為檔案信息的使用提供基礎保障。檔案管理部門工作的過程中，以原有的檔案信息為基礎，加強信息技術手段的運用，對外部信息資源進行分析，將兩者有機融合，創(chuàng)新原有的檔案內容，提升檔案的價值[5]。檔案管理部門可以參考其他檔案管理部門成功案例，編撰檔案產品，如濟源市編撰的《偉大的力量—愚公移山精神在濟源》畫冊、《記憶里的那些事》等，借此提升檔案信息資源的利用率，提升用戶檔案信息使用意識，為檔案數字化轉型與檔案信息的利用提供更多的支持。

其次，創(chuàng)建檔案信息服務平臺，為檔案信息的使用提供便利。在檔案數字化信息服務工作中，可以通過信息服務平臺的建設提升信息資源的利用，滿足不同用戶的檔案信息使用需求，為檔案數字化轉型與信息服務工作開展提供技術手段支持。在信息服務平臺建設的過程中，應以檔案管理工作情況為基礎，結合用戶的需求，設計符合實際的檔案信息平臺，借此實現檔案信息的采集、整理、分類、保存、使用工作，為檔案信息服務提供技術支持，促使我國檔案事業(yè)改革創(chuàng)新發(fā)展。

最后，加強檔案信息服務體驗設計，為用戶提供良好的檔案信息服務體驗，在使用的過程中意識到檔案信息對自身工作的重要意義，形成主動參與檔案信息使用的意識，為檔案管理工作轉型與創(chuàng)新提供經驗。在服務體驗設計工作中，可以發(fā)揮信息技術手段的運用，主動收集用戶的信息，借助大數據分析用戶的需求與特點，將此作為個性化服務工作的基礎，為用戶提供更多的檔案信息，提升其檔案信息使用的滿意度。

3.2 創(chuàng)新檔案信息服務渠道，提升服務效果

檔案新服務渠道的建設為用戶獲取檔案信息提供便利，解決檔案信息獲取途徑單一的問題。為了提升數字化檔案信息的應用價值，創(chuàng)造更多的利益，應做好檔案信息的改革與創(chuàng)新工作，增加數字化檔案管理工作效果，促使檔案事業(yè)長遠發(fā)展[6]。

首先，加強新媒體的運用，利用微信公眾號、微博等媒體為用戶提供數字化檔案信息服務。新媒體具有資源共享的優(yōu)勢，用戶只需要在手機上輕輕一點，即可獲得相關的數據信息，簡單易操作。檔案管理人員可以利用新媒體的優(yōu)勢創(chuàng)建相關的服務平臺，并做好宣傳工作，為用戶收集與使用信息提供方便。

其次，通過建立APP為用戶提供便利。在檔案管理工作中，APP的運用打破傳統(tǒng)檔案管理工作的束縛，工作人員可以通過線上操作的方式即可獲取相關的檔案信息，突破時間、空間的限制，為用戶提供多元化的檔案信息服務。當前有較多的博物館建立屬于自己的線上APP，如自然歷史博物館，我國檔案管理人員可以借助APP將檔案信息呈現出來，確定檔案信息的權限，用戶可以登錄屬于自己的賬號，獲得權限內的檔案信息。這樣一來，既保證檔案信息的安全，又可以為用戶使用檔案信息提供方便，無形中提升檔案信息資源的利用率。

3.3 創(chuàng)新檔案信息服務模式，提升檔案信息應用價值

為了提升檔案信息服務水平，展示出檔案數字化的優(yōu)勢，應該對檔案信息服務模式進行創(chuàng)新，使用戶通過簡單的操作即可獲取相關的信息，優(yōu)化檔案信息使用流程，提升檔案信息管理工作有效性。

首先，建立線上檔案目錄。部分檔案信息服務工作中，會因為檔案信息的分類不明確，使用戶對檔案信息的使用產生抵觸情緒，不愿意參與數字化檔案信息的收集與處理工作中。線上檔案目錄的建設，可以將復雜的檔案信息以清晰具體的方式呈現出來，使用戶在第一時間即可了解是否有自己所需要的信息，為檔案信息檢索提供便利。

其次，創(chuàng)建檔案在線檢索服務。該功能的建設，為檔案管理工作開展提供便利，解決檔案管理信息搜索慢的問題。檔案數字化的建設，將檔案信息以數字化的方式保存在數字平臺中，用戶可以通過在線搜索的方式獲取信息。在線檢索服務功能的建設，提升數字化檔案信息的利用，能夠將龐大的檔案數據信息以具體的方式呈現出來，提高檔案信息的使用效果。

最后，提供在線咨詢服務。在檔案數字化信息服務工作中，咨詢服務的建設可以了解用戶的實際需求，能夠縮短用戶查找信息的時間，使其在工作人員的幫助下快速獲取檔案信息。

3.4 加強安全管理，保證數字化檔案信息的安全性

在數字化檔案管理工作中，會因為種種因素出現重要檔案信息丟失的情況。為了避免這一問題，需要做好安全管理，為檔案信息服務工作開展提供內在保障。第一，建立安全管理制度。在檔案管理工作中，規(guī)章制度的建設可以提升檔案管理人員的安全意識，使其根據相關的要求進行操作，避免因為操作的原因出現重要檔案信息丟失的問題，為檔案信息服務工作開展提供全面完整信息支持。第二，引進檔案安全技術手段，借此提升檔案管理工作效果。在檔案管理工作中，安全信息技術手段的運用可以提升檔案管理工作效果，能夠為接下來管理工作的實施提供更多的安全保障[7]。第三，加強對用戶檔案信息使用過程的監(jiān)管，要求使用者根據相關的流程操作，以此提升數字化檔案管理效果，促使檔案信息服務工作進一步開展。第四，加強對檔案管理人員的安全培訓，提升檔案管理人員的安全意識與責任意識，使其明確自身的責任，并主動落實安全管理要求，以此提升數字化檔案信息服務效果。

結語

總而言之，在檔案數字化背景下，檔案信息服務工作的開展，可以提升數字化檔案信息服務效果，能夠為更多的用戶提供檔案信息服務。受大數據技術的影響，當前檔案信息服務工作出現服務對象流失、服務方式單一等問題，不能體現出數字化檔案管理的優(yōu)勢。結合數字化檔案服務的特點，需要檔案管理人員以用戶需求為基礎，設計數字化檔案信息服務模式，創(chuàng)新服務載體與媒介，提升檔案信息服務效果。同時做好安全管理工作，維護檔案數據信息的安全，保證檔案信息服務效果的同時，促使檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。