□李 慧

（作者單位：南京大學(xué)人力資源處。）

干部人事檔案審核是全面從嚴(yán)治黨、防止干部“帶病提拔”的重要抓手。做好干部人事檔案審核工作對于完善組織人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、保障組織人事工作順利開展具有重要意義。干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)是審核干部出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份及家庭成員社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲情況等，著重審核信息記載前后是否一致、檔案材料是否涂改造假、關(guān)鍵材料是否齊全等。作為人才高地的高校，有其一定的特殊性。自開展干部人事檔案審核工作以來，陸續(xù)發(fā)現(xiàn)一些共性問題，比如檔案重要材料或信息缺失、檔案材料填寫不規(guī)范、三齡兩歷等重要信息前后記載不一致、人檔分離產(chǎn)生用人風(fēng)險(xiǎn)、教職工配合度低及單位院系督促調(diào)查取證力度不夠等。針對此類問題，本文探討相應(yīng)的解決方法并對高校管理工作提出一些建議。

一、高校干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

（一）材料缺失和填寫不規(guī)范

1.錄用、考核、職稱、任免、借調(diào)掛職等材料缺失。在高校干部人事檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)，由于管理不規(guī)范、歸檔不及時(shí)等歷史原因，干部檔案易缺失進(jìn)校時(shí)的錄用材料，如報(bào)到證、調(diào)動(dòng)審批表或調(diào)函、部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)軍人安置介紹信、留學(xué)回國人員錄用審批表、博士后分配工作介紹信等，使得對干部參加工作時(shí)間和干部身份的認(rèn)定缺乏相應(yīng)依據(jù)。缺失工資變動(dòng)審批表、年度考核表、干部任免審批表、借調(diào)掛職材料等，使得對相關(guān)工作經(jīng)歷和職務(wù)變動(dòng)的認(rèn)定缺乏依據(jù)。由于工資變動(dòng)審批表、年度考核表每人每年產(chǎn)生一份，因而易于缺失，少則缺失一到兩個(gè)年份，多則缺失七八個(gè)年份。借調(diào)掛職材料缺失的原因，一方面是教職工個(gè)人不及時(shí)提交相關(guān)材料到校內(nèi)主管部門，另一方面是相關(guān)部門歸檔不及時(shí)。

2.學(xué)籍、黨團(tuán)、工作變動(dòng)、境外訪學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)證明等材料缺失。一是學(xué)籍材料缺失。高校學(xué)籍材料主要依靠院系輔導(dǎo)員完成歸檔工作，由于在不同學(xué)習(xí)階段歸檔進(jìn)入不同的材料，且材料種類多、管理學(xué)生多的情況下，易產(chǎn)生漏歸檔錯(cuò)歸檔的現(xiàn)象。檔案審核發(fā)現(xiàn)，高考報(bào)名登記表、碩博報(bào)考登記表、報(bào)考博士專家推薦信、入學(xué)登記表、成績單、畢業(yè)登記表、學(xué)位申請書、授予學(xué)位決定等，任何一種學(xué)籍材料都存在缺失的情況。甚至出現(xiàn)由于在職學(xué)習(xí)，主體檔案并未隨本人轉(zhuǎn)遞到學(xué)習(xí)所在地，而造成人檔分離、管理脫節(jié)，最終致使整段學(xué)習(xí)經(jīng)歷學(xué)籍材料缺失的情況。二是入團(tuán)、入黨材料缺失。由于入團(tuán)時(shí)間多在人生經(jīng)歷的早期階段，歸檔部門管理不規(guī)范，造成入團(tuán)志愿書缺失或保存在本人手中的情況較常出現(xiàn)。入黨志愿書缺失情況較少出現(xiàn)，但入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、政審材料缺失情況相對較易出現(xiàn)。由于相關(guān)部門及本人缺乏足夠的檔案意識(shí)，加入民主黨派材料缺失情況較易出現(xiàn)。三是工作變動(dòng)相關(guān)的歷史材料缺失。容易缺失某段經(jīng)歷的起始或終止的歷史材料，如錄用審批表、調(diào)動(dòng)審批表、辭職申請表、離職證明等。四是境外訪學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)證明材料缺失。此類材料原件往往在教職工自己手中，由于個(gè)人檔案意識(shí)不強(qiáng)等原因，易造成此類材料缺失。

3.檔案材料填寫不規(guī)范。一是年度考核表填寫不規(guī)范。由于部分教職工直接套用前一年表格，不修改年份信息、落款時(shí)間等，使得閱檔人對考核年份、材料形成時(shí)間形成誤判；組織人事部門勘誤修改不加蓋校對章造成疑似涂改的結(jié)果。二是職稱材料填寫不規(guī)范。由于制作材料時(shí)，組織人事部門未能對照檔案核對信息，造成任職資格申報(bào)表中學(xué)習(xí)經(jīng)歷或?qū)W歷學(xué)位的填寫與檔案中學(xué)籍材料記載不一致，工作經(jīng)歷與檔案中原始工作材料記載不一致。三是干部履歷表和干部任免審批表填寫不規(guī)范。參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的填寫存在與檔案中原始材料記載不一致，或檔案缺失原始材料，依舊填寫相關(guān)經(jīng)歷的情況，反映出兩表填寫時(shí)組織人事部門并未對照檔案審查的問題。

（二）三齡兩歷前后記載不一致

1.出生日期。不同時(shí)期的登記表，個(gè)人填寫出生日期不同，存在越填越小，或越填越大的情況。

2.參加工作時(shí)間。個(gè)人由于記憶模糊或?qū)τ趨⒓庸ぷ鲿r(shí)間的概念認(rèn)知有偏差等原因，導(dǎo)致干部履歷表填寫的參加工作時(shí)間與實(shí)際歷史材料顯示的時(shí)間不一致。

3.入黨時(shí)間。由于記憶模糊等原因，導(dǎo)致干部履歷表中個(gè)人填寫的入黨時(shí)間與入黨志愿書顯示的時(shí)間不一致。

4.學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷。不同階段的履歷表個(gè)人填寫的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷與檔案中歷史材料不一致，或存在將培訓(xùn)經(jīng)歷填寫為學(xué)歷的情況。由于某些歷史原因，存在碩博報(bào)考登記表推薦單位蓋章和當(dāng)時(shí)實(shí)際工作單位不一致等問題。

5.檔案中出現(xiàn)兩段工作經(jīng)歷重疊。由于個(gè)人未及時(shí)辦理離職手續(xù)即入職下家單位、檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)等原因，導(dǎo)致檔案內(nèi)存在上家單位和下家單位在同一時(shí)期均歸檔工資、考核等工作材料的情況，造成檔案記載前后矛盾等問題，為后期人事檔案的使用埋下隱患。

6.工作經(jīng)歷記載前后矛盾、不一致或不銜接。檔案中每段工作經(jīng)歷的起始和終止均需要有原始材料歸檔，這部分材料往往容易缺失。個(gè)人在不同時(shí)期填寫的工作履歷由于記憶模糊或不規(guī)范等原因，造成前后記載不一致甚至相互矛盾。

（三）人檔分離產(chǎn)生用人風(fēng)險(xiǎn)

早年在以人才為本的發(fā)展戰(zhàn)略大背景下，各個(gè)單位大力實(shí)施人才引進(jìn)舉措，重新整合人才資源，形成了人才流動(dòng)的局面，但因各種各樣的歷史原因，存在人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不能同步，從而導(dǎo)致一部分人才與檔案分離的現(xiàn)象，使這部分人才的人事檔案管理工作處于某種困難局面，也造成了一定的用人風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)際的檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)，存在過人檔分離期的人員檔案中，往往會(huì)出現(xiàn)人實(shí)際已離開單位，但遺留在上家單位的檔案內(nèi)仍會(huì)有工資材料、考核材料進(jìn)入檔案。導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)入下一家單位后，檔案內(nèi)會(huì)出現(xiàn)上家單位和下家單位在同一時(shí)期均有工資變動(dòng)、考核等工作材料的情況，造成檔案記載前后相互矛盾等問題，為后期人事檔案的使用埋下隱患。在當(dāng)時(shí)人檔分離的情況下，如果檔案中存在處分等不良記錄，由于未能及時(shí)轉(zhuǎn)入，使得引進(jìn)單位不能夠及時(shí)掌握相關(guān)情況，而易造成用人失察等后果。在當(dāng)下從嚴(yán)管理干部的大環(huán)境背景下，黨和國家對于人事檔案的使用越來越重視，各類師德師風(fēng)審查力度加大，此類問題對于后期的干部提任、評獎(jiǎng)評優(yōu)、人才項(xiàng)目申報(bào)、退休辦理等均會(huì)造成一定影響。

（四）材料補(bǔ)充工作缺乏支持

檔案缺失材料的補(bǔ)充，需要教職工本人的密切配合，以及二級單位的督促監(jiān)督、函調(diào)取證、協(xié)助幫扶。個(gè)人的配合程度以及二級單位督促幫扶的力度，直接影響檔案缺失材料補(bǔ)充和問題調(diào)查取證的質(zhì)量和效率。在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，教職工和二級單位存在檔案意識(shí)淡薄，對檔案知識(shí)、檔案價(jià)值、檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，對檔案審核工作的政策規(guī)定、紀(jì)律要求不清楚等問題。教職工入職甚至是到崗多年后，再進(jìn)行檔案審核及信息認(rèn)定，較易引起教職工的不滿及質(zhì)疑，其配合度也較低，需要學(xué)校、二級單位花費(fèi)更多的時(shí)間和精力去做思想工作。二級單位由于自身檔案意識(shí)淡薄，對檔案價(jià)值、重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案相關(guān)知識(shí)薄弱，在督促、調(diào)查取證及做好解釋工作時(shí)會(huì)稍顯力不從心。由于教職工不理解不配合，補(bǔ)充材料不認(rèn)真、敷衍了事，導(dǎo)致上交不及時(shí)、上交的檔案材料內(nèi)容質(zhì)量偏低，直接影響了個(gè)人重要信息的認(rèn)定和使用。

二、高校干部人事檔案材料缺失問題的解決路徑

人事檔案缺失材料的補(bǔ)充應(yīng)把握“先原件，后替代，以檔補(bǔ)檔”的原則，針對不同缺失材料采取不同的補(bǔ)充方法。

（一）缺失學(xué)籍材料

如高考報(bào)名登記表、研究生報(bào)考登記表、錄取登記表、學(xué)生（研究生）登記表、專家推薦信、成績單、學(xué)位申請書、授予學(xué)位的決定、畢業(yè)（研究生）登記表，應(yīng)先去原學(xué)校院系、招生辦或研究生院找尋原件。如果原件未能找到，應(yīng)至原學(xué)校檔案館復(fù)印錄取花名冊代替報(bào)考材料，學(xué)籍表代替學(xué)生登記表，畢業(yè)分配名冊代替畢業(yè)生登記表，成績單、學(xué)位申請書、授予學(xué)位的決定可直接到檔案館找到副本復(fù)印。

（二）缺失考核表、任免表

應(yīng)至原單位人事部門、組織部門找原件。如果遺失，組織人事部門出具考核結(jié)果證明并蓋章。

（三）缺失職稱類，碩、博導(dǎo)材料

應(yīng)至原單位檔案館復(fù)印職稱的任職資格審批表、碩導(dǎo)或博導(dǎo)簡況表、聘任發(fā)文等材料。

（四）缺失調(diào)令、聘用合同、解除證明、博士后出站人員分配工作介紹信、報(bào)到證等工作履歷類材料

調(diào)令可到調(diào)出或接收工作單位檔案館復(fù)印。聘用合同、解除證明可到原工作單位檔案館復(fù)印，也可到原單位人事部門或檔案館找到起薪名冊、離職名冊、介紹信、工資轉(zhuǎn)移單等入職、離職材料代替。博士后出站人員分配工作介紹信可至博士后出站后，被分配去往的工作單位檔案館復(fù)印。缺失報(bào)到證可以到第一個(gè)工作單位的檔案館或人事部門復(fù)印報(bào)到證。以上涉及單位已不存在的，可以去單位所在地市級檔案館找尋。

（五）缺失上山下鄉(xiāng)相關(guān)經(jīng)歷證明材料

可以到當(dāng)年上山下鄉(xiāng)工作派出地的市級檔案館復(fù)印名單，同時(shí)去上山下鄉(xiāng)工作接收地的派出所復(fù)印戶口遷入證明。

（六）缺失黨團(tuán)類材料

無論入團(tuán)材料還是入黨材料，均應(yīng)至入團(tuán)、入黨所在地或最近一次組織關(guān)系所在地找到材料原件歸檔。入黨志愿書遺失的需要聯(lián)系現(xiàn)所在單位黨委辦理補(bǔ)辦手續(xù)。民主黨派材料遺失的需聯(lián)系相關(guān)部門出具加入民主黨派的證明。

三、進(jìn)一步完善高校干部人事檔案管理的舉措

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)

首先，從源頭上，形成歸檔材料的各個(gè)職能部門應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，熟悉歸檔相關(guān)的政策文件及要求，根據(jù)自身部門材料的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的檔案材料制作規(guī)范文件，并建立嚴(yán)密的歸檔制度。對于學(xué)籍材料這類種類多，歸檔要求在校級部門，但歸檔職責(zé)在院系的檔案材料，容易形成管理、歸檔脫節(jié)的現(xiàn)象。針對此問題，本科生院、研究生院和就業(yè)指導(dǎo)部門應(yīng)牽頭制定適合本高校特點(diǎn)的歸檔規(guī)范和歸檔制度，并建立定期抽查的監(jiān)督機(jī)制。其次，在高校日常管理工作中，應(yīng)上下一心，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，重視人事檔案的審核工作及人事檔案的使用。在引進(jìn)人才環(huán)節(jié)重視檔案審核，在項(xiàng)目申報(bào)、職稱申報(bào)等環(huán)節(jié)重視使用人事檔案，將檔案材料缺失導(dǎo)致的信息不完善以及檔案前后記載不一致等問題與申報(bào)審批環(huán)節(jié)掛鉤，建立檔案反饋機(jī)制，防止“帶病引入”“帶病申報(bào)”，規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案審核更需要注重把握時(shí)機(jī)與方式

檔案缺失材料的補(bǔ)充，越早進(jìn)行越易查找，越晚進(jìn)行越難查詢。需要做到各檔案材料形成部門及時(shí)將材料歸檔，檔案部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋，二級單位做好監(jiān)督及協(xié)助調(diào)查補(bǔ)充，個(gè)人積極配合，形成學(xué)校、二級單位、個(gè)人上下聯(lián)動(dòng)的機(jī)制，方可使檔案審核工作順利進(jìn)行。因此，在引進(jìn)人才時(shí)，特別是辦理入職之前，進(jìn)行檔案審核及“三齡兩歷”信息的認(rèn)定，請個(gè)人配合補(bǔ)充檔案缺失材料，是個(gè)人較易接受的方式。

（三）落實(shí)好“凡引必審”，可為后期“凡提必審”減輕工作量

按照干部選拔任用工作中干部人事檔案“凡提必審”要求，根據(jù)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》《關(guān)于防止干部“帶病提拔”的意見》《干部人事檔案工作條例》等有關(guān)文件精神，以江蘇某高校為例，干部人事檔案任前審核工作，需重點(diǎn)審核：檔案材料是否齊全、檔案內(nèi)容是否真實(shí)、干部的基本信息是否準(zhǔn)確。但在實(shí)際工作中，干部任前檔案審核工作時(shí)間緊、任務(wù)重，有些檔案缺失材料由于年代久遠(yuǎn)，需要花費(fèi)時(shí)間和精力去進(jìn)行補(bǔ)充，一定程度上會(huì)影響干部考察提任工作的進(jìn)度。如果能將檔案審核及信息認(rèn)定工作提前至引進(jìn)人才環(huán)節(jié)，則會(huì)大大減少后期“凡提必審”的工作量。