劉艷春

（泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 泰州 225300）

高職院校突發(fā)事件是指在高職院校的教育教學(xué)管理中突然發(fā)生的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生、學(xué)校安全等事件，此類事件無法預(yù)測，造成或可能造成社會危害和重大影響，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對。有些事件雖未發(fā)生在高職院校內(nèi)，卻與高職院校中的人或事有密切聯(lián)系，影響著高職院校正常教學(xué)生活秩序。在突發(fā)事件的形成和應(yīng)對過程中，直接形成一些對學(xué)校、社會具有保存和借鑒價(jià)值的實(shí)物、圖文、影像等，這些不同形式的記錄是高職院校突發(fā)事件檔案資源體系的重要組成部分，對于總結(jié)高職院校突發(fā)事件的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)存史、資政、育人價(jià)值具有重要意義。

2008年，國家檔案局出臺了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，明確要求：“國家檔案主管部門應(yīng)當(dāng)建立健全突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)構(gòu)”，這表明推動建立健全突發(fā)事件檔案的管理工作機(jī)制已經(jīng)成為一項(xiàng)法定要求。在該辦法的指導(dǎo)下，檔案部門制訂了一系列的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，對于應(yīng)對各類重大突發(fā)事件起到了積極的作用。多年來，檔案學(xué)界的學(xué)者們也肯定了突發(fā)事件在檔案館藏資源建設(shè)中的重要價(jià)值和特殊意義。

2020年12 月，國家檔案局第16號令公布了《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，自2021年6月1日起施行。突發(fā)事件檔案在我國檔案管理規(guī)章中首次以專項(xiàng)形式出現(xiàn)，這是繼2008年汶川大地震后檔案業(yè)界由實(shí)踐到理論的提煉，更是一次專業(yè)的業(yè)務(wù)指引。而高職院校突發(fā)事件檔案管理研究也是高校檔案人面臨的新課題，具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

高職院校重大突發(fā)事件發(fā)生的主要原因：一是外部原因。無法抗拒的自然災(zāi)害導(dǎo)致高職院校發(fā)生重大突發(fā)事件、傳染性極高的病毒引起的群體性感染等。二是內(nèi)部原因。因分配制度或人事改革導(dǎo)致的矛盾沖突引發(fā)的重大突發(fā)事件；由于管理疏漏引起的食品安全和實(shí)驗(yàn)室安全事故等。三是個(gè)體原因。師生中由于家庭、特殊經(jīng)歷等原因引發(fā)的性格缺陷或心理疾病并由此引發(fā)對其他個(gè)體的傷害、因?yàn)橐馔舛l(fā)生的重大傷害、因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)詐騙受騙而引發(fā)的人為傷害。

1 高職院校突發(fā)公共安全事件檔案編研的意義及措施

近年來，高職院校突發(fā)事件頻頻發(fā)生，一旦發(fā)生傳播迅速而廣泛，引起的社會關(guān)注度極高。突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，學(xué)校往往是疲于解決事件善后和網(wǎng)絡(luò)輿情管理，希望盡快消除重大突發(fā)事件的負(fù)面影響，而忽略了對相關(guān)事件的記錄。多年后，由于沒有詳實(shí)記錄，史實(shí)被沖淡，只能通過碎片化的信息和記憶進(jìn)行收集與整理，無法精準(zhǔn)記錄事件的全貌，人們無法很好地從已經(jīng)發(fā)生的事故中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，非常容易重蹈覆轍。因此，細(xì)化并完善檔案編研工作，對高職院校應(yīng)對和處理突發(fā)事件能力具有較強(qiáng)的借鑒意義。

一是研究特點(diǎn)，科學(xué)分類。通過深入鉆研高職院校突發(fā)事件檔案的特點(diǎn)，為不同類型的突發(fā)事件檔案進(jìn)行編研，形成一套科學(xué)分類體系。正如《鼠疫》作者加繆所說：“人類能在這場病毒和生活的賭博中贏得的全部東西就是知識和記憶”。檔案編研的內(nèi)容主要包括高職院校突發(fā)公共安全事件發(fā)生經(jīng)過、發(fā)展過程中形成的各類文件、圖片、視頻、數(shù)據(jù)、實(shí)物等檔案材料，將它們分門別類進(jìn)行編研、挖掘有價(jià)值的檔案信息。因此《辦法》中強(qiáng)調(diào)突發(fā)事件檔案應(yīng)設(shè)立專題管理、建立專題目錄、設(shè)立專題數(shù)據(jù)庫。

二是建立規(guī)范，系統(tǒng)化指導(dǎo)。與一般檔案不同的是，發(fā)揮警示作用是高職院校突發(fā)事件檔案的突出意義。由于突發(fā)事件有較強(qiáng)的綜合性，且形成領(lǐng)域多元化、涵蓋內(nèi)容廣闊，亟需制定一系列的編研規(guī)范來指導(dǎo)編研工作，對材料內(nèi)容、檔案類型、編研角度、觀點(diǎn)立場等都必須建立明晰的工作規(guī)范，以幫助師生全面了解突發(fā)事件的全貌。

三是深層次開發(fā)，強(qiáng)化宣傳應(yīng)用。檔案編研是在收集、整理、匯編的基礎(chǔ)上，通過分析、研究，提煉符合某一專題要求的編研產(chǎn)品。檔案工作人員在實(shí)際操作過程中難免會因?yàn)槿狈ν话l(fā)事件深層次分析的專業(yè)知識而在深度編研過程中遭遇專業(yè)瓶頸，阻礙工作推進(jìn)下去。面對繁多而瑣碎的檔案素材，很難精準(zhǔn)捕捉到高價(jià)值的選題。這時(shí)，就需要引入多方協(xié)作、各方合作機(jī)制，積極與各領(lǐng)域的專家學(xué)者進(jìn)行溝通交流，尋求指導(dǎo)，對相應(yīng)的檔案材料進(jìn)行概括總結(jié)，并且利用微信公眾號、抖音等現(xiàn)代化的媒體向公眾宣傳，提醒大家引以為戒。

2 高職院校突發(fā)事件檔案的功能

一是全面匯總信息，提高防范意識。檔案部門要在日常工作中加強(qiáng)對典型突發(fā)事件檔案材料的搜集和研究，及時(shí)編研匯總。通過檔案案例分析，深入挖掘每個(gè)突發(fā)事件的特殊性和普遍性，抓住主要矛盾，制定相應(yīng)措施，并且及時(shí)通過校報(bào)、校園網(wǎng)、微信公眾號等媒介告知教職工和學(xué)生，提高大家的防范意識和突發(fā)事件的應(yīng)對能力，盡可能減少損失。

二是建立溝通渠道，穩(wěn)定師生情緒。突發(fā)事件發(fā)生后，師生處于焦慮、恐慌中，檔案工作人員要及時(shí)把突發(fā)事件發(fā)生的過程和走向、應(yīng)對措施的資料、數(shù)據(jù)、圖片等進(jìn)行匯總，通過校園網(wǎng)絡(luò)、辦公系統(tǒng)、宣傳冊等載體，把校方應(yīng)對突發(fā)事件的決策和建議第一時(shí)間傳遞給師生，努力消除師生對突發(fā)事件的恐懼感，并且創(chuàng)建應(yīng)急溝通平臺、安排專業(yè)心理醫(yī)生，及時(shí)解答師生疑問、進(jìn)行心理疏導(dǎo)，有利于加強(qiáng)師生對方案和措施的認(rèn)同感和歸屬感，從而積極配合學(xué)校所采取的方案和措施。與此同時(shí)，檔案部門應(yīng)結(jié)合突發(fā)事件，及時(shí)對檔案信息進(jìn)行解讀和認(rèn)識，進(jìn)一步提煉、升華，分析災(zāi)難中的人性表現(xiàn)和道德倫理表現(xiàn)，引發(fā)沉思和共鳴。關(guān)于災(zāi)難的記憶雖然不能立竿見影地幫助師生解決實(shí)際生活中的痛苦，但正是因?yàn)槲覀兯伎紴?zāi)難，剖析災(zāi)難，采取不回避的態(tài)度，就一定能夠獲得勇氣和力量，使心靈得到慰藉，在今后面對突發(fā)事件時(shí)更加篤定。

三是系統(tǒng)化支撐，保障突發(fā)事件災(zāi)后教學(xué)和生活秩序。突發(fā)事件發(fā)生后，高職院校檔案部門要根據(jù)突發(fā)事件的特點(diǎn)，確定種類和性質(zhì)，及時(shí)調(diào)取相關(guān)專題資料，借鑒有用的措施，為高效、科學(xué)解決突發(fā)事件做好信息支撐，穩(wěn)定局面、減少損失，盡快恢復(fù)正常教學(xué)運(yùn)行。

3 提升高職院校突發(fā)事件檔案管理質(zhì)量的措施

一是建立突發(fā)事件檔案收集制度，變常態(tài)為應(yīng)急。首先，突發(fā)事件檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)突發(fā)事件工作機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系，保證全面及時(shí)地收集相關(guān)檔案資料。由于突發(fā)事件的突然性和涉及部門的廣泛性，需將突發(fā)事件檔案收集管理納入本單位和各部門的工作職責(zé)中，根據(jù)黨和國家的管理規(guī)定，運(yùn)用專門的征集辦法和接收制度，將突發(fā)事件檔案的收集納入到各部門和各部門兼職檔案員的工作范圍和工作職責(zé)中，從而保護(hù)學(xué)校和相關(guān)利益者的合法權(quán)益。

二是注重突發(fā)事件檔案歸檔的時(shí)效性，變靜態(tài)為動態(tài)。突發(fā)事件具有不確定性，當(dāng)事件發(fā)生時(shí)，高職院校檔案部門應(yīng)迅速響應(yīng)，第一時(shí)間制定突發(fā)事件檔案收集通知，明確收集范圍及標(biāo)準(zhǔn)，在時(shí)間緊、任務(wù)重的形勢下，可以成立黨員攻堅(jiān)小組，充分發(fā)揮黨員先鋒模范帶頭作用。檔案材料的歸檔貫徹突發(fā)事件的事前、事中、事后的全過程，意義重大，事前材料包含：此類事件國家層面、行業(yè)層面的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，本學(xué)校的內(nèi)部規(guī)定與文件。事中材料包含：突發(fā)事件發(fā)生的具體過程、造成的人員傷亡、財(cái)產(chǎn)損失相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表、圖片；事件處理時(shí)相關(guān)專題會議記錄等。事后材料包含：采取的應(yīng)急措施、救助過程、賠償過程、事件總結(jié)和人員定責(zé)等相關(guān)材料。

三是要重視預(yù)防，提高檔案應(yīng)急管理的社會影響力，變被動為主動。首先，要加強(qiáng)突發(fā)事件檔案宣傳教育，增強(qiáng)和提高師生員工檔案的危機(jī)認(rèn)識。充分利用互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)對《中華人民共和國突發(fā)公共事件應(yīng)急法》、《國家突發(fā)公共事件應(yīng)急總體規(guī)劃》、《辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的宣傳，提高公眾突發(fā)事件檔案意識，充分調(diào)動社會各方面力量，重視高職院校突發(fā)事件檔案管理，形成良好的社會合力。同時(shí)，鼓勵(lì)公眾積極參與檔案應(yīng)急管理，在檔案門戶網(wǎng)站、地方公眾號、各大報(bào)刊上提供應(yīng)急指導(dǎo)信息和具體措施，引導(dǎo)師生知悉，提高和增強(qiáng)全社會對檔案的認(rèn)識。另外，加強(qiáng)全員培訓(xùn)，提高突發(fā)事件檔案意識。檔案部門要結(jié)合各崗位實(shí)際情況，制定多樣化的突發(fā)事件檔案宣傳教育方案，充分發(fā)揮主觀能動性，通過法律法規(guī)宣講、會議精神傳播、講座、警示教育錄像、實(shí)地考察等多種形式，寓教于樂。

四是注重加強(qiáng)突發(fā)事件專業(yè)性研究，變單一為全面。首先，加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的專業(yè)準(zhǔn)備，提高突發(fā)事件檔案專題專項(xiàng)的針對性。在編制突發(fā)事件檔案收集范圍時(shí)，要根據(jù)事件特點(diǎn)，進(jìn)行廣泛的調(diào)查研究，從實(shí)際出發(fā)，因地制宜，加強(qiáng)專業(yè)化、嚴(yán)密性的準(zhǔn)備。突發(fā)事件檔案編制人員還應(yīng)具備相當(dāng)?shù)膶I(yè)素質(zhì)，嚴(yán)格人才選拔標(biāo)準(zhǔn)，建強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，引入專家學(xué)者協(xié)作機(jī)制，共同做好突發(fā)事件檔案的收集、整理、編研。

五是加大對突發(fā)事件檔案收集責(zé)任和義務(wù)的宣傳力度，變幕后為臺前。要提升分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員隊(duì)伍對突發(fā)事件特殊性和矛盾性的認(rèn)識，避免發(fā)生人為因素導(dǎo)致的檔案缺失和損壞，及時(shí)對照各類法律法規(guī)對事件的全過程進(jìn)行檔案跟蹤管理，并且及時(shí)錄入電子系統(tǒng)，防備個(gè)別人員害怕因事件影響自身利益而人為破壞材料信息情況，確保查閱資料不受時(shí)間和空間的限制。與此同時(shí)，要充分利用校報(bào)、校園網(wǎng)、微信公眾號等媒介宣傳突發(fā)事件的警醒意義，營造良好氛圍。

六是加強(qiáng)突發(fā)事件的檔案資源開發(fā)力度，變管理為服務(wù)。通過檔案整理編研、制作專題視頻、組織陳列展覽等形式，定期組織師生觀摩學(xué)習(xí)，形成常態(tài)化警示教育，充分發(fā)揮突發(fā)事件檔案價(jià)值，于潛移默化中提升師生應(yīng)對突發(fā)事件的能力，從而提升高職院校檔案部門的大局意識、服務(wù)意識、合作意識和創(chuàng)新意識，能夠在突發(fā)事件中找規(guī)律、補(bǔ)短板、強(qiáng)能力，有效減少或避免突發(fā)事件的發(fā)生，或讓已發(fā)生的事件降低傷害和損失。