田芳容

（杭州娃哈哈集團有限公司）

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)不同發(fā)展階段的各項業(yè)務情況，能夠反映出企業(yè)的經營戰(zhàn)略走向，在企業(yè)管理系統(tǒng)中占據(jù)重要地位。在現(xiàn)代企業(yè)中，檔案資源來源豐富、靈活性強，如何有效管理檔案實體和檔案信息，具有較大的難度。[1]信息化時代出現(xiàn)了不少尖端科技，能夠為企業(yè)檔案管理提供條件，加快企業(yè)檔案創(chuàng)新管理。

一、相關概念及理論基礎

（一）信息化時代概述

數(shù)據(jù)已經成為社會重要發(fā)展要素，社會上的各行各業(yè)都在廣泛應用數(shù)據(jù)，如何利用數(shù)據(jù)提高企業(yè)管理水平是一個非常熱門的話題。國內經濟快速發(fā)展的同時，科技研發(fā)力度在不斷加大，信息化時代應運而生。[2]在當今時代，大數(shù)據(jù)技術除了在高端行業(yè)中得到了應用，民眾生活的其他方面也得到了應用。并且，對相關科學知識進行普及之后，大多數(shù)人都能夠接受大數(shù)據(jù)。

（二）檔案管理概述

檔案管理能夠為企業(yè)發(fā)展提供重要支撐作用，檔案中包含了企業(yè)在行政管理、生產經營、研發(fā)基建、訴訟維權等各方面的重要信息，管理檔案是一項既需要具備工匠精神又需要具備科學精神的工作，包括收集整理、鑒定分類、排列組卷各類信息材料，以及分析鑒定、存儲保管、提供利用各類信息材料。檔案基礎業(yè)務工作環(huán)環(huán)相扣，無論著錄建庫、檢索編撰，都需要投入大量的人工和時間。[3]除此之外，企業(yè)發(fā)展的同時也對檔案工作提出了更高的要求，不僅要完成收集整理入庫利用等基礎工作外，還要對庫藏檔案內容進行分析和調研，為企業(yè)各層級利用人員提供具有專題化、知識型、系統(tǒng)化的檔案信息，滿足利用者的檔案需求。由此可見，檔案專業(yè)人員運用科學的方法整合檔案信息，圍繞企業(yè)經營發(fā)展提供檔案服務，企業(yè)檔案管理的價值才得以充分體現(xiàn)。

二、信息化時代企業(yè)檔案信息化管理的意義

（一）提高企業(yè)檔案管理工作的效率

提高企業(yè)檔案管理效率需要應用信息化手段，企業(yè)通常會利用互聯(lián)網技術進行檔案信息化管理，經過處理、存儲后，整合企業(yè)的檔案信息資源，實現(xiàn)資源的合理配置。進入信息化時代以后，企業(yè)檔案管理的信息越來越多，需要對海量信息進行管理，檔案信息化管理能夠節(jié)省大量人工資本，同時解決后期調取、分析資料的問題。[5]紙質載體信息轉化電子信息后，在減少資源浪費的基礎上還能永久保存數(shù)據(jù)，及時更新數(shù)據(jù)還可以提高檔案管理工作效率。

（二）實現(xiàn)檔案資源的共享

實現(xiàn)資源共享是信息化的標志，企業(yè)檔案管理要為公司發(fā)展提供服務，需要實現(xiàn)檔案信息的及時共享。[6]企業(yè)檔案管理信息化能夠及時調取信息，檔案庫藏的利用率得到了很大程度上的提升，不斷拓展檔案使用范圍，為企業(yè)各級人員提供便利之處，也提升檔案信息的利用空間。

（三）推動管理模式的改革

作為企業(yè)發(fā)展的核心，企業(yè)管理工作要與時俱進，結合時代要求，迭代更新，為企業(yè)發(fā)展提供保障。在檔案管理上進行信息化建設，通過在基礎部門進行數(shù)據(jù)化建設，帶動整個企業(yè)的信息化建設。[7]檔案工作數(shù)字化轉型支撐和促進企業(yè)數(shù)字化轉型發(fā)展。

三、信息化時代企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度體系不完善

企業(yè)檔案真實記載了企業(yè)發(fā)展過程，對于企業(yè)發(fā)展具有寶貴意義，能夠為企業(yè)做出重大決策提供依據(jù)和參考。企業(yè)檔案管理制度為企業(yè)發(fā)展提供制度保障，企業(yè)必須重視起檔案管理工作，讓檔案管理在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮價值。

誠然，企業(yè)檔案管理的意義重大，但是經過調查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)尤其是諸多民營企業(yè)，檔案管理工作并不完善，存在不少待改進完善的地方。[8]收集不完整、整理不規(guī)范、建檔不及時、檔案設施設備維護不當，甚至出現(xiàn)有些企業(yè)的檔案管理人員進行違規(guī)操作，非法竊取公司重要數(shù)據(jù)；或是為獲得利益隨意篡改數(shù)據(jù)等。出現(xiàn)這些問題的根本原因是企業(yè)的管理制度不健全，無法約束員工，無法有效指導企業(yè)合法合規(guī)開展檔案管理工作。

（二）企業(yè)檔案信息化管理的資金投入不足

企業(yè)在經營發(fā)展中積累了大量的傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案。信息化時代企業(yè)檔案信息化，需要配置相應的軟件和硬件設施設備，否則檔案信息化建設將踟躕不前或淪為空談。檔案信息化建設不僅需要做好檔案管理體系搭建、制度建設保障，同時對檔案設施設備的配套也有相應的要求，包括服務器、終端、網路、存儲及其它配套設備，網路設備如傳輸介質、集線器、交換機、路由器等，數(shù)字化設備如掃描儀、數(shù)碼照相機、非線性編輯系統(tǒng)等，終端設備如計算機、打印機等，存儲設備如光盤、硬盤等。目前很多企業(yè)的檔案設備設施配置，與信息化檔案管理的要求存在差距。購買這些設備需要花費一定資金，但是企業(yè)信息化建設更偏向于產供銷等業(yè)務一線，只有很少一部分資金能真正應用于檔案管理中。所以，企業(yè)要科學規(guī)劃經費支出，為檔案信息化管理提供足夠的資金，推動檔案管理信息化進程不斷加快。

（三）檔案信息化管理缺乏專業(yè)化人才

信息化時代對人才需求更加迫切，檔案信息化管理需要更多的專門人才。企業(yè)領導要認識到在檔案管理工作中人才的重要性，引進大量既懂檔案專業(yè)又具備信息化知識的專業(yè)人才，適應信息化建設的深入及無紙化進程的推進，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的高效管理。

（四）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)據(jù)的管理弊端

1.效率低

在企業(yè)集團化、規(guī)?；陌l(fā)展進程中，檔案管理為企業(yè)各項經營管理活動提供了重要的基礎支撐，但同時也面臨著不少壓力，其中最為突出的是大量紙質檔案所帶來的管理壓力，不僅在人員、場地、設備等方面耗費巨大，并由此也帶來安全保障、查詢利用等一系列問題。影響了檔案管理的工作效率，制約了企業(yè)檔案管理的水平。

2.安全性低

傳統(tǒng)載體檔案管理對存儲裝具的依賴度高，譬如須配備專門的檔案盒、檔案柜，這種采用單一保存或統(tǒng)一保存的無多套或異地備份的方式，一旦發(fā)生火災事故，將會造成不可估量的損失。

（五）檔案管理隊伍整體水平不足

傳統(tǒng)檔案管理基礎業(yè)務工作對從業(yè)人員的要求，在專業(yè)知識的儲備上，相對沒那么高。但是隨著信息化發(fā)展的突飛猛進，檔案管理工作的內容和形式也發(fā)生了很大的變化，有很多檔案員不能很好地適應新時期檔案管理工作需求，對檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展形成很大制約。

（六）服務性能不佳

檔案管理涉及的工作流程很多，當面對海量的存儲庫藏，需要提供某個具體的檔案信息或綜合性的檔案需求時，工作人員可能會耗費大量時間翻找，查全率和查準率低下。如果企業(yè)不加強企業(yè)檔案信息化建設，就不利于檔案管理工作的發(fā)展進步，也嚴重制約企業(yè)的發(fā)展速度。

四、信息化時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路研究

（一）緊跟信息化發(fā)展潮流，改變檔案管理觀念

企業(yè)發(fā)展會形成很多數(shù)據(jù)信息，包括行政事務、生產經營、科研立項、基建工程、會計審計、資產管理、工程建筑、人事材料等各種信息，這些寶貴的信息資源對企業(yè)發(fā)展的意義非常重大，是企業(yè)巨大的財富。如前所述，在傳統(tǒng)管理模式中，紙質資料存在諸多弊端，無法為數(shù)據(jù)信息提供安全保障。但是在信息化時代，數(shù)據(jù)信息的安全性、便捷性得到增強，能夠有效改善檔案管理工作的質量，同時改善服務性能。根據(jù)目前現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)沒有及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，多數(shù)企業(yè)還在使用傳統(tǒng)檔案管理模式，導致檔案管理出現(xiàn)不少問題，影響企業(yè)檔案管理質量。所以，在信息化時代，企業(yè)需要不斷創(chuàng)新工作思路，緊跟時代步伐，優(yōu)化檔案管理工作模式，及時轉變工作理念，促進檔案管理工作的質量提升。

在提升檔案管理的工作過程中，企業(yè)可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的智能化優(yōu)勢，優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作。首先，轉變檔案管理方式，作為企業(yè)檔案管理負責人，采取走出去引進來策略，向各級行政檔案管理部門請教學習、參觀檔案管理示范點、實地考察檔案信息化建設做得相對較好的同行、邀請直屬檔案行政管理部門上門指導等方式，直觀接觸到檔案最新的發(fā)展趨勢、轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念。其次，直面信息化時代，認識到檔案工作已由模擬態(tài)（傳統(tǒng)載體）、數(shù)字態(tài)（內容）進入到數(shù)據(jù)態(tài)（規(guī)則），運用信息化思維，依靠大數(shù)據(jù)技術，做好企業(yè)檔案管理工作。

（二）充分發(fā)揮信息化時代優(yōu)勢，完善數(shù)字檔案資源建設

在紙質檔案管理中，都是將材料進行建立、整理和打印后，統(tǒng)一收集在檔案盒中，然后按照時間做好存儲。這種管理模式雖然可以保存檔案，但是達不到理想的效果，主要存在以下兩方面的缺陷：首先是工作效率非常低下，受到紙質檔案管理模式的限制，檔案管理要經過一系列復雜過程才能完成；其次，安全得不到保障，檔案信息很容易泄露出去。所以，企業(yè)創(chuàng)新工作管理模式可以從以上問題入手，借助大數(shù)據(jù)技術的便利之處，改善傳統(tǒng)檔案管理工作的不足之處，優(yōu)化檔案管理工作。

針對工作效率低下、安全性能不佳的問題，企業(yè)需要做出以下整改措施。首先，對工作效率進行改善。企業(yè)可以利用專業(yè)化設備存儲檔案信息，然后結合實際發(fā)展情況，存儲產品研發(fā)檔案、人事調換和任命等信息，不僅能夠提升錄入數(shù)據(jù)的效率，還能迅速查找出需要的信息。其次，改善安全方面存在的問題，在數(shù)據(jù)庫中進行存儲的時候，相關工作人員要設計密碼和權限，保護好重要的信息數(shù)據(jù)，應用指紋、人臉的技術，提高數(shù)據(jù)信息的安全性，避免出現(xiàn)重要信息泄露的現(xiàn)象，改善信息保存的效率，有效提升企業(yè)檔案管理工作的質量。

（三）完善企業(yè)檔案管理人才隊伍建設

當今時代各個企業(yè)的競爭，實質上就是人才之間的較量，優(yōu)質人才能夠為企業(yè)提供發(fā)展的動力，增強企業(yè)的核心競爭力，企業(yè)各條業(yè)務線都需要專精尖的人才。良好的檔案管理工作，同樣需要復合型人才。目前企業(yè)尤其是民營企業(yè)，許多企業(yè)管理層對檔案管理工作不夠重視，沒有專門的檔案室，也沒有配備專業(yè)的檔案員，這種現(xiàn)象嚴重制約了信息化時代檔案管理工作的改進。有部分企業(yè)雖然配備了專職的檔案員，但是這些檔案員不具備專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。所以，為做好企業(yè)檔案管理，必須通過各種培訓學習、參觀交流，提升檔案人員的業(yè)務能力和專業(yè)技能及信息素養(yǎng)，為信息化時代企業(yè)檔案管理工作提供重要的人才支撐。

檔案工作者在未來要緊跟企業(yè)發(fā)展變化、緊跟信息化時代，實現(xiàn)角色轉變，從檔案實體管理員轉變?yōu)槲募鞒膛c業(yè)務系統(tǒng)設計的重要參與方，轉變?yōu)槠髽I(yè)文件管理的審計員、企業(yè)知識資產管理者、知識工程師、企業(yè)文化傳播者和企業(yè)記憶構建人等角色。

（四）管理技術創(chuàng)新

利用信息化技術是檔案信息化建設的顯著特點，狹義來講，管理檔案也即檔案信息化處理的過程。應用信息化技術在檔案收集鑒定、整理存儲、保管利用、統(tǒng)計編研各環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平，賦能企業(yè)經營發(fā)展。目前，在檔案信息化建設中主要應用以下技術手段。

1.互聯(lián)網技術

在“互聯(lián)網+”背景下，檔案信息化建設要想取得更加理想的效果，需要關注互聯(lián)網技術的合理使用。作為檔案管理的工作人員，須深諳互聯(lián)網給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的巨大沖擊和影響，要充分了解互聯(lián)網帶來的有利條件，并學習和掌握互聯(lián)網運用知識。譬如應用互聯(lián)網技術開展文檔一體化管理，實現(xiàn)文檔資源的規(guī)定權限內的在線共享，優(yōu)化檢索利用方式，提供更多的檔案利用場景，讓檔案服務工作更方便快捷。所以，檔案工作者可充分利用“互聯(lián)網+”帶來的技術，創(chuàng)新檔案工作方式，來滿足企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要，實現(xiàn)檔案價值。

2.云存儲和云計算技術

云存儲和云計算是一種信息共享服務模式，由于具備的數(shù)據(jù)存儲能夠對資源進行合理分配、提供個性化服務，并且更加安全、可靠，備受大眾青睞，已經在很多領域得到廣泛應用。“云技術+檔案”能夠解決運行慢、安全系數(shù)低等問題，減少了很多維護費用，為公眾提供了技術支撐。

3.大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)對檔案工作意味著以前看似沒有價值的信息變得有價值，它改變著檔案價值鑒定的原則。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作管理，容易造成信息孤島，借助大數(shù)據(jù)進行檔案管理，不僅可以擴大檔案的檢索范圍，還可以從大量數(shù)據(jù)信息中識別、提煉、匯總真正的關鍵信息，將檔案信息系統(tǒng)化、知識化、專題化，讓檔案利用更精準、更豐富、更全面。

4.物聯(lián)網技術

物聯(lián)網就是給物品裝上微型芯片，幫助存儲基本信息，從而實現(xiàn)智能化跟蹤和管理。在檔案管理流程尤其是檔案存儲利用環(huán)節(jié)，借助物聯(lián)網技術，利用檔案的電子標簽，實現(xiàn)對檔案的自動記錄、定位匹配和檢索查找，提高檔案管理的智能化水平。

（五）管理模式創(chuàng)新

1.檔案資源管理模式

豐富檔案資源，緊跟數(shù)字化時代，將工作重心由管理傳統(tǒng)載體檔案轉到電子檔案的管理。加強數(shù)字檔案資源建設，包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉換、資源整理加工、建立各類資源庫等內容，也即傳統(tǒng)載體數(shù)字化、增量檔案電子化、專題檔案數(shù)據(jù)化。時代在不斷發(fā)展變化，檔案資源和管理模式也在發(fā)展變化，檔案工作者要及時關注內部形勢發(fā)展，關注檔案發(fā)展趨勢，創(chuàng)新檔案管理模式。

2.檔案安全保障體系建設

為做好檔案工作信息化建設，須基于企業(yè)應用系統(tǒng)開發(fā)和服務平臺構建。檔案工作者要充分了解和調研檔案信息系統(tǒng)，開發(fā)或引進具有“收集、管理、保存、利用”各功能模塊的專業(yè)深度擴展、創(chuàng)新開發(fā)，系統(tǒng)開發(fā)遵循整體性、開放性和穩(wěn)定性。建設基于本企業(yè)網絡環(huán)境的服務平臺，配備各類信息化設施設備。

信息化時代檔案安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及網絡平臺的安全，及保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改，并保證系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性和可控性。另需要通過技術手段，做好信息安全等級保護，獎勵健全數(shù)字檔案安全管理制度，杜絕各種系統(tǒng)安全隱患的發(fā)生。

五、結語

綜上所述，信息化時代檔案管理工作存在很多機遇和挑戰(zhàn)，在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的過程中，要緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念；充分發(fā)揮信息化時代優(yōu)勢，改善傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的不足；完善企業(yè)檔案管理隊伍整體素質水平；進行管理技術和管理模式上的創(chuàng)新。如何更好地利用大數(shù)據(jù)技術改進企業(yè)管理工作，成為了檔案管理工作的新目標。企業(yè)檔案管理人員要在信息化時代抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，借助大數(shù)據(jù)技術的便利之處提高企業(yè)檔案管理工作的質量和水平。