焦海勤 駐馬店市衛(wèi)生計生監(jiān)督局

在新時代下，隨著計算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的日常生活、生產(chǎn)每天都會產(chǎn)生數(shù)以萬計的數(shù)據(jù)，基于此，大數(shù)據(jù)背景下任何工作都會受到一定的影響，檔案管理是關(guān)乎一個國家、個人信息安全的重要工作，但是檔案管理的模式依舊是傳統(tǒng)的形式，并沒有進(jìn)行創(chuàng)新，為了更好地優(yōu)化與改進(jìn)檔案管理的工作，充分應(yīng)用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的管理，需要采取必要的措施，確保檔案收集、整理、分類以及檔案信息安全，達(dá)到提高檔案管理工作效率的目的。

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案信息管理工作意義

如今，云計算與大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為IT熱門領(lǐng)域，而現(xiàn)代信息技術(shù)也成了信息時代的重要主題，其中大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案管理工作造成巨大沖擊，有挑戰(zhàn)也有機(jī)會，對檔案管理工作而言，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中具有重要的意義。首先，應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠有效改善檔案管理的效率，使檔案管理模式從傳統(tǒng)的瑣碎、重復(fù)轉(zhuǎn)化為如今的智能、簡單，給使用者帶來更加個性化的服務(wù)，通過檔案的在線辦理，大大節(jié)省了中間的程序，從而達(dá)到了“一條龍”的網(wǎng)上服務(wù)。此外，通過運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，還能夠加強(qiáng)在不同區(qū)域、不同單位、不同部門之間的聯(lián)系，利用共享技術(shù)實現(xiàn)資源共享。其次，大數(shù)據(jù)可以使信息推送更加準(zhǔn)確，在檔案管理中，通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，對檔案信息的時間、地點、目的等進(jìn)行全方位的分析，積累用戶的搜索習(xí)慣，依據(jù)用戶的數(shù)據(jù)搜索結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化，為用戶主動提供優(yōu)質(zhì)的、精準(zhǔn)的信息。再次，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案收集、整理的有效分工，利用現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，讓多人同時在線對多本檔案進(jìn)行同時的采集、整理。最后，隨著時代的變遷，人們的辦公開始向無紙化過渡，計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案變?yōu)殡娮訖n案，方便人們?nèi)粘５牟榭匆约皵y帶。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息安全管理的現(xiàn)狀分析

受到互聯(lián)網(wǎng)的影響，檔案管理工作在其應(yīng)用與安全管理方面受到影響與制約?，F(xiàn)階段針對檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀，分析檔案管理面臨的困境以及問題產(chǎn)生的原因，最后尋求解決的方法，以提升檔案信息管理工作的效率。

（一）員工素質(zhì)較低、管理松懈

受傳統(tǒng)思想的影響，人們認(rèn)為檔案管理就是簡單地將檔案進(jìn)行整理、分類，是一種技術(shù)含量低的工作，因此檔案管理的人員通常年齡較大，只需要完成檔案收集、整理等常規(guī)性的工作即可，對檔案管理的要求低，管理方式松懈，這樣松散的管理模式，會導(dǎo)致人員工作粗心，態(tài)度懶散，這一現(xiàn)象與如今信息化時代的發(fā)展嚴(yán)重不符。同時隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，為了方便工作，應(yīng)該要求檔案管理者需要有一定的檔案管理知識，并且具有一定的計算機(jī)應(yīng)用的知識，但目前在檔案管理中缺乏這種復(fù)合型的人才，導(dǎo)致在日常的工作中，由于員工缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)的相關(guān)知識，無法有效的保障檔案管理工作的安全性與高效性。長此以往，會給檔案信息管理帶來嚴(yán)重的阻礙，不利于檔案管理的發(fā)展。

（二）管理設(shè)備落后

在近幾年，由于互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，計算機(jī)已經(jīng)走進(jìn)了千家萬戶，人們的工作也逐步由線下辦公轉(zhuǎn)為線上辦公，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)涉及的領(lǐng)域也越來越多，設(shè)備更新?lián)Q代的速度也隨之加速。計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)為檔案信息管理工作提供了極大的便利，但是由于一些部門資金不足或者領(lǐng)導(dǎo)不重視、導(dǎo)致管理設(shè)備落后、缺乏完善的硬件設(shè)備和軟件程序，在遭遇黑客襲擊或者病毒入侵之后，會對檔案信息的安全造成嚴(yán)重的威脅，非常容易造成個人信息的泄露。

（三）制度標(biāo)準(zhǔn)不夠完善

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，人們在享受便捷的同時，也為人們的信息安全帶來了一定的危險。由于在檔案管理方面，計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用雖然可以高效的提升工作效率，但是相關(guān)部門由于制度條款的缺失，導(dǎo)致一些不法分子會偷偷竊取檔案信息，從中牟利。雖然我國頒布了《計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》等有關(guān)條例，但是我國在網(wǎng)絡(luò)管理中的法律法規(guī)仍然不夠完善，這也會在一定程度上對檔案信息安全造成威脅。另外，由于檔案管理者的安全意識不足，缺乏相關(guān)的安全防護(hù)措施，在進(jìn)行檔案管理時，會由于操作不當(dāng)，導(dǎo)致信息的丟失。

（四）信息儲存方式存在安全隱患

傳統(tǒng)的檔案信息存儲主要采用的是紙質(zhì)儲存的方式，只要保存得當(dāng)，可以長期保存，但缺點也非常明顯。紙質(zhì)的檔案不利于攜帶，而且非常占用空間，在每次查找時也會非常麻煩，工作效率低。在應(yīng)用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)之后，檔案信息可以直接儲存在電腦、硬盤或者移動磁盤中，這樣可以有效地解決紙質(zhì)檔案存在的問題。但這樣一來，對設(shè)備的要求就會提高，要保證儲存設(shè)備的安全性，防止因意外造成設(shè)備損壞，從而導(dǎo)致信息丟失或者變成亂碼文件。

（五）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性

隱私與安全性歷來是人們所關(guān)心的問題，但在如今網(wǎng)絡(luò)化時代，電腦的安全問題也成為人們關(guān)心的焦點。目前由于互聯(lián)網(wǎng)的安全性問題很大，在檔案保管工作中，將大量文檔信息錄入電腦、網(wǎng)盤等設(shè)備中時，會因為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的漏洞而危及電腦的安全穩(wěn)定性，一旦發(fā)生崩盤的現(xiàn)象時，會造成大量個人信息的泄漏，特別是有些關(guān)鍵的個人信息一旦泄漏就會給使用者造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。所以在檔案保管中，一定要提高電腦與文檔系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，這也是目前檔案保管中存在的重點問題所在。

三、大數(shù)據(jù)背景下計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全維護(hù)有效措施

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作中的實際發(fā)展?fàn)顩r，為進(jìn)一步提升檔案管理的效率，提高檔案信息安全的管理水平，就必須剖析其問題產(chǎn)生的原因，并制定必要的對策，以消除隱患和威脅，從檔案的管理和技術(shù)手段兩個方面著手，采取科學(xué)合理的管理方法，確保檔案信息的安全性，達(dá)到互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理技術(shù)的高效融合，以推動檔案保管工作蓬勃發(fā)展。

（一）檔案管理方面的措施

在大數(shù)據(jù)時代下，保證檔案管理安全，在檔案管理方面需要采取如下措施：

（1）規(guī)范制度標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化工作方式

為了減少檔案管理的安全風(fēng)險，在大數(shù)據(jù)管理的背景下，要針對檔案的特性而建立不同的管理體系。主要可以針對檔案的種類、使用方式等特性，將其加以細(xì)分，然后就可以去掉無用的檔案資料，把各類實際的、可用的文檔加以保留，這樣才能便于人們進(jìn)行檢索。同時檔案管理的制度與規(guī)范優(yōu)化了文檔的安全管理，可以嚴(yán)密把控文檔的安全。比如可以設(shè)置檔案數(shù)據(jù)的收集系統(tǒng)，然后再根據(jù)法律制度中的規(guī)定與規(guī)范，明確檔案的分類規(guī)定，然后設(shè)置檔案信息分類系統(tǒng)，可以合理地把各種檔案信息加以分門別類，然后在檔案管理中進(jìn)行檔案統(tǒng)計分析，在這一步還可以設(shè)置文檔分類系統(tǒng)。最后為了確保檔案信息系統(tǒng)的安全性，就必須設(shè)置對檔案的安全與管理制度，并且采取更加嚴(yán)密的監(jiān)察管理，保證檔案信息安全，確保檔案資料不會出現(xiàn)丟失或者泄露。經(jīng)過這一系列的措施，優(yōu)化檔案管理的工作方式，保證員工的工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，有效避免檔案流失。此外，在檔案管理人員的安排上，要制定人員細(xì)則，盡量做到專人專管，保證工作流程的完整性，明確責(zé)任事故追究辦法，加強(qiáng)員工的工作責(zé)任心，從源頭杜絕因員工粗心大意而導(dǎo)致的檔案信息泄露或者丟失。

（2）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員必須充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，要時刻保持對檔案管理工作的責(zé)任意識。部門要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理員的整體素質(zhì)。比如可以組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓他們認(rèn)識到檔案的重要性，只有從內(nèi)心重視檔案管理，才能在日常的工作中，以嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的態(tài)度去開展工作，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。此外，在工作中要注意提升檔案管理員的計算機(jī)技術(shù)水平，使其熟練掌握計算機(jī)知識，可以熟練的應(yīng)用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，避免因操作不當(dāng)而出現(xiàn)錯誤。例如可以經(jīng)常舉辦計算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中要豐富培訓(xùn)內(nèi)容，采取多種培訓(xùn)手段，在教育的內(nèi)容與形式上進(jìn)行創(chuàng)新，從而激發(fā)學(xué)習(xí)興趣。在教育內(nèi)容上，可以利用多媒體播放一些有關(guān)計算機(jī)技術(shù)的知識、視頻或者圖片，讓學(xué)員可以從中直觀的學(xué)習(xí)計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用與操作知識。還可以通過實際操作的學(xué)習(xí)方式，進(jìn)一步熟悉檔案管理系統(tǒng)，從而鍛煉學(xué)員的技能水平。另外，在培訓(xùn)形式上可以采用知識競賽、操作技能比賽等活動強(qiáng)化計算機(jī)專業(yè)知識的培訓(xùn)。

（3）更新設(shè)備，加強(qiáng)管理

在大數(shù)據(jù)時代下，為了進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率，確保檔案信息的安全，要及時對設(shè)備進(jìn)行更新，提供設(shè)備支持，進(jìn)行計算機(jī)維護(hù)升級以及軟件升級，以應(yīng)對病毒的侵入，防止由于計算機(jī)設(shè)備落后而導(dǎo)致檔案信息泄露。同時優(yōu)化設(shè)備，對計算機(jī)進(jìn)行升級換代，確保在查閱和調(diào)取信息時，節(jié)省很多時間與精力，提高工作效率，有利于檔案管理工作的發(fā)展。

（二）技術(shù)方面

在“大數(shù)據(jù)”環(huán)境中，因為檔案信息的內(nèi)涵豐富、錯綜復(fù)雜，要提高檔案管理的實效性，保障檔案信息的安全，在檔案管理的技術(shù)方面，可采取以下對策：

（1）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的存儲安全

受到計算機(jī)信息技術(shù)的沖擊，在檔案管理中，為了方便檔案信息管理，應(yīng)該將檔案管理與計算機(jī)技術(shù)有機(jī)地結(jié)合在一起，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦男畔⒒瘮?shù)據(jù)，將檔案信息直接上傳到計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，將數(shù)據(jù)存入電腦、硬盤以及磁盤中，這樣便于日常操作，可是還會存在一定的安全隱患。為了保證檔案信息的儲存安全，在檔案管理中要加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的儲存，注重檔案數(shù)據(jù)的儲存基礎(chǔ)化，在收集好檔案信息之后，對信息進(jìn)行集中的分析處理，將檔案信息處理成結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，并且通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，設(shè)置安全密鑰的方式，將數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保存，防止病毒的侵入以及黑客的攻擊，有效的提升檔案信息的儲存安全。

（2）構(gòu)建檔案管理的安全體系

信息時代，檔案信息的安全容易受到網(wǎng)絡(luò)影響，會產(chǎn)生許多不安全因素。為了保證檔案信息的安全，需要構(gòu)建一套完整的安全管理體系，為電子檔案提供一個安全的、穩(wěn)定的保存環(huán)境。首先檔案安全管理部門要構(gòu)建好電子檔案信息安全管理體系、安全運行體系，從整體出發(fā)，制定安全管理制度，從檔案信息的收集、整理、分類、分析四個方面做好檔案管理系統(tǒng)的安全建設(shè)。其次制定好檔案信息的安全規(guī)劃，分析出其中存在的安全隱患，制定相應(yīng)的應(yīng)急措施，在檔案信息流轉(zhuǎn)的過程中，注重系統(tǒng)的管理，比如要及時安裝殺毒軟件，防止病毒攻擊，另外要定期進(jìn)行軟件更新，確保檔案信息安全。最后在數(shù)據(jù)管理儲存方面，根據(jù)數(shù)據(jù)的數(shù)量、類型進(jìn)行加密處理，同時做好數(shù)據(jù)備份工作，采取專人負(fù)責(zé)的原則，對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止因操作不當(dāng)，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。

（3）加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的訪問控制

在檔案管理工作中，要想確保檔案信息的安全，必須要加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的訪問控制，防止非工作人員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中竊取信息。因此在人員進(jìn)入系統(tǒng)時，要對系統(tǒng)進(jìn)行訪問控制。這一過程可以對操作人員進(jìn)行核驗，只有符合要求者才能進(jìn)行系統(tǒng)對其進(jìn)行檔案查詢、查看等操作。比如在訪問控制中首先可以對訪問者進(jìn)行登錄賬號的驗證，其次可以通過密碼、驗證碼等進(jìn)行第二步的核驗，最后還需要通過指紋識別、人臉識別等措施進(jìn)行第三步驗證，通過之后才能進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行正常的操作。如果其中的任一環(huán)節(jié)無法通過，則沒有權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)。這樣三步措施可以有效避免非工作人員訪問系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行竊取，從而出現(xiàn)用戶隱私泄露的問題。

（4）網(wǎng)絡(luò)權(quán)限保護(hù)

現(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，往往存在非授權(quán)者可以經(jīng)由其他途徑進(jìn)入信息系統(tǒng)的現(xiàn)象，為了防止此類情況發(fā)生，保障文檔信息系統(tǒng)的安全性，就必須對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行授權(quán)設(shè)置，合理地對計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理、操作、訪問人員實行授權(quán)管理，限制相關(guān)人員在檔案管理系統(tǒng)中的操作范圍和操作權(quán)限，保障重要文檔的安全性。例如對文檔的刪除、添加還有其他的操作都必須根據(jù)工作人員的職責(zé)加以劃分，將其分成管理員、審核員、普通職工等。管理員可以對文檔進(jìn)行刪除、添加的操作；審核員可以對檔案的內(nèi)容將進(jìn)行審核，保證檔案信息的準(zhǔn)確性；普通員工則只可以對檔案信息進(jìn)行查閱、整理，不能夠直接刪除檔案內(nèi)容、對其進(jìn)行修改。這樣通過對網(wǎng)絡(luò)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，對員工進(jìn)行職責(zé)分工，保證分工明確，權(quán)責(zé)清晰，有利于提高檔案信息的安全。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息時代，想要做好檔案管理工作，就必須與時俱進(jìn)，將檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合，建立計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，在檔案系統(tǒng)中完成信息的收集、整合、分類、分析等管理工作，這才能高效的提高檔案管理工作的效能，使檔案管理變得越來越智能化、便捷化。但在檔案管理日益便利的今天，檔案的安全又遭到了很大威脅。檔案信息關(guān)系到一個國家、公司、民眾的安全，所以在歸檔保管時要特別重視檔案信息系統(tǒng)的安全性與可靠性，并制定必要的保護(hù)措施，從檔案管理和科學(xué)技術(shù)兩個方面展開，一方面重視工作人員的培訓(xùn)，健全歸檔保管的規(guī)章制度，保證管理過程的安全；另一方面，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)要求，對系統(tǒng)進(jìn)行升級，構(gòu)建安全管理的體系，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)儲存安全，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，通過多方努力，使檔案管理逐步走上安全的發(fā)展道路。