丁玉宇

（萊陽市醫(yī)療保險事業(yè)中心）

醫(yī)保檔案管理是辦公室業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，為單位內(nèi)部各項(xiàng)管理工作提供基本的數(shù)據(jù)支持。醫(yī)保檔案管理工作在醫(yī)療保障局這樣一種提供醫(yī)療保障相關(guān)信息咨詢的單位的全局工作中更是占有重要地位。眾所周知，醫(yī)保檔案記錄了醫(yī)療保險投保人和受保人的相關(guān)信息，是進(jìn)行醫(yī)療保險統(tǒng)籌、救助、收繳等相關(guān)工作的基礎(chǔ)，需要記錄準(zhǔn)確、內(nèi)容詳實(shí)、便于查閱[1]。

傳統(tǒng)上，醫(yī)保檔案信息采用紙質(zhì)化的方式進(jìn)行記錄并保存，工作量相對較大，進(jìn)行修改、補(bǔ)充和查找時比較繁瑣，如何克服這些問題令檔案管理和辦公室業(yè)務(wù)部門感到棘手。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多傳統(tǒng)行業(yè)積極依靠這種技術(shù)進(jìn)行升級和改造，在提升工作效率的同時保證工作質(zhì)量。各級醫(yī)保檔案管理部門積極探索利用信息技術(shù)改進(jìn)醫(yī)保檔案管理的方法，降低醫(yī)保檔案管理工作的復(fù)雜度，提升醫(yī)療保障局的工作效益，最終助力辦公室管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

一、當(dāng)前醫(yī)保檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)療保險的推廣和普及帶來了超負(fù)荷的業(yè)務(wù)量

醫(yī)療保險是全民保險的重要組成部分，是我國社會破解“看病就醫(yī)難問題”的重要舉措。隨著人們收入水平的增加，伴隨而來的是對生命健康的高度關(guān)注，大家都希望付出較少的時間和金錢就能享受到優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療保健服務(wù)[2]。各級政府和組織積極宣傳醫(yī)療保險對于居民生活的重要保障作用，越來越多的人參與并享受到了醫(yī)療保險帶來的便利。隨著醫(yī)療保險的普及，給相關(guān)檔案管理工作帶來了巨大的工作壓力。醫(yī)保檔案中的內(nèi)容既涉及投保人與被投保人的相關(guān)信息，也包括復(fù)雜的投保金額計(jì)算，同時還包括相關(guān)理賠情況記錄，因此不僅內(nèi)容復(fù)雜，類別還就有多樣化的特點(diǎn)，這些都給醫(yī)療保險檔案的管理工作帶來了一定的復(fù)雜度和難度[3]。

（二）傳統(tǒng)的醫(yī)療保險管理方法工作效率低下

傳統(tǒng)上，醫(yī)療保險主要是采用紙質(zhì)化的方式進(jìn)行記錄和留存，主要依靠人工來進(jìn)行管理。各級醫(yī)療保障局都有專門的部門和工作人員負(fù)責(zé)醫(yī)療保險檔案管理，他們將醫(yī)療保險相關(guān)信息謄寫在固定格式的紙張上，然后分門別類進(jìn)行存儲，遇到人員變動或者醫(yī)療保險的險種發(fā)生變化時，需要對相關(guān)信息進(jìn)行更正或者補(bǔ)充；遇到有人需要調(diào)閱或者查找相關(guān)保險檔案信息時，需要在龐雜的資料中進(jìn)行查找。這樣不僅浪費(fèi)時間，信息記錄的準(zhǔn)確性也得不到保證。有些單位為了保證醫(yī)療保險信息記錄的準(zhǔn)確性，往往會在記錄員之外安排一到兩個人進(jìn)行信息的校核，這樣造成了人力資源管理成本的增加。另外，記錄保險信息的紙張時間久了容易變質(zhì)，導(dǎo)致字跡模糊，也容易受到周圍環(huán)境（主要是溫濕度）變化的影響，造成破損，這些都給醫(yī)療保險管理工作增加了額外負(fù)擔(dān)。

（三）醫(yī)療保險信息檢索手段的單一化給使用帶來了不便

受限于傳統(tǒng)醫(yī)療保險信息使用紙質(zhì)化手段進(jìn)行記錄的局限性，對相關(guān)信息進(jìn)行檢索往往由工作人員一張一張紙進(jìn)行篩查，這樣做往往需要從大量信息中逐步縮小范圍進(jìn)行具體信息的篩選，由于都是由人工進(jìn)行操作，因此工作效率低下。隨著醫(yī)療保險業(yè)務(wù)量的增加，各種醫(yī)療信息變得越來越多，傳統(tǒng)的單純依靠紙張記錄、人工檢索的方法已經(jīng)不再適合新形勢和新變化的需求，因此亟需探索一種高效、精準(zhǔn)的信息化記錄與檢索方法。

（四）醫(yī)療保險信息管理人員綜合素質(zhì)難以勝任信息化要求

醫(yī)療保險信息管理系統(tǒng)主要由人來操作，短期內(nèi)信息化進(jìn)程加快并不能完全取代人工作業(yè)。醫(yī)療保險信息化水平的提升極大提高了工作效率，能夠減輕工作人員的壓力，但是并不能完全取代檔案管理人員。在關(guān)鍵工序中，比如醫(yī)療保險檔案信息的核對、校正及特殊情況查詢時，仍然需要檔案管理人員親自動手，因此檔案管理人員的綜合素質(zhì)必須要提升，這樣才能滿足檔案管理工作信息化的要求。當(dāng)前，很多醫(yī)療保險信息檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低下，還停留在原始的利用紙和筆對檔案信息進(jìn)行管理的階段，對于信息化的管理系統(tǒng)操作不熟練，并不能發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢；部分醫(yī)療保險信息檔案管理人員只會簡單地使用管理系統(tǒng)進(jìn)行信息的錄入與檢索功能，對于復(fù)雜一點(diǎn)的排序、刪改、校驗(yàn)等功能不熟悉或者掌握不了，導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)的很多作用得不到發(fā)揮；還有一些醫(yī)療保險信息檔案管理人員排斥利用信息化管理系統(tǒng)對醫(yī)療保險信息進(jìn)行管理，認(rèn)為這些技術(shù)措施會有出錯的可能，沒有人工作業(yè)更加精確。這些思想意識的存在以及能力素質(zhì)上的短板，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)在推進(jìn)的過程中受到了較大的阻力，推進(jìn)效果不理想，達(dá)不到預(yù)期的效果?？傊?，醫(yī)療保險信息管理人員綜合素質(zhì)的欠缺，需要在信息化管理系統(tǒng)推進(jìn)與普及的過程中及時進(jìn)行提升，以免出現(xiàn)阻礙信息化管理系統(tǒng)全面普及的不和諧聲音。

二、信息技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的應(yīng)用

（一）基于信息技術(shù)對醫(yī)保信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄

信息技術(shù)最大的優(yōu)勢就是可以實(shí)現(xiàn)對各種數(shù)字信息的統(tǒng)計(jì)和記錄。利用信息技術(shù)對醫(yī)療保險信息管理工作進(jìn)行改進(jìn)，首要就是建立專業(yè)的信息采集系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，利用數(shù)字信息技術(shù)對投保和受保人員的相關(guān)信息進(jìn)行處理。信息采集系統(tǒng)需要根據(jù)醫(yī)療保險的具體險種類型進(jìn)行開發(fā)，提前預(yù)置險種的類別、費(fèi)用明細(xì)、投保人基本信息、受保人基本信息、責(zé)任條款、注意事項(xiàng)等模塊，利用界面化顯示供工作人員進(jìn)行錄入。信息錄入之后由計(jì)算機(jī)進(jìn)行二維編碼，實(shí)現(xiàn)文字信號向數(shù)字量的轉(zhuǎn)換。之后由計(jì)算機(jī)的I/O設(shè)備將這些數(shù)字量存儲進(jìn)入數(shù)據(jù)庫中，供后續(xù)信息處理和查詢使用。這些文字信號轉(zhuǎn)換后的數(shù)字量是以bit為單位進(jìn)行計(jì)量，相對來說非常小，因此信息采集系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫不用建設(shè)得過于復(fù)雜。進(jìn)行信息采集系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)建設(shè)的過程中，應(yīng)該注重操作界面的簡潔化和人性化，方便醫(yī)療保障局的工作人員進(jìn)行使用。這兩個系統(tǒng)之間的連接應(yīng)該具有快速性，方便信息實(shí)時進(jìn)行記錄和讀取，避免出現(xiàn)宕機(jī)現(xiàn)象。

（二）基于關(guān)鍵詞檢索對醫(yī)保信息進(jìn)行分類和查詢

對于讀取進(jìn)入數(shù)據(jù)庫的醫(yī)保信息，應(yīng)該根據(jù)信息中的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)簽化編碼，將這些標(biāo)簽作為識別相關(guān)信息的重要憑證，利用這些標(biāo)簽對信息進(jìn)行分類。除了這些主要信息標(biāo)簽外，還應(yīng)該注意相關(guān)信息之間的耦合關(guān)系，比如保險人填報的信息中，很大部分可能和受保人的相關(guān)信息是重合的，這時進(jìn)行信息編碼時除了根據(jù)關(guān)鍵詞設(shè)置主標(biāo)簽之外，還需要根據(jù)這些重合的信息設(shè)置副標(biāo)簽，利用這些標(biāo)簽共同對相關(guān)信息進(jìn)行識別。這樣，進(jìn)行信息分類和查詢時，根據(jù)主標(biāo)簽可以獲得的信息范圍比較大，之后根據(jù)副標(biāo)簽進(jìn)行進(jìn)一步分類和查詢，這樣就可以逐步縮小信息范圍。因此，通過設(shè)置關(guān)鍵詞主副標(biāo)簽，只需要簡單的幾步就可以進(jìn)行精準(zhǔn)的信息定位，這樣有助于提高工作效率。

（三）基于云技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)保信息的在線協(xié)同共享

云技術(shù)是基于互聯(lián)網(wǎng)的多節(jié)點(diǎn)在線協(xié)同辦公技術(shù)，能夠提高同一信息的利用率，有助于實(shí)現(xiàn)信息的共享操作。具體來說，可以將存儲在數(shù)據(jù)庫中的信息視為共同體，所有和該信息相關(guān)的人員（包括采集、記錄、分類、修改、查詢等）都可以視為通過互聯(lián)網(wǎng)或者局域網(wǎng)連接在該共同體上的單一節(jié)點(diǎn)，通過利用云技術(shù)實(shí)現(xiàn)這些單一節(jié)點(diǎn)對這些信息操作后實(shí)時保存信息最新狀態(tài)，方便下一個使用者使用時面對的是最新的信息，這樣就可以實(shí)現(xiàn)同一信息的網(wǎng)絡(luò)共享。由于醫(yī)保檔案信息的使用具有時間集中特性，也就是說在某一個特定時間段內(nèi)同一信息會被頻繁地調(diào)用并修改，但是在大部分時間段內(nèi)該信息是處于“休眠”狀態(tài)，因此搭建計(jì)算云時需要注意云處理的快速性，確保單一用戶對信息處理完畢后信息能夠處于最新狀態(tài)，方便后續(xù)用戶使用；對于同一時間段內(nèi)調(diào)用同一信息的不同用戶，需要根據(jù)信息操作處理手段的不同，在云計(jì)算系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行邏輯排序，也就是說對于信息的查閱可以安排多人同時操作，對于信息更改必須要使用串行的方式安排人員操作，這樣可以確保信息在不同流程的操作處理中不會產(chǎn)生數(shù)據(jù)缺失或者其他錯誤?；谟?jì)算云技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)保信息的在線協(xié)同操作和共享之后，能夠提高信息的利用率，最終實(shí)現(xiàn)信息的快速處理，挺高醫(yī)保檔案管理工作的效率。

（四）注重提升醫(yī)療保險信息管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)療保險信息人員的綜合素質(zhì)直接影響著醫(yī)療保險信息管理系統(tǒng)的使用效果。醫(yī)療保障局應(yīng)該注重對醫(yī)療保險信息管理人員的教育培訓(xùn)工作。通過教育培訓(xùn)，一方面提升他們的思想觀念，向檔案信息管理人員宣講信息化管理的優(yōu)勢，講清楚信息化管理平臺對工作效率的提升效果，同時向他們明確信息化管理技術(shù)對檔案管理人員能力素質(zhì)提出的新要求，給檔案信息管理人員制造壓力與緊迫感。另一方面，需要著力提升他們的信息化管理系統(tǒng)的操作能力，既要熟悉計(jì)算機(jī)基本操作技能，包括常用的辦公軟件（如office系列軟件），尤其需要熟悉Excel軟件的操作，因?yàn)楹芏鄼n案信息是采用Excel表格的形式進(jìn)行記錄和管理的，能夠利用Excel進(jìn)行在線數(shù)值計(jì)算，這樣能夠提高工作效率，同時提高工作的準(zhǔn)確性。醫(yī)療保險信息管理人員的綜合素質(zhì)還包括清晰的表達(dá)能力，能夠做好與顧客的對接，能夠準(zhǔn)確地將顧客說不清楚的意思進(jìn)行總結(jié)歸納，在征得顧客證實(shí)之后以書面化的語言錄入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的有效采集；能夠向信息管理系統(tǒng)開發(fā)人員講清楚當(dāng)前階段對信息管理技術(shù)的需求，配合信息管理系統(tǒng)開發(fā)人員做好開發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的不斷更新與升級；能夠向信息管理系統(tǒng)維護(hù)人員講清楚信息管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中的事故現(xiàn)象，幫助維護(hù)人員快速進(jìn)行故障定位，及時對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保管理系統(tǒng)始終工作在穩(wěn)定環(huán)境中。

三、提升醫(yī)保檔案管理工作現(xiàn)代化水平的注意事項(xiàng)

為了更好地在醫(yī)保檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，必須要注重對醫(yī)保檔案管理人員工作能力的培訓(xùn)。除了需要選拔熟悉計(jì)算機(jī)基本操作的人員擴(kuò)充到檔案管理工作人員的團(tuán)隊(duì)中來，還應(yīng)該對現(xiàn)有檔案管理人員開展檔案管理工作信息技術(shù)培訓(xùn)，引導(dǎo)他們掌握基本的計(jì)算機(jī)操作知識，幫助他們學(xué)會檔案管理相關(guān)專業(yè)軟件系統(tǒng)的操作。對于醫(yī)保檔案管理工作中的常規(guī)操作，應(yīng)該采用規(guī)章制度的方式進(jìn)行固化，將這些約定俗成的管理方法形成制度化的措施，既方便檔案管理人員學(xué)習(xí)，又便于他們在工作過程中隨時進(jìn)行查閱。另外，需要營造監(jiān)督氛圍，醫(yī)療保險涉及多方人員的利益，因此有必要通過社會監(jiān)督規(guī)范醫(yī)保檔案信息管理人員工作的規(guī)范性。醫(yī)療保障局可以面向社會開放醫(yī)療保險信息查詢接口，公眾可以在網(wǎng)上監(jiān)督工作人員工作是否失職，如果有這一現(xiàn)象的發(fā)生，公眾一般都可以通過投訴或者舉報的方式進(jìn)行合理監(jiān)督，這樣可以提升工作者的工作效率，很大程度上管理員的能力與素質(zhì)也會得到提高，并且經(jīng)常反復(fù)地應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，工作人員掌握的技術(shù)就會更好，那么檔案的管理就可以實(shí)現(xiàn)快速的信息化與現(xiàn)代化建設(shè)。

另外，在進(jìn)行醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)的使用過程中，需要及時發(fā)現(xiàn)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與研發(fā)過程中與當(dāng)前使用需求脫節(jié)的地方，不斷對信息管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行優(yōu)化與完善，使信息管理系統(tǒng)的功能能夠始終跟上形勢的需求，確保能夠始終滿足醫(yī)療保障局的使用要求。信息檔案管理系統(tǒng)的使用人員需要不斷對系統(tǒng)的使用方法進(jìn)行總結(jié)，形成制度化的條款，張貼在顯著的位置，用于指導(dǎo)新入職人員使用。只有經(jīng)過不斷的摸索與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，才能彰顯出信息管理系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢，才能使人們更傾向于依靠信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速、高效與高質(zhì)量管理，才能提升人們的思想認(rèn)識水平。同時，也向管理人員指明了能力素質(zhì)提升的方向，有助于他們自身水平的提高。

四、結(jié)論

醫(yī)療保險貫穿在社會生活的方方面面，是現(xiàn)代居民享受社會化醫(yī)療保障的重要舉措。醫(yī)療保險檔案管理工作是醫(yī)療保障局全面工作的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、人工化檔案信息管理方式具有很大的局限性，逐漸暴露出不適合現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢的弊端。因此，需要積極探索醫(yī)療保險檔案管理的新方法。信息技術(shù)的快速發(fā)展為破解醫(yī)療保險檔案管理中的難題提供了新方法。本文結(jié)合信息技術(shù)的最新發(fā)展態(tài)勢，研究了當(dāng)前醫(yī)保檔案管理工作中面臨的問題，針對這些問題提出了應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理、破解管理困境的具體方法。本文的研究具有一定的實(shí)用性，后續(xù)需要在具體工作中結(jié)合具體檔案信息的特點(diǎn)進(jìn)行不斷完善，為醫(yī)保檔案的高效管理工作奠定基礎(chǔ)。

【相關(guān)鏈接】

信息技術(shù)（Information Technology，縮寫IT），是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱。它主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)和通信技術(shù)來設(shè)計(jì)、開發(fā)、安裝和實(shí)施信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件。它也常被稱為信息和通信技術(shù)（Information and Communications Technology,ICT）。主要包括傳感技術(shù)、計(jì)算機(jī)與智能技術(shù)、通信技術(shù)和控制技術(shù)。

信息技術(shù)的應(yīng)用包括計(jì)算機(jī)硬件和軟件，網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)，應(yīng)用軟件開發(fā)工具等。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)普及以來，人們?nèi)找嫫毡榈厥褂糜?jì)算機(jī)來生產(chǎn)、處理、交換和傳播各種形式的信息（如書籍、商業(yè)文件、報刊、唱片、電影、電視節(jié)目、語音、圖形、影像等）。

在企業(yè)、學(xué)校和其它組織中，信息技術(shù)體系結(jié)構(gòu)是一個為達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)而采用和發(fā)展信息技術(shù)的綜合結(jié)構(gòu)。它包括管理和技術(shù)的成分。其管理成分包括使命、職能與信息需求、系統(tǒng)配置和信息流程；技術(shù)成分包括用于實(shí)現(xiàn)管理體系結(jié)構(gòu)的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則等。由于計(jì)算機(jī)是信息管理的中心，計(jì)算機(jī)部門通常被稱為“信息技術(shù)部門”。有些公司稱這個部門為“信息服務(wù)”（IS）或“管理信息服務(wù)”（MIS）。另一些企業(yè)選擇外包信息技術(shù)部門，以獲得更好的效益。

物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算作為信息技術(shù)新的高度和形態(tài)被提出、發(fā)展。根據(jù)中國物聯(lián)網(wǎng)校企聯(lián)盟的定義，物聯(lián)網(wǎng)為當(dāng)下幾乎所有技術(shù)與計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的結(jié)合，讓信息更快更準(zhǔn)地收集、傳遞、處理并執(zhí)行，是科技的最新呈現(xiàn)形式與應(yīng)用。