曾嘉匯

（曹縣人民醫(yī)院）

當前醫(yī)院在檔案管理的信息化與現代化建設上出現較多問題，應及時整合與優(yōu)化信息化技術，利用該項技術水準的提升來增進醫(yī)療服務水準，切實保障檔案管理的綜合水平，縮減該項工作遭遇的實際風險，讓完成革新后的檔案管理為醫(yī)院提供更多專業(yè)性強的醫(yī)療服務。

一、醫(yī)院革新檔案管理現代化與信息化的必要性

（一）有助于檔案管理的完善

在信息技術廣泛運用的背景下，為更好地適應社會發(fā)展潮流，醫(yī)院需逐步革新其內部的檔案管理水準，而采用現代化與信息化的管理模式則有助于完善檔案管理中的各項內容。當前的大多數醫(yī)院，在應用檔案管理時使用了數字化與信息化技術，隨著該技術的合理利用，確保完成此前設定的數字化管理目標，在應用新型技術后，電子病歷應運而生，該項病歷不僅提升了工作人員整體的工作效率，還加強了醫(yī)院內部的工作與服務范圍，使醫(yī)院的整體發(fā)展趨勢變得更加綠色、健康。此外，若能科學實現檔案管理的現代化與信息化，則能使檔案管理工作發(fā)揮出更為積極的作用，相較于傳統的檔案管理方式，新型檔案管理更為看重檔案信息的查閱方式與存儲空間，更好地收集與歸納各項檔案資源，檔案管理工作在融合信息化技術后，其管理工作內容產生較大變化，該項工作的重點由此前的整理數據轉化成信息的利用開發(fā)，該項內容也屬現代化檔案管理工作的重點內容。

（二）有利于檔案管理效率

基于醫(yī)院檔案管理信息化的復雜性較強，在實行該類檔案管理時要用到全新的檔案管理技術，而利用該項技術則能提升檔案管理效率。相較于傳統檔案管理，現代化、信息化的檔案管理帶有極強的全面性、快捷性與綜合性，在進行檔案資源的開發(fā)與利用時，不僅能極大地縮減檔案管控工作的物力人力，還能更好地協調多個部門間的關系，更好地提高檔案管理的綜合水準，促進檔案管理工作的整體效率。值得一提的是，隨著醫(yī)院內部工作內容的增多，與檔案管理相關的信息數據也逐漸增加，傳統檔案管理模式難以適應信息數據的發(fā)展速度，若始終采用該模式或新型檔案管控模式更新不善，都會降低檔案管理工作效果，給醫(yī)院的整體管控工作帶去極大的信息風險隱患[1]。

（三）增進醫(yī)院檔案管理的發(fā)展速度

醫(yī)院檔案管理在實行信息化與現代化的過程中，借助先進的信息技術水準可增強醫(yī)院檔案管控或整體管理的發(fā)展速度，促進該項管理工作的現代化進程。醫(yī)院管控部門在實行內部管理工作時，應嚴格遵照其具體的發(fā)展狀態(tài)，統一管理多個科室間的檔案信息資源，若想實現該類管理狀態(tài)，應借助專業(yè)性較強的檔案管理人員，也就是說，醫(yī)院內部會實行專業(yè)的業(yè)務技能培訓，在該項培訓管理工作的引導下更好地提升檔案管控工作的隱蔽性、安全性，在實現檔案管理現代化水平的基礎上，加強醫(yī)院整體的工作質量與工作效率。此外，醫(yī)院內部的檔案管理人員還可在各項時間、各類場所得到其想要的檔案數據信息，在該項工作狀態(tài)的應用下，不僅檔案信息的應用質量與效率有所提升，還會增進醫(yī)院內部檔案資源信息的利用開發(fā)水平，促進醫(yī)院的綜合發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理現代化與信息化的發(fā)展現狀

（一）檔案管理系統較滯后

醫(yī)院在實行信息化與現代化的檔案管理時，相關人員應合理利用信息技術，將該項技術與檔案管理工作相融合，為其內部的醫(yī)療管理工作創(chuàng)設出更大便利。部分醫(yī)院在開展信息化檔案管控期間，未能搭建出較健全的檔案管理系統，對多種信息化技術沒能合理革新，無形中降低了信息管理的科學性，在該類信息系統的影響下，醫(yī)院檔案管理的信息化與現代化程度較弱，部分醫(yī)療管理內容難以得到專業(yè)的技術支持，縮減了檔案管控工作的有效性、時效性，對醫(yī)療管控工作形成較大阻礙。此外，當醫(yī)院內部的檔案管理系統存在滯后現象時，各項檔案資源難以得到有效的利用開發(fā)，降低了檔案管理工作的整體效率，妨礙了醫(yī)院內部的專業(yè)化管理。

（二）部門協調能力較弱

醫(yī)院檔案管理在實行信息化、現代化革新時，應利用先進的信息技術來協調各部門的檔案管理工作，而當前的部分醫(yī)院在實行檔案管理期間，受信息技術應用條件的限制，其部門協調能力較弱，檔案管理的審計流程出現不同程度的改變，再加上對檔案管理系統建設的重視度不夠，對多項技術設備沒能實行專業(yè)的維護管理，難以滿足醫(yī)院檔案管理信息化建設的基礎性要求。與此同時，醫(yī)院內部檔案管理的協調能力在日常經營中受多種條件影響，若信息技術的使用水平不高或發(fā)展進程較緩慢，都會縮減部門信息的協調水平，醫(yī)院管理者應不斷提升信息技術的革新水平，利用該技術來打破醫(yī)院內部多部門的交流頻率，增進檔案數據信息的共享速度，繼而改善檔案信息管理的協調能力[2]。

（三）檔案管理革新思路不明確

部分醫(yī)院在實行檔案管理時未能明確革新思路，一方面，在資金投入度上其積極程度不高，由于部分管理者未能意識到檔案管控的重要性，其在該方面未能及時增加資金投入，降低了信息技術的應用水平，在較低資金水準的影響下，各部門購置的機械設備也存在較大問題，無形中縮減了檔案管理的整體水平。同時，部分醫(yī)院檔案管理內的資金投入還存有考核標準模糊等問題，其有限的資金投入也沒能強化檔案管理水準，產生了檔案管理資源等浪費現象。另一方面，部分醫(yī)院管理層在開展檔案管控工作時，未能依照先進技術實行系統規(guī)劃，降低了服務業(yè)務與管理業(yè)務的融合度，借助該項檔案管控工作較難提升醫(yī)療服務的系統性、規(guī)范性，縮減醫(yī)院內部各項醫(yī)療業(yè)務與發(fā)展模式的開展水平。

（四）檔案管理平臺建設手段較單一

醫(yī)院檔案管理在實現現代化與信息化的過程中，要利用信息技術來設置更為專業(yè)的管理機制，增強檔案管控工作的科學性。當前部分醫(yī)院未能加強不同科室的連通性，其搭建出的檔案管控平臺也采用較單一的管理手段，沒能為檔案信息數據的調用開設綠色通道或應急通道，使檔案管理平臺難以提供更為專業(yè)的支持。在目前醫(yī)院內部的檔案管理中，由于其處理的數據信息量較大，在為患者提供醫(yī)療服務時其管理內容會涉及到多個部門，在管理平臺建設能力單一的情況下，將極大增加檔案信息數據收集、整合與處理的延遲性，不同部門的業(yè)務人員難以切實掌握病患信息，降低了整體醫(yī)護效果。

（五）檔案管理團隊的專業(yè)程度不高

一方面，為提升醫(yī)院檔案管理的信息化、現代化水平，管理層應及時組建專業(yè)能力較強的檔案管理團隊，任用信息技術應用能力較強的檔案管控人員。部分醫(yī)院在實際的檔案管理工作中，未能注重對檔案管理人才的培養(yǎng)與積累，在該現象的影響下，其信息技術的應用水準較低，檔案數據信息調用存在較大問題，若該管理團隊的專業(yè)程度沒能快速提升，則極大地縮減了醫(yī)療服務的整體水平。另一方面，部分醫(yī)院在實行現代化、信息化的檔案管理時，雖然管理層設置了專業(yè)性較強的業(yè)務技能培訓，但由于對培訓工作缺乏必要的監(jiān)督，再加上該類培訓的理論性過強，極大地改變了檔案管控團隊的專業(yè)性，部分醫(yī)務人員未能科學地使用信息技術設備，對設備內部的功能與操作方式并不熟悉，在專業(yè)程度較低的業(yè)務培訓下，其提供的醫(yī)療服務專業(yè)程度缺乏針對性。

三、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理現代化與信息化建設的有效途徑

（一）強化檔案管理系統創(chuàng)新

為改善醫(yī)院檔案管理信息化與現代化建設水平，醫(yī)院管理層應及時創(chuàng)新檔案管理系統，利用該系統運轉的合理性為醫(yī)療服務帶去更大的便利。具體來看，醫(yī)院檔案管理中的現代化與信息化建設需帶有適宜的前瞻性與先進性，要透過對檔案管理內容的合理規(guī)范為醫(yī)患帶去更高的醫(yī)療服務質量，在創(chuàng)新檔案管理系統期間，管理層應增加對檔案革新資源的投入度，引入更多的技術設備來支持管理系統創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理者在日常工作中應增加信息技術的使用頻率，利用該技術搭建出新型檔案管理平臺，將醫(yī)院內部人員、患者的數據信息全部納入到該項管理平臺中，借助合適的信息技術設備來強化檔案管理水平，為患者提供更為優(yōu)質的醫(yī)療服務[3]。此外，在創(chuàng)新檔案管理系統以后，醫(yī)院管理者還應合理分配與檔案管控的相關工作，讓多個部門參與到檔案管理工作中，利用對檔案信息的專業(yè)把控來提升該項管理工作的有效性、時效性，避免出現檔案管控工作流于形式等不良現象，提升檔案數據信息的準確性。

（二）加強部門協調能力

醫(yī)院檔案管控中的信息化、現代化建設帶有極強的綜合性特征，若想提升檔案信息化管理水準，應及時改進信息協調能力。一般來講，在醫(yī)院內部的檔案管理工作中，管控人員需合理融合檔案審核、檔案存儲與檔案調用，透過對該類管理工作的融合，切實改善檔案管控審計流程，優(yōu)化信息技術的優(yōu)勢，為其能緊密連接醫(yī)院內部的不同科室，每個科室都能自主調用信息化檔案，利用檔案管控水準的提升來完善醫(yī)療服務效率。同時，醫(yī)院管理者應加強對信息化檔案管理建設的重視度，對其內部的信息技術設備實行精準維護，及時明確不同設備的內部功能與操作方式，利用多個信息設備的合理使用來提升檔案管理的專業(yè)性，提升檔案數據信息的準確性、有效性。此外，為提升各部門的基礎協調能力，增進醫(yī)院內部多科室的高效連接，管理層在架構檔案管控系統期間，需及時規(guī)范數據信息審計內容，提升信息數據的準確性來增強檔案信息管理水準，為此后醫(yī)院實行的檔案管控工作提供精準數據?；卺t(yī)院內部的部門與科室較多，協調數據信息將極大地提升管理層對醫(yī)院內部各項事務的了解，改善核心技術應用水準與檔案管控信息的協調能力，讓檔案管理工作更好地與信息時代接軌，促進檔案管控工作的整體質量。

（三）確認檔案管理思路

一方面，針對醫(yī)院內部的檔案管理思路而言，管理層在日常工作中需增加資金投入，在拓展內部管理內容的過程中，需將目光放置在優(yōu)質的醫(yī)療服務上，而為了提升醫(yī)療服務質量，應及時了解與掌握廣大患者的數據信息與醫(yī)護人員的信息檔案，要對內部檔案實行專業(yè)性建設。為提升檔案信息管理的整體質量，相關部門與醫(yī)院應增加對該項管理工作的資金投入，將更多資金放置到檔案管控工作中，在不同的檔案管理環(huán)節(jié)，合理利用對應性資金，提升資金使用的專業(yè)度。同時，部分醫(yī)院在建設檔案管理系統的過程中，要增加資金使用的合理性，即對資金使用進行全面性考核，借助該項舉措來防止資金浪費的現象[4]。根據當前信息技術的發(fā)展趨勢，若想提升檔案管理的專業(yè)性，要科學應用信息類設備，而該類設備的合理使用則要依賴于管理層的定期維護，透過對信息技術設備的定期檢修，有效提升醫(yī)院檔案管理的信息化建設水平。

另一方面，從醫(yī)院檔案管理思路上看，除了增加一定的資金投入外，醫(yī)院在開展檔案信息化建設期間，要對管理內容實行統籌規(guī)劃，及時完備建設規(guī)劃內容。醫(yī)院管理層可在政府部門的指導下確認當前醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務與發(fā)展模式，依照自身特色來提升檔案現代化建設水準，透過多元化技術的使用來完成內部技術升級，改善傳統技術帶來的局限性。在統籌規(guī)劃醫(yī)院檔案管理各項工作任務時，相關人員需將信息技術與檔案管理內容緊密結合，利用該類技術的先進性來規(guī)范檔案管理的專業(yè)度，使醫(yī)院內部的信息化、現代化建設變得更加合理、科學。

（四）增強檔案管理平臺的多元化建設

在建設檔案管理平臺期間，醫(yī)院管理層應合理使用多種技術手段，借助多元化形式來增強檔案管控工作的科學性。首先，管理層搭設的檔案管控平臺要增強與不同科室的連通性，依照醫(yī)療服務內容的整體設計來科學管理檔案信息數據調用通道，如有必要，還可增設綠色通道與應急通道，在強化信息調用時效性的基礎上來改善醫(yī)療服務效率，為更多的醫(yī)務工作者帶去技術支持。其次，在建設多元化的檔案管理平臺時，還應利用信息技術手段合理對接醫(yī)療服務，給藥房與患者設置專門的應用端口，使廣大醫(yī)護人員更好地收集該類人群的數據信息，將其快速、精準地納入到檔案信息數據的采集、錄入窗口，縮減此前檔案信息管控帶去的延遲性，充分連通不同檔案管理通道與服務端口，利用信息數據的共享來改善檔案信息管控水平，使檔案管控工作具有更強的實效性、有效性。最后，在應用檔案管理平臺的過程中，相關人員還應增加更多的信息技術手段，比如，醫(yī)院管理人員可定期維護檔案管控系統，及時更新檔案管理設施，在與檔案管控要求相結合后規(guī)范醫(yī)療服務，優(yōu)化檔案信息管控系統，利用針對性舉措來改進醫(yī)療服務，提升醫(yī)療管理服務的現代化水平。

（五）提升檔案管理人員的專業(yè)度

其一，在開展醫(yī)院檔案管控信息化、現代化建設的過程中，管理層應明確檔案管控人才的重要性，透過合適的人才積累與人才培養(yǎng)來改善檔案管理的專業(yè)度?；跈n案管理人才在檔案管控工作中的作用，醫(yī)院管理層應利用軟件系統的更新來解決信息調用等現實問題，專業(yè)檔案管控人員可精準完善軟件的升級與更新，不僅能及時縮減醫(yī)院檔案管控中不必要的開支，還能及時豐富檔案管理團隊的信息化技術[5]。其二，醫(yī)院管理層應在日常工作中增加與檔案管控工作相關的業(yè)務技能培訓，醫(yī)護人員在該類培訓中需靈活使用不同類型的信息技術設備，明確各類設備的操作方法與功能，具有對不同設備隨時檢測與維修的水平。在完成業(yè)務技能培訓后，管理層還需開展專業(yè)考核，嚴格審查受訓人員的檔案管理水平，若在考核中出現嚴重問題，需及時檢查自身培訓內容，待考核合格后才能進入到醫(yī)院專業(yè)的檔案管理中。其三，針對醫(yī)院內部醫(yī)療工作的整體特征而言，管理層還可設計由第三方機構來提供的專業(yè)檔案管理服務，及時規(guī)劃檔案管理內容，透過對不同醫(yī)療服務的具體需求了解來增進醫(yī)護人員的檔案管理水平，為促進檔案管理團隊的專業(yè)性，醫(yī)院管理者應嚴格規(guī)劃內部服務內容，透過服務內容與檔案信息管理的精準結合，有效提升檔案管控工作的綜合效果，使其內部的檔案管理團隊更具專業(yè)性。

四、總結

綜上所述，醫(yī)院在實行檔案管理現代化與信息化的過程中，借助其內部的先進技術可高效支持醫(yī)院內部的各項醫(yī)療服務，提升檔案管理的先進性，良好的檔案管理服務可幫助醫(yī)院制定出更為規(guī)范的管控措施，促進醫(yī)院的綜合效益與社會效益。