王寒明 王順

教務(wù)管理在高校教學(xué)計(jì)劃、運(yùn)行、監(jiān)控、建設(shè)等各方面占據(jù)不可或缺的地位[1]。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展，國家先后頒布了一系列與“信息化”“智慧校園”有關(guān)的綱要、計(jì)劃以及各種標(biāo)準(zhǔn)等，極大地促進(jìn)了高校教務(wù)管理信息化與智慧化建設(shè)[2-3]。然而，隨著教育改革步伐的不斷加大，舊的教務(wù)管理工具不能與新變化相適應(yīng)，不能滿足新的發(fā)展需求，致使工作效率降低，造成資源的浪費(fèi)?！秶抑虚L期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020 年）》[1]早已提出“把教育信息化納入國家信息化發(fā)展整體戰(zhàn)略”，故我們有必要深刻反思教務(wù)管理信息化與智慧化建設(shè)的問題以及探索實(shí)現(xiàn)真正教務(wù)管理信息化與智慧化的有效措施。

1 存在的主要問題

1.1 教務(wù)系統(tǒng)

1.1.1 教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)難度大

教務(wù)系統(tǒng)作為最主要的教務(wù)管理工具，購買需要大量的資金匹配，構(gòu)建需要相關(guān)人才的支撐，但并不是所有高校都有充足的經(jīng)費(fèi)，也不是所有高校都有相關(guān)的專業(yè)人才，所以無論是從外部購買還是自主研發(fā)，都是比較困難的[4]。即使學(xué)校購買了現(xiàn)成的系統(tǒng)，但可能并不完全適用于自己的學(xué)校，比如在醫(yī)學(xué)院校，近年來隨著以器官系統(tǒng)為中心教學(xué)模式的開展及PBL 教學(xué)、混合式教學(xué)等不同教學(xué)形式的出現(xiàn)，使常規(guī)的教務(wù)系統(tǒng)不能輕易招架。

1.1.2 教務(wù)管理系統(tǒng)迭代慢

市場上教務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)被幾家公司占據(jù)，由于它們的客戶源較穩(wěn)定，很少見它們對教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行產(chǎn)品的迭代。通常，它們在開發(fā)完教務(wù)系統(tǒng)后，只進(jìn)行基本的維護(hù)和系統(tǒng)漏洞的修復(fù)，并不去進(jìn)化自己的產(chǎn)品。這就使得教務(wù)系統(tǒng)十年如一日的老舊，操作一直保持十年前的繁瑣。如果教務(wù)系統(tǒng)開發(fā)公司不更新優(yōu)化系統(tǒng)，舊系統(tǒng)很可能成為無人維護(hù)的累贅。此時(shí)，高校為了提高效率，可能購買新的產(chǎn)品，會(huì)再次耗費(fèi)新的起始資金，會(huì)使教務(wù)管理人員重新熟悉新的系統(tǒng)。

1.1.3 教務(wù)管理系統(tǒng)共贏差

市場上絕大部分的教務(wù)系統(tǒng)主要解決的是管理端的問題，能幫助校級教學(xué)管理部門更高效地管理監(jiān)控，但教務(wù)系統(tǒng)對院級以下管理部門非常不友好，不僅不能減輕他們的負(fù)擔(dān)，反而增加了基層教師的工作量[5]?；鶎咏處煂Σ恢腔鄣慕虅?wù)系統(tǒng)產(chǎn)生反感，甚至不配合教務(wù)工作，最終導(dǎo)致教務(wù)管理系統(tǒng)的大部分功能淪為擺設(shè)。這種現(xiàn)象與“信息化”、“智慧化”的初衷相悖，也與2019 年全國教育工作會(huì)議上教育部部長陳寶生提出的“為教師減負(fù)”背道而馳。

1.2 信息標(biāo)準(zhǔn)

1.2.1 信息孤島問題難化解

信息孤島是信息化與智慧化建設(shè)進(jìn)程中的普遍問題[6]。在教務(wù)管理上，它體現(xiàn)在信息化與智慧化教務(wù)管理工具與教務(wù)流程的脫鉤，體現(xiàn)在教務(wù)部門與其他部門工作不協(xié)調(diào)[7-8]。例如，不同部門收集相同內(nèi)容的材料，要求以不同文件格式進(jìn)行填報(bào)，這種重復(fù)填報(bào)的工作浪費(fèi)不必要的時(shí)間和精力。

1.2.2 教務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致

教務(wù)數(shù)據(jù)的不規(guī)范會(huì)導(dǎo)致信息管理的混亂與人員時(shí)間的浪費(fèi)，從而阻礙數(shù)據(jù)的交互[8]，甚至是阻礙信息化與智慧化建設(shè)進(jìn)程。比如，為了工作的方便，教務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)用簡稱表示，而這些數(shù)據(jù)很可能經(jīng)手多個(gè)教務(wù)管理人員，使簡稱出現(xiàn)多個(gè)版本而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的混亂[9]。再如，日期時(shí)間的表現(xiàn)形式，括號是否使用，用“.”還是“、”,全角還是半角等等規(guī)范問題，都對教務(wù)工作的效率產(chǎn)生影響。實(shí)際上，數(shù)據(jù)規(guī)范管理是教務(wù)信息化與智慧化建設(shè)更深層次的價(jià)值體現(xiàn)[10]。

1.3 管理人員

1.3.1 教務(wù)管理工作創(chuàng)新少

創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力[11]。大多數(shù)教務(wù)管理人員更愿意按部就班的開展工作，可以平穩(wěn)的完成每個(gè)學(xué)期的任務(wù)，他們寧愿無功，但求無過。但是，對于教務(wù)管理信息化與智慧化，這種行為與態(tài)度是不利于創(chuàng)新的，有時(shí)可能成為阻力。所有新的模式或方法均需要教務(wù)管理人員學(xué)習(xí)，如果管理人員一直保守的采用自己熟悉的方式而不愿意跳出舒適圈，那么，信息化與智慧化建設(shè)將成為空談，無人使用的信息化與智慧化產(chǎn)品也必然是浪費(fèi)資源的累贅。

1.3.2 教務(wù)管理工作認(rèn)可低

教務(wù)管理工作創(chuàng)新少的主要原因之一是其社會(huì)認(rèn)可度低。在網(wǎng)上搜索“高校教務(wù)管理工作”，大多數(shù)的評價(jià)內(nèi)容都或明或暗地指出教務(wù)管理工作是沒有前途的。這種社會(huì)方面的負(fù)面言論產(chǎn)生了極其不好的影響，但確實(shí)道出了高校教務(wù)管理工作的實(shí)情，比如：薪資相對較少，獎(jiǎng)勵(lì)匹配不足，晉升渺茫無期。另外，教務(wù)工作具有高度的機(jī)械性，長年累月很少有新意；教務(wù)工作雜亂繁多，稍不留神可能會(huì)出現(xiàn)紕漏；同時(shí)教務(wù)工作也不乏具有一定隨機(jī)性，需要處理隨機(jī)出現(xiàn)的各種瑣碎事物，花費(fèi)大量時(shí)間、精力。這些原因阻礙了大多數(shù)教務(wù)管理人員積極進(jìn)取，磨滅了他們的創(chuàng)新斗志[12]。

1.3.3 教務(wù)管理工作起步難

教務(wù)管理工作創(chuàng)新少的另一原因是新人起步難。教務(wù)管理工作具有一定的專業(yè)性，要做好相關(guān)工作，一是需要有教學(xué)工作基礎(chǔ)，二是要具備教務(wù)管理的基本技能。新入職的員工通常對這兩方面是缺乏的，需要崗前培訓(xùn)。只有管理人員對工作相當(dāng)?shù)氖煜ず?，才有可能發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，從而找到改善工作的方法。但實(shí)際情況是，學(xué)校會(huì)對新入職的教師做非常到位的培訓(xùn)工作，但是對于教務(wù)管理人員卻沒有針對性的培訓(xùn)。社會(huì)層面也有類似的問題，教務(wù)管理培訓(xùn)少之又少，即使有也是針對高層管理的培訓(xùn)，而非基層管理。這就使得教務(wù)管理新人只能從前輩的經(jīng)驗(yàn)和自己的教訓(xùn)中學(xué)習(xí)。管理人員大量的時(shí)間精力被浪費(fèi)在處理基本的事物上，也就無暇考慮教務(wù)管理信息化與智慧化的建設(shè)問題。

1.3.4 教務(wù)管理工作銜接差

教務(wù)管理工作銜接差高校建設(shè)信息化與智慧化管理新模式，通常是從高層發(fā)起，但建設(shè)是需要集全校之力，高層領(lǐng)導(dǎo)、基層管理人員、教師、學(xué)生均需要參與進(jìn)來，才可實(shí)現(xiàn)全面的信息化與智慧化。不然，只從一個(gè)某一用戶的角度思考，只能解決一個(gè)群體的問題，而對其他群體，新模式可有可無，甚至?xí)獾椒磳?。教?wù)管理人員如不進(jìn)取，如不掌握相應(yīng)技能，如不對各個(gè)群體的工作了如指掌，都是無法使整個(gè)教務(wù)管理銜接起來，更不用提建設(shè)出合理的教務(wù)管理新模式。由于教務(wù)管理人員不穩(wěn)定性的存在，更加加劇了上述的問題。教務(wù)管理人員如積極進(jìn)取，找到合理的教務(wù)管理新模式，但如果高層領(lǐng)導(dǎo)或基層教師不配合，那么創(chuàng)新也將成為空談。

2 問題解決的部分建議

2.1 政策扶持

教務(wù)管理信息化與智慧化建設(shè)需要更高層面的重視和相應(yīng)的政策支持，不僅要提高教務(wù)管理人員的待遇，更應(yīng)該明確教務(wù)管理人員的具體任務(wù)，鼓勵(lì)他們在完成基本任務(wù)的前提下創(chuàng)新。比如，針對運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，提出合理化建議并轉(zhuǎn)變成智慧化產(chǎn)品，可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)等。

2.2 部門聯(lián)動(dòng)

高效的部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制可避免項(xiàng)目建設(shè)的重復(fù)，消除工作部署的沖突。聯(lián)動(dòng)機(jī)制的建立不僅要建立上下級之間的聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制，也要建立同級別各部門之間的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

上級部門出臺(tái)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有利于下級各部門統(tǒng)一執(zhí)行，也利于上級部門的掌控與管理。下級部門的積極配合是落實(shí)任務(wù)的必要條件，但上級也要考慮下級的處境，不能增加下級工作量來減輕上級的負(fù)擔(dān)，而要幫助下級完成任務(wù)，力爭達(dá)到共贏。如果暫時(shí)沒有合適的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)級別應(yīng)盡量采用能夠互相兼容的方式。待未來技術(shù)成熟時(shí)，使工作可對接、可擴(kuò)展、可持續(xù)。平級各部門使用相同的標(biāo)準(zhǔn)，共享數(shù)據(jù)，也將避免資源、時(shí)間的浪費(fèi)。

2.3 人員培訓(xùn)

由于高校教務(wù)管理的特殊性，新入職的教務(wù)管理人員最好是與信息技術(shù)、人工智能有關(guān)的專業(yè)。對于已經(jīng)入職的教務(wù)管理人員，各高校需要做好培訓(xùn)工作，一是服務(wù)意識的培訓(xùn)，二是崗位工作的培訓(xùn)，三是信息技術(shù)等技能的培訓(xùn)。尤其是讓有既懂教務(wù)又懂技術(shù)的老師管理人員或教師以實(shí)操的方式對教學(xué)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，彌補(bǔ)培訓(xùn)人員只是泛泛介紹技術(shù)，而不能缺乏結(jié)合與實(shí)際的工作相結(jié)合的培訓(xùn)缺陷進(jìn)行有針對性培訓(xùn)的現(xiàn)象。

2.4 流程簡化

信息化與智慧化的目的是簡化，而簡化是信息化與智慧化的手段。近年來，國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位簡化了辦事流程，大大提高了辦事效率，教務(wù)管理流程簡化可以向其借鑒。人工智能客服也是幫助教師快速解決常規(guī)問題的好方法，教師將得到更迅速地反饋，教務(wù)管理人員也將從瑣碎的事物中解脫出來。此外，教務(wù)系統(tǒng)等工具使用的流程步驟也應(yīng)合理的簡化，讓管理人員更容易上手。當(dāng)然，簡化的過程依賴規(guī)范化，必須在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行。

2.5 社會(huì)支持

教務(wù)管理信息化與智慧化建設(shè)離不開社會(huì)的支持。很多線上教學(xué)平臺(tái)一次次的更新了功能，使線上授課、測試更加順暢。教務(wù)管理系統(tǒng)如能如此迅捷的進(jìn)行迭代，那么，教務(wù)信息化與智慧化建設(shè)也將會(huì)突飛猛進(jìn)。

3 結(jié)語

中國正處于教育改革創(chuàng)新的階段，2020 年國務(wù)院印發(fā)了《深化新時(shí)代教育評價(jià)改革總體方案》[13]，“要形成富有時(shí)代特征、彰顯中國特色、體現(xiàn)世界水平的評價(jià)體系”。變革已經(jīng)成為教育的主旋律。為了避免前期投入浪費(fèi)，開發(fā)公司可以將信息化與智慧化工具打造成可以隨意拆卸組裝的模塊，只要更新模塊或重新組合就會(huì)形成更好的產(chǎn)品，甚至讓教務(wù)管理人員自己拼裝，開發(fā)出適合自己學(xué)校的版本。

教務(wù)管理信息化與智慧化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)國際趨勢[14]。雖然信息化、人工智能等技術(shù)在近十年飛速的發(fā)展，但是在教務(wù)管理上我們還不能解決教務(wù)繁雜的問題，仍需繼續(xù)探索各類技術(shù)在教務(wù)管理中的應(yīng)用。目前大部分的教務(wù)管理工作都是依靠半自動(dòng)化，半人力的方式進(jìn)行，有時(shí)因?yàn)楦母?，自?dòng)化部分無法適應(yīng)變化，顯得可有可無，所以信息化與智慧化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。值得警惕的是，教務(wù)管理信息化與智慧化建設(shè)不可為了信息化而信息化，而應(yīng)該建設(shè)可以持續(xù)發(fā)展的信息化與智慧化，只有如此，在未來才可能少浪費(fèi)資源，多積累有用數(shù)據(jù)與經(jīng)驗(yàn)，早日建成真正的智慧校園[15]。只有如此，才能成為習(xí)近平總書記提出的“抓好深化新時(shí)代教育評價(jià)改革總體方案出臺(tái)和落實(shí)落地，構(gòu)建符合中國實(shí)際、具有世界水平的評價(jià)體系”目標(biāo)的強(qiáng)有力后盾。