鄭 卉

（閩江學(xué)院，福建 福州 350108）

0 引言

科研檔案是在科學(xué)研究活動過程中所形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的記錄，是科技成果重要的組成部分，是國家科技創(chuàng)新發(fā)展與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中重要的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源。科研檔案對于科研任務(wù)調(diào)配、科研項(xiàng)目組織、技術(shù)路線選擇等具有參考價(jià)值，在服務(wù)科研、支持科技創(chuàng)新等方面的作用日益突出［1］。

信息化時(shí)代的到來，使得科研檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化已成為科研檔案建設(shè)的重點(diǎn)。高?？蒲袡n案實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的共享共建，是擴(kuò)大科研檔案資源建設(shè)范圍、提高服務(wù)能力的主要方式，可以更好地促進(jìn)高?？蒲袡n案資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展［2］。

本文對數(shù)字資源共享環(huán)境下的高?？蒲袡n案管理模式進(jìn)行探究，提出了加強(qiáng)科研檔案建設(shè)的有效途徑，以促進(jìn)高?？萍紕?chuàng)新發(fā)展。

1 科研檔案管理概述

1.1 科研檔案資源特征

檔案資源的生成速度不斷加快，數(shù)據(jù)海量化成為科研檔案資源的一個(gè)重要特征。環(huán)境、生物、醫(yī)藥等領(lǐng)域的重大科研專項(xiàng)整合資源包含了海量數(shù)據(jù)信息，對該領(lǐng)域的科學(xué)研究具有十分深遠(yuǎn)的影響，同時(shí)也增加了科研檔案管理的難度。

數(shù)據(jù)異構(gòu)程度高是科研檔案資源的第二個(gè)重要特征。一方面，科研檔案中的數(shù)字資源來源廣泛，不同類型的研究活動和不同研究設(shè)備所產(chǎn)生的科研檔案資源具有多樣化的特征，例如文本、圖像、圖形、音頻和視頻，這些數(shù)據(jù)資源以不同的格式存儲，增加了科研檔案資源管理和轉(zhuǎn)存的難度。

設(shè)備依賴性強(qiáng)是科研檔案資源的第三個(gè)重要特征，數(shù)據(jù)密集型科研活動建立在設(shè)備復(fù)雜的數(shù)據(jù)加工處理基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)的生成、處理與分析過程對計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備的依賴性越來越強(qiáng)。部分研究領(lǐng)域的數(shù)據(jù)生成需要依靠專用儀器設(shè)備。

科研檔案資源的數(shù)據(jù)海量化、異構(gòu)程度高以及設(shè)備依賴性強(qiáng)等特征，給科研檔案系統(tǒng)收集、高效管理、安全存儲帶來了新挑戰(zhàn)，對高校創(chuàng)新科研檔案管理模式、工作流程提出了新要求。

1.2 科研檔案管理的模式

1.2.1 文件生成機(jī)構(gòu)保管模式

文件生成機(jī)構(gòu)保管模式，即文件生成機(jī)構(gòu)對電子文件進(jìn)行保管的模式。文件生成機(jī)構(gòu)對所需存檔的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行處理，按照檔案管理機(jī)構(gòu)著錄信息標(biāo)準(zhǔn)實(shí)時(shí)保存數(shù)據(jù)信息并存檔至檔案數(shù)據(jù)庫。

保管期間，文件生成機(jī)構(gòu)具有電子文件采集、識別、存檔、保管及銷毀等權(quán)限，不需要將檔案資源轉(zhuǎn)移到檔案管理機(jī)構(gòu)。采取此類檔案管理模式的高校，須建立系統(tǒng)的檔案管理流程，調(diào)配檔案管理專業(yè)人才，采取科學(xué)的檔案管理辦法，添置齊全的硬件設(shè)施，因此檔案管理費(fèi)用較高、難度較大［3］。

1.2.2 檔案管理機(jī)構(gòu)保管模式

檔案管理機(jī)構(gòu)保管模式，即文件生成機(jī)構(gòu)向檔案管理機(jī)構(gòu)交存待歸檔的電子文件，檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)認(rèn)定、著錄之后，對電子文件進(jìn)行歸檔、歸類、統(tǒng)計(jì)、保存或者銷毀，歸檔后的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫，檔案管理機(jī)構(gòu)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作與維護(hù)，確保數(shù)據(jù)庫安全。

在檔案管理機(jī)構(gòu)保管模式中，檔案管理機(jī)構(gòu)對于電子文件資料擁有最高級別的控制權(quán)。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)須制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度和管理辦法，擬定高校檔案工作的發(fā)展計(jì)劃，承擔(dān)起相應(yīng)的法律責(zé)任，保障檔案信息安全。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)須配備專業(yè)檔案管理人員，保證日常檔案管理工作順利開展。

1.2.3 聯(lián)合管理模式

聯(lián)合管理模式是由檔案管理機(jī)構(gòu)制定統(tǒng)一的檔案管理辦法及有關(guān)規(guī)章制度，文件生成機(jī)構(gòu)嚴(yán)格按照檔案管理機(jī)構(gòu)擬定的管理辦法及有關(guān)工作條例進(jìn)行檔案管理，將電子文件進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫歸檔后，檔案管理機(jī)構(gòu)對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理與維護(hù)。

在聯(lián)合管理模式中，文件生成機(jī)構(gòu)的權(quán)限較高，擁有資源采集、鑒定、歸檔及使用的權(quán)限，能夠有效防止數(shù)據(jù)被非法篡改。該模式要求檔案管理機(jī)構(gòu)與文件生成機(jī)構(gòu)聯(lián)合承擔(dān)全校檔案資源的管理工作，該方案可行性較強(qiáng)，適用于多數(shù)普通高校。

1.3 科研檔案管理存在的問題

首先，部分高?？蒲袡n案管理人員的檔案管理意識滯后，過程管理意識較差，未能認(rèn)識到科研檔案對科研活動的積極影響，科研檔案管理覆蓋范圍有限，高校科研人員不能夠及時(shí)獲取有價(jià)值的信息資源。

其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新速度快，科研檔案信息安全受到極大的威脅，針對數(shù)字資源的黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)漏洞、文件偽造等問題層出不窮，導(dǎo)致科研檔案保密信息泄漏，對檔案管理工作安全構(gòu)成威脅，給高校工作造成負(fù)面影響。

最后，單一的科研檔案管理方法不能滿足當(dāng)前復(fù)雜的科研檔案管理需求，各種檔案資料較為零散，管理工作規(guī)范性不強(qiáng)。

2 數(shù)字資源共享平臺在科研檔案管理中的重要作用

2.1 提升科研檔案管理工作連貫性

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會信息化建設(shè)需求。利用數(shù)字資源共享平臺進(jìn)行科研檔案管理能夠提升科研檔案管理工作的連貫性，減輕員工工作壓力與負(fù)擔(dān)，降低錯誤率，減少人力資源、時(shí)間成本。通過數(shù)字化技術(shù)賦能，優(yōu)化檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高科研檔案管理工作效率。

2.2 提高檔案資源查閱和調(diào)取效率

利用數(shù)字資源共享平臺對科研檔案進(jìn)行管理，有助于科研檔案的查閱和調(diào)取。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的結(jié)合，構(gòu)建一個(gè)基于云計(jì)算技術(shù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)。在數(shù)字化系統(tǒng)管理系統(tǒng)中，科研檔案能夠被高效地進(jìn)行調(diào)取，實(shí)現(xiàn)資源共建共用，保障科學(xué)研究活動的順利進(jìn)行［4］。

2.3 提高檔案管理經(jīng)濟(jì)效益

數(shù)字資源共享平臺可以節(jié)省高校科研檔案管理的投入成本與管理經(jīng)費(fèi)，使用無紙化設(shè)備進(jìn)行檔案管理，縮小檔案保存空間，減少經(jīng)濟(jì)支出。另外，科研成果先通過高效的分類整理后再進(jìn)行歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)同類信息資源的匯總和共享，提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

3 數(shù)字環(huán)境下高?？蒲袡n案管理模式的創(chuàng)新要點(diǎn)

3.1 完善科研檔案管理模式

科研檔案管理是高校科研管理工作中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其管理水平直接影響到學(xué)?？蒲许?xiàng)目管理水平與工作效率。在高?？蒲泄芾聿块T和檔案管理部門的配合下，從宏觀上把握整個(gè)科研檔案資源管理體系，確定各類型科研檔案的地位與作用，明確其歸檔范圍，并建立相應(yīng)管理制度和規(guī)范。

以檔案三級管理模式為例，按照科研檔案內(nèi)容、使用價(jià)值、重要性把科研檔案分為三類。其中，第一類檔案為核心檔案，非公共部門及其他必要性需求不對外共享；第二類檔案是重要檔案，由學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員或檔案資料提供者，將檔案資料進(jìn)行甄別、編輯并重新組合形成可以共享的期刊文獻(xiàn)、項(xiàng)目報(bào)告，對在校師生、合作企業(yè)等社會公共單位公開；第三類檔案為一般檔案，主要指學(xué)校在日常教學(xué)過程中積累起來的具有保存利用價(jià)值的各種文字資料及圖片資料，可以直接向社會公開發(fā)布［5］。

通過建立科研檔案分級管理模式，能夠明確各類型科研檔案的重點(diǎn)，提高科研檔案管理效率，提升科研檔案開放共享率。

3.2 加強(qiáng)信息安全系統(tǒng)建設(shè)

針對檔案管理工作面臨的信息安全風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，科研檔案管理部門應(yīng)樹立信息建設(shè)觀念，強(qiáng)化信息平臺建設(shè)，不斷充實(shí)信息數(shù)據(jù)庫，建立一套完善的信息數(shù)據(jù)集成體系。

目前，我國科研項(xiàng)目數(shù)量日益增多，且科研項(xiàng)目多由不同單位合作完成。因此，需要制定標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范，保障檔案管理工作有序、安全進(jìn)行。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識，嚴(yán)格監(jiān)督檔案傳遞過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，防止泄密。

針對出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全問題，科研管理部門應(yīng)安排信息安全專業(yè)人員維護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不斷強(qiáng)化科研機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)，保障科研檔案的保密性與完整性。

3.3 構(gòu)建數(shù)字化科研檔案服務(wù)平臺

高校科研檔案信息化建設(shè)，可以有效促進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展。通過建立規(guī)范科學(xué)的科研檔案收集管理制度以及健全有效的科研檔案工作整理機(jī)制，能夠?yàn)樘嵘蒲泄芾砉ぷ魉教峁┍Ｕ希?］。高校以檔案數(shù)字化建設(shè)為依托，整合內(nèi)外資源，通過服務(wù)平臺激活本校的科研檔案資源，使之能協(xié)助新的科研項(xiàng)目順利實(shí)施，發(fā)揮科研檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

目前，國內(nèi)多數(shù)高校還未建立完善的科研檔案信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致科研成果無法及時(shí)共享［7］。構(gòu)建高?？蒲袡n案服務(wù)平臺，可以利用校園網(wǎng)作為支撐，節(jié)省學(xué)校服務(wù)成本。根據(jù)檔案的類別和重要性，把可共享的資源整合到校園網(wǎng)中，為高校師生和其他合作單位工作人員提供參考。

借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將科研檔案以電子文檔形式存儲于數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息共享。以新媒體平臺為依托，開展科研檔案服務(wù)，同時(shí)為高?？蒲袡n案服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行推廣宣傳，加快高校與其他科研機(jī)構(gòu)資源流動，有效提升科研檔案服務(wù)水平。

3.4 利用網(wǎng)格技術(shù)開發(fā)科研檔案

由于信息資源分布在各個(gè)網(wǎng)格節(jié)點(diǎn)上，利用網(wǎng)格技術(shù)開發(fā)科研檔案可以實(shí)現(xiàn)科研檔案網(wǎng)格門戶和科研檔案信息資源平臺的無縫整合。

利用網(wǎng)格技術(shù)建立科研檔案信息資源平臺，以存儲在網(wǎng)格中的大型科研數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，利用門戶技術(shù)讓用戶訪問所需要的數(shù)據(jù)資源，提高信息檢索效率。科研檔案信息資源平臺利用網(wǎng)絡(luò)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性，依據(jù)不同的協(xié)議將同質(zhì)和異質(zhì)的數(shù)據(jù)結(jié)合起來。利用網(wǎng)格技術(shù)，用戶可以訪問網(wǎng)格中的所有資源，縮短了盲目搜索查詢時(shí)間，提高搜索檔案信息的獲取效率。

4 結(jié)語

隨著科技進(jìn)步和信息化建設(shè)的推進(jìn)，數(shù)字資源共享已經(jīng)成為未來發(fā)展趨勢，高?？蒲袡n案管理采用數(shù)字資源共享模式順應(yīng)了數(shù)字化時(shí)代的需要。在數(shù)字資源共享環(huán)境中，科研檔案資源的開發(fā)應(yīng)堅(jiān)持面向高校教師科研需求，強(qiáng)化科研檔案管理的數(shù)字資源共享作用，提高科研檔案管理的工作效率，進(jìn)一步推動高校教學(xué)和科研發(fā)展。