楊 婷

(內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué) 金融學(xué)院,內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步讓人們的觀念隨之轉(zhuǎn)變,數(shù)字智能促進(jìn)了教育體系與信息管理相融合,使高校的各項(xiàng)管理水平不斷提升,檔案管理作為高校的基礎(chǔ)性工作,為學(xué)校開展教育教學(xué)、科研評(píng)估、學(xué)生活動(dòng)等提供重要信息和服務(wù)保障,同時(shí)也備受社會(huì)各界的關(guān)注。為此,加強(qiáng)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)與現(xiàn)代化管理是眾多舉措的重中之重,如何改進(jìn)高校檔案管理中遇到的問(wèn)題和不足,值得廣大檔案管理人員去思考和探究。

一、高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的意義

(一)高校檔案數(shù)字化管理是內(nèi)涵式發(fā)展的需要

為了適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的戰(zhàn)略要求,高校要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案向電子檔案的快速轉(zhuǎn)變,將先進(jìn)技術(shù)理念與實(shí)際管理工作相融合,促使高校檔案數(shù)字化管理建設(shè)開拓新思想打開新局面,推進(jìn)高校在檔案管理信息化發(fā)展的道路上不斷改革與創(chuàng)新。隨著高校專業(yè)領(lǐng)域的擴(kuò)大,檔案種類橫向增加,從而產(chǎn)生了大量的工作,電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得檔案在歸檔環(huán)節(jié)中更高效和便捷,其優(yōu)勢(shì)是存儲(chǔ)量大、永久保管、資源共享。高校通過(guò)數(shù)字化計(jì)算平臺(tái)可以降低教育信息化成本、軟硬件更新成本及維護(hù)管理成本等,以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

(二)高校檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的需要

高校檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工程,從教育的角度看,數(shù)字化管理可以為教學(xué)一線工作者提供數(shù)據(jù)支撐、學(xué)術(shù)研究等便利條件,可以幫助檔案管理者積累相關(guān)理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),還可以滿足教師對(duì)教學(xué)、科研、評(píng)估等資料的使用需求,同時(shí)也為學(xué)生學(xué)習(xí)、就業(yè)、實(shí)踐等提供幫助。高校在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中,需要依托于科學(xué)技術(shù)的持續(xù)突破和進(jìn)步來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理,將人工智能、區(qū)塊鏈、云共享等高科技運(yùn)用到檔案管理工作中,通過(guò)系統(tǒng)識(shí)別、檢索功能提高檔案利用率,更好的引領(lǐng)學(xué)校教育科學(xué)發(fā)展,為檔案事業(yè)的壯大做支撐。

(三)高校檔案數(shù)字化管理是社會(huì)公眾的需要

檔案是學(xué)校教育文化的傳承,也是社會(huì)乃至國(guó)家的重要財(cái)富,所以要利用好高科技智能技術(shù)將檔案資料永久保存。高校運(yùn)用數(shù)字化管理不僅可以將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成互聯(lián)網(wǎng)連接,實(shí)現(xiàn)資源整合優(yōu)化,還能為社會(huì)檔案界及公眾機(jī)構(gòu)提供相關(guān)服務(wù),起到檔案資源最大化利用和數(shù)字信息共享的作用,從而更好地發(fā)揮其文化價(jià)值和社會(huì)效益。

二、高校檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

(一)高校檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

1.高校的重視程度不夠。[1]檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入較多的人力、物力和精力,在高質(zhì)量、高效益、高回報(bào)的社會(huì)背景下,我們不能忽視對(duì)檔案重要性及特殊性的認(rèn)識(shí),滯后的思想理念制約了高校的發(fā)展,同時(shí)也阻礙檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。雖然近些年來(lái)國(guó)家檔案局及教育部都加大對(duì)高校的監(jiān)管力度,但仍未引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視,工作中缺乏執(zhí)行力和約束力,沒(méi)有清晰、明確的目標(biāo),不利于高校檔案管理改革。

2.思想觀念和服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。高校檔案管理人員固化思維嚴(yán)重,不注重?cái)?shù)字素養(yǎng)的提升,對(duì)掌握專業(yè)知識(shí)和技術(shù)運(yùn)用缺乏緊迫感、責(zé)任感和創(chuàng)新創(chuàng)作精神,制約了高校檔案數(shù)字化發(fā)展。另外,高校二級(jí)學(xué)院的教務(wù)管理人員是檔案工作最繁重的職位,需面對(duì)學(xué)校各職能部門的多重管理,工作量大任務(wù)重、細(xì)節(jié)瑣碎又復(fù)雜,如果沒(méi)有數(shù)字智能和云計(jì)算平臺(tái)的助力,會(huì)導(dǎo)致工作壓力大、時(shí)效性差,從而制約高校檔案數(shù)字化發(fā)展。

3.檔案數(shù)字化管理方式落后。第一,高校檔案管理人員技能水平偏低,在計(jì)算機(jī)處理、數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)、系統(tǒng)軟件使用等方面的操作能力不強(qiáng)。第二,高校檔案管理存在著存儲(chǔ)形式單一、種類分類不細(xì)、歸檔材料分散等問(wèn)題,缺乏兼容統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng);第三,高校檔案管理模式守舊,未能充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云服務(wù)等技術(shù),對(duì)學(xué)校各類檔案進(jìn)行二次開發(fā)利用和資源共享[2]。

(二)高校檔案管理人才隊(duì)伍不健全

1.檔案技術(shù)型人才匱乏。隨著信息技術(shù)在教育領(lǐng)域的普及與應(yīng)用,數(shù)字化管理已經(jīng)深入于學(xué)校各個(gè)角落,而高校在人才隊(duì)伍的建設(shè)上稍顯滯后,呈現(xiàn)出人才比例失衡、人員結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)知識(shí)不全面、數(shù)字化意識(shí)不強(qiáng)、技術(shù)運(yùn)用能力差、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)不突出等問(wèn)題。由于缺乏高知科技型人才,導(dǎo)致檔案管理者對(duì)系統(tǒng)設(shè)置、應(yīng)用程序、軟件升級(jí)等操作不暢,達(dá)不到崗位工作的多元化需求,是制約數(shù)字化管理水平的根本原因。

2.檔案業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)機(jī)制不完善。高校檔案工作的重心在二級(jí)單位,檔案管理者需面對(duì)不同職能部門的各項(xiàng)工作,加之學(xué)校在教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的學(xué)生學(xué)籍檔案、教學(xué)科研工作量、教育評(píng)估考核等資料日益增多,而崗位職數(shù)少,一人身兼數(shù)職,導(dǎo)致出現(xiàn)重疊、沖突等不良現(xiàn)象。高校缺乏科學(xué)合理的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)機(jī)制和職稱評(píng)定辦法,缺乏激勵(lì)的獎(jiǎng)勵(lì)政策,評(píng)優(yōu)評(píng)選機(jī)會(huì)少,上升空間受局限,都使得高校檔案管理者的工作積極性日漸減退,無(wú)法吸納技術(shù)精尖人才。

3.檔案關(guān)鍵技術(shù)實(shí)踐與培訓(xùn)受限。高校缺乏為檔案管理人員提供進(jìn)修深造、科研探究的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),由于經(jīng)費(fèi)不足與工作限制等原因,檔案管理者僅能參加學(xué)校繼續(xù)教育與區(qū)內(nèi)檔案培訓(xùn),缺乏系統(tǒng)化、專業(yè)化的信息指導(dǎo)和線下大數(shù)據(jù)智能技術(shù)的實(shí)踐,使檔案數(shù)字化管理模式跟不上當(dāng)今內(nèi)涵式發(fā)展的節(jié)奏,降低了高校檔案管理人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)與技術(shù)水平。

(三)高校檔案服務(wù)模式有待加強(qiáng)

1.數(shù)字化檔案安全保障機(jī)制不健全。數(shù)字化管理為工作帶來(lái)便捷的同時(shí)也存有潛在風(fēng)險(xiǎn),數(shù)據(jù)資料的安全保障不到位,使檔案有被竊取、丟失的可能性。設(shè)備故障、系統(tǒng)缺陷、病毒入侵、操作失誤等問(wèn)題使檔案管理平臺(tái)面臨著巨大的安全隱患,一旦文件信息被泄露或遺失,將會(huì)給高校帶來(lái)難以估量的損失。雖然我國(guó)教育部已經(jīng)加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的立法制度,但部分高校未引起足夠重視,部分人員并未嚴(yán)格按照系統(tǒng)軟件規(guī)程操作,缺乏身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、使用權(quán)限、傳輸端口及網(wǎng)絡(luò)鏈接等設(shè)置,導(dǎo)致信息泄露、遺失情況時(shí)有發(fā)生。

2.數(shù)字化檔案管理制度與歸檔流程不夠規(guī)范。雖然高校已經(jīng)成立檔案館或檔案室,但在實(shí)際工作中,仍然依靠學(xué)校教輔職能部門、二級(jí)學(xué)院、系、部等單位收集保管,使檔案資料存儲(chǔ)較分散、不完整,十分不利于檔案的集中管理。另外,檔案資源建設(shè)是數(shù)字化管理的核心任務(wù),高校缺少科學(xué)合理的規(guī)劃目標(biāo)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),使學(xué)校職能部門與二級(jí)單位溝通協(xié)調(diào)不順暢,經(jīng)常出現(xiàn)工作沖突、重疊、遺漏的情況。由于歸檔方法不智能、處理方式不自動(dòng)化,造成有價(jià)值的檔案資源未被有效利用,從而影響檔案館藏的質(zhì)量。

3.數(shù)字化服務(wù)創(chuàng)新模式不夠完善。在“館際合作、信息共享”的常態(tài)化下,高校檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上,影響高校檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展。目前,新型載體與信息資源越來(lái)越多,使用者對(duì)檔案內(nèi)容的需求量隨之增加,而高校在系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化一體式管理平臺(tái)的建設(shè)方面較為遲緩,導(dǎo)致檔案數(shù)字化開發(fā)功能受阻、導(dǎo)航終端設(shè)備缺失、網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)鏈接不暢、信息資源查詢受限,服務(wù)利用率下降等問(wèn)題,難以滿足高校師生乃至社會(huì)公眾對(duì)檔案的需求。

三、高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略

(一)強(qiáng)化高校檔案數(shù)字化理念

1.提高對(duì)檔案管理的重視度。高校應(yīng)高度重視檔案管理工作,嚴(yán)格落實(shí)上級(jí)檔案館的部署,切實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè),要牢固樹立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí),找準(zhǔn)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展中的定位,主動(dòng)融入學(xué)?！笆奈濉币?guī)劃,以多種方式和途徑對(duì)數(shù)字檔案相關(guān)知識(shí)進(jìn)行宣傳、教育和引導(dǎo),促進(jìn)高校檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理[3]。檔案管理人員要充分利用現(xiàn)有資源和條件服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研、評(píng)估等工作,為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展打開良好局面。

2.增強(qiáng)檔案管理人員理念和意識(shí)。高校要提升檔案管理人員的觀念意識(shí),在堅(jiān)持優(yōu)良傳統(tǒng)管理方式的同時(shí)結(jié)合現(xiàn)代思想理念,將數(shù)字信息技術(shù)與檔案人才培養(yǎng)方案契合,提高其業(yè)務(wù)能力并做好檔案管理工作。高校應(yīng)充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)工作的熱情,通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流、知識(shí)講座、競(jìng)賽演講等方式豐富管理人員的檔案知識(shí)面,展現(xiàn)智能系統(tǒng)的操作應(yīng)用。同時(shí)開展先進(jìn)性典型教育,倡導(dǎo)積極向上的事業(yè)觀,使檔案管理者全身心的投入并熱愛工作,高效的推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

3.加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步。高校作為有著重要知識(shí)寶庫(kù)的檔案管理機(jī)構(gòu),要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,充分利用人工智能、大數(shù)據(jù)、云端等新型網(wǎng)絡(luò)模式,使檔案管理工作與先進(jìn)技術(shù)完美融合,建設(shè)一體化綜合檔案管理體系。檔案數(shù)字化管理可以利用云存儲(chǔ)功能集合相關(guān)資源并按需配置,根據(jù)地區(qū)和來(lái)源分類納入統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)中,再利用數(shù)字平臺(tái)檢索、查詢、利用等,提高工作效率;通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)、云服務(wù)等構(gòu)建交流平臺(tái)以提供個(gè)性化服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)資源的共享和應(yīng)用。

(二)培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案管理人才隊(duì)伍

1.打造高素質(zhì)、精技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要建立在專業(yè)的人才隊(duì)伍基礎(chǔ)上,這是保證工作質(zhì)量與工作效率的關(guān)鍵和根本。首先,高校要提高對(duì)新進(jìn)檔案管理人員的專業(yè)和學(xué)歷要求,著力選配有檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)、數(shù)字技術(shù)等相關(guān)知識(shí)背景,且具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力與管理經(jīng)驗(yàn)的人才,以提升高校檔案管理隊(duì)伍的綜合水平。其次,高校還應(yīng)積極引進(jìn)跨專業(yè)復(fù)合型人才,在掌握專業(yè)知識(shí)和技術(shù)操作的同時(shí),兼?zhèn)浠ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、數(shù)字化等新型智慧思維,使檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)更精進(jìn)更優(yōu)質(zhì)[4]。

2.建立科學(xué)合理的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)優(yōu)機(jī)制。高校應(yīng)制定全面、周詳?shù)臋n案管理優(yōu)秀獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,擴(kuò)大評(píng)優(yōu)范圍,豐富評(píng)比項(xiàng)目以充實(shí)業(yè)務(wù)工作,通過(guò)與學(xué)習(xí)目標(biāo)相匹配的方法準(zhǔn)確評(píng)價(jià)管理者的數(shù)字素養(yǎng),不斷促進(jìn)和激發(fā)檔案管理人員的潛在能力。高校還應(yīng)規(guī)范職稱晉升條件,結(jié)合實(shí)際將檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度、完成質(zhì)量、工作成效等納入考查范圍,建立科學(xué)、公平的考核辦法,并做到數(shù)字化管理體系制度化、合理化,從體制上建設(shè)好檔案管理人才隊(duì)伍,提高高校檔案數(shù)字化管理水平。

3.加強(qiáng)檔案人員職業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)。高校檔案管理人員的職業(yè)技能是影響工作成效的主要因素,檔案管理的專業(yè)性和特殊性,決定從事檔案工作者必須具備的資格條件,也關(guān)乎高校未來(lái)檔案事業(yè)的整體發(fā)展。為此,高校要加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的提升與培養(yǎng),通過(guò)培訓(xùn)、教研相結(jié)合的方式推動(dòng)管理者學(xué)用結(jié)合,知行合一;廣泛開展數(shù)字系統(tǒng)、智能場(chǎng)景、網(wǎng)絡(luò)鏈接等高科技術(shù)培訓(xùn),并選送人才去區(qū)外知名高校學(xué)習(xí)交流,掌握最新前沿動(dòng)態(tài),開闊知識(shí)領(lǐng)域視野,創(chuàng)新先進(jìn)科學(xué)技術(shù),全面提升檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)能力。

(三)優(yōu)化高校檔案數(shù)字化管理模式

1.建立檔案保密機(jī)制,提高安全監(jiān)管效能。高校應(yīng)高度重視數(shù)字檔案管理制度與信息安全防護(hù)措施的建立,嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定,增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí),做好安全防范工作。高校在使用智能軟件和系統(tǒng)平臺(tái)時(shí),應(yīng)充分利用數(shù)字密鑰、訪問(wèn)權(quán)限、數(shù)字水印、內(nèi)外網(wǎng)隔離等技術(shù)處理,以防止惡意病毒攻擊致使檔案數(shù)據(jù)的損失。另外,高校需建立風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)定體系,安排領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行全方位、多角度領(lǐng)域抽查,對(duì)不規(guī)范的行為及時(shí)制止和糾正,創(chuàng)造良好的環(huán)境氛圍,提高檔案資源安全監(jiān)管效能。

2.制定合理歸檔流程,建立統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)C(jī)制。要深入各部門了解檔案實(shí)際情況,掌握歸檔要求、規(guī)律及變化,通力合作,協(xié)同支持,還應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)電子檔案資料的歸檔與接收,將卷內(nèi)文件目錄、數(shù)字化檔案、電子文件等導(dǎo)入檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù),并實(shí)施統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作流程,高效率的完成檔案歸檔工作[5]。高校要不斷優(yōu)化管理方式,盡快將新型理念與數(shù)字技術(shù)相結(jié)合,推行以智能系統(tǒng)為主,線下收集為輔的管理模式,在原有開放性、服務(wù)性、便捷性特點(diǎn)的基礎(chǔ)上,以開啟檔案高效利用的重要性為前提,加強(qiáng)檔案信息收集、資源查詢與自動(dòng)檢索等功能,推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

3.注重檔案開發(fā)利用功能,實(shí)現(xiàn)資源互通共享。作為引領(lǐng)社會(huì)科技文化發(fā)展的高校,其檔案管理工作更應(yīng)該在數(shù)字化建設(shè)中走在前列,不斷向全方位和多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變,為提高社會(huì)公眾認(rèn)識(shí)和學(xué)校決策服務(wù)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。高校檔案管理可以從物聯(lián)網(wǎng)、人工智能(AI)、區(qū)塊鏈、自動(dòng)識(shí)別、可視化、虛擬場(chǎng)景等數(shù)字技術(shù)方面入手,選擇合適的技術(shù)提升教學(xué)運(yùn)行工作的效率和靈活性。通過(guò)內(nèi)涵式發(fā)展對(duì)檔案資源采用高新技術(shù)能提升高校數(shù)字化建設(shè),運(yùn)用數(shù)字資源整合方法可提高工作效率,控制時(shí)間成本,簡(jiǎn)化繁瑣操作,從而發(fā)揮最大價(jià)值。[6]。

四、結(jié)術(shù)語(yǔ)

檔案反映了國(guó)家和民族的文明建設(shè),是社會(huì)賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ),各行各業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮信息載體功能,以延續(xù)檔案文化的傳承。檔案作為主要資源,客觀反映和記錄著學(xué)校改革和進(jìn)步的全過(guò)程,是衡量學(xué)校管理層次和教育質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn),新時(shí)代背景下,高校應(yīng)該順應(yīng)內(nèi)涵式發(fā)展的需要,抓住教育體系改革與數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)型的契機(jī),推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量、高水平發(fā)揮,最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。