侯俊麗

關(guān)鍵詞： 行政事業(yè)單位 人力資源檔案 人力資源管理 優(yōu)化管理

近年來，國內(nèi)經(jīng)濟體制改革進程逐漸深入，給行政事業(yè)單位運營模式帶來質(zhì)的改變，再加上事業(yè)單位間良性競爭數(shù)量和管理理論知識大幅度增加，人才逐漸成長為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素，尤其是高質(zhì)量復(fù)合型人才給企業(yè)健康發(fā)展提供源源不斷的動力。而企業(yè)管理者要如何真正了解事業(yè)單位內(nèi)部人才資源實際情況是目前事業(yè)單位急需解決的問題，只有全面掌握事業(yè)單位內(nèi)部人才資源情況，才能起到合理利用人才資源的作用，提高事業(yè)單位經(jīng)濟效益。因此，人力資源檔案管理應(yīng)運而生，其自身具有較高的利用價值，能服務(wù)于各個基層單位，也是事業(yè)單位選擇上崗人員的重要依據(jù)，能給領(lǐng)導人員提供最全面的數(shù)據(jù)。因此，人力資源檔案在管理過程中，要注重遵循以人為本的原則，結(jié)合行政單位的實際情況制定檔案管理規(guī)則，有效提高檔案管理的效率。但從目前檔案管理實際情況來看，檔案管理工作過于注重流程要求，來控制人力資源檔案，但無法提升檔案管理工作質(zhì)量，甚至給工作效率造成嚴重影響[1]。

1 人力資源檔案管理的內(nèi)涵和原則

1. 1 人力資源檔案概述

目前，我國學術(shù)界對人力資源檔案研究內(nèi)容較少，主要分為兩種不同觀點：第一，站在管理角度來考慮問題，學者認為將人力資源管理思想和人力資源檔案管理相結(jié)合，來優(yōu)化整個檔案管理理論和方式，所以人力資源檔案和人力資源檔案在本質(zhì)上看基本相同；第二，站在本體角度考慮，注重分析人力資源檔案功能性改變，是企業(yè)組織機構(gòu)和其他部門進行人力資源管理中逐漸形成，用來記錄員工各方面情況，如道德、技能、員工狀態(tài)等信息，通常是將個體作為單位來利用歷史數(shù)據(jù)。人力資源概念最早出現(xiàn)在企業(yè)中，其憑借自身特殊性受到各行業(yè)高度重視，被逐漸普及到各行業(yè)中，已取得不錯的成績，隨后被應(yīng)用到事業(yè)單位和政府工作部門，政府部門針對人力資源管理構(gòu)建專業(yè)機構(gòu)，有利于提升人力資源管理效率，從而提升事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)質(zhì)量。

1. 2 人力資源檔案管理應(yīng)遵循的原則

1.2.1 分級負責原則

人力資源檔案管理不是隨意設(shè)定，而是根據(jù)行業(yè)標準進行規(guī)定，為此人力資源檔案管理要按照安全保密原則，為人力資源檔案日常運行提供有力依據(jù)。而分級負責原則是人力資源檔案管理最常見的原則，主要是由對應(yīng)級別的工作機構(gòu)來負責，避免在收集管理過程當中出現(xiàn)越級管理的問題。當然在這個分級負責原則內(nèi)，上級對下級依舊是存在監(jiān)督權(quán)，來確保檔案管理的合理性，從而推動人力資源檔案朝預(yù)期方向發(fā)展。而集中管理原則是以分級負責原則為基礎(chǔ)，必須要嚴格遵循分級負責制度，規(guī)范管理不同層級、不同部門的人員，且要合理利用分類方式管理不用檔案，進而有效區(qū)分人力資源檔案身份類型，提高集中管理的工作效率和質(zhì)量[2]。

1.2.2 真實規(guī)范原則

真實規(guī)范原則是人力資源檔案管理中的重要原則。在人力資源檔案管理工作開展過程當中，必須要保證檔案真實性，無論何種類型的人力資源檔案都要嚴格按照行業(yè)標準進行，禁止在檔案內(nèi)容方面出現(xiàn)虛假行為，如學歷、年齡等信息禁止出現(xiàn)虛假現(xiàn)象。同時，規(guī)范性也是人力資源檔案管理的核心，如保存、收集、利用等流程，都要根據(jù)我國標準來確定，不許任何團隊、個人開展違規(guī)檔案管理操作，避免給人力資源檔案管理權(quán)威性帶來嚴重影響。另外，在人力資源檔案管理時，安全原則同樣至關(guān)重要，其直接關(guān)系到檔案信息安全性，避免其由于人為因素影響給檔案內(nèi)容造成嚴重損壞，如泄露、丟失等問題，并在管理中要杜絕自然因素給檔案管理帶來的影響，如漏電、火災(zāi)等外在因素。保密原則對所有類型的檔案管理都具有至關(guān)重要的作用，由于人力資源檔案管理通常涉及的范圍較廣，甚至關(guān)系到基層單位人員的選拔和培訓，是確保我國治理的重要依據(jù)，在不經(jīng)過相關(guān)人員的允許下禁止隨意泄漏，要在絕對保密下進行管理。此外，要確保利用原則和保密原則兩者之間不會造成較大的重復(fù)性和沖突性，人力資源檔案雖然是確保發(fā)揮其利用價值，但如果要以泄露檔案內(nèi)容為前提，這屬于違法行為，要給予嚴厲打擊和禁止。

2 行政單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

2. 1 管理機制滯后性

行政單位人力資源檔案管理模式是通過社會企業(yè)檔案管理經(jīng)驗中不斷摸索形成，且考慮到行政單位和社會企業(yè)性質(zhì)不同，行政單位在選擇人力資源檔案管理模式時要結(jié)合自身實際情況，不能完全照搬企業(yè)檔案管理機制。但從目前行政事業(yè)單位人力資源檔案管理情況來看，其存在嚴重的滯后性，管理人員根本無法將最新的管理機制和管理理論融入行政單位檔案管理中，經(jīng)過專業(yè)人員統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，管理機制滯后性主要體現(xiàn)在兩個方面。（1）檔案管理觀念落后，操作流程不規(guī)范，行政單位檔案管理人員和領(lǐng)導對檔案管理認知程度過于表面，并未真正意識到檔案管理工作的重要性，只是將檔案管理工作作為記錄工作人員各方面信息的工具，導致其對于檔案管理的重視程度不足，在實際操作環(huán)節(jié)往往注重能滿足大概要求，無法解決各方面工作內(nèi)容；（2）管理制度優(yōu)化速度較慢，行政單位和企業(yè)相比有一定的差異性，其具有較強的穩(wěn)定性，由于受到政府部門大力支持，其所面對的競爭環(huán)境相對安穩(wěn)，即使在檔案管理中出現(xiàn)錯誤，也不會給行政部門帶來嚴重影響。因此，在選擇檔案管理機制方面，工作人員嚴重缺乏積極性，而領(lǐng)導層創(chuàng)新意識有待提升[3]。

2. 2 檔案管理人力資源開發(fā)使用不合理

在信息化時代背景下，人力資源檔案管理效果未達到預(yù)期標準是目前最常見的行政部門檔案管理問題。首先，招聘環(huán)節(jié)，行政單位招聘檔案管理人員通常有外部招聘和內(nèi)部招聘兩種形式，在內(nèi)部招聘中很容易受到朋友、同事等因素影響；而在內(nèi)部招聘中，一旦應(yīng)聘者和招聘者存在直接關(guān)系，很容易出現(xiàn)破格錄取的情況，如果應(yīng)聘者和招聘者日常關(guān)系惡劣，招聘者很可能提出一些過于苛刻的條件，阻止應(yīng)聘者到檔案管理部門進行工作，一旦出現(xiàn)類似情況很容易導致有能力者無法到檔案管理部門工作，而加入者根本無法勝任該工作。同時，在外部招聘階段，行政單位仍然采用傳統(tǒng)的招聘方式，主要以筆試成績?yōu)橹黧w，考試結(jié)果高低和應(yīng)聘者成功率有直接聯(lián)系，這種傳統(tǒng)面試方式雖然能應(yīng)聘到擁有豐富專業(yè)知識的人才，但該種面試方式具有各種問題，考試成績和工作能力間并非完全成正比，所以無法確保行政單位所聘請人才的質(zhì)量。其次，培訓環(huán)節(jié)，行政單位在培訓面試成功人員方面，往往是利用一對一輔導方式，讓一名老員工帶一名新員工，老員工雖然擁有豐富的工作經(jīng)驗，但不是所有老員工專業(yè)水平能達到行業(yè)標準，再加上一些老員工雖然擁有較強的工作能力，但由于其教學能力較差，在培訓新人專業(yè)知識方面很難達到預(yù)期效果。

2. 3 人力資源檔案人員安全意識有待提升

由于在行政單位人力資源檔案往往涉及了大量個人隱私信息，為此對檔案管理保密性提出更高要求，尤其對于非共享內(nèi)容而言，更需要使用封閉式管理方式，這會給行政單位人力資源檔案信息化工作進程帶來嚴重影響。要想確保人力資源檔案運行效果，要從不同方面來分析行政單位員工人力資源檔案信息化進程，進一步了解工作人員基本信息，如日常工作情況、工作能力、專業(yè)知識掌握程度等，但由于行政單位人力資源檔案存在很多方面的問題，導致很多核心信息無法及時查看，給行政單位人力資源檔案信息化建設(shè)工作帶來不同程度的影響。雖然行政單位人力資源檔案信息化能給檔案管理人員提供最便捷的服務(wù)，甚至提高行政單位人力資源檔案管理效率，但由于人力資源檔案具有較強的安全性和保密性，給行政單位人力資源檔案管理信息化提出更高要求。因此，如何合理處理兩者之間的關(guān)系，是目前亟需解決的問題，尤其在信息化時代背景下，行政單位辦公檔案需要安全性和穩(wěn)定性等問題，而檔案管理人員在工作中沒有強烈的安全意識，沒有按照行政單位規(guī)定的流程進行檔案管理工作，比如：在工作中沒有按照相關(guān)要求對檔案進行備份，只是根據(jù)自身的經(jīng)驗進行操作，導致在檔案管理中容易出現(xiàn)問題，從而給行政單位帶來巨大的經(jīng)濟損失[4]。

3 行政單位人力資源檔案管理優(yōu)化措施

3. 1 優(yōu)化管理機制

優(yōu)化管理機制是提升行政單位人力資源檔案管理效率的重要措施，只有具備最科學的管理制度，才能給檔案管理工作提供源源不斷的能量。而要確保檔案管理制度能滿足行政單位發(fā)展要求，要進一步加強行政單位和社會企業(yè)的合作深度，社會企業(yè)經(jīng)歷過無數(shù)次更新，擁有豐富的管理經(jīng)驗，行政單位管理層可指派檔案管理人員到成功企業(yè)進行學習，借鑒其最先進的檔案管理模式。但值得注意的是，行政單位在制定檔案管理制度時要結(jié)合自身實際情況進行，例如：企業(yè)最常見的“996 模式”，行政單位可將其作為主要研究對象，在對其進行全方面研究后，將其應(yīng)用到日常工作中，如周末雙休是法定節(jié)假日，而6 天工作制度中一定會涉及到加班問題，所以要結(jié)合行政部門實際情況來制定全新的管理模式，讓其能有效優(yōu)化檔案管理效率和質(zhì)量。同時，要利用動態(tài)管理的方式來進行行政單位人力資源檔案管理工作，將信息技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，構(gòu)建檔案管理信息化平臺，確保其能滿足多樣化功能需求，如編目、分類、檢索、分析等功能，從而提高行政單位人力資源檔案效率。要加強行政單位人力資源檔案信息化平臺的信息更新速度，由于行政單位人力資源檔案信息一直處于不斷更新的狀態(tài)，隨時會出現(xiàn)獎勵處罰、職務(wù)調(diào)整、職稱評定、工資調(diào)整等信息資源，為此檔案管理人員應(yīng)及時補充這些信息，確保數(shù)據(jù)入庫的準確性和完整性，對各檔案室的資料進行分類管理，采用編碼的方式對檔案進行存檔，檔案管理人員取檔案時，只需要掃描檔案編碼就能完成取檔，增加存取檔的效率性，降低取檔時間和檔案管理負擔[5]。

3. 2 科學開發(fā)檔案管理人力資源

科學開發(fā)檔案管理人員資源同樣要從人才培養(yǎng)和人才招聘兩個方面進行。首先，在人才招聘方面，行政單位要淘汰傳統(tǒng)招聘方式，限制面試官的權(quán)力，例如：規(guī)定內(nèi)部招聘分兩期進行，且確保在面試中有3 名面試官共同出席，在決定應(yīng)聘者去留方面，要經(jīng)過3 名面試官共同商討后決定，嚴格遵循少數(shù)服從多數(shù)原則，從而確保內(nèi)部招聘環(huán)節(jié)的公平性和公正性。同時，在每次內(nèi)部面試結(jié)束后，面試官要總結(jié)所有面試情況書寫面試報告，在報告中明確指出應(yīng)聘者錄取原因和淘汰原因，通過上述操作能提升行政單位檔案管理人才招聘的合理性；而在外部招聘環(huán)節(jié)，行政單位可選擇直接聘請擁有豐富經(jīng)驗的檔案管理工作人員，能給行政單位帶來大量新鮮血液的同時，提升檔案管理人員整體職業(yè)素養(yǎng)。其次，培訓方面，要在行政單位內(nèi)部定期進行各種人力資源檔案信息化管理培訓工作，通過大量討論會的方式來增加行政單位領(lǐng)導者對人力資源檔案信息管理的認知，并且要引導行政單位人力資源檔案管理人員參與到人力資源檔案信息化管理中，從而豐富檔案管理人員的信息化管理水平。在正常情況下，行政單位人力資源檔案信息化建設(shè)最終目的是及時更新人力資源檔案信息，不然會給人力資源檔案信息管理利用率帶來嚴重影響，為進一步發(fā)揮行政單位人力資源檔案信息資源的作用，要確保人力資源檔案數(shù)據(jù)的有效性，充分調(diào)動人力資源檔案管理人員工作積極性，及時補充行政單位人力資源檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)資源。

3. 3 加強檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)

在信息化時代背景下，行政單位要結(jié)合實際情況制定健全的檔案管理模式，這在給檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)提出更高要求的同時，對檔案管理人員思維提出要求。但由于檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理模式觀念限制，行政單位在制定檔案管理制度過程中注重研究行政單位經(jīng)濟發(fā)展，對統(tǒng)籌業(yè)務(wù)和基礎(chǔ)建設(shè)了解程度角度，導致檔案管理工作作用流于表面，沒有發(fā)揮其真正的作用。因此，管理人員隊伍素質(zhì)高低和行政單位人力資源檔案管理工作質(zhì)量有直接關(guān)系，行政單位人事部門要提升對其的重視程度，選擇一些技術(shù)水平較高、有責任心的工作人員作為組長，整個隊伍內(nèi)部采用責任制，讓他們主動進行相互監(jiān)督，從而提高監(jiān)督效率。同時，將責任制度具體到每個員工的工作內(nèi)容，如檔案分類、校對、錄入等工作內(nèi)容，結(jié)合實際情況制定每日工作量，并構(gòu)建獎罰制度，充分調(diào)動工作人員的積極性，加強工作人員的責任感，從而達到事半功倍的效果[6]。

3. 4 提升人力資源檔案利用效率

人力資源檔案管理主要目的是提升人力資源檔案利用率，其利用率高低和行政單位人力資源檔案管理水平成正比。但從目前行政單位人力資源檔案管理利用方面來看，很多單位都停留在無利用狀態(tài)，檔案管理者和員工認知程度嚴重不足，給人力資源檔案利用率帶來嚴重影響，想要幫助行政單位改變該種狀態(tài)。首先，在不違反人力資源管理制度情況下，要進一步拓寬人力資源檔案應(yīng)用范圍，嚴格遵循公正、公平、公開原則，只要不歸屬于保密范圍內(nèi)的信息，單位員工應(yīng)具有一定的知情權(quán)，從而維護自身利益不受到影響，來提升人員資源檔案管理的價值。其次，要引導工作人員真正意識到人力資源檔案的重要性，從根本上解決人力資源檔案管理中存在的問題，而想要讓其達到預(yù)期效果，就必須要經(jīng)過行政單位管理層和檔案管理工作人員共同努力，提高人力資源檔案管理作用的宣傳力度，讓員工對人力資源檔案管理有更進一步認知[7]。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化時代背景下，給各行業(yè)帶來翻天覆地變化的同時，給行業(yè)項目提出不同要求，人力資源檔案管理在行業(yè)發(fā)展中所占位置愈發(fā)重要，合理的人力資源檔案管理制度能提升人才培養(yǎng)效率，加強行政單位整體人才隊伍職業(yè)素養(yǎng)。因此，行政單位管理層要提升對人力資源檔案管理的重視程度，從不同方面來分析影響其利用率的主要因素，針對問題提出有效解決措施，來實現(xiàn)行政單位可持續(xù)發(fā)展需求。