劉冉 張川 程紹華

摘要：隨著信息化時代的發(fā)展和信息技術(shù)的應(yīng)用，工作效率得以提高。為了推動檔案管理工作發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式被更高效的管理方式取代。本文從檔案管理智慧型軟件開發(fā)與利用的作用、開發(fā)利用智慧型軟件的重點、建立智慧型檔案管理平臺、開發(fā)利用措施等方面進(jìn)行全面闡述，旨在深入研究智慧型軟件在檔案管理中的應(yīng)用，推動檔案管理工作更高水平發(fā)展以及事業(yè)單位工作高質(zhì)量開展。

關(guān)鍵詞：智慧型檔案軟件；檔案管理；開發(fā)利用

檔案管理部門承擔(dān)著管理事業(yè)單位數(shù)據(jù)資料的重要任務(wù)，隨著時代的發(fā)展，檔案管理方式開始從紙張管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，傳統(tǒng)檔案管理方式以紙質(zhì)管理為主，檔案數(shù)量多且管理復(fù)雜，易出現(xiàn)管理失誤。為了實現(xiàn)檔案管理多元化和長久化，打造智慧型檔案管理顯得很重要。智慧型檔案管理不僅有助于提高檔案管理效率，能夠開發(fā)不同的檔案管理功能，使檔案管理保存更長遠(yuǎn)，還能實現(xiàn)傳承以及服務(wù)社會等相關(guān)功能。

一、檔案管理中開發(fā)與利用智慧型檔案軟件的作用

檔案管理中管理信息記錄非常重要，在單位內(nèi)發(fā)揮著憑證作用。在大多數(shù)的事業(yè)單位中，檔案管理是為單位提供檔案信息支持的重要部門，是單位工作的得力助手，負(fù)責(zé)保存大數(shù)量的檔案，工作任務(wù)重，管理內(nèi)容復(fù)雜，為了提高工作效率，可以開發(fā)智慧型檔案軟件，從而為單位檔案管理提供更好的服務(wù)。

（一）有利于提高檔案管理的便捷性

開發(fā)智慧型檔案軟件需要多種信息技術(shù)綜合運用，主要包括物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)以及信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造有規(guī)律的管理模式，通過智慧型檔案軟件把檔案管理室中不同種類的檔案文件實名制排放。作為檔案管理工作人員，需要掌握該軟件的使用方法，在調(diào)取相關(guān)文件時，只需通過檢索，不但可以節(jié)約時間，還能提高工作人員的效率。

（二）有利于提高檔案信息的安全性

檔案管理保存著重要文件，對單位發(fā)展有著重要作用，部分檔案直接關(guān)系單位工作人員的個人信息，需要加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)。智慧型檔案軟件可以通過密碼保護(hù)檔案，加密保護(hù)所有檔案，事業(yè)單位采用信息技術(shù)管理檔案后，可以恢復(fù)損壞文件，更好地保護(hù)檔案。除此之外，可以在軟件中安裝定位軟件，當(dāng)發(fā)生丟失軟件的情況時，可以通過密碼的相關(guān)設(shè)置，確保外人無法查看，從而提高檔案信息管理的安全性。

（三）有利于推動檔案管理可持續(xù)發(fā)展

無論是在事業(yè)單位還是企業(yè)，都要重視檔案管理在組織內(nèi)部的重要作用。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的各項活動過程、信息資源以及知識資產(chǎn)，因此，檔案資源與其他能源、材料、技術(shù)以及人才擁有相同的地位，檔案的完善保存關(guān)系到相關(guān)技術(shù)研發(fā)活動的正常開展，而開發(fā)智慧檔案管理軟件可以促進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

二、開發(fā)與利用智慧型檔案軟件的重點

（一）依賴計算機(jī)技術(shù)

信息化時代下，計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用范圍很廣，是開發(fā)智慧型檔案管理軟件的重點，也具有容量大、運算快捷的優(yōu)點，需要計算機(jī)技術(shù)推動智慧型檔案管理發(fā)展，從而提高檔案檢索的質(zhì)量與速度。

（二）可以建立專門的數(shù)字檔案室

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理被電子檔案管理取代，人們將傳統(tǒng)固態(tài)紙質(zhì)檔案錄入新的計算機(jī)中，構(gòu)建數(shù)字檔案館，無論是在中小規(guī)模的企業(yè)中或在事業(yè)單位中，均可以利用計算機(jī)建立專門的數(shù)字檔案館。借助新興技術(shù)可以為實體檔案管理開辟新的工作領(lǐng)域。

（三）需要在實體管理的基礎(chǔ)上開發(fā)與利用

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫需要以實體管理為基礎(chǔ)，通過檔案實體信息以及管理信息，收集不同類型的數(shù)據(jù)并根據(jù)特定的數(shù)據(jù)模型組合。檔案數(shù)據(jù)庫具有較多的優(yōu)點，是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，可有效控制數(shù)據(jù)冗余度、管理效率以及數(shù)據(jù)完整度。但是，檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)庫中的各種信息有密切聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫是檔案信息系統(tǒng)的核心組件，是檔案信息化的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。

（四）提高檔案管理工作人員信息技能

電子文件比傳統(tǒng)文件更容易保存，應(yīng)用范圍更加廣泛，電子文件的幾何式遞增以及數(shù)字化技術(shù)的不斷推廣需要及時收集檔案信息，強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用，革新管理手段，也需要檔案管理人員掌握一定的計算機(jī)技能與知識，具備時代發(fā)展所需的相關(guān)技能，還能適應(yīng)新形勢。在管理過程中，管理人員需要將計算機(jī)技術(shù)與當(dāng)前的檔案管理工作內(nèi)容相結(jié)合，積累管理經(jīng)驗，樹立新的服務(wù)理念，并尋找典型案例，結(jié)合工作要求，在變革中求生存，持續(xù)改進(jìn)工作方法，提高檔案管理的工作效率，從內(nèi)部人員的工作意識和工作環(huán)境中積極作出改變，充分發(fā)揮檔案信息作用，積極順應(yīng)時代變革。

三、智慧型檔案軟件在檔案管理開發(fā)與利用中的措施

當(dāng)前，智慧城市發(fā)展快速，城市中的交通管理、生活管理均朝著智慧化方向轉(zhuǎn)變，檔案管理作為城市各事業(yè)單位、企業(yè)的重要組成部分，也要向著智慧化管理方面轉(zhuǎn)變，利用智慧型檔案軟件與當(dāng)前人們常用的手機(jī)智能軟件，提高單位軟件管理的多元化與信息化，促使檔案儲存具備較強(qiáng)的感知能力與處置檔案信息的能力，從而提高檔案管理效率。

（一）多元化管理檔案資源

開發(fā)智慧型檔案軟件要建立在數(shù)字檔案基礎(chǔ)上，利用各種數(shù)字采集終端、有線或無線的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整理檔案，智慧型檔案軟件接通網(wǎng)絡(luò)后即可查詢需要查看的檔案信息，建立在軟件中將檔案管理室中的檔案統(tǒng)一歸納其中，當(dāng)要想查看相關(guān)檔案時，可以通過電腦或手機(jī)客戶端查詢相關(guān)信息，如果需要紙質(zhì)版時，可以及時打印電子版。因此開發(fā)智慧型檔案軟件時，要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案資源多元化歸類。例如，在智慧軟件系統(tǒng)中，采用文書檔案管理與技術(shù)檔案管理均能提高檔案管理的效率。立卷檔案管理進(jìn)行歸檔時，需要建立案卷，檔案文件的存放必須以卷的方式存放，案卷格式與目錄均有相關(guān)的規(guī)定，格式與目錄需要保持一致，文檔中的組卷號需要保持一致。為了有效區(qū)分各個文件，需要采用序號加以區(qū)分，使所有文件按需要排序，當(dāng)檔案工作人員需要文件時可以快速調(diào)檔。在智慧型檔案軟件管理中，可以將收文、發(fā)文以及合同等電子文件信息高效、快速地歸檔，記錄需要登記信息的檔案，快速掃描檔案原文，也可采用人工方式，手動刪除檔案數(shù)據(jù)，對已歸檔的文件與檔案文件自動排序，編號、編目以及相關(guān)檔案入庫均能通過智慧型檔案軟件進(jìn)行。部分文件需要進(jìn)行銷毀時，可以直接通過智慧型軟件予以刪除。此外，需要移交檔案時也可以運用軟件直接操作，以此改變傳統(tǒng)組卷的方式，提高組卷管理效率。

（二）建立智慧型檔案管理平臺

檔案管理不僅承擔(dān)著保管檔案資料的任務(wù)，還承擔(dān)著檔案管理、服務(wù)以及監(jiān)督工作，需要確保檔案安全。傳統(tǒng)檔案管理方法難以保障，但采用智慧型檔案軟件有助于提高檔案管理的安全性，打造智慧型檔案管理平臺，運用高效的檔案管理工具，建立檔案管理平臺，實現(xiàn)智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)，保護(hù)納入智慧型檔案管理軟件中的所有資料。例如，通過智慧型軟件，采取相應(yīng)的網(wǎng)格化管理，建立完整的軟件監(jiān)督指導(dǎo)體系，有效指導(dǎo)檔案管理工作，保障檔案管理質(zhì)量，同時構(gòu)建智能化的監(jiān)控系統(tǒng)，為檔案管理提供業(yè)務(wù)知識服務(wù)，通過檔案管理里模型的智能化構(gòu)建和在線監(jiān)督，完善檔案管理指導(dǎo)模式，提高檔案監(jiān)管效能。

除此之外，結(jié)合智能軟件，利用電子表格軟件中的導(dǎo)入與導(dǎo)出功能，可在檔案管理中有效實現(xiàn)數(shù)字化的檢索與檔案調(diào)動。檔案管理部門的檔案管理庫房與檔案辦公人員并不是一體化的，難以實現(xiàn)快速檢索計算機(jī)，且檔案管理人員難以在短時間內(nèi)拿到實物檔案，與先進(jìn)的專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)相比，部分企業(yè)、事業(yè)單位暫時尚未具備快速檢索計算機(jī)信息系統(tǒng)的能力，檢索工具基本以計算機(jī)信息系統(tǒng)專業(yè)密集架成套配置，具有電子化網(wǎng)絡(luò)全程控制的特點。但與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，智慧型檔案軟件管理不僅能為單位帶來更高的經(jīng)濟(jì)效益，還能節(jié)約人力資源。當(dāng)前，如果采用傳統(tǒng)檔案管理方法，隨著檔案數(shù)量越來越多，管理也會越來越困難，但可以通過智慧型檔案軟件，利用信息軟件的輔助功能，能夠快速對檔案內(nèi)容進(jìn)行序號標(biāo)注，從而通過計算機(jī)控制實物檔案。在智慧軟件中，利用電子表格的導(dǎo)入與導(dǎo)出功能，可以幫助檔案管理成功實現(xiàn)檔案實物檢索，還能提高檢索效率。不過，需要檔案管理工作人員在日常工作中更好地運用軟件，平時做好積累工作，并在計算機(jī)中做好工作記錄，當(dāng)需要利用檔案時，通過文件檢索即可直接找到文件存放位置。開發(fā)智慧型檔案軟件可有效幫助工作人員將紙質(zhì)的臺賬工作轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檢索，不但可以節(jié)約檔案管理時間，還能提高檔案工作管理效率。

（三）建立檔案信息管理制度

在檔案管理過程中，建立具有約束力的檔案管理信息制度能有效指導(dǎo)單位檔案工作開展，嚴(yán)格的管理制度是保障檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在存儲檔案信息時，需要設(shè)置專門的管理輸入傳輸入口，針對相關(guān)的檔案信息管理情況進(jìn)行上傳，當(dāng)數(shù)據(jù)數(shù)量較大時，可以增加元數(shù)據(jù)與系統(tǒng)導(dǎo)入功能。為了進(jìn)一步提高管理效率，可以在軟件中添加檔案資源管理權(quán)屬識別功能系統(tǒng)。在智慧型檔案軟件管理中，分區(qū)管理，為檔案管理不同的系統(tǒng)運行創(chuàng)建不同的激勵機(jī)制，制定相關(guān)的保護(hù)政策。比如，可以嚴(yán)格控制檔案資源被保護(hù)政策，在轉(zhuǎn)換與控制檔案格式時應(yīng)按照一定的流程進(jìn)行。在檔案管理工作中，文檔檢索與查詢是一項重要的工作內(nèi)容，當(dāng)前對檔案管理查詢的要求越來越高。在智慧型檔案管理中，文檔管理檢索呈現(xiàn)美觀且友好的查詢界面，既有助于實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，還有助于快速查詢檔案文件。通過智慧型檔案軟件管理，可以有效控制各單位與各部門對檔案的收集、整理與保管工作，提高檔案統(tǒng)計與利用率，實現(xiàn)各個門類檔案的收集與整理，促使檔案始終保持準(zhǔn)確性、完整性以及系統(tǒng)性，確保在檔案信息安全的前提下，實現(xiàn)單位之間的資源共享，并為決策層提供準(zhǔn)確及時的專題檔案匯編。在軟件中引入新型智能技術(shù)、建立智慧型檔案軟件，必須有相關(guān)的管理制度作為前提，這就給檔案部門提出了新的管理要求，單位部門必須要獨立建立完善的管理制度，并引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，確保系統(tǒng)可以有效識別各種檔案數(shù)據(jù)。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)發(fā)展過程中，將信息技術(shù)與計算機(jī)運用到檔案管理工作中，開發(fā)智慧型檔案管理軟件、提高檔案管理的工作效率將成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢，利用智慧型檔案軟件管理能為管理提供更便捷的管理方式，為檔案信息提供更智慧的管理手段。在單位中，檔案承載著記錄相關(guān)活動的重要任務(wù)，積極開發(fā)智慧型檔案軟件可以更有效地保管檔案，推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

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