劉璐

摘要：信息化時代的到來，給各行各業(yè)帶來了全新的發(fā)展機遇。很多行業(yè)、企業(yè)紛紛開始利用現(xiàn)代信息化技術(shù)進行自我改革與創(chuàng)新，以期提升市場競爭力。在這一環(huán)境下，國有企業(yè)朝著現(xiàn)代化、智能化、信息化方向發(fā)展也成為既定趨勢。而檔案管理工作是國有企業(yè)管理工作中的重要組成部分，其管理水平及工作質(zhì)量在一定程度上影響著國有企業(yè)的決策與戰(zhàn)略規(guī)劃的合理性與科學(xué)性。故此，如何創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理效率，成為當(dāng)前國有企業(yè)亟待解決的問題。本文針對國有企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)與管理展開分析，旨在提高檔案管理水平，助力國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案信息化；構(gòu)建

DOI：10.12433/zgkjtz.20232315

檔案是國有企業(yè)各部門、各項業(yè)務(wù)信息的集成體，在日常管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。檔案不僅記錄了各項工作痕跡，同時也能如實反映運營情況，便于管理層進行科學(xué)的決策。對此，國有企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識并重視檔案管理的重要性，跟緊信息時代的發(fā)展步伐，促使檔案最大限度地發(fā)揮價值。

一、國有企業(yè)開展檔案信息化管理的必要性

（一）有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率

國有企業(yè)相較中小型企業(yè)而言，其產(chǎn)業(yè)規(guī)模與業(yè)務(wù)范疇較為寬泛。因此，檔案管理內(nèi)容較為復(fù)雜多樣，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法發(fā)揮最大效用，甚至還在一定程度上加劇了檔案管理的混亂性，進而降低決策的科學(xué)性，不利于其持續(xù)發(fā)展。國有企業(yè)開展檔案信息化管理，可充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺和信息化技術(shù)，提高檔案管理水平，減少人力資源投入，這對企業(yè)的信息化發(fā)展具有重要意義。具體而言，以計算機及移動終端設(shè)備為載體，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理工作的時空局限性。檔案管理人員僅需要有移動設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)即可隨時隨地辦公，有效提高了檔案管理效率與質(zhì)量。

（二）有利于保障國有企業(yè)的信息安全

當(dāng)前，信息化技術(shù)的發(fā)展，一方面提高了國有企業(yè)的管理水平和工作效率，但同時也增加了企業(yè)間的惡性競爭。在這種背景下，雖然很多國有企業(yè)積極借助信息化時代的“東風(fēng)”對檔案管理工作進行了信息化建設(shè)，但僅對檔案管理形式進行了現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)變，并未認(rèn)識到檔案管理系統(tǒng)的信息安全及網(wǎng)絡(luò)安全的重要性。這就在一定程度上加劇了網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒對檔案管理系統(tǒng)的破壞，進而導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改、丟失等問題，給國有企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟損失。而加強檔案信息化管理，則可將工作重點由檔案工作信息化建設(shè)逐步漸變?yōu)闄n案管理系統(tǒng)安全防護建設(shè)，完善網(wǎng)絡(luò)安全防護網(wǎng)，進而最大限度地保障檔案信息安全。

（三）有利于提高國有企業(yè)的市場競爭力

隨著市場經(jīng)濟體制的深化改革，國有企業(yè)面臨的市場競爭環(huán)境趨于“白熱化”。要想在激烈的市場競爭中始終處于優(yōu)勢地位，就必須做好檔案管理工作。這主要是由于國有企業(yè)的檔案管理工作中涉及各項業(yè)務(wù)活動進度、資產(chǎn)情況、近期的盈利能力、負債情況、人事信息等，便于管理層充分了解當(dāng)前的運行情況，及時對發(fā)展方向進行調(diào)整。

（四）有利于推動國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展

就各大國有企業(yè)的發(fā)展情況來看，其沿用的傳統(tǒng)方案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的檔案管理需求。加強檔案工作的信息化建設(shè)與管理，可對傳統(tǒng)檔案管理模式進行革新，構(gòu)建適應(yīng)國有企業(yè)發(fā)展需求的新型檔案管理模式。此外，還能提高檔案管理水平與效率，最大限度地發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值，為管理層決策與制定發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考。

二、構(gòu)建國有企業(yè)檔案信息化管理的路徑

（一）加強硬件建設(shè)

檔案信息化管理，不僅需要完備的信息化系統(tǒng)，還需要先進的硬件設(shè)備?，F(xiàn)階段，很多國有企業(yè)盲目地認(rèn)為，檔案信息化管理就是對計算機網(wǎng)絡(luò)上各種數(shù)據(jù)信息、表格等進行有效的信息采集，而忽視了對計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、路由器等硬件設(shè)備的完善與更新。一些檔案管理部門甚至仍在使用多年前的電腦開展管理工作，這就在一定程度上降低了檔案管理工作的效率，不利于為檔案信息化管理提供堅實的運行平臺。具體而言，國有企業(yè)應(yīng)跟緊信息化時代的發(fā)展步伐，及時更新檔案管理部門老舊的計算機設(shè)備。管理部門還需要對網(wǎng)絡(luò)線路進行更新，其中不僅需要更換已經(jīng)老化的網(wǎng)絡(luò)線路，還需要根據(jù)辦公用網(wǎng)需求，更新運行效率更高的網(wǎng)絡(luò)線路，進而提高檔案管理信息化水平，保障檔案安全。

（二）做好紙質(zhì)檔案的管理與更新

國有企業(yè)的交流與合作朝著縱深化方向發(fā)展，業(yè)務(wù)往來更為復(fù)雜。為了切實提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，強化檔案信息化管理效果，要做好紙質(zhì)檔案的管理與更新。這主要是由于檔案信息化管理過程中，需要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)變成電子文件后進行檔案管理。沒有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，就沒有電子檔案，國有企業(yè)也無法進行檔案信息化管理。

基于此，內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)在日常工作中加強紙質(zhì)版檔案的管理力度。第一，檔案管理人員應(yīng)剔除紙質(zhì)檔案中沒有參考價值、存在錯誤信息的紙質(zhì)檔案，便于紙質(zhì)檔案管理，減少不必要的檔案占據(jù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)存；第二，由于國有企業(yè)產(chǎn)業(yè)規(guī)模較大，各崗位的人員流動性較大。對此，檔案管理部門工作人員應(yīng)及時進行數(shù)據(jù)更新。檔案管理人員還需要對紙質(zhì)檔案按照價值進行等級劃分。例如：國家級別機密型文件、技術(shù)型文件、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃類文件等，都需要保障安全性。對此類重要文件調(diào)取查閱時，需要通過上級部門審核方可借調(diào)；第三，檔案管理人員還應(yīng)做好檔案室的安全管理工作。避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)丟失、損壞、受潮發(fā)黃、燒毀等問題。

（三）研發(fā)檔案信息化管理體系

目前，國有企業(yè)按照業(yè)務(wù)類型劃分為技術(shù)型和管理型。但是，無論哪一種類型的國有企業(yè)，要想在激烈的市場競爭中謀求長遠發(fā)展，就必須緊跟時代步伐，積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，以提高檔案信息化管理水平與質(zhì)量?，F(xiàn)階段，多數(shù)國有企業(yè)都開展了檔案信息化管理，但在管理系統(tǒng)的開發(fā)上，更多依據(jù)各部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)構(gòu)建檔案信息管理模塊，進而給檔案管理部門信息的歸納、整合增加了難度。例如：針對人事檔案構(gòu)建人力資源管理系統(tǒng)，針對財務(wù)部門構(gòu)建財務(wù)信息檔案管理系統(tǒng)，針對各項業(yè)務(wù)活動構(gòu)建業(yè)務(wù)信息檔案管理系統(tǒng)等，每一個檔案管理系統(tǒng)都有自己的運行與管理模式，這不僅增加了檔案管理人員的工作量和工作難度，也不利于各部門之間進行信息交流與共享。對此，國有企業(yè)應(yīng)借助信息化技術(shù)，對各項檔案管理系統(tǒng)進行資源及管理模塊整合，設(shè)置各部門的檔案信息管理模塊，以便檔案信息查詢。此外，檔案管理部門還應(yīng)定期對管理系統(tǒng)升級更新，以保障檔案管理工作的順利開展。

（四）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

任何工作的順利開展都離不開人才的助力。檔案管理人才在推進國有企業(yè)檔案信息化管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。其中，檔案管理人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)直接決定著檔案信息化管理水平。因此，國有企業(yè)要注重加強檔案管理人才的培養(yǎng)與引進，構(gòu)建一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理隊伍。

首先，國有企業(yè)應(yīng)對檔案管理工作人員進行綜合能力評估，找尋其能力薄弱點，并積極組織開展專業(yè)化培訓(xùn)活動。專業(yè)培訓(xùn)活動的內(nèi)容應(yīng)包含檔案管理流程、各部門檔案管理細則、現(xiàn)代信息化技術(shù)學(xué)習(xí)、實踐技能學(xué)習(xí)等。還可以通過邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者、信息技術(shù)人員等，對檔案管理人員進行實踐工作指導(dǎo)，以強化檔案管理人員的專業(yè)能力與信息素養(yǎng)。在專業(yè)培訓(xùn)活動開展一定時間后，還應(yīng)對檔案管理人員的實際工作進行抽查，以進一步檢驗其學(xué)習(xí)成效，強化其對于檔案信息化管理的認(rèn)識度，以進一步提高檔案信息化管理水平。

其次，國有企業(yè)應(yīng)加強對檔案管理人員的思想道德教育。在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要進行檔案信息的收集、分析、歸檔、更新等日常工作任務(wù)，還要根據(jù)不同部門的實際工作需求，為其提供有針對性的檔案資料。檔案管理人員對檔案資料有著較高的支配權(quán)利，在一定程度上決定著檔案信息安全。只有不斷加強其思想教育，促使其形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，才能避免工作失誤、檔案信息丟失、泄露等風(fēng)險。

最后，國有企業(yè)還應(yīng)注重專業(yè)人才的引進，通過檔案管理外包、拓寬社會招聘渠道等方式，積極吸納更多專業(yè)人才參與檔案信息化管理工作，以提高其檔案信息化管理水平與整體質(zhì)量。這樣既能為管理層決策提供依據(jù)，還能提高整體國有企業(yè)的信息化建設(shè)水平。

（五）推進數(shù)字化檔案館的建設(shè)與發(fā)展

數(shù)字化檔案館是信息化時代的重要產(chǎn)物，也是當(dāng)前檔案管理行業(yè)的主要發(fā)展方向。國有企業(yè)要想切實實現(xiàn)檔案信息化管理，必須跟緊時代發(fā)展步伐，積極構(gòu)建數(shù)字化檔案館。但是，國有企業(yè)需要充分認(rèn)識到建設(shè)數(shù)字化檔案館不是一蹴而就的，需要一個長期發(fā)展的過程。數(shù)字化檔案館相較于檔案管理信息化體系，在檔案保存容量上更大、檔案管理的針對性更強，便于各部門進行檔案信息的調(diào)取、查詢、共享。但是，數(shù)字化檔案館的建設(shè)并非單純是檔案管理部門及技術(shù)部門的工作內(nèi)容，還需要各部門、各崗位參與，相互合作、相互配合，結(jié)合國有企業(yè)的實際發(fā)展需求、各崗位的檔案信息需求等，進行數(shù)字化檔案館的統(tǒng)籌設(shè)計與布局。只有這樣，數(shù)字化檔案館才能在檔案管理工作中發(fā)揮最大效用，助力國有企業(yè)真正實現(xiàn)檔案信息化管理。

（六）通過電子文件加強相關(guān)部門的溝通與合作

國有企業(yè)在實際開展檔案管理工作中，其檔案管理的主要對象為檔案管理部門、檔案信息采集部門、信息技術(shù)管理部門。檔案信息采集部門對檔案內(nèi)容更為熟悉，對于信息的真實性、精準(zhǔn)度、可靠性等具有一定責(zé)任；檔案管理部門在接收相關(guān)部門提交的電子文件后，需要依據(jù)規(guī)章制度，按照電子文件的類型等進行分析、分類、儲存；而信息技術(shù)管理部門則需要利用信息技術(shù)對文件進行處理。國有企業(yè)應(yīng)加強這三個部門之間的交流與合作，促使其在電子文件的傳輸過程中進行信息的溝通，以發(fā)揮檔案的最大價值。

（七）加強檔案信息化管理的安全防護

在檔案管理工作中，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案更具優(yōu)勢，可提高檔案管理效率，便于調(diào)取與共享，能最大限度地發(fā)揮檔案的價值與效用。但是，伴隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境越來越復(fù)雜，其中不乏網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒，影響檔案的安全性，甚至導(dǎo)致檔案信息被泄露、篡改、丟失等問題。對此，國有企業(yè)應(yīng)在開展檔案信息化管理工作的過程中，將檔案安全性置于關(guān)鍵位置。

首先，國有企業(yè)應(yīng)對檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字化檔案館定期更新與系統(tǒng)維護，并利用信息技術(shù)構(gòu)建安全防護網(wǎng)，以實時檢測外網(wǎng)環(huán)境，一旦發(fā)現(xiàn)病毒入侵或黑客攻擊行為，及時報警，提高檔案信息化管理安全性；其次，技術(shù)人員在構(gòu)建檔案管理體系的過程中，還應(yīng)根據(jù)各部門的檔案信息需求設(shè)置訪問權(quán)限與身份認(rèn)證，并保留好各部門的檔案信息使用痕跡，從而對檔案信息全面保護，以避免檔案信息泄露、丟失，給國有企業(yè)帶來不利影響。

三、結(jié)束語

綜上所述，進入信息化時代，國有企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模及項目范疇持續(xù)擴大，檔案數(shù)量持續(xù)增長。檔案是進行決策與制定戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的重要依據(jù)，可為國有企業(yè)發(fā)展指明方向?；诖?，國有企業(yè)應(yīng)不斷強化內(nèi)部工作人員，尤其是檔案管理人員對檔案信息化管理價值的認(rèn)知度，并借助各類現(xiàn)代化信息技術(shù)革新檔案管理工作，將檔案管理工作與信息化技術(shù)有機結(jié)合，創(chuàng)新檔案管理模式、管理流程，以推進檔案管理工作的高效開展與高質(zhì)量完成。

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