劉凌冰

提高辦公室工作效率，可以給企業(yè)帶來(lái)顯著的經(jīng)濟(jì)效益。在以前的企業(yè)管理中，辦公室工作呈現(xiàn)粗放化態(tài)勢(shì)，不利于其他工作的有效開展?；谶@種情況，很多企業(yè)都開始推行精細(xì)化管理理念，改變辦公室工作的現(xiàn)狀。本文首先闡述了企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的重要意義，在明確現(xiàn)階段精細(xì)化管理存在困境的基礎(chǔ)上，從積極更新辦公室工作理念、細(xì)化辦公室內(nèi)部崗位職責(zé)、構(gòu)建科學(xué)合理的考核體系、推動(dòng)辦公室智慧工作創(chuàng)新、建立動(dòng)態(tài)監(jiān)督管控模塊等五個(gè)方面，探討了企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的有效策略。

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)面臨的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)也變得越來(lái)越激烈。企業(yè)辦公室工作可以對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展產(chǎn)生戰(zhàn)略指引效果，并增強(qiáng)內(nèi)部管理的規(guī)范性，凝聚企業(yè)內(nèi)外部發(fā)展力量。這也要求企業(yè)做好辦公室工作，提高辦公室工作質(zhì)量。目前我國(guó)很多企業(yè)都開始重視辦公室工作，并且已經(jīng)融入了精細(xì)化管理理念，但是一些企業(yè)并沒(méi)有取得預(yù)期效果。這是因?yàn)檩^多企業(yè)都沒(méi)有把握好辦公室工作精細(xì)化管理的具體思路，導(dǎo)致精細(xì)化管理成了一個(gè)口號(hào)。在這種情況下，就有必要深入探索辦公室工作精細(xì)化管理的有效路徑。

一、企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的重要意義

（一）規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理

企業(yè)在辦公室工作中引入精細(xì)化管理理念，可以較好規(guī)范內(nèi)部管理，提高企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的和諧性。目前我國(guó)很多企業(yè)都存在粗放化管理情況，導(dǎo)致內(nèi)部氛圍非常不和諧，存在管理層與基層員工的矛盾沖突。但是在引入精細(xì)化管理理念以后，辦公室工作就會(huì)變得更加規(guī)范，并將其傳導(dǎo)到管理層中，使得管理人員能夠執(zhí)行人性化管理和民主管理制度。這樣，企業(yè)內(nèi)部管理體系就會(huì)得到創(chuàng)新拓展，有利于企業(yè)的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

（二）增強(qiáng)內(nèi)部業(yè)務(wù)效率

企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理可以顯著提高內(nèi)部業(yè)務(wù)效率。這是因?yàn)槠髽I(yè)辦公室工作是連接高層戰(zhàn)略決策與基層業(yè)務(wù)內(nèi)容的橋梁，保證各項(xiàng)戰(zhàn)略決策能夠落實(shí)到各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，同時(shí)也能夠?qū)⒒鶎訕I(yè)務(wù)的運(yùn)作效果反饋到高層。在辦公室工作精細(xì)化轉(zhuǎn)變以后，高層領(lǐng)導(dǎo)與基層員工之間的聯(lián)系就會(huì)更加緊密，使得企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)得到明確的指引，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的上通下達(dá)。這樣，企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的運(yùn)作效率就能夠有效提升，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的綜合效益。

（三）提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力

企業(yè)辦公室工作引入精細(xì)化管理理念以后，可以顯著提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力都比較大，導(dǎo)致越來(lái)越難在復(fù)雜行業(yè)環(huán)境中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。在推動(dòng)企業(yè)辦公室工作精細(xì)化轉(zhuǎn)變以后，就可以整合內(nèi)外部發(fā)展資源，凝聚企業(yè)發(fā)展力量，明確企業(yè)的核心優(yōu)勢(shì)。不僅如此，精細(xì)化的辦公室工作也能夠提供具有戰(zhàn)略決策價(jià)值的信息，使得企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展具有較強(qiáng)的前瞻性，幫助企業(yè)取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展成果。

二、企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的問(wèn)題

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室工作可以較好推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，幫助企業(yè)在復(fù)雜行業(yè)環(huán)境中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。但是結(jié)合企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀來(lái)看，較多企業(yè)在執(zhí)行精細(xì)化管理過(guò)程中都還存在較多問(wèn)題，導(dǎo)致辦公室工作很難取得預(yù)期效果。這里結(jié)合企業(yè)辦公室工作的實(shí)際情況展開深入分析，闡述辦公室工作精細(xì)化管理的具體困境。

（一）工作理念比較落后

現(xiàn)階段很多企業(yè)已經(jīng)開始重視辦公室工作的精細(xì)化轉(zhuǎn)變，開始調(diào)整工作制度內(nèi)容。但是需要注意的是，不少企業(yè)并沒(méi)有更新辦公室工作理念，導(dǎo)致辦公室工作創(chuàng)新很難開展。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)椴糠止绢I(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為辦公室工作只是輔助作用，主要面向企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行指令傳達(dá)。這種認(rèn)識(shí)忽視了辦公室工作人員的個(gè)人價(jià)值，同時(shí)也沒(méi)有立足于戰(zhàn)略層面考量辦公室工作的作用。在辦公室工作重要性得不到認(rèn)可的時(shí)候，辦公室工作的頂層設(shè)計(jì)也存在較多欠缺，導(dǎo)致辦公室工作在實(shí)踐過(guò)程中容易遭到較多阻礙，很難取得預(yù)期的效果。

（二）崗位職責(zé)交叉沖突

辦公室崗位設(shè)計(jì)比較多，有文字秘書、機(jī)要檔案、信息管理員、后勤保障等崗位，各個(gè)崗位工作內(nèi)容存在差異，但同時(shí)也有一定關(guān)聯(lián)性。這也導(dǎo)致不同崗位存在相互推諉責(zé)任的情況。辦公室工作人員直接面向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)述工作內(nèi)容，在崗位責(zé)任交叉沖突的情況下，他們就很難準(zhǔn)確傳達(dá)信息，導(dǎo)致公司內(nèi)部問(wèn)題被掩蓋，給公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展帶來(lái)較多安全隱患。在辦公室工作出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，也很難準(zhǔn)確定位相關(guān)責(zé)任人，不利于問(wèn)題的解決。不僅如此，崗位職責(zé)交叉也導(dǎo)致現(xiàn)行管理制度對(duì)辦公室崗位無(wú)法產(chǎn)生較強(qiáng)約束力，部分員工在參與工作的時(shí)候容易麻痹大意，無(wú)法保證辦公室工作質(zhì)量。

（三）考核機(jī)制比較粗糙

當(dāng)前我國(guó)大部分企業(yè)都引入了績(jī)效考核模塊，用以評(píng)價(jià)員工的工作效果，并設(shè)計(jì)了相對(duì)應(yīng)的激勵(lì)體系。但現(xiàn)階段企業(yè)的績(jī)效考核主要集中在生產(chǎn)部門、銷售部門等職能部門中，忽視了辦公室工作的績(jī)效考核。這也導(dǎo)致辦公室人員的工作成果很難得到正確的評(píng)價(jià)，一般都采用了部門所有人員平分績(jī)效的方式。這種模式很難調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性，更容易引發(fā)消極怠工問(wèn)題。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)檗k公室崗位工作內(nèi)容比較復(fù)雜，很難進(jìn)行定量考核。而定性考核又存在較強(qiáng)的主觀性，無(wú)法有效評(píng)判辦公室員工的工作效果。在這些問(wèn)題的綜合影響下，辦公室崗位的考核機(jī)制就顯得非常粗糙，很難客觀全面評(píng)價(jià)辦公室工作效果。

（四）信息技術(shù)應(yīng)用不足

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息技術(shù)直接改變了企業(yè)辦公室工作的整體格局。在靈活使用信息技術(shù)以后，辦公室工作效率可以得到顯著提升，同時(shí)也能夠有效避免出現(xiàn)人為失誤。但目前很多企業(yè)在辦公室工作中雖然引入了信息技術(shù)，但整體層次較低，比如OA辦公協(xié)同系統(tǒng)等。這也導(dǎo)致企業(yè)辦公室工作很難發(fā)揮信息技術(shù)的價(jià)值，應(yīng)該在后續(xù)發(fā)展中積極進(jìn)行創(chuàng)新拓展。

（五）缺乏動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理

辦公室工作內(nèi)容比較繁瑣，給工作監(jiān)督帶來(lái)較大困難。目前我國(guó)很多企業(yè)對(duì)于辦公室工作的監(jiān)督管理流于形式，導(dǎo)致辦公室工作很難得到有效控制，總是在出現(xiàn)問(wèn)題以后才能夠介入處理，容易給企業(yè)帶來(lái)較大損失。比如辦公室工作人員需要做好文秘、資料存檔、會(huì)議記錄等多種工作，公司平時(shí)很少監(jiān)督人員完成這些工作，總是在需要使用到資料的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，給公司正常業(yè)務(wù)開展帶來(lái)了阻礙。再比如說(shuō)，辦公室較多工作都需要得到領(lǐng)導(dǎo)的審批，但目前關(guān)于審批環(huán)節(jié)的監(jiān)督不到位，導(dǎo)致部分工作在沒(méi)有得到審批的情況下進(jìn)行，更容易出現(xiàn)問(wèn)題。

三、企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的有效策略

企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理具有較為顯著的戰(zhàn)略價(jià)值，但是目前較多企業(yè)在推動(dòng)辦公室工作精細(xì)化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，都遭遇了較多困境。這也要求企業(yè)可以結(jié)合自身實(shí)際情況，積極探索辦公室工作存在的欠缺，從多個(gè)角度做好精細(xì)化管理的創(chuàng)新拓展。

（一）積極更新辦公室工作理念

企業(yè)辦公室工作在精細(xì)化管理過(guò)程中，需要積極更新辦公室工作理念，轉(zhuǎn)變辦公室工作的整體面貌。一方面，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的戰(zhàn)略價(jià)值，將其上升到戰(zhàn)略管理的層面上。在新形勢(shì)背景下，辦公室工作不僅僅可以起到輔助作用，還能夠給企業(yè)提供戰(zhàn)略決策支持。在平時(shí)，企業(yè)可以召開關(guān)于辦公室工作的高層會(huì)議，轉(zhuǎn)變高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)，完善頂層設(shè)計(jì)，給辦公室工作創(chuàng)新鋪平道路。另一方面，企業(yè)還要做好精細(xì)化管理理念的宣傳教育，提高每一個(gè)辦公室工作人員對(duì)精細(xì)化管理理念的認(rèn)知水平。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)可以科學(xué)規(guī)劃辦公室工作的目標(biāo)，結(jié)合不同崗位細(xì)化辦公室工作任務(wù)，提高各環(huán)節(jié)管理的規(guī)范性。這樣，精細(xì)化管理就可以深入到高層領(lǐng)導(dǎo)與辦公室人員等群體中，改變辦公室工作的整體格局。

（二）細(xì)化辦公室內(nèi)部崗位職責(zé)

企業(yè)辦公室工作在推行精細(xì)化管理的時(shí)候，也要細(xì)化各個(gè)崗位的職責(zé)，可以顯著提高辦公室人員參與工作的積極性，避免他們?cè)诔霈F(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候相互推諉。這也要求企業(yè)可以針對(duì)不同辦公室工作內(nèi)容展開深入分析，明確各個(gè)崗位的工作內(nèi)容，并依托于此明確不同崗位的職責(zé)邊界。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該關(guān)注不同崗位的交叉工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)的細(xì)化。在具體操作層面，企業(yè)可以結(jié)合辦公室工作崗位要求和內(nèi)容，制定完善的崗位責(zé)任書，使得員工參與工作的過(guò)程中可以直觀明確自身的權(quán)限與職責(zé)，使得每一項(xiàng)工作都有據(jù)可依。與此同時(shí)，企業(yè)也要做好辦公室工作人員的調(diào)研工作，讓他們談一談自己在參與工作過(guò)程中，對(duì)于崗位職責(zé)的感受，以及其他崗位有沒(méi)有推卸責(zé)任等。通過(guò)這種方式，企業(yè)就可以站在辦公室工作人員角度思考內(nèi)部崗位職責(zé)分配的合理性，保證后續(xù)制定的崗位責(zé)任邊界能夠得到有效明確。在辦公室工作出現(xiàn)問(wèn)題以后，企業(yè)也要嚴(yán)格按照崗位職責(zé)追究相關(guān)人員責(zé)任，保證責(zé)任劃分的精準(zhǔn)性。

（三）構(gòu)建科學(xué)合理的考核體系

目前企業(yè)辦公室工作的績(jī)效考核體系之所以難以發(fā)揮作用，主要是因?yàn)榭己酥笜?biāo)比較模糊。因此在后續(xù)時(shí)間里，企業(yè)可以通過(guò)宏觀與微觀相結(jié)合的方式，制定科學(xué)合理的考核指標(biāo)體系。在宏觀層面上，可以考察員工的工作態(tài)度、工作責(zé)任感等定性指標(biāo)，主要從員工自身、員工同事、其他部門人員、領(lǐng)導(dǎo)等主體搜集。這類指標(biāo)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較主觀，可以在績(jī)效考核中起到輔助作用。在微觀層面上，主要為辦公室工作崗位的定量指標(biāo)，考察員工工作完成效果。由于辦公室工作內(nèi)容的復(fù)雜性，導(dǎo)致定量指標(biāo)設(shè)計(jì)比較困難。因此企業(yè)可以科學(xué)拆解辦公室工作崗位的具體環(huán)節(jié)，提高績(jī)效考核指標(biāo)的細(xì)化程度。這樣，績(jī)效考核指標(biāo)就能夠充分反映辦公室工作成果，實(shí)現(xiàn)績(jī)效激勵(lì)的精細(xì)化轉(zhuǎn)變。但辦公室崗位的績(jī)效考核工作比較繁冗，很有可能出現(xiàn)績(jī)效考核指標(biāo)不合理的情況。因此企業(yè)應(yīng)該做好辦公室崗位績(jī)效考核的反饋溝通工作，了解每一次績(jī)效考核工作的效果，同時(shí)還要積極接受辦公室工作人員提出的績(jī)效申訴，明確現(xiàn)階段績(jī)效考核體系存在的具體問(wèn)題。這樣，企業(yè)就可以使用PDCA循環(huán)工具，在長(zhǎng)期發(fā)展中切實(shí)提高績(jī)效考核體系的科學(xué)性，使其發(fā)揮更好的作用。

（四）推動(dòng)辦公室智慧工作創(chuàng)新

企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理過(guò)程中，也要靈活使用現(xiàn)代智慧信息技術(shù)，打造智慧辦公室。這也要求企業(yè)可以切實(shí)提高內(nèi)部信息化建設(shè)水平，在完成基礎(chǔ)信息化改造以后，引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、專家系統(tǒng)等模塊，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的線上化轉(zhuǎn)型。比如在會(huì)議管理方面，企業(yè)可以使用釘釘?shù)染€上平臺(tái)召開視頻會(huì)議，接著通過(guò)內(nèi)部智慧信息平臺(tái)自動(dòng)導(dǎo)入會(huì)議信息，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的智能化管理。再比如說(shuō)，企業(yè)可以使用智慧秘書代替?zhèn)鹘y(tǒng)秘書的部分工作，將傳統(tǒng)秘書從重復(fù)性工作中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的細(xì)化分工。除此之外，辦公室工作需要協(xié)調(diào)好不同部門，實(shí)現(xiàn)行政信息在多部門之間的流通。企業(yè)可以打通內(nèi)部信息系統(tǒng)，將不同部門緊密聯(lián)系在一起，避免出現(xiàn)信息孤島的問(wèn)題，提高內(nèi)部信息的共享水平。比如目前一些施工企業(yè)開始使用“如流”智能辦公平臺(tái)，可以自動(dòng)處理等多項(xiàng)行政工作，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的提質(zhì)創(chuàng)新。

（五）建立動(dòng)態(tài)監(jiān)督管控模塊

由于辦公室工作內(nèi)容比較繁瑣與復(fù)雜，針對(duì)所有工作展開監(jiān)督管理工作是不現(xiàn)實(shí)的。因此后續(xù)可以進(jìn)行辦公室工作內(nèi)容的分類，明確關(guān)鍵事項(xiàng)，并基于這些內(nèi)容建立動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理模塊。在動(dòng)態(tài)監(jiān)督過(guò)程中，相關(guān)人員需要聚焦到關(guān)鍵事項(xiàng)的全流程環(huán)節(jié)中，明確任務(wù)分工與責(zé)任劃分，并進(jìn)行工作成果的評(píng)價(jià)，督促工作任務(wù)能夠順利完成。在動(dòng)態(tài)監(jiān)督管控模塊中，還要增設(shè)應(yīng)急協(xié)作，應(yīng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的各類突發(fā)狀況。這也要求企業(yè)可以針對(duì)所有可能發(fā)生的突發(fā)情況展開深入分析，充分發(fā)揮辦公室工作的協(xié)作能力，協(xié)調(diào)好各方力量，快速進(jìn)行應(yīng)急處理。通過(guò)這些方式，可以較好提高辦公室工作的規(guī)范性，避免發(fā)生重要失誤，同時(shí)也可以在突發(fā)情況出現(xiàn)的時(shí)候進(jìn)行應(yīng)急管理，保證企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)作。

結(jié)語(yǔ)：

綜合來(lái)看，精細(xì)化管理理念能夠顯著提高辦公室工作的最終成效，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，也應(yīng)該明確新時(shí)代背景下辦公室工作的戰(zhàn)略價(jià)值，并積極更新工作理念。這也要求企業(yè)做好辦公室工作與其他業(yè)務(wù)內(nèi)容的對(duì)接，明確各個(gè)崗位的職責(zé)內(nèi)容，保證每一個(gè)辦公室工作人員都可以規(guī)范開展工作。與此同時(shí)，企業(yè)還要積極引入智慧信息技術(shù)，通過(guò)智能化模塊替代傳統(tǒng)辦公室工作內(nèi)容，打造新時(shí)代智慧辦公室體系。這樣，辦公室工作精細(xì)化水平就能夠顯著提升，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：湖南華升股份有限公司）