孫麗梅

（濰坊學(xué)院 人事處，山東 濰坊 261061）

突如其來的新冠疫情給高校帶來了眾多不可預(yù)知的事件，這些突發(fā)事件、重特大事件檔案的收集、保管和利用程度，對于高校該類事件經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)、高校安全的維護、高校治理體系治理能力現(xiàn)代化的進一步推進具有重要的參照意義。高校應(yīng)迅速完善制度機制，堅持創(chuàng)新引領(lǐng)，做好突發(fā)及重特大事件檔案材料的收集管理、編研及公布利用工作，推動該類資源的有效共享，更好的服務(wù)學(xué)校工作，服務(wù)廣大師生，服務(wù)地方同類單位。

1 認真學(xué)習、及時領(lǐng)會文件精神，完善制度機制

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（國家檔案局令第16 號）和《關(guān)于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）分別于2020 年12 月、2022 年9 月由國家相關(guān)部門發(fā)布，對重特大事件檔案工作提出了十分明確和具體的要求。作為信息前沿的高校應(yīng)迅速行動起來，對文件進行認真學(xué)習，領(lǐng)會文件精神，針對文件內(nèi)容結(jié)合學(xué)校實際進行細致的對標梳理，及時規(guī)范完善突發(fā)事件、重特大事件檔案收集管理利用工作流程，完善檔案工作制度和機制。

高校要充分發(fā)揮黨管檔案的制度優(yōu)勢，做好突發(fā)事件、重特大事件檔案各項工作。

一是加強部門協(xié)同。突發(fā)事件及重特大事件檔案工作涉及面廣、系統(tǒng)性強，許多工作需要應(yīng)急管理部門等多個相關(guān)部門協(xié)同，高校應(yīng)明確檔案工作責任部門、人員及職責，將檔案工作部門納入該類事件應(yīng)對管理議事協(xié)調(diào)機制，實現(xiàn)檔案工作與突發(fā)事件、重特大事件各個環(huán)節(jié)工作的同步管理。

二是要有計劃地完善相關(guān)檔案工作制度?！扒蟊赜茫赜?，令必欲行”，高校檔案工作制度建設(shè)與有效實施是保障各項檔案工作順利開展的前提條件。為進一步規(guī)范學(xué)校檔案工作、強化責任意識，各高校應(yīng)以《通知》的發(fā)布和施行為契機，結(jié)合自身工作實際，對現(xiàn)有的突發(fā)事件、重特大事件檔案工作規(guī)章制度、標準規(guī)范、操作流程進行梳理，列出問題清單，有計劃、分步驟按需完成檔案制度的修訂完善，建立起各部門專、兼職檔案員共同參與地、相應(yīng)的收集、整理、移交、保管等措施落實到位的的突發(fā)事件、重特大事件檔案工作機制，切實保證學(xué)校檔案工作的與時俱進?！爸贫热缜袨槿缢?，有了制度的約束，才能保障后續(xù)檔案工作的順利進行，使突發(fā)事件、重特大事件檔案工作切實做到有章可循，有規(guī)可依，做好相應(yīng)檔案的收藏管用，最大限度的保存歷史，服務(wù)現(xiàn)實、見著未來。

三是要增強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強檔案工作人才隊伍建設(shè)，提高檔案收集整理質(zhì)量，提高檔案編研和數(shù)字化建設(shè)水平，為做好突發(fā)事件、重特大事件檔案工作創(chuàng)造良好條件。

2 依法依規(guī)治檔，加強檔案體系建設(shè)，推動資源共享

2.1 檔案資源體系建設(shè)方面

檔案收集是檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)。新冠疫情的突然爆發(fā)，對高校學(xué)生的學(xué)習、生活，學(xué)校各類必要活動的舉辦等產(chǎn)生了很大的影響，疫情期間學(xué)校各項日常活動中總結(jié)的好的經(jīng)驗做法，暴露出的問題等都應(yīng)該進行留存，并進行系統(tǒng)的編研整理，已備后期應(yīng)對不時之需。

一是強化檔案資源前端控制。通過修訂完善《突發(fā)事件、重特大事件文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等規(guī)章、嚴格執(zhí)行“檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”、實行歸檔部門“一把手”簽字制度、加強學(xué)校資金資產(chǎn)流向、大型儀器設(shè)備、基建工程、招標項目、合同等統(tǒng)計表收集等，從源頭上抓好突發(fā)事件、重特大事件檔案的形成和留存工作，加強對各種門類、各種載體檔案資料的收集和管理，保障資源的齊全完整。

二是貼合學(xué)校發(fā)展，拓寬收集渠道，加大檔案收集力度。收集歸檔人員和檔案部門工作時空的局限性，導(dǎo)致了他們對突發(fā)事件、重特大事件活動的進展狀況不能及時掌握，從而導(dǎo)致了收集的檔案材料不完整、不齊全。尤其是有些突發(fā)事件、重特大事件事發(fā)突然，沒有給相關(guān)歸檔部門以材料收集準備的時間，學(xué)校檔案部門應(yīng)當按照制定的相關(guān)規(guī)定接收突發(fā)事件、重特大事件檔案，并建立征集制度，群策群力，做好宣傳，發(fā)動全校師生參與，通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案，鼓勵參與、經(jīng)歷突發(fā)事件及重特大事件的組織和個人留存相關(guān)記錄并及時歸檔給相關(guān)職能部門做好鑒定保存，最大限度的保障檔案資料的齊全完整，充實突發(fā)事件、重特大事件檔案資源。

2.2 檔案利用體系建設(shè)方面

有效利用是發(fā)揮檔案作用的重要環(huán)節(jié)。2020 年，突如其來的新冠疫情包圍了英雄的城市——武漢，而我們偉大的建造者們確僅用了10 天時間，修建起了令世界矚目的火神山醫(yī)院，再次讓世界見證了什么是“中國速度”，而這一奇跡背后，是“應(yīng)急醫(yī)院設(shè)計”的求助函，是綠色通道的暢通，是經(jīng)過完善的小湯山醫(yī)院圖紙的及時送達，歸根到底，是我們留存的小湯山基建檔案的有效利用。

一是根據(jù)檔案的特點，搞好目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫是推進檔案資源整合，便于緊急提供利用檔案的有效措施。高校應(yīng)充分發(fā)揮人才優(yōu)勢、科技優(yōu)勢，立足實際，結(jié)合智慧校園建設(shè)，建立適合自身發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)庫。

二是暢通利用機制。當前突發(fā)事件、重特大事件檔案利用不充分的原因主要是檔案管理不規(guī)范、利用過程較繁瑣、檔案資源編研開發(fā)程度不夠，檔案系統(tǒng)與學(xué)校其他系統(tǒng)不連通、不開放等。因此，我們應(yīng)整合編研力量利用先進技術(shù)做好檔案資源深度開發(fā)，簡化利用流程，建立綠色通道，充分發(fā)揮黨管教育、黨管檔案優(yōu)勢，加強部門協(xié)同，主動研判檔案利用需求，主動提供檔案利用，以便實現(xiàn)檔案資源的有效、及時利用，為提高突發(fā)事件、重特大事件應(yīng)對處置能力提供有力支撐。

3 結(jié)語

近年來，國內(nèi)國際局勢風云變幻，高校應(yīng)在積極推進依法治檔、依歸治檔的基礎(chǔ)上，認真學(xué)習上級文件精神，立足學(xué)校實際，夯實管理基礎(chǔ)，提高管理水平，不斷開拓創(chuàng)新，深刻領(lǐng)會國家檔案局令第16 號和《通知》的重要精神和重大意義，以《通知》的實施為契機，以學(xué)校實際為藍本，認真規(guī)范做好突發(fā)事件、重特大事件檔案工作，切實推動高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

高校檔案工作是各高等學(xué)校的基礎(chǔ)性工作之一。新形勢下，各高校要提高政治站位，充分利用黨管教育、黨管檔案的優(yōu)勢，加強高校各項工作的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，建立黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各部門共同參與、責任分工明確的檔案工作機制，確保檔案工作與突發(fā)事件、重特大事件應(yīng)對管理工作各環(huán)節(jié)的協(xié)同，加大資金及人員投入，全力做好重特大事件、突發(fā)事件檔案工作。做好檔案工作是學(xué)校的重要職責，需要全校各部門的大力支持與有效協(xié)調(diào)，需要全校全員的共同參與、努力！