趙青青 丁鋒
摘要:傳統(tǒng)的煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)多以C/S架構(gòu)搭建,常局限于局域網(wǎng)使用,不利于對接現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)。文章以B/S架構(gòu)代替?zhèn)鹘y(tǒng)煙草企業(yè)檔案管理的C/S架構(gòu),針對煙草企業(yè)檔案管理和辦公自動化系統(tǒng)的特征,以MySQL搭建了融合性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫,以PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言實現(xiàn)了檔案管理和辦公自動化系統(tǒng)的融合。
關(guān)鍵詞:煙草企業(yè);檔案管理;辦公自動化;B/S架構(gòu);PHP語言
中圖分類號:TP311
文獻標(biāo)志碼:A
0 引言
搭建辦公自動化系統(tǒng)是當(dāng)前我國煙草企業(yè)信息化改革工作中的重點之一。如何利用好企業(yè)的檔案管理系統(tǒng),為煙草企業(yè)的管理運營提供數(shù)據(jù)和信息支持是當(dāng)前我國煙草企業(yè)檔案管理工作的重要課題。然而,傳統(tǒng)的煙草企業(yè)檔案管理大多以客戶機/服務(wù)器(Client/Server,C/S)的架構(gòu)搭建而成。這種架構(gòu)盡管技術(shù)成熟、響應(yīng)速度快,但基本常用于局域網(wǎng)框架,對辦公空間、地域的限制較大[1-2]。對于當(dāng)前我國的煙草企業(yè)信息化改革工作而言,這種C/S架構(gòu)搭建的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在與辦公自動化系統(tǒng)對接時常會受到地域的限制而無法直接通過一種客戶端完成信息、數(shù)據(jù)的對接工作。因此,本文基于B/S,MySQL,PHP等對煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)的融合開發(fā)進行分析,旨在促進煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的連接,提高煙草企業(yè)信息化管理水平。
1 系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)
1.1 總體設(shè)計目標(biāo)
從總體來看,煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)的融合開發(fā)旨在對現(xiàn)有的煙草企業(yè)檔案管理平臺進行優(yōu)化,提高檔案管理平臺的開放性和靈活性,以滿足辦公自動化系統(tǒng)的接入。在融合系統(tǒng)開發(fā)完成以后,一方面,要保證系統(tǒng)中兩部分所有數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性等,系統(tǒng)的整體運轉(zhuǎn)要穩(wěn)定、安全;另一方面,要保證檔案數(shù)據(jù)與辦公自動化系統(tǒng)融合以后的數(shù)據(jù)可以通過多個或單個數(shù)據(jù)表進行數(shù)據(jù)管理,以滿足融合以后關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的儲存形式要求。
1.2 功能設(shè)計目標(biāo)
從具體功能來看,煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)對接的方式通常包含標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接、Excel數(shù)據(jù)交換鏈接兩種。在設(shè)計融合平臺的具體功能時,要保證平臺同時滿足兩種不同的鏈接形式。
1.2.1 標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接
煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)常見的后臺數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接方式為JDBC或ODBC等。在實際的系統(tǒng)融合平臺開發(fā)過程中需要實現(xiàn)這兩種不同接口程序的系統(tǒng)互通。在具體的標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接模式中,首先,利用接口程序?qū)煵萜髽I(yè)辦公自動化系統(tǒng)中的部分原始數(shù)據(jù)進行提??;其次,在煙草企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中建立對應(yīng)的原始數(shù)據(jù)字段關(guān)系;最后,將辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)中形成的對應(yīng)關(guān)系錄入煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)列表。在兩部分系統(tǒng)鏈接過程中,平臺需要構(gòu)建一個FTP服務(wù)器用于實現(xiàn)兩部分系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接。當(dāng)兩部分系統(tǒng)設(shè)定好數(shù)據(jù)的存放路徑以后,平臺會將兩部分系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)全部上傳至該FTP服務(wù)器。
1.2.2 Excel數(shù)據(jù)交換鏈接
以Excel數(shù)據(jù)的形式開展交換鏈接同樣是煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合的重要方式。在煙草企業(yè)原始的辦公自動化系統(tǒng)中,各下屬單位或部門有時在使用的開發(fā)軟件方面存在一定差異[3]。采用Excel數(shù)據(jù)交換鏈接將會在很大程度上彌補不同系統(tǒng)之間因數(shù)據(jù)類型差別而帶來的數(shù)據(jù)交換問題。Excel數(shù)據(jù)交換鏈接的形式對系統(tǒng)類型的開放程度極高。因此,構(gòu)建的融合平臺必須能夠?qū)崿F(xiàn)將兩種部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)的Excel轉(zhuǎn)化,從而使兩個不同系統(tǒng)可以在不進行統(tǒng)一接口標(biāo)準(zhǔn)化的情況下開展數(shù)據(jù)交換對接等。
2 系統(tǒng)融合平臺搭建
2.1 系統(tǒng)框架
選擇檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合平臺開發(fā)工具時,設(shè)計人員除考慮系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)需求外,還要考慮開發(fā)工具的整體成本。本文選擇免費的MySQL工具作為構(gòu)建融合平臺數(shù)據(jù)庫的基本工具,選擇PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言對融合平臺的FTP服務(wù)器腳本進行編寫。其中,MySQL工具相比其他數(shù)據(jù)庫語言具有多用戶、多線程、運算速度快等優(yōu)勢;PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言則具有可以跨平臺開發(fā)、開放性強、功能完善等優(yōu)點。本文搭建的煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合平臺框架如圖1所示。
該框架基于B/S思路進行構(gòu)建,主要包含了門戶層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層3部分。其中,門戶層由檔案查詢錄入界面、檔案數(shù)據(jù)辦公自動化應(yīng)用界面及管理員界面組成;應(yīng)用層則主要包括煙草企業(yè)檔案管理工作中所需的各類功能性系統(tǒng),例如煙草企業(yè)生產(chǎn)檔案的管理系統(tǒng)、財務(wù)檔案管理系統(tǒng)、檔案借閱管理系統(tǒng)等;數(shù)據(jù)層主要指數(shù)據(jù)庫,包括煙草企業(yè)所有入檔檔案的原始數(shù)據(jù)等。
2.2 平臺工作流程
將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)融入辦公自動化系統(tǒng)的根本目的是實現(xiàn)煙草企業(yè)檔案管理的分布式辦公,即打破傳統(tǒng)檔案管理受時間、空間等的限制,實現(xiàn)煙草企業(yè)檔案信息的即時性增、刪、改、查。煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)融合平臺的一般工作流程如圖2所示。
辦公自動化系統(tǒng)所形成的系統(tǒng)歸檔文件及其他數(shù)據(jù)將會分別通過應(yīng)用系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的形式歸入MySQL檔案數(shù)據(jù)庫[4]。MySQL檔案數(shù)據(jù)庫分別與全文檢索數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)的雙向傳遞,檔案管理系統(tǒng)可以通過MySQL檔案數(shù)據(jù)庫對煙草企業(yè)的原始數(shù)據(jù)進行收集整編、管理、開發(fā)利用;而全文檢索數(shù)據(jù)庫則直接提供信息服務(wù),對接辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)通過信息服務(wù)模塊得到的數(shù)據(jù)均為可視化形式,不需要再進行復(fù)雜的篩選、歸檔等。
3 系統(tǒng)主要功能實現(xiàn)
3.1 數(shù)據(jù)對接功能
煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接包含標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接和Excel數(shù)據(jù)交換鏈接兩種形式,是兩種系統(tǒng)進行融合的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)借助FTP服務(wù)器和PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言進行搭建,如圖3所示。
數(shù)據(jù)對接模塊工作時,辦公自動化系統(tǒng)終端及其形成的各類型文件會通過客戶端數(shù)據(jù)接口和用戶數(shù)據(jù)傳輸功能等進行上傳。系統(tǒng)借助PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言連接FTP服務(wù)器完成數(shù)據(jù)上傳的部分核心代碼及融合平臺對JDBC和ODBC數(shù)據(jù)進行相互轉(zhuǎn)化的部分關(guān)鍵代碼如圖4所示。
3.2 融合平臺的安全性設(shè)計
在煙草企業(yè)完成檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的融合以后,需要著重解決系統(tǒng)的用戶權(quán)限等問題[5]。因此,融合平臺的安全性設(shè)計極為關(guān)鍵。本文根據(jù)煙草企業(yè)不同檔案保密性質(zhì)差異設(shè)計了一種三級權(quán)限審核流程。第一級權(quán)限審核為煙草企業(yè)使用辦公自動化系統(tǒng)的各生產(chǎn)、人力資源、財務(wù)部門等的主管審核,主管具有首次申請駁回的權(quán)限;第二級權(quán)限審核為檔案管理工作人員的直接審核,同樣可以決定是否駁回某一人員、某一次的系統(tǒng)作業(yè)權(quán)限申請;第三級權(quán)限審核為檔案管理主管人員,具有最終的權(quán)限作業(yè)申請決定權(quán)。三級權(quán)限審核模式能夠盡可能保證融合以后系統(tǒng)的權(quán)限歸屬能夠科學(xué)、公平,保證融合系統(tǒng)的穩(wěn)定運營。
4 結(jié)語
煙草企業(yè)的信息化建設(shè)要求企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)融合。本文針對傳統(tǒng)C/S架構(gòu)檔案管理系統(tǒng)多用于局域網(wǎng)等問題,結(jié)合B/S架構(gòu)、MySQL、PHP等對煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的融合進行分析,通過一體化平臺的建設(shè)實現(xiàn)了兩種系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和連接等。
參考文獻
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(編輯 王雪芬)
Integrated development of tobacco enterprise archive management and office automation systemZhao Qingqing, Ding Feng
(Guizhou Tobacco Company Southwest Guizhou Branch, Xingyi 562400, China)
Abstract: The traditional tobacco enterprise archives management system is mostly built with C/S architecture, which is often limited to the use of local area network, which is not conducive to the docking of modern office automation system. In this paper, B/S architecture is used to replace the traditional C/S architecture of tobacco enterprise archives management. According to the characteristics of tobacco enterprise archives management and office automation system, MySQL is used to build a fusion database, and PHP network programming language is used to realize the integration of archives management and office automation system.
Key words: tobacco enterprises; archives management; office automation; B/S architecture; PHP language