劉兆福
一、前言
財務(wù)共享是企業(yè)財務(wù)管理當(dāng)下及未來的發(fā)展方向,改變了企業(yè)傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式,同時也對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了較大的影響,改變了內(nèi)控生態(tài)環(huán)境,衍生出了企業(yè)信息安全風(fēng)險、系統(tǒng)操作風(fēng)險、業(yè)財分離風(fēng)險等,進(jìn)而對企業(yè)內(nèi)控提出了新的要求,需要其積極適應(yīng)企業(yè)財務(wù)共享帶來的改變?;谪攧?wù)共享的影響,采取相應(yīng)的內(nèi)控機(jī)制,持續(xù)發(fā)揮企業(yè)內(nèi)控的監(jiān)督、管理、考評職能,助力于企業(yè)財務(wù)共享的穩(wěn)定安全運(yùn)行。
二、實(shí)施財務(wù)共享對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響
(一)改變內(nèi)控生態(tài)環(huán)境
企業(yè)內(nèi)控環(huán)境狀況直接影響著企業(yè)各項(xiàng)制度、管理措施等的執(zhí)行情況。在企業(yè)推行財務(wù)共享后,打造了企業(yè)唯一的數(shù)據(jù)庫,信息集約化、共享化,再造企業(yè)業(yè)務(wù)流程,業(yè)財相互結(jié)合,集中管理企業(yè)的信息流、資金流,形成了新的財務(wù)管理生態(tài)環(huán)境。企業(yè)內(nèi)控需及時適應(yīng)這一變化,進(jìn)行內(nèi)控機(jī)制、內(nèi)控工作內(nèi)容與內(nèi)控活動等的調(diào)整,以確保企業(yè)內(nèi)控效用的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)揮。企業(yè)在完成財務(wù)共享后,財務(wù)信息在財務(wù)共享中心進(jìn)行收集、加工、存儲,財務(wù)管理高度信息化、扁平化。而財務(wù)共享中心扁平化的組織結(jié)構(gòu),雖然簡化了運(yùn)行流程,但同時也產(chǎn)生了新的問題。一方面,扁平化組織結(jié)構(gòu)盡可能的消減企業(yè)層級,擴(kuò)大了企業(yè)管理幅度,形成新的管理風(fēng)險及隱患。另一方面,扁平化精簡了業(yè)務(wù)流程,相應(yīng)的增加了各部門之間的交叉業(yè)務(wù),出現(xiàn)了責(zé)任與工作內(nèi)容重復(fù)問題,進(jìn)而在績效考核評價的過程中,易出現(xiàn)相互推諉問題,或者是爭搶利益現(xiàn)象。財務(wù)共享的實(shí)施衍生出了企業(yè)新的管理問題,影響到企業(yè)管理的穩(wěn)定性,間接改變了內(nèi)控環(huán)境,對于企業(yè)內(nèi)部控制來說無疑是一種挑戰(zhàn)。
(二)衍生出內(nèi)控新的風(fēng)險點(diǎn)
財務(wù)共享平臺基于大型數(shù)據(jù)庫集中管理企業(yè)的數(shù)據(jù)信息,并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集、整理、挖掘分析這些數(shù)據(jù),預(yù)測企業(yè)內(nèi)外部風(fēng)險,助力于企業(yè)風(fēng)險預(yù)警工作,并加快風(fēng)險應(yīng)對與反應(yīng)的速度,但同時也帶來了負(fù)面的影響。以企業(yè)內(nèi)控的角度來看,財務(wù)共享服務(wù)中心以互聯(lián)網(wǎng)為信息傳播渠道,以財務(wù)管理軟件為平臺,集中管理處理企業(yè)財務(wù)各項(xiàng)工作,進(jìn)而形成了新的風(fēng)險點(diǎn)。有人為操作風(fēng)險、業(yè)財分離風(fēng)險,以及財務(wù)數(shù)據(jù)信息傳遞、存儲、加工過程中存在的風(fēng)險,還有財務(wù)管理軟件與數(shù)據(jù)庫被網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險等。比如,財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)庫集中存儲企業(yè)信息,一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊或是計(jì)算機(jī)病毒入侵,導(dǎo)致企業(yè)信息被破壞、篡改、刪除等,信息損失風(fēng)險加大[1]。再者,企業(yè)各部門或是下屬分支機(jī)構(gòu)基于一個財務(wù)共享平臺開展財務(wù)活動或是財務(wù)工作,相互之間溝通交流不到位,易形成重復(fù)性工作,未能發(fā)揮出財務(wù)共享服務(wù)中心信息實(shí)時傳遞及共享的優(yōu)勢。所以,財務(wù)共享改變了企業(yè)內(nèi)控的信息化環(huán)境,調(diào)整了業(yè)務(wù)處理流程,增加了信息化工具使用頻次,形成了新的內(nèi)控風(fēng)險點(diǎn)。需要企業(yè)內(nèi)控優(yōu)化調(diào)整風(fēng)險防控體系,以確保財務(wù)共享實(shí)施后的企業(yè)信息安全。
(三)重塑內(nèi)控活動過程
在企業(yè)內(nèi)部控制活動中,根據(jù)企業(yè)各個部門職能、部門崗位特點(diǎn)等,制定了相應(yīng)的內(nèi)部控制措施,理順了控制流程,構(gòu)建常態(tài)化的內(nèi)控工作格局。而財務(wù)共享在企業(yè)內(nèi)部的推行,要求企業(yè)重新梳理再造業(yè)務(wù)流程,直接改變了內(nèi)部控制點(diǎn),進(jìn)而對內(nèi)控活動產(chǎn)生了間接影響。比如,企業(yè)財務(wù)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)原先為人工手動處理,但在財務(wù)共享實(shí)施后,業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移至共享中心平臺操作。比較明顯的是紙質(zhì)會計(jì)憑證可直接錄入財務(wù)管理系統(tǒng),總賬與明細(xì)賬核對財務(wù)管理系統(tǒng)可自動完成,財務(wù)工作的自動化水平較高。企業(yè)內(nèi)部控制在財務(wù)共享的影響下,需對財務(wù)共享中心的財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行硬件與軟件兩個方面的控制。硬件的日常檢修維護(hù),及時進(jìn)行硬件的更新。軟件控制活動較多,有系統(tǒng)運(yùn)行安全、操作安全、日常維護(hù)及升級等。在業(yè)務(wù)流程信息化后,內(nèi)部控制活動根據(jù)業(yè)務(wù)信息化流程進(jìn)行調(diào)整,對業(yè)務(wù)開展全過程進(jìn)行監(jiān)督管控,還需構(gòu)建監(jiān)督反饋機(jī)制,有效控制業(yè)務(wù)開展全過程,才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)控活動價值的最大化。
(四)影響到內(nèi)控的信息交互
財務(wù)共享中心建立了企業(yè)內(nèi)部信息大共享機(jī)制,暢通了企業(yè)的信息流,各部門及部門人員建立了實(shí)時信息交互渠道,提高企業(yè)整體的運(yùn)行效率。一是信息收集,在未實(shí)現(xiàn)信息共享之前,企業(yè)各部門之間使用社交軟件或是企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件資料及信息的傳遞。在財務(wù)共享后,將企業(yè)信息集中在一個大型數(shù)據(jù)庫中,各部門及部門人員在獲取了財務(wù)共享平臺的登陸權(quán)限后,就可查閱和利用數(shù)據(jù)庫中的信息。二是信息加工。借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能,進(jìn)行共享平臺中數(shù)據(jù)的查閱、處理,或者是利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)建數(shù)字三維分析模型,提高財務(wù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性與可用性。三是信息傳遞。財務(wù)共享中心打破了企業(yè)的信息孤島,業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息在互聯(lián)網(wǎng)或是企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)中無障礙傳遞,消減管理層級,信息可同時面向企業(yè)所有人員發(fā)布,形成扁平化的信息傳遞結(jié)構(gòu)[2],避免了信息傳遞過程中的失真風(fēng)險,提高企業(yè)內(nèi)部控制信息流動及溝通交流的效率。實(shí)際應(yīng)用中的不足是,一旦業(yè)務(wù)流程建設(shè)出現(xiàn)問題,則會形成信息孤島、業(yè)財分離、各自為政、反復(fù)建設(shè)等問題,導(dǎo)致過多的無價值勞動。
三、內(nèi)部控制對財務(wù)共享的積極影響
(一)對財務(wù)共享的保障性作用
企業(yè)內(nèi)部控制是財務(wù)共享的基礎(chǔ)。監(jiān)控管理企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)的全過程,規(guī)避建設(shè)誤區(qū)及風(fēng)險點(diǎn),具有加快財務(wù)共享中心建設(shè)速度的作用。企業(yè)內(nèi)部控制從企業(yè)的實(shí)際出發(fā),對企業(yè)的各個風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行有力的控制。在財務(wù)共享工作中,基于內(nèi)部控制的風(fēng)控理念,預(yù)防和規(guī)避財務(wù)共享推進(jìn)過程中的各項(xiàng)風(fēng)險,保駕財務(wù)共享中心各項(xiàng)工作的有力、有效推進(jìn),維持財務(wù)共享中心平穩(wěn)運(yùn)行。內(nèi)部控制優(yōu)化企業(yè)權(quán)責(zé)分配,形成崗位之間的牽制與制衡機(jī)制。構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部全面的監(jiān)督網(wǎng)絡(luò),凈化企業(yè)內(nèi)部治理環(huán)境,為財務(wù)共享中心的建設(shè)與實(shí)施奠定了基礎(chǔ)。
(二)有助于財務(wù)管控工作
內(nèi)部控制本身是企業(yè)財務(wù)管理的重要手段。通過內(nèi)部控制在財務(wù)共享中心的實(shí)施,促進(jìn)財務(wù)共享中心組織結(jié)構(gòu)的逐步完善,優(yōu)化人力資源配置,統(tǒng)一財務(wù)工作流程與工作標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)財務(wù)工作的減壓降本。財務(wù)共享下的內(nèi)部控制,實(shí)現(xiàn)財務(wù)工作及業(yè)務(wù)工作全流程的控制,促進(jìn)業(yè)財深度融合,提高財務(wù)管理在企業(yè)管理中的地位及影響力。從財務(wù)工作的源頭把好財務(wù)信息質(zhì)量關(guān),為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息參考。
(三)多重保險穩(wěn)定共享中心運(yùn)行
基于財務(wù)共享下的內(nèi)部控制,具體明確了合理的職責(zé)分工,嚴(yán)格落實(shí)審批與檢查要求。從財務(wù)的多個角度開展內(nèi)控,包括了制度層面、文化層面、績效考核層面等,為財務(wù)共享提供了多重保險,構(gòu)建共享中心正常的運(yùn)營秩序。在財務(wù)共享中心運(yùn)行的全過程,內(nèi)部控制發(fā)揮出監(jiān)督、控制、風(fēng)險預(yù)測及防控等職能,規(guī)避了財務(wù)共享中心運(yùn)營風(fēng)險。基于此,內(nèi)部控制可以說是企業(yè)財務(wù)共享中心穩(wěn)定有序運(yùn)營的基石,多重保險促進(jìn)財務(wù)共享的順利推進(jìn),穩(wěn)固財務(wù)共享中心組織結(jié)構(gòu),促進(jìn)財務(wù)共享職能及效用的最大程度發(fā)揮。
四、基于企業(yè)財務(wù)共享需求完善內(nèi)部控制對策
(一)調(diào)整優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境,滿足財務(wù)共享新要求
1.加強(qiáng)內(nèi)控文化建設(shè),增強(qiáng)職工責(zé)任感與使命感
在企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)中,充分發(fā)揮企業(yè)文化感染力、傳播力及影響力,潛移默化的影響企業(yè)職工的思想價值觀念。將企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營理念、企業(yè)精神、發(fā)展愿景等傳遞給企業(yè)職工,使其認(rèn)同企業(yè)發(fā)展路徑,增強(qiáng)其責(zé)任感與使命感?;谪攧?wù)共享帶來的企業(yè)內(nèi)控環(huán)境變化,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控文化建設(shè),增強(qiáng)企業(yè)員工對財務(wù)共享的認(rèn)知和理解,牢固內(nèi)部控制的思想防線,以積極應(yīng)對財務(wù)共享對企業(yè)內(nèi)控造成的沖擊。首先,從領(lǐng)導(dǎo)干部層面入手,由領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)企業(yè)職工學(xué)習(xí)財務(wù)共享知識及共享理念,促使財務(wù)共享真正落地。從上向下一體化推進(jìn),為財務(wù)共享下內(nèi)部控制實(shí)施打好思想基礎(chǔ)。其次,財務(wù)共享內(nèi)控文化建設(shè)需立足于企業(yè)基層,植根于企業(yè)各個角落,構(gòu)建財務(wù)共享、內(nèi)控文化建設(shè)一體化推動格局,完成企業(yè)文化的重塑[3]。最后,針對內(nèi)控文化建設(shè)采取績效考評機(jī)制,形成對企業(yè)職工的激勵與鼓舞作用。加快財務(wù)共享內(nèi)控文化建設(shè)的進(jìn)度,為財務(wù)共享下的內(nèi)控創(chuàng)造良好的文化與思想環(huán)境,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控在企業(yè)范圍內(nèi)的全面鋪開。
2.清晰界定領(lǐng)導(dǎo)權(quán)責(zé)利,有效約束操作行為
財務(wù)共享重塑了企業(yè)業(yè)務(wù)流程,間接地改變了業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)責(zé)利,導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)權(quán)的交叉,工作責(zé)任的混淆,需重新界定企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)責(zé)利,構(gòu)建企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的內(nèi)控機(jī)制,以規(guī)范化企業(yè)內(nèi)部的權(quán)力運(yùn)行。在財務(wù)共享中心管理后臺,根據(jù)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)所在的部門、工作的職能、管理范圍等進(jìn)行財務(wù)共享平臺使用權(quán)限的設(shè)置。結(jié)合財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程,針對各部門及部門崗位,進(jìn)行職能與責(zé)任的界定,固定崗位及崗位權(quán)限,約束人員的操作行為,以形成財務(wù)共享中心對業(yè)務(wù)操作過程的內(nèi)控。在此基礎(chǔ)上,財務(wù)共享中心全程記錄各部門及崗位人員在平臺中的操作過程,作為數(shù)據(jù)信息安全事件的溯源追責(zé)依據(jù),以此保證企業(yè)信息數(shù)據(jù)的使用安全。
(二)加強(qiáng)內(nèi)控風(fēng)險評估,保障財務(wù)信息安全
1.深入調(diào)研分析評估風(fēng)險
企業(yè)內(nèi)部控制需對財務(wù)共享有一個全面的了解,知己知彼,方能百戰(zhàn)百勝。一方面,是在企業(yè)內(nèi)部深入調(diào)研分析。財務(wù)共享實(shí)施后企業(yè)出現(xiàn)的新風(fēng)險,制定風(fēng)險預(yù)防及處理對策。另一方面,財務(wù)共享中心相對的獨(dú)立于企業(yè)運(yùn)行,需賦予一定的管理權(quán)限。在企業(yè)內(nèi)控工作中,應(yīng)對財務(wù)共享集中收集、存儲、加工企業(yè)信息數(shù)據(jù)時面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別,以做好應(yīng)對風(fēng)險的準(zhǔn)備。財務(wù)共享中心集約化管理企業(yè)信息,增加企業(yè)信息管理的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。內(nèi)部控制要有充足的準(zhǔn)備,以加快風(fēng)險處理的速度。
2.強(qiáng)化過程內(nèi)控及監(jiān)管
專門建立企業(yè)內(nèi)控專用的評估監(jiān)督系統(tǒng),與企業(yè)的審計(jì)系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行對接,使內(nèi)部控制工作流程與財務(wù)、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深度融合,打造一體化運(yùn)作模式,增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的成效。一是在財務(wù)共享推行的初始階段,財務(wù)共享中心與企業(yè)內(nèi)控部門共同制定業(yè)務(wù)流程及財務(wù)管理規(guī)范要求。二是統(tǒng)一數(shù)據(jù)類型與數(shù)據(jù)接口,標(biāo)準(zhǔn)化核算及編制財務(wù)報告,為財務(wù)共享奠定基礎(chǔ)保障。三是在財務(wù)共享正式投入使用后,各部門之間協(xié)同聯(lián)動、密切配合,加強(qiáng)溝通交流,共同推動財務(wù)共享運(yùn)行。四是財務(wù)共享中心全力支持企業(yè)內(nèi)控工作,進(jìn)行企業(yè)管理制度、業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)與調(diào)整[4],提高內(nèi)控與財務(wù)共享之間的適應(yīng)性。五是內(nèi)部控制輔助內(nèi)部審計(jì),加強(qiáng)財務(wù)中心運(yùn)行的審計(jì)與考評工作,及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)共享工作中存在的問題,杜絕財務(wù)舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。
(三)做好信息安全控制,促進(jìn)業(yè)財與內(nèi)控深度融合
1.強(qiáng)化信息安全內(nèi)控力度
保證信息安全是企業(yè)財務(wù)共享的重要工作之一,也是企業(yè)內(nèi)控工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)。因此,在內(nèi)控活動中重點(diǎn)關(guān)注財務(wù)共享中心平臺的運(yùn)行安全,借助內(nèi)控機(jī)制強(qiáng)化財務(wù)人員對信息安全的認(rèn)知,提高重視程度,以避免財務(wù)信息遭到損失與破壞。一是硬件管理。財務(wù)共享中心平臺的硬件設(shè)施,由專人負(fù)責(zé)日常維護(hù),定期進(jìn)行檢修保養(yǎng)。發(fā)生故障問題則由硬件的供貨商進(jìn)行維修,以保證硬件設(shè)施長期安全穩(wěn)定的運(yùn)行。二是軟件管理。軟件日常維護(hù)主要包括了以下幾點(diǎn):平臺系統(tǒng)軟件定期更新升級,統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)接口,暢通企業(yè)內(nèi)部的信息交互渠道;安裝最新防火墻,構(gòu)建企業(yè)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)物理隔離機(jī)制,保護(hù)財務(wù)共享平臺的信息安全;分配登陸與使用權(quán)限,根據(jù)各部門業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)及其他崗位人員的工作權(quán)責(zé),統(tǒng)一分配平臺的使用權(quán)限,注意避免職能交叉問題;企業(yè)信息部門全權(quán)負(fù)責(zé)共享中心平臺的日常維護(hù)工作,監(jiān)控平臺運(yùn)行狀態(tài),修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞,打好系統(tǒng)補(bǔ)丁,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)財務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)操作,規(guī)范化操作行為,避免人員操作失誤引發(fā)的數(shù)據(jù)丟失與失真問題。
2.業(yè)財與內(nèi)控深度融合
要重建企業(yè)的業(yè)務(wù)流程與財務(wù)處理流程,然后基于財務(wù)共享中心平臺,進(jìn)行業(yè)財流程的深度融合。同時,嵌入企業(yè)內(nèi)控工作流程,防止控制活動出現(xiàn)疏漏。在業(yè)財與內(nèi)控深度融合過程中,依托于信息技術(shù)進(jìn)行人工操作環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)化,使業(yè)務(wù)流程與財務(wù)處理流程最大程度的匹配。此外,定期評估業(yè)務(wù)流程。根據(jù)企業(yè)當(dāng)下的運(yùn)營狀況及財務(wù)共享管理實(shí)際需要,持續(xù)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)與完善,保持業(yè)財融合的先進(jìn)性,提高企業(yè)內(nèi)控的科學(xué)性。
(四)暢通信息與溝通機(jī)制,提升信息交互與溝通效率
財務(wù)共享實(shí)施后,成為了企業(yè)的信息源頭,負(fù)責(zé)企業(yè)信息的收集、整理與存儲工作。在信息收集層面,借助財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)源的優(yōu)勢,與企業(yè)其他信息系統(tǒng)建立連接,實(shí)時收集各個部門運(yùn)營過程中形成的數(shù)據(jù),構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部良好的信息交互與溝通交流渠道。在內(nèi)部信息收集的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)與外部的溝通交流,拓寬信息收集的范圍,如客戶信息、競爭對手信息、市場信息等,為信息的分析挖掘利用打好基礎(chǔ)。在信息利用方面,對收集到的信息進(jìn)行匯總整理,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)凈化數(shù)據(jù),整理數(shù)據(jù),深挖數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系與內(nèi)在關(guān)聯(lián)[5],獲取數(shù)據(jù)信息背后的價值,為企業(yè)內(nèi)控提供參考建議。暢通企業(yè)上下溝通渠道,提高企業(yè)內(nèi)部溝通效率,由財務(wù)共享中心為企業(yè)管理層、一線人員提供財務(wù)專業(yè)分析服務(wù),以提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理決策的準(zhǔn)確性。充分發(fā)揮財務(wù)共享對企業(yè)內(nèi)控的積極影響,保駕企業(yè)更好更快的發(fā)展。
五、結(jié)語
企業(yè)內(nèi)部控制是抵御企業(yè)各項(xiàng)風(fēng)險的有效手段。內(nèi)控工作已經(jīng)滲透至企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的方方面面,多角度、全方位的監(jiān)控和管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),以有效的預(yù)防、控制、規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。但財務(wù)共享的實(shí)施對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了正反兩個方向的影響。在企業(yè)內(nèi)部控制工作中,需充分利用財務(wù)共享的優(yōu)勢,重建內(nèi)控環(huán)境,理順內(nèi)控流程,加大企業(yè)信息安全內(nèi)控力度,積極促進(jìn)業(yè)務(wù)、財務(wù)、內(nèi)控深度融合,適應(yīng)企業(yè)財務(wù)共享的發(fā)展,全面提高內(nèi)控工作的成效。
引用
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作者單位:中國鐵路哈爾濱局集團(tuán)有限公司哈爾濱機(jī)務(wù)段