王帥華

辦公室是建筑企業(yè)的關鍵部門，辦公室行政管理工作水平的高低對企業(yè)的經營與發(fā)展起著重要作用。建筑企業(yè)辦公室行政管理工作內容多、體量大，因此對管理人員的工作能力提出了更高的要求，精細化已成為當前企業(yè)行政管理的重要發(fā)展趨勢。本文介紹了現(xiàn)階段建筑企業(yè)辦公室行政管理的基本原則和存在的問題，詳細分析了落實精細化行政管理工作中的思路和方法。

在建筑企業(yè)中，辦公室行政管理部門承擔著內部溝通與聯(lián)系的功能，是企業(yè)的重要中樞部門。辦公室工作內容涉及辦文、辦會、辦事、參謀、督辦、協(xié)調、服務等方面，精細化管理的理念是實現(xiàn)行政管理工作科學化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的重要思路，有利于以高質量的工作水平保障企業(yè)健康、穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。精細化的行政管理對降低企業(yè)的經營管理風險同樣也具有重要的意義，警醒著管理人員在辦公室行政管理的職能規(guī)劃方面要加強重視，有效提升各崗位工作人員的責任意識。

一、建筑企業(yè)辦公室行政管理精細化的基本原則

所謂辦公室精細化管理就是在工作中以精、準、細、嚴為核心思路，其目的是提升管理水平，優(yōu)化運行效率。通過將精細化管理理念融入辦公室工作，可以為建筑企業(yè)生產經營提供保障。以下就針對辦公室行政管理精細化的重要原則展開分析。

（一）可細化、可量化原則

可細化、可量化管理科目主要是指以整體行政管理為對象，將抽象的行政管理分解為若干模塊，通過將不同的模塊進行分類，量化、分配以及管控，從而達到優(yōu)化工作流程，推動工作效率的目的。這種作用主要表現(xiàn)在企業(yè)可以通過行政管理工作量化以及監(jiān)測相關指標來幫助行政工作人員把控全局，提升相關工作人員對于細節(jié)問題的處理能力，使其可以將問題隱患消除在萌芽狀態(tài)。與此同時，通過業(yè)務量化、流程細化以及協(xié)調機制優(yōu)化，解決傳統(tǒng)工作存在的缺陷問題，將刻板的工作任務轉變?yōu)榫毣墓芾砟Ｊ?。把行政管理工作轉變?yōu)榭杉毣?、量化的內容，能夠更好地為落實績效考核管理提供有效參考，進一步推動企業(yè)辦公室行政管理的工作效率與質量。

（二） 標準化、流程化原則

標準化、流程化的管理模式更有利于實現(xiàn)工作的對接、排序，這和辦公室行政管理工作的特點之間有十分密切的聯(lián)系。辦公室行政管理在企業(yè)內部溝通聯(lián)系上具有十分重要的作用，許多業(yè)務工作都需要和相應的部門展開協(xié)作，標準化、流程化的工作方式更有利于形成科學的企業(yè)內部工作制度，且在工作標準上有明確的規(guī)定要求，確保每項工作的流轉、執(zhí)行都有據(jù)可依。管理人員在日常工作中可以將復雜的目標進行拆解，形成更適應企業(yè)內部工作流程的分項內容，在具體執(zhí)行中也能夠保證其銜接的合理性。

（三）協(xié)同化、合作化原則

協(xié)同工作是企業(yè)辦公室工作的重要特點，高效率的交流能夠有效減少工作內耗的現(xiàn)象，對企業(yè)的業(yè)務推進、增效創(chuàng)收等具有重要意義。在以往的工作中，由于各部門之間的業(yè)務相互較為獨立，溝通協(xié)調較少，工作中產生內耗，不利于企業(yè)整體業(yè)務開展。而辦公室可以充分利用自身“橋梁紐帶”的作用，及時收集各方面、各層面的指令和信息，并對其進行落實執(zhí)行、分解傳輸、綜合反饋、聯(lián)絡溝通等處置工作，能夠有效平衡、調整和改善相關業(yè)務部門及其人員之間的關系，確保目標一致、行動統(tǒng)一，能夠提高效能、減少內耗，推動企業(yè)工作順利開展。

企業(yè)內部的許多業(yè)務部門都需要和辦公室之間形成信息的對接交流，這也對管理人員的工作提出了一定的要求，必須能夠及時地完成信息的收集與分析，并結合實際情況做好分解、傳遞、執(zhí)行、反饋、溝通等基本工作，確保能夠合理地平衡調整企業(yè)內部各業(yè)務部門及人員之間的關系，確保能夠為了高質量、高效率落實企業(yè)經營發(fā)展目標而努力。

二、建筑企業(yè)辦公室行政管理精細化中存在的問題

（一）思想認知不足

辦公室行政管理是企業(yè)上下級之間銜接的重要崗位，承擔著重要的服務功能。辦公室工作對企業(yè)的經營發(fā)展、決策落實等具有十分重要的意義，但部分管理人員在思想認識上仍存在不足，將其視為不創(chuàng)造效益的工作崗位，在推進企業(yè)辦公室行政管理精細化工作的過程中沒有給予相應的支持。同時，在辦公室內部，有些管理人員站位不高、管理意識有所欠缺，工作中只求滿足領導需求，不求精進，缺乏對企業(yè)發(fā)展負責的工作態(tài)度，導致辦公室行政管理工作水平不高、質量不精。

（二）制度流程缺陷

部分建筑企業(yè)內部管理辦法不完善，在工作制度和執(zhí)行流程上還存在一定的缺陷，無法有效覆蓋辦公室行政管理的全部工作內容，當遇到超出規(guī)定部分的工作內容時則很難高效率完成，甚至可能會出現(xiàn)延誤、遺漏等問題，對工作落實帶來了一定的影響。另外，部分建筑企業(yè)盡管制定了辦公室行政管理的工作制度和管理辦法，但在具體執(zhí)行的過程中缺少實用的工作指導書，導致不同工作人員在實際工作過程中存在著標準不一、質量參差不齊的情況，一定程度上影響了后續(xù)的業(yè)務工作開展。

（三）工作內容繁雜

企業(yè)辦公室的工作內容較為繁雜，大至參謀決策、細至室內衛(wèi)生，對外調研接待、對內跟蹤查辦，還有辦文、辦會、辦事等具體業(yè)務等等。工作的機動性要求較高，對工作人員的綜合能力也提出了更高的要求。部分建筑企業(yè)沒有落實好辦公室行政管理精細化的工作要求，在業(yè)務內容繁雜的情況下會出現(xiàn)手忙腳亂的情況，各項工作的完成質量也無法得到有效保證。

（四）人員水平不高

部分建筑企業(yè)招收的辦公室工作人員的整體素養(yǎng)能力偏低，無法滿足信息時代的辦公需求。在信息處理方面還存在許多問題，這導致了其工作效率、質量的不足。管理人員在開展工作分配、人員調度時缺少前瞻性，總是沿用老思想、舊辦法，導致管理效率偏低。企業(yè)辦公室工作人員缺少終身學習的理念，沒有主動開展常態(tài)化的工作學習，在工作方法、思想認知和技能水平上不能與時俱進，企業(yè)也缺少相應的培訓教育活動，有時會影響正常工作的開展。

三、建筑企業(yè)辦公室行政管理精細化的工作思路

（一）提高工作站位

辦公室工作牽動全局，這就要求辦公室管理人員提高站位，要有“身在兵位、胸為帥謀”的工作意識。在工作中要善于站在領導的角度思考問題、開展工作，要切實發(fā)揮好“參謀助手”的作用，為企業(yè)的發(fā)展出思路、出觀點、出實招，為領導決策提供有用的依據(jù)和參考。辦公室管理人員同時要樹立牢固的大局意識。辦公室擔負著協(xié)調企業(yè)正常運轉的重要任務，是企業(yè)領導層的參謀助手，這就要求辦公室在開展工作時著眼于企業(yè)發(fā)展大局，緊緊圍繞大局、時時聚焦大局、處處服務大局，做到胸懷大局、登高望遠、因勢而謀；把握大局、明辨方向、應勢而動；服務大局、切中要害、順勢而為。在開展工作時自覺想企業(yè)之所想，急企業(yè)之所急，辦企業(yè)之所需。

（二）完善制度保障

管理制度是保證企業(yè)運營的根本，在落實辦公室行政管理精細化工作的過程中，更需要從制度層面形成有力支持。考慮到建筑企業(yè)的行業(yè)特點，在管理制度的建立過程中需要根據(jù)實際業(yè)務的開展范圍來予以制定，明確崗位責任和操作標準，制定系統(tǒng)的工作流程。如在建工企業(yè)內的人員管理需要結合項目的實際開展，為保證企業(yè)內部工作的有效運轉，可以采取動態(tài)化管理的方式來落實各項行政管理的要求，充分進行工作流程梳理，規(guī)范工作標準；同時還要制定配套的考核標準以及考核事項，盡可能減少施工項目開展帶來的影響。規(guī)范的行政管理章程更有利于提升企業(yè)內部工作流轉與處置的效率，企業(yè)應重視做好內部宣傳工作，通過制度宣貫、制定工作任務指導書的方式來保證全體員工能夠正確領會工作制度的要求，為后續(xù)的績效考核與管理形成有力支持。同時也可以通過這種方式強化管控力度，圍繞生產經營進行組織管理，在建筑企業(yè)、子公司、項目部等設置科學的組織架構，推動項目的順利完成。

（三）優(yōu)化工作方法

辦公室行政管理是企業(yè)內部業(yè)務聯(lián)系的重要樞紐，既具有較強的互通性，也存在一定的獨立性，在進行精細化發(fā)展的過程中需要做好其工作方法的優(yōu)化處置，合理妥善地解決其業(yè)務工作內容繁雜的問題?？傮w思路是“審大小而圖之，酌緩急而布之，連上下而通之，衡內外而施之”。這就是說，要發(fā)揮辦公室的整體效能，權衡大事小事、急事緩事，抓住大事不放手，抓住急事先辦理；溝通上下左右，做到上情下達、內外有別，使各項工作有條不紊地進行，提高工作效率。另外，在辦公室行政管理工作的崗位配置上，應當按照具體的工作內容來區(qū)分，有效避免任務分配的隨機性問題，減少員工之間的工作內容重疊問題，使業(yè)務的縱向流轉更加順暢，也為企業(yè)減少人力成本的支出。許多現(xiàn)代化的工作方法對提升行政管理的效率具有重要輔助作用，管理人員可以通過建立企業(yè)內部網(wǎng)絡平臺的方式進行工作的流轉與分配，不僅能夠實現(xiàn)工作留痕，也能使溝通交流更加及時有效，同時還踐行了無紙化辦公的要求，提升辦公室與其他業(yè)務部門工作銜接的協(xié)同度。

（四）創(chuàng)新績效考核

由于辦公室行政管理工作崗位不直接為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益，在落實績效考核管理上存在一定的困難，也導致了部分工作人員思想滑坡的問題。在開展精細化管理的工作過程中，必須要做好績效考核的有效創(chuàng)新，以嚴格明確的管理辦法提升工作人員的積極性。結合建筑企業(yè)辦公室行政管理的工作特點，各項工作都應當有對應的標準和要求，通過核查工作質量的方式來形成量化考評，更有利于保證實際工作水平?？冃Э己瞬皇菃我痪S度的考評，而是需要多層次、多角度地予以落實，確?？己私Y果的可信度，避免評價出現(xiàn)偏差而影響結果，也避免給員工的心理產生負面影響，阻礙辦公室工作?？冃Э己藨攲髽I(yè)內部的獎懲制度，有效的經濟獎勵、榮譽表彰等可以更好地刺激員工的積極性和主動性。

（五）加強隊伍建設

由于建筑企業(yè)辦公室行政管理工作量較大，需要有高素質的建設團隊才能夠保證工作質量。因此企業(yè)在人才引進方面可以有針對性地招收專業(yè)對口的本科生、研究生，其理論水平更加扎實，對許多信息化辦公軟件的應用水平較好，經過簡單的培訓就能快速上崗。這些高學歷的專業(yè)人才是企業(yè)的重要人才儲備，企業(yè)要重視給予其一定的實踐空間，有針對性地展開培養(yǎng)教育，確保能夠滿足更高的工作要求。另外，企業(yè)應重視定期開展內部培訓教育活動，特別是在行政管理方面的新理論、新方法等應加強主動學習，通過員工之間的經驗分享實現(xiàn)個人工作能力的綜合提升，使企業(yè)的辦公室行政管理工作有更好的人才保障。此外，還可以為員工提供更加廣闊的學習平臺，鼓勵員工積極參加行業(yè)交流會、研討會等活動，開闊個人視野，提升個人專業(yè)技術和綜合水平，為企業(yè)未來發(fā)展提供保障。

（六）深耕企業(yè)文化

企業(yè)文化是建筑企業(yè)的核心要素，科學、正確的企業(yè)文化可以推動企業(yè)的發(fā)展。所以在開展精細化管理的過程中，要以企業(yè)文化為基礎提升滲入能力。一方面，辦公室要對現(xiàn)行企業(yè)文化進行總結和分析，并對其作用進行研究，從而明確其真實價值。另一方面，在開展精細化管理的過程中，將理念和企業(yè)文化相融合，通過企業(yè)文化使工作人員樹立正確的思想，從而規(guī)范個人行為。良好的企業(yè)文化建設能夠有效提升員工的凝聚力與思想境界，行政管理的精細化發(fā)展也屬于企業(yè)文化的重要內涵之一。管理人員要重視從精細化發(fā)展的價值和意義出發(fā)做好總結歸納，確保能夠在實際工作中形成重要指導。

管理人員可以把辦公室行政管理的工作要點與現(xiàn)有的企業(yè)文化之間形成有效融合，通過建立良好文化氛圍幫助員工樹立正確的工作認知，自覺地對自身的工作職能、工作態(tài)度等形成規(guī)范，進一步提升企業(yè)的行政管理效率。行政管理崗位是企業(yè)上傳下達過程中的重要服務保障，企業(yè)文化的建設更有利于提升員工的工作積極性，在工作中充分發(fā)揮其個人價值。

結語：

建筑企業(yè)辦公室行政管理工作直接關系到企業(yè)的未來發(fā)展，因此，管理人員必須對行政管理精細化形成正確的認識，做好工作的總體把控與優(yōu)化調整，有效提升行政管理的工作效率。管理人員要重視加強各部門、各崗位之間的協(xié)作溝通，以健全的管理機制、標準化的作業(yè)流程明確行政管理工作的規(guī)范要求。企業(yè)要加強專業(yè)人才的吸納與培養(yǎng)，充分結合建筑企業(yè)的行業(yè)發(fā)展特點，落實工作職責，為企業(yè)提供高質量行政管理支持，不斷提升企業(yè)在全行業(yè)的核心競爭力。