刁鷗

高校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、文化傳承創(chuàng)新等職能，如何增強(qiáng)服務(wù)供給能力、優(yōu)化內(nèi)部治理體系、不斷提高行政效能，從而保障上述職能的有效發(fā)揮，公文在其中發(fā)揮著重要作用。在實(shí)際工作中，高校二級(jí)單位（部、處、院、系、所等）有相當(dāng)一部分的公文擬稿人員和公文處理人員都不是文秘相關(guān)專業(yè)出身，也未經(jīng)過系統(tǒng)性、規(guī)范化的培訓(xùn)，公文寫作和處理的過程中容易出現(xiàn)未完全按照黨政機(jī)關(guān)公文處理要求的問題。本文將探討高校二級(jí)單位公文規(guī)范化寫作的重要性，總結(jié)幾類寫作中常見的問題，最后列舉大量工作實(shí)踐中的常見錯(cuò)誤實(shí)例，為高校公文寫作人員提供參考。

1 高校二級(jí)單位公文規(guī)范化寫作的重要性

1.1 一文見水平，體現(xiàn)二級(jí)單位的工作水平與形象

黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。公文是管理的重要工具，公文的寫作必須遵循國家相關(guān)要求，切實(shí)保證公文的嚴(yán)肅性，公文寫作的質(zhì)量和水平是二級(jí)單位管理能力的重要體現(xiàn)。

1.2 一文見責(zé)任，體現(xiàn)擬稿部門的責(zé)任意識(shí)與態(tài)度

高校二級(jí)單位各類發(fā)文一般是由管理責(zé)任部門牽頭，與相關(guān)人員和部門充分協(xié)調(diào)溝通后發(fā)起擬稿，擬稿的水平體現(xiàn)了部門工作態(tài)度、責(zé)任意識(shí)和工作水平。

1.3 一文見能力，體現(xiàn)管理人員的綜合素質(zhì)與能力

公文的行文和處理過程中，具體擬稿人、負(fù)責(zé)審核的管理人員和負(fù)責(zé)把關(guān)的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，都需要具備較高的政治站位、豐富的專業(yè)知識(shí)、精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)能力。

2 高校二級(jí)單位公文寫作中的幾類常見問題

2.1 公文擬稿水平和質(zhì)量不夠高

目前，高校二級(jí)單位在公文擬稿階段主要存在的問題有以下幾個(gè)方面。一是公文內(nèi)容邏輯不夠嚴(yán)密，常出現(xiàn)前后層次不清晰、整體缺乏條理性、重點(diǎn)不突出的問題；二是公文結(jié)構(gòu)不完整，如缺失指導(dǎo)思想、原則、必要性條款等，時(shí)有“缺胳膊少腿”的情況；三是站位不夠高，沒有體現(xiàn)中央、上級(jí)管理部門和學(xué)校各項(xiàng)決策部署精神；四是文義不明，容易使收文部門產(chǎn)生混淆甚至是誤解；五是文字水平偏低，出現(xiàn)語病、錯(cuò)字、漏字、別字、數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤等問題；六是文種混淆，常見的有將會(huì)議紀(jì)要寫成會(huì)議記錄，造成決策事項(xiàng)不清晰、責(zé)任人不明確的問題。

2.2 公文格式錯(cuò)誤偏多

各單位和部門公文擬稿水平參差不齊，個(gè)別部門和人員也缺乏嚴(yán)格執(zhí)行公文格式要求的意識(shí)，造成公文格式方面的錯(cuò)誤普遍偏多。常見的錯(cuò)誤一是公文寫作要素（發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類、文號(hào)、附件、發(fā)文日期、抄送、印發(fā)日期、頁碼等）缺失；二是字體不規(guī)范，按照個(gè)人喜好選用字體和字號(hào)，對(duì)字體和字號(hào)的詳細(xì)要求可查看《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）；三是排版隨意，不按照黨政機(jī)關(guān)公文格式要求進(jìn)行排版，更有甚者出現(xiàn)前后排版不一致的情況。

2.3 公文處理的規(guī)范性還不夠強(qiáng)

公文處理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，必須遵循“準(zhǔn)確規(guī)范”的原則，在公文處理規(guī)范性方面常出現(xiàn)的問題有以下幾項(xiàng)。一是文種錯(cuò)用。高校最常用的文種有通知、決定、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等，在實(shí)際運(yùn)用中存在錯(cuò)用、混用、濫用的問題；二是上行文、下行文、平行文混淆。最常見的是在報(bào)告中夾雜請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示中沒有明確說明請(qǐng)示事項(xiàng)等；三是審核把關(guān)不嚴(yán)和處理效率較低。發(fā)文未經(jīng)審核、內(nèi)容反復(fù)修改、發(fā)文不及時(shí)等現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。

3 錯(cuò)誤案例解析

3.1 漏用、錯(cuò)用“通知”文種

實(shí)施辦法、實(shí)施細(xì)則、方案、計(jì)劃、總結(jié)等均不是公文文種，不能直接發(fā)文，必須以通知加附件的形式發(fā)布。常見的錯(cuò)誤范例如下：

《****學(xué)院研究生指標(biāo)分配實(shí)施細(xì)則》

《****處2023年度工作要點(diǎn)》

應(yīng)改為：

《關(guān)于印發(fā)****學(xué)院研究生指標(biāo)分配實(shí)施細(xì)則的通知》

《關(guān)于印發(fā)****處2023年度工作要點(diǎn)的通知》

根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)于要求下級(jí)單位執(zhí)行和周知的事項(xiàng)，可以通過“通知”直接下發(fā)，如《黨史學(xué)習(xí)教育常態(tài)化長效化工作方案》不是公文文種，但可以寫成《關(guān)于推動(dòng)黨史學(xué)習(xí)教育常態(tài)化長效化的通知》，以此傳達(dá)上級(jí)精神，部署相關(guān)工作。

3.2 標(biāo)題部分常見錯(cuò)誤

（1）公文標(biāo)題不規(guī)范。發(fā)文標(biāo)志中的單位名稱必須為全稱或者規(guī)范性簡稱，不能造成混淆，如“北大文件”“馬院黨委文件”均為不規(guī)范寫法，應(yīng)改為“北京大學(xué)文件”“**大學(xué)馬克思主義學(xué)院黨委文件”。

（2）標(biāo)題用詞不當(dāng)。“請(qǐng)示”和“報(bào)告”行文中，標(biāo)題常出現(xiàn)重復(fù)詞意，如《關(guān)于申請(qǐng)解決***經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》中，“申請(qǐng)”和“請(qǐng)示”表達(dá)了同一含義，可改為《關(guān)于解決***經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》。同上，《關(guān)于上報(bào)***情況的報(bào)告》應(yīng)改為《關(guān)于***情況的報(bào)告》。

（3）標(biāo)題回行不規(guī)范。在擬稿過程中，常常會(huì)遇到標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，需要回行的情況，應(yīng)注意回行時(shí)要做到詞意完整，一般使用梯形或菱形。如：

化學(xué)工程學(xué)院科研用

房動(dòng)態(tài)分配實(shí)施細(xì)則

應(yīng)改為：

化學(xué)工程學(xué)院科研用房

動(dòng)態(tài)分配實(shí)施細(xì)則

3.3 正文部分常見錯(cuò)誤

（1）引文不規(guī)范。基層單位需要貫徹落實(shí)中央和上級(jí)部門的決策部署，在制訂公文時(shí)就需要“引文”，下面為三個(gè)錯(cuò)誤范例：

按照《全國高校書記校長促就業(yè)專項(xiàng)行動(dòng)》……

按照《教育部辦公廳關(guān)于開展全國高校書記校長訪企拓崗促就業(yè)專項(xiàng)行動(dòng)通知》……

按照教學(xué)廳函〔2022〕3號(hào)要求……

以上三個(gè)例子的錯(cuò)誤點(diǎn)分別為引文內(nèi)容不全、未引原文件文號(hào)、未引原文件標(biāo)題，應(yīng)改為：

按照《教育部辦公廳關(guān)于開展全國高校書記校長訪企拓崗促就業(yè)專項(xiàng)行動(dòng)通知》（教學(xué)廳函〔2022〕3號(hào)）要求……

（2）時(shí)間表述不當(dāng)。常見的有“截止”和“截至”的錯(cuò)用，“截止”有已經(jīng)停止、終止的含義，表示所述事件自該時(shí)間點(diǎn)開始已經(jīng)不再延續(xù)?！敖刂痢庇腥匀焕^續(xù)發(fā)展的含義，表示所述事件只代表該時(shí)間點(diǎn)狀態(tài)，之后還在繼續(xù)發(fā)展變化中。另外還有對(duì)年代表述不規(guī)范的問題，如錯(cuò)誤用法“上世紀(jì)八十年代以來”屬于日常用法，不能直接使用在公文中，應(yīng)改為“20世紀(jì)80年代以來”。

（3）前后用詞不一致。除了有特殊說明后文使用簡寫或者其他稱呼的，前后文描述同一事物的用詞必須保持一致，包括正文和附件的內(nèi)容。容易出錯(cuò)的例子如“博士研究生指導(dǎo)教師、博士研究生導(dǎo)師、博士導(dǎo)師、博導(dǎo)”“四川大學(xué)科研院、?？蒲性?、科學(xué)技術(shù)發(fā)展研究院”“張三教授、張三老師、張三”等語義相同或相近的表述。

（4）正文小標(biāo)題末尾錯(cuò)誤使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在正文中，小標(biāo)題末尾是否使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要根據(jù)實(shí)際情況判斷，如行文時(shí)需要換行寫正文，則不需要使用。如在小標(biāo)題后直接跟正文，則需要使用句號(hào)。詳見下面的兩個(gè)錯(cuò)誤范例：

（一）整合監(jiān)管職能和機(jī)構(gòu)。

為減少監(jiān)管環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)……

（一）整合監(jiān)管職能和機(jī)構(gòu)：

為減少監(jiān)管環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)……

應(yīng)改為（兩種用法都是正確用法）：

（一）整合監(jiān)管職能和機(jī)構(gòu)。為減少監(jiān)管環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)……

（一）整合監(jiān)管職能和機(jī)構(gòu)

為減少監(jiān)管環(huán)節(jié)，保證上下協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)……

（5）正文結(jié)構(gòu)層次錯(cuò)誤。黨政公文傳統(tǒng)式四層結(jié)構(gòu)標(biāo)示為：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，章條式五層結(jié)構(gòu)標(biāo)示為：“章”“條”“（一）”“1.”“（1）”。黨政公文強(qiáng)調(diào)簡潔明了、直截了當(dāng)，為了便于閱讀和理解，一般不設(shè)置過于復(fù)雜的層次結(jié)構(gòu)，以四層以內(nèi)的結(jié)構(gòu)為宜，并遵循“可跳不可倒”的原則。比如使用傳統(tǒng)式標(biāo)示三層結(jié)構(gòu)，選用“一、”“1.”“（1）”或

“一、”“（一）”“1.”都是正確的，但是使用

“一、”“1.”“（一）”則為錯(cuò)誤的。

（6）附件部分的常見錯(cuò)誤。附件中的名稱前后要保持一致，且一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，下面為錯(cuò)例。

附件：1.《與會(huì)人員名單》

附件：1.與會(huì)人員名單；

附件：1.與會(huì)人員名單。

應(yīng)改為：

附件：1.與會(huì)人員名單

附件名稱過長需要回行時(shí)，要與首行附件名稱的第一個(gè)字對(duì)齊。下面為錯(cuò)例。

附件：四川大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院2022年本科

教學(xué)實(shí)驗(yàn)室安全責(zé)任書

應(yīng)改為：

附件：四川大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院2022年本科

教學(xué)實(shí)驗(yàn)室安全責(zé)任書

（7）落款部分的常見錯(cuò)誤。落款部分常見的兩種錯(cuò)誤一是單位錯(cuò)誤使用縮寫，二是落款時(shí)間不完整、使用中文數(shù)字等，如下面的錯(cuò)例。

文新學(xué)院

二0二三年五月十一日

應(yīng)改為：

文學(xué)與新聞學(xué)院

2023年5月11日

3.4 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤

（1）文號(hào)中的發(fā)文年份括號(hào)錯(cuò)誤。發(fā)文年份的括號(hào)使用是寫作中錯(cuò)誤多發(fā)之處，常見的錯(cuò)誤用法如經(jīng)濟(jì)<2023>1號(hào)、經(jīng)濟(jì)（2023）1號(hào)、經(jīng)濟(jì){2023}1號(hào)等。規(guī)范要求是使用六角括號(hào)，應(yīng)改為經(jīng)濟(jì)〔2023〕1號(hào)。

（2）公文標(biāo)題使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不規(guī)范。在公文標(biāo)題中一般較少使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，確有必要的可使用書名號(hào)、雙引號(hào)、括號(hào)、間隔號(hào)、連接號(hào)等，但原則上是不允許出現(xiàn)“落地號(hào)”的，比如頓號(hào)、逗號(hào)、句號(hào)、感嘆號(hào)等。下面為兩個(gè)錯(cuò)誤使用了“落地號(hào)”的范例：

《關(guān)于做好2023年度試卷評(píng)閱工作的通知?！?/p>

《關(guān)于印發(fā)院內(nèi)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、主要職責(zé)的通知》

應(yīng)改為：

《關(guān)于做好2023年度試卷評(píng)閱工作的通知》

《關(guān)于印發(fā)院內(nèi)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)的通知》。

（3）括號(hào)位置、標(biāo)點(diǎn)有誤。正文中我們常使用各類標(biāo)號(hào)，如書名號(hào)、括號(hào)、引號(hào)、間隔號(hào)等，在標(biāo)號(hào)和點(diǎn)號(hào)同時(shí)使用時(shí)，要注意使用的規(guī)范性，下面為兩個(gè)錯(cuò)誤范例：

《本科生推免實(shí)施辦法》（試行）

（領(lǐng)導(dǎo)小組組長由學(xué)院院長兼任，副組長由分管副院長兼任。），

應(yīng)改為：

《本科生推免實(shí)施辦法（試行）》

（領(lǐng)導(dǎo)小組組長由學(xué)院院長兼任，副組長由分管副院長兼任），

（4）句號(hào)的錯(cuò)用。第一種錯(cuò)用句號(hào)的常見問題一般出現(xiàn)在特定文種（如函、報(bào)告、請(qǐng)示等）的文末處，下面為兩個(gè)錯(cuò)誤范例：

此復(fù)

特此報(bào)告

上述兩例都屬于特定文種中需要使用的結(jié)尾特定用語，但其仍然是屬于正文部分，需要使用句號(hào)，應(yīng)改為：

此復(fù)。

特此報(bào)告。

第二種錯(cuò)用句號(hào)的常見問題是在圖表說明中使用了句號(hào)。下面為錯(cuò)誤范例。

注：以上各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)截止時(shí)間為2012年12月31日。

應(yīng)去掉句號(hào)，改為：

注：以上各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)截止時(shí)間為2012年12月31日

（5）正文結(jié)構(gòu)標(biāo)示數(shù)字錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。正文各級(jí)結(jié)構(gòu)一般采用傳統(tǒng)式或章條式標(biāo)示，正確用法是漢字?jǐn)?shù)字后為逗號(hào)，阿拉伯?dāng)?shù)字后為間隔號(hào)，漢字后為空格，括號(hào)后無標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。下面為錯(cuò)誤用法范例：

一.指導(dǎo)思想

（一）.堅(jiān)決落實(shí)學(xué)校各項(xiàng)決策部署

1、活動(dòng)時(shí)間安排

第一條：組織機(jī)構(gòu)

應(yīng)改為：

一、指導(dǎo)思想

（一）堅(jiān)決落實(shí)學(xué)校各項(xiàng)決策部署

1.活動(dòng)時(shí)間安排

第一條 組織機(jī)構(gòu)

（6）并列成分之間錯(cuò)誤使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在公文的正文中，經(jīng)常會(huì)遇到同一類型文件、書籍、稱號(hào)等順序排列的情況，需要注意的是標(biāo)有引號(hào)、書名號(hào)的并列成分之前不能使用頓號(hào)，但有其他成分插在并列成分之間的可以用頓號(hào)。下面為兩個(gè)錯(cuò)誤范例。

制定“先進(jìn)個(gè)人”、“先進(jìn)團(tuán)隊(duì)”選拔方案……

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《四川省<高等學(xué)校檔案管理辦法>實(shí)施細(xì)則》、《四川大學(xué)檔案管理辦法》……

應(yīng)改為：

制定“先進(jìn)個(gè)人”“先進(jìn)團(tuán)隊(duì)”選拔方案……

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)）、《四川省<高等學(xué)校檔案管理辦法>實(shí)施細(xì)則》（川教〔2009〕204號(hào)）和《四川大學(xué)檔案管理辦法》……

（7）分號(hào)的錯(cuò)用問題。在并列分句中，如前面已經(jīng)使用了句號(hào)，則后面內(nèi)容不能再使用分號(hào)。如下面的錯(cuò)例。

一是準(zhǔn)備匯報(bào)內(nèi)容。根據(jù)上級(jí)提出的匯報(bào)要求，認(rèn)真準(zhǔn)備匯報(bào)材料；二是統(tǒng)籌匯報(bào)安排。事先跟督導(dǎo)組確定匯報(bào)形式，做好匯報(bào)安排。

應(yīng)改為：

一是準(zhǔn)備匯報(bào)內(nèi)容。根據(jù)上級(jí)提出的匯報(bào)要求，認(rèn)真準(zhǔn)備匯報(bào)材料。二是統(tǒng)籌匯報(bào)安排。事先跟督導(dǎo)組確定匯報(bào)形式，做好匯報(bào)安排。

（作者單位：四川大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院）