龐文燕

(天津鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院,天津 300240)

引言

21世紀(jì)以來,國家以實施重大項目建設(shè)來推動高職教育內(nèi)涵提升和高質(zhì)量發(fā)展,示范(骨干)校項目、專業(yè)服務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展能力項目、實訓(xùn)基地建設(shè)項目、專業(yè)教學(xué)資源庫等標(biāo)志性項目通過引入競爭機制、扶優(yōu)扶強、集中財力和優(yōu)質(zhì)資源,打造了一批高水平高職院校,起到了發(fā)展示范、改革示范和管理示范的作用。2023年,市域產(chǎn)教聯(lián)合體、行業(yè)產(chǎn)教共同體、現(xiàn)場工程師等項目的陸續(xù)開展吸引了更多高職院校的關(guān)注。高職發(fā)展智庫盤點了2022年高職院校承擔(dān)的國家級教改項目數(shù)量,承擔(dān)10項以上項目的院校有28所,承擔(dān)5—9項項目的院校有192所,承擔(dān)1—4項項目的院校有367所?？梢钥闯?以標(biāo)志性項目引領(lǐng)學(xué)院發(fā)展,已經(jīng)成為眾多高職院校高質(zhì)量發(fā)展的有效抓手。然而,在迎來前所未有發(fā)展機遇的同時,也逐漸暴露出一些新問題。項目運行架構(gòu)和學(xué)校現(xiàn)有管理科層制之間存在掣肘現(xiàn)象,教師投入項目建設(shè)的主觀能動性欠缺,教師面對項目建設(shè)與日常教學(xué)不好平衡時間和精力等問題逐漸凸顯。以筆者所在學(xué)校為例,作為天津市高水平高職學(xué)校、創(chuàng)優(yōu)賦能項目建設(shè)單位,學(xué)校同時承擔(dān)了市雙高建設(shè)項目、提質(zhì)培優(yōu)行動計劃28項任務(wù)、虛擬仿真基地建設(shè)項目、國家高技能基地等多項國家、省級重點項目(任務(wù)),如何保證項目建設(shè)質(zhì)量,真正實現(xiàn)在項目建設(shè)過程中鍛煉隊伍,提升內(nèi)涵水平,是學(xué)校迫切需要研究解決的。筆者試圖從學(xué)院的市雙高項目建設(shè)實際出發(fā),基于質(zhì)量管理三部曲,探索項目管理模式和方法,為同類院校開展多項目管理厘清思路、創(chuàng)新模式、保證資金使用效益提供有益參考。

一、高職院校開展項目管理實踐探索的意義

(一)工作過程上,從無序到有序,有利于增強工作系統(tǒng)性

近年來,高等職業(yè)教育政策持續(xù)利好,經(jīng)費投入持續(xù)增加,高職教育的大發(fā)展為實現(xiàn)高等教育大眾化奠定了基礎(chǔ)。在快速發(fā)展過程中也顯現(xiàn)出一些問題,尤其是內(nèi)部管理的不適應(yīng)。傳統(tǒng)的管理方式存在著無序性。當(dāng)高職越來越熱,項目越來越多時,出現(xiàn)了很多為爭取成果“臨時抱佛腳”“犧牲日常教學(xué)集中精力干項目,專門準(zhǔn)備大賽”等功利性、短視的現(xiàn)象;另一方面,工作缺乏計劃性,教師需要臨時應(yīng)對的緊急情況多,沉下來立足本崗,按照計劃穩(wěn)步推進,不斷深化實踐落實的情況少,在教師中間彌漫著“忙于應(yīng)付”“疲于應(yīng)對”的現(xiàn)象。探索項目管理的有效路徑,實施項目管理,起始策劃基于調(diào)查研究、對比分析和論證把關(guān),明確任務(wù)和目標(biāo),建立配套管理制度,有利于解決功利性現(xiàn)象,有利于廣大教師安排工作時間和內(nèi)容。

(二)部門管理上,從有界到無界,有利于提高部門協(xié)調(diào)性

目前,高職院校普遍采用的是“校—院(部)及職能部門—專業(yè)或工作人員”的三級科層制管理架構(gòu),其突出問題是橫向溝通協(xié)調(diào)不通暢,效率不高。提高工作效率,需要開展敏捷化的院校管理架構(gòu)與機制改革,應(yīng)在現(xiàn)有的科層制之外建立扁平化的項目管理架構(gòu)與機制。實施項目管理,搭建項目組織架構(gòu),實施項目負責(zé)人制;打破部門界限,由來自不同部門、不同專業(yè)的人員團結(jié)協(xié)作、優(yōu)勢互補,充分發(fā)揮團隊效應(yīng),有利于提高項目建設(shè)效率,有利于促進高職院校模塊化教學(xué)團隊建設(shè)及有組織的科研實施。

(三)資源配置上,從分立到共享,有利于提升資金使用效益

高職院校辦學(xué)經(jīng)費來源有限,辦學(xué)成本高,提升教師創(chuàng)新能力,購置新技術(shù)、新工藝、新材料等相關(guān)設(shè)備儀器,均需要大量投入。首先,實施項目管理,有助于短期內(nèi)提升教師能力,有助于學(xué)校爭取到更多項目及經(jīng)費投入;其次,實施項目建設(shè),將不同部門、不同專業(yè)的教師組織起來,有利于師資、設(shè)備、軟件等資源共建共用共享;最后,不論是專業(yè)群建設(shè)、實訓(xùn)基地建設(shè)、資源建設(shè)還是師資隊伍建設(shè)等哪一類型的項目,目標(biāo)指向均為人才培養(yǎng)質(zhì)量,實現(xiàn)路徑均為產(chǎn)教融合校企合作,究其根本都是一致的,只是載體有所區(qū)別。實施項目管理,有利于提升資金歸集效應(yīng)和績效產(chǎn)出。

二、基于質(zhì)量三部曲的高職院校項目管理分析

20世紀(jì)50年代末,世界著名的質(zhì)量管理專家約瑟夫·M·朱蘭(Joseph M.Juran,1904—2008)博士在論文《質(zhì)量三部曲》中提出,由計劃、控制和改進三個過程組成的質(zhì)量管理,每個過程都由固定的執(zhí)行程序來實現(xiàn),這是一種普遍適用的質(zhì)量管理方法。

(一)項目質(zhì)量計劃階段

朱蘭認為,做好質(zhì)量計劃需要明確差距,做好定位,以確定質(zhì)量目標(biāo)。提出的質(zhì)量計劃解決方案包括設(shè)立項目、確定顧客及顧客需求、針對顧客需求開發(fā)產(chǎn)品、設(shè)計生產(chǎn)流程,根據(jù)實際情況制定控制計劃及其中的調(diào)控過程。朱蘭認為,在傳統(tǒng)計劃中,經(jīng)常存在某個個體在不了解全局的情況下負責(zé)制定計劃,導(dǎo)致計劃與顧客需求脫節(jié),還常常面臨某個特定領(lǐng)域的專家因缺少進行質(zhì)量計劃的方法、技巧和工具導(dǎo)致計劃不合理的現(xiàn)象。而朱蘭提出的質(zhì)量計劃是立足于企業(yè)或組織中各層各級領(lǐng)導(dǎo)的整體“適應(yīng)性”能力。

以上觀點應(yīng)用在學(xué)校的項目中,可以認為,學(xué)校的項目計劃是從承擔(dān)項目的相關(guān)專業(yè)或部門的人才培養(yǎng)質(zhì)量(項目建設(shè)質(zhì)量)差距的認知開始的,需要先從學(xué)校層面整體確定項目的目標(biāo)及方向,做好對標(biāo)分析。由于學(xué)校承擔(dān)的項目都不是單一的、孤立的,而是綜合性較強的,所以需要進行分解,每個子項目相對獨立,仍然要按照項目立項、對標(biāo)分析、制定方案和任務(wù)書的流程完成計劃表。驗證了朱蘭的觀點,學(xué)校項目計劃階段是立足于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子及各項目承擔(dān)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目具體負責(zé)人的整體“適應(yīng)性”能力。

表1 質(zhì)量計劃階段對照分析表

(二)項目質(zhì)量控制階段

朱蘭將質(zhì)量控制定義為:制定和運用一定的操作方法,以確保各項工作過程按原設(shè)計方案進行并最終達到目標(biāo)。他提出,質(zhì)量控制強調(diào)的不是優(yōu)化,而是計劃的執(zhí)行情況。他認為質(zhì)量控制分七步:選定控制對象、配置測量設(shè)備、確定測量方法、建立作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、判斷操作的正確性、分析與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的差距、對差距采取行動?？偟膩碚f,質(zhì)量控制是在經(jīng)營中達到質(zhì)量目標(biāo)的過程控制,關(guān)鍵是何時采取何種措施,強調(diào)按照質(zhì)量計劃實施。

應(yīng)用到學(xué)校項目中,學(xué)校項目的質(zhì)量控制應(yīng)包含任務(wù)分解、制定進度控制表、形成推進機制、制定評價標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)定論證環(huán)節(jié)、制定改進措施六個環(huán)節(jié)。對學(xué)校的項目進行質(zhì)量控制是指最終達成項目建設(shè)目標(biāo)的過程控制。

表2 質(zhì)量控制階段對照分析表

(三)項目質(zhì)量改進階段

朱蘭認為質(zhì)量改進是指管理者通過打破舊的平穩(wěn)狀態(tài)而達到新的管理水平,包括證實改進的必要性、確立改進組織、領(lǐng)導(dǎo)人參與改進指導(dǎo)、組織診斷、采取補救措施、驗證補救措施有效性等方面。朱蘭指出,質(zhì)量改進同質(zhì)量控制性質(zhì)完全不一樣。質(zhì)量控制是要嚴格實施計劃,而質(zhì)量改進是要突破計劃。通過質(zhì)量改進,達到前所未有的質(zhì)量性能水平,最終結(jié)果是以明顯優(yōu)于計劃的質(zhì)量水平進行經(jīng)營活動。質(zhì)量改進有助于發(fā)現(xiàn)更好的管理工作方式。

表3 質(zhì)量改進階段對照分析表

三、基于質(zhì)量三部曲的高職院校項目管理

將質(zhì)量管理三部曲解決方案應(yīng)用到高職院校項目管理中,摸索總結(jié)出的“一核·三元·三維”管理模式,經(jīng)過實踐,行之有效。

“一核·三元·三維”管理模式內(nèi)涵:“一核”指成果、成效,項目堅持成果導(dǎo)向、成效導(dǎo)向的核心原則;“三元”指組織機構(gòu)、管理制度、推進機制三條橫向保障措施;“三維”指任務(wù)分解、績效目標(biāo)、資金使用三條縱向?qū)嵤┞窂健?/p>

以下是對“一核·三元·三維”管理模式的實踐探索:

(一)搭建組織機構(gòu),變科層管理為扁平管理,強化部門協(xié)作

學(xué)院黨委統(tǒng)一思想,凝聚共識,重大項目由黨委直接領(lǐng)導(dǎo),項目相關(guān)事項由黨委集體決策,壓實主體責(zé)任,以堅強有力的黨建保障項目工作優(yōu)質(zhì)高效。

組建三級組織機構(gòu)(見圖1所示),即領(lǐng)導(dǎo)小組、項目建設(shè)管理辦公室、項目建設(shè)組。

圖1 項目總體組織機構(gòu)圖

領(lǐng)導(dǎo)小組,由學(xué)院主辦單位主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥,學(xué)院主要負責(zé)人任副組長;設(shè)置由職教專家、專業(yè)群面向行業(yè)企業(yè)專家5—8人構(gòu)成的專家顧問團隊,負責(zé)項目頂層設(shè)計、宏觀指導(dǎo)、協(xié)調(diào)聯(lián)動、統(tǒng)籌推進和督促落實。

領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)項目建設(shè)管理辦公室,配置2—3名全職管理人員,配置1—2名流動(或兼職)思政教師,作為日常管理機構(gòu),負責(zé)組織項目立項、建設(shè)、中期推進、監(jiān)督檢查、驗收等具體管理事宜。思政教師在完成行政崗位實踐鍛煉的同時,對項目建設(shè)中涉及的思想政治、意識形態(tài)等相關(guān)內(nèi)容把好關(guān)。項目建設(shè)管理辦公室下設(shè)至少5個工作組,分別是材料組、資金保障組、服務(wù)保障組、紀(jì)檢監(jiān)察組和宣傳保障組,分別從材料撰寫、資金使用、后勤服務(wù)、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳推廣角度保障項目運行。工作組均由校領(lǐng)導(dǎo)任組長,扁平化管理?？梢愿鶕?jù)需要增加工作組設(shè)置,例如增加案例組,由專人負責(zé)收集、整理、審核、修改完善各類典型案例;或者增加研究組,邊建設(shè)邊研究,以研究促建設(shè)等等。

組建項目建設(shè)組。按照項目立項文件要求的建設(shè)內(nèi)容,設(shè)置建設(shè)組。以省雙高項目為例,成立十大建設(shè)任務(wù)、兩大專業(yè)群共12個建設(shè)組,負責(zé)具體建設(shè)任務(wù)。人員配置涉及學(xué)院各個相關(guān)部門。按照任務(wù)大小對項目進行三級劃分,設(shè)一級任務(wù)、二級任務(wù)、三級任務(wù)負責(zé)人,一級任務(wù)負責(zé)人是校級領(lǐng)導(dǎo)、二級任務(wù)負責(zé)人是中層干部、三級任務(wù)負責(zé)人是專業(yè)帶頭人或骨干教師(見圖2)。

圖2 省雙高項目建設(shè)組組織機構(gòu)圖

(二)建立健全管理制度,變自由生長為組織統(tǒng)籌,落實頂層設(shè)計

現(xiàn)階段,職業(yè)教育領(lǐng)域的重大項目在下達時,立項文件中對項目的設(shè)計意圖、設(shè)計思想、建設(shè)方向等都做了明確的要求和規(guī)定。學(xué)校在申報項目立項時,要經(jīng)過“調(diào)研和對標(biāo)分析-明確項目目標(biāo)和思路-設(shè)計具體任務(wù)和預(yù)期標(biāo)志性成果-設(shè)計建設(shè)內(nèi)容-做好資金預(yù)算-設(shè)計進度表和路線圖”,最終形成項目《申報方案》和《申報書》。

項目立項成功后,制作《建設(shè)方案》和《任務(wù)書》,進一步明確時間表、路線圖和資金表。在學(xué)校內(nèi)部,要進行任務(wù)的進一步細分,責(zé)任到部門、責(zé)任到人。在項目任務(wù)中,有些具體任務(wù)可能是重復(fù)出現(xiàn)的,需要對細分任務(wù)進行同類項合并后再細分。例如,某門課程建設(shè)既是專業(yè)群建設(shè)中的一項任務(wù),也是深化職業(yè)教育教學(xué)改革中的一項任務(wù)。

配合項目任務(wù)的分工,要出臺至少三類管理制度,《***建設(shè)項目管理辦法》《***建設(shè)項目資金使用管理辦法》《***項目考核辦法》;根據(jù)實際情況,按需出臺《***項目推進實施細則》《***項目實施進度控制表》《***項目招標(biāo)采購實施細則及負面清單》等配套制度。

以筆者所在學(xué)校省雙高項目為例,項目共設(shè)計了10項綜合任務(wù)32項具體任務(wù)。在設(shè)計五年規(guī)劃總體方案時,首先選取了5所標(biāo)桿院校圍繞134項國家級標(biāo)志性成果、20項天津市標(biāo)志性成果、49項辦學(xué)指標(biāo)進行對標(biāo)分析,結(jié)合分析結(jié)果,對標(biāo)對表十大任務(wù),選擇承接了30項具體任務(wù),設(shè)計了預(yù)期標(biāo)志性成果955項。五所學(xué)校分別是國家雙高計劃院校1所、鐵道類院校2所、天津市綜合職業(yè)院校1所、天津市行業(yè)類職業(yè)院校1所。

立項獲批后,項目管理辦公室迅速將任務(wù)進行細分,細分后合并同類項,將承接的任務(wù)細分為203個任務(wù)點,制定了兩份不同邏輯的任務(wù)分解表。一份是任務(wù)邏輯,沿著這份任務(wù)分解表可以看到具體任務(wù)在學(xué)院整體任務(wù)中的邏輯和作用,可以“既見樹木,又見森林”;一份是部門邏輯,更清楚的呈現(xiàn)每個部門需要承擔(dān)的具體任務(wù),可以明確“各自的責(zé)任田”。

同時,制定系列制度,通過黨委審議并發(fā)布。制定《**學(xué)院省級雙高建設(shè)項目管理辦法》,以資金管理辦法、組織機構(gòu)、任務(wù)分解表、成效推廣辦法等作為附件。另外還制定了《項目績效獎勵實施細則》《積分實施細則》等配套制度。

(三)監(jiān)督項目全流程,變臨時應(yīng)付為有效推進,保障資金使用成效

1.項目推進“3層次論證,4階段推進,2方向驗收”

項目每年在校內(nèi)要經(jīng)過3層次的論證,3次論證主體、論證內(nèi)容和論證關(guān)注點逐步深入細化。第一次是全體領(lǐng)導(dǎo)班子及中層干部逐項論證,明確資金使用方向;第二次是校內(nèi)專家論證組分別對設(shè)備購置類、課程和資源建設(shè)類、其他項目逐項論證,重點關(guān)注調(diào)研情況、建設(shè)內(nèi)容、資金使用情況及預(yù)期成效;第三次是采購前,采購文件要提交黨委會論證審議,關(guān)注采購相關(guān)事項。

每年要召開4次季度推進會議。按照時間節(jié)點確定每個季度的推進重點,第一季度重點是建設(shè)方案和任務(wù)書編制,考察是否設(shè)計好;第二季度重點是項目需求調(diào)研,招標(biāo)采購培訓(xùn),考察招標(biāo)準(zhǔn)備和采購情況;第三季度重點是供貨進度及質(zhì)量,考察具體建設(shè)情況;第四季度重點是資金支出進度和驗收情況,考察建設(shè)是否取得預(yù)期效果。

各子項目每年要經(jīng)過2次年度驗收,第一次是合同執(zhí)行驗收,由財務(wù)部組織校外專家開展,關(guān)注重點是否按照合同交付貨物、資源或服務(wù);第二次是項目管理辦公室組織校內(nèi)外專家開展建設(shè)成果及應(yīng)用成效的驗收,關(guān)注是否實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)及成效,是否取得預(yù)期標(biāo)志性成果,在項目建設(shè)過程中存在哪些問題,下一步可以做哪些改進。

2.“內(nèi)培外引”組建專家團隊,全程指導(dǎo)把關(guān)

首先,適當(dāng)引進有職業(yè)教育教學(xué)重大項目建設(shè)及管理經(jīng)驗的“成手”,專職統(tǒng)籌申報、管理和推進項目。其次,柔性引進區(qū)域內(nèi)乃至國內(nèi)知名職教專家,簽訂服務(wù)合同,定期到校開展項目建設(shè)指導(dǎo)。最后,組織校內(nèi)有豐富經(jīng)驗的二級學(xué)院院長、管理干部組成論證組,開展各階段的論證。

3.利用信息化手段開展項目進度監(jiān)督

校企合作開發(fā)項目管理系統(tǒng),企業(yè)負責(zé)技術(shù),學(xué)校提出需求,設(shè)計界面、功能及流程,針對學(xué)校重大項目管控要素進行設(shè)計,以“三級任務(wù)”為最小管理單元,將承擔(dān)部門、負責(zé)人、資金使用、績效和標(biāo)志性成果、佐證材料、時間進度關(guān)聯(lián)在一起,融合管理,有效解決進度管理、責(zé)任人落實、佐證材料歸集、績效考核和質(zhì)量改進、階段總結(jié)等問題。

結(jié)論

經(jīng)過實施運行,“一核·三元·三維”管理模式解決了項目申報手忙腳亂、項目推進放羊式、項目建設(shè)重完成不重實效等問題,基本實現(xiàn)了項目管理有序、項目組內(nèi)部溝通配合有效、資源校內(nèi)共建共享。同時也遇到了一些新的問題,一是構(gòu)成專業(yè)分布在不同二級學(xué)院的專業(yè)群存在條塊分割,沒有充分發(fā)揮出合力;二是項目建設(shè)內(nèi)容跟隨產(chǎn)業(yè)變化調(diào)整不夠快,落實最新文件精神情況不夠快不夠徹底。究其原因,是在質(zhì)量改進階段路徑不豐富,招法不多,作用不明顯,需要進一步探索和創(chuàng)新。

通過改革項目管理模式,立足于項目帶動職業(yè)院校內(nèi)生動力,效果已經(jīng)凸顯。但是職業(yè)院校仍然需要理性審視已實施重大項目。近年來,職業(yè)教育發(fā)展迅速,這離不開政府的政策支持和專項經(jīng)費投入。國家系列重大質(zhì)量工程項目的實施,的確讓一批高職院校乘勢而上,與此同時,浮躁風(fēng)氣和功利主義也逐漸滋生,這對于優(yōu)化職業(yè)教育生態(tài),提高職業(yè)教育社會認可度是不利的。高職院校還應(yīng)將發(fā)展的重點放在內(nèi)在創(chuàng)新動力激活上,放在項目建設(shè)質(zhì)量改進上,放在以項目建設(shè)引領(lǐng)人才培養(yǎng)質(zhì)量提高上。站在新的歷史方位,高職教育高質(zhì)量發(fā)展要回歸教育本質(zhì),堅持立德樹人初心,以項目為引擎,撬動學(xué)院內(nèi)涵深化和整體改革發(fā)展,不斷彰顯職業(yè)教育的內(nèi)生動力和類型特色。