王佳敏

高校招標(biāo)采購系統(tǒng)的智慧化發(fā)展探析

王佳敏

[南京審計大學(xué)]

本文在分析現(xiàn)行招標(biāo)采購系統(tǒng)常見問題的基礎(chǔ)上，從數(shù)據(jù)互聯(lián)、數(shù)據(jù)反饋、數(shù)據(jù)沉淀這幾個重要的維度，提出了高校招標(biāo)采購系統(tǒng)智慧化建設(shè)的關(guān)鍵要點和發(fā)展方向，將本校招標(biāo)采購系統(tǒng)連接多個校內(nèi)外數(shù)據(jù)庫資源，從而獲取有價值的海量數(shù)據(jù)。要通過標(biāo)準(zhǔn)化的招標(biāo)采購流程建設(shè)、文件模板的形成、價格庫沉淀、“三庫”（供應(yīng)商庫、招標(biāo)代理庫、專家?guī)欤┫到y(tǒng)建設(shè)，完善支撐招標(biāo)采購業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)資源。還要通過以計劃和進度為核心的全過程跟蹤和風(fēng)險預(yù)估體系，不斷進行高校招標(biāo)采購系統(tǒng)的優(yōu)化升級。

招標(biāo)采購；數(shù)據(jù)庫；信息；多維度評估

一、招投標(biāo)系統(tǒng)中的現(xiàn)存問題

（一）數(shù)據(jù)互聯(lián)互通程度不高

目前招標(biāo)采購各個業(yè)務(wù)模塊的各類信息及系統(tǒng)數(shù)據(jù)相對較為獨立和割裂，與外部相關(guān)單位和高校內(nèi)部不同業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通水平不足，導(dǎo)致出現(xiàn)信息不對稱、數(shù)據(jù)壁壘和信息孤島現(xiàn)象。當(dāng)前的系統(tǒng)無法實時、高效、精準(zhǔn)地獲取公開網(wǎng)絡(luò)資源，也降低了高校行政和后勤管理的工作質(zhì)效，限制了高校招標(biāo)采購業(yè)務(wù)的規(guī)范化、精細(xì)化和智慧化發(fā)展。

（二）數(shù)據(jù)跟蹤反饋能力不強

當(dāng)前大多數(shù)招標(biāo)采購項目缺乏事前管控和主動控制，對于招投標(biāo)過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，包括須進行風(fēng)險預(yù)警的招投標(biāo)關(guān)鍵節(jié)點、風(fēng)險清單和突發(fā)情況等關(guān)鍵要素不夠明確，未實現(xiàn)異常進度提醒及全過程跟蹤，難以直觀、快速地了解項目的進展?fàn)顩r，無法及時、全面地監(jiān)控招標(biāo)采購過程中可能的風(fēng)險，阻礙了招標(biāo)采購業(yè)務(wù)的全面性、規(guī)范性、高效性的提高。

（三）數(shù)據(jù)沉淀水平有待提高

現(xiàn)行招投標(biāo)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平相對不高，缺乏對已完成項目關(guān)鍵信息的系統(tǒng)性梳理，采購文件和采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化程度也有待提升。尚未結(jié)合高校招標(biāo)采購項目的不同類型，形成符合高校實際情況的標(biāo)準(zhǔn)價格體系，對不平衡報價、低價中標(biāo)等問題，缺乏有效的風(fēng)險預(yù)警及多維度評估體系。對于供應(yīng)商、代理機構(gòu)、校內(nèi)外評標(biāo)專家等利益相關(guān)方，缺乏規(guī)范化的在線評價及反饋體系，也未能將項目的已有評價信息實時沉淀及充分運用。

二、招投標(biāo)智慧化系統(tǒng)框架設(shè)計

通過數(shù)據(jù)互聯(lián)、數(shù)據(jù)跟蹤、數(shù)據(jù)沉淀這幾個維度，搭建智慧化的招標(biāo)采購系統(tǒng)框架（見下圖1）。將招標(biāo)采購系統(tǒng)與政府采購系統(tǒng)、本校OA系統(tǒng)、招標(biāo)代理等系統(tǒng)互聯(lián)互通，擴展招標(biāo)采購系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來源。通過流程銜接、項目跟蹤和問題反饋，完成對招投標(biāo)項目的全流程監(jiān)控，提高招投標(biāo)業(yè)務(wù)的精準(zhǔn)度。

圖1 招投標(biāo)智慧化系統(tǒng)建設(shè)的框架

（一）數(shù)據(jù)互聯(lián)

數(shù)據(jù)互聯(lián)是提升招標(biāo)采購系統(tǒng)管控能力的基礎(chǔ)。校內(nèi)數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要包括校內(nèi)財務(wù)、資產(chǎn)、后勤、合同等多個系統(tǒng)，校外數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要包括省級政府采購系統(tǒng)、省級招投標(biāo)公共服務(wù)平臺、其他高校系統(tǒng)、外部資信系統(tǒng)等。

1．對接省市級采購系統(tǒng)及招標(biāo)代理系統(tǒng)

自動獲取官方網(wǎng)站的公告信息和采購文件信息，包括省市級政府采購網(wǎng)及招投標(biāo)公共資源服務(wù)平臺，一鍵獲取項目的意向公開、招標(biāo)公告、采購文件及中標(biāo)結(jié)果公告等公開信息資源，實現(xiàn)招標(biāo)采購關(guān)鍵信息的一鍵推送。一鍵獲取網(wǎng)上商城、框架協(xié)議平臺的類似項目價格數(shù)據(jù)，實現(xiàn)招投標(biāo)交易資源共享，為招標(biāo)采購業(yè)務(wù)工作的開展提供數(shù)據(jù)支撐及價格參考。

打破不同系統(tǒng)之間的信息壁壘。采購項目立項流程結(jié)束后，自動委托代理單位進行招標(biāo)采購工作，并將項目需求附件資料直接轉(zhuǎn)發(fā)至代理單位系統(tǒng)，并預(yù)設(shè)自動反饋的時間節(jié)點要求；采購文件確認(rèn)流程結(jié)束后，自動提示招標(biāo)代理單位發(fā)布采購公告；在專家抽取并解密完成后，自動將專家信息推送至招標(biāo)采購系統(tǒng)，線上匯總相關(guān)信息。開標(biāo)結(jié)束后，自動獲取采購項目對應(yīng)評標(biāo)專家基本信息，同步獲取采購文件和招標(biāo)資料等歸檔資料，并實現(xiàn)云端永久性存儲。

2．對接學(xué)校信息門戶OA系統(tǒng)

與學(xué)校用戶部門的互聯(lián)，將項目關(guān)鍵節(jié)點和疑難問題實時反饋至用戶部門，告知項目進展情況，及時提醒用戶部門了解最新項目信息。關(guān)注與用戶部門的實時溝通，實現(xiàn)各階段問題的線上溝通、記錄及備案。項目結(jié)束后，及時獲取項目履約驗收報告，并為后續(xù)類似項目招投標(biāo)業(yè)務(wù)開展提供決策信息支持。

與學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的互聯(lián)，對于擬立項的固定資產(chǎn)項目，充分挖掘已有資產(chǎn)的存量信息，支持采購項目的立項決策；對于已立項完成的固定資產(chǎn)項目，自動將資產(chǎn)信息推送到資產(chǎn)管理系統(tǒng)；對于已采購?fù)瓿伞⒙募s驗收通過的固定資產(chǎn)類項目，導(dǎo)出待入庫清單反饋資產(chǎn)管理部門，保障固定資產(chǎn)及時入庫，助力國有資產(chǎn)管理的規(guī)范化發(fā)展。

與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)，項目實施前及時獲取財務(wù)部門的預(yù)算下達(dá)計劃，關(guān)聯(lián)項目預(yù)算信息，及時獲取財務(wù)系統(tǒng)中申請完成的采購計劃數(shù)據(jù)，實現(xiàn)財務(wù)信息及預(yù)算信息共享。項目實施完成后將預(yù)算執(zhí)行情況和資金節(jié)約情況反饋至財務(wù)系統(tǒng)，為后續(xù)采購預(yù)算及采購計劃執(zhí)行提供決策支持。

3．其他網(wǎng)絡(luò)公開資源

獲取最新政策信息，建立本校招標(biāo)采購業(yè)務(wù)相關(guān)政策的重點詞條庫，通過連接上級部門網(wǎng)站，以最快速度獲取最新發(fā)布的官方政策和采購制度要求信息，包括政府采購、資產(chǎn)管理、財政預(yù)算等多個與招標(biāo)采購項目相關(guān)的政策模塊，保障采購流程的合規(guī)性和規(guī)范性。

獲取其他高校網(wǎng)站招標(biāo)信息，以線上和線下相結(jié)合的方式，獲取各類采購項目的可借鑒數(shù)據(jù)資源及采購經(jīng)驗，通過采購方式、采購文件、采購價格、采購關(guān)鍵條款、采購評分標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、采購政策等多個維度的對標(biāo)分析，逐步優(yōu)化采購過程，提升招投標(biāo)業(yè)務(wù)管理水平。

獲取供應(yīng)商資信信息。通過企查查等相關(guān)第三方資信平臺，一鍵查詢本單位歷史中標(biāo)信息和以往業(yè)績信息，通過大數(shù)據(jù)自動進行供方信息監(jiān)測和風(fēng)險預(yù)警。充分關(guān)聯(lián)本單位潛在供應(yīng)商的歷史中標(biāo)數(shù)據(jù)，獲取已有項目基礎(chǔ)信息、履約評價信息和資信數(shù)據(jù)，充分了解潛在供應(yīng)商的實力，提前防范和化解風(fēng)險。

（二）數(shù)據(jù)沉淀

數(shù)據(jù)沉淀是提升招標(biāo)采購系統(tǒng)管控能力的重要支撐，應(yīng)通過采購文件、采購價格、外部單位等方面，切實提升招標(biāo)采購業(yè)務(wù)的管控質(zhì)量。

1．采購文件

按照項目所屬的不同品類，總結(jié)本校歷史招標(biāo)采購項目的采購文件、借鑒政府采購網(wǎng)站其他類似項目的采購文件、其他采購網(wǎng)站或公共資源中可獲取的采購文件，形成不同類型項目的采購文件庫，并深化得到采購文件的通用條款和專用條款要求。在新項目立項后提取項目關(guān)鍵字段的基礎(chǔ)信息，通過與項目已有數(shù)據(jù)庫的匹配，自動形成標(biāo)準(zhǔn)化采購文件模板（招標(biāo)文件、競爭性談判文件、競爭性磋商文件、單一來源談判文件、詢價文件等）、標(biāo)準(zhǔn)化的招標(biāo)采購清單、標(biāo)準(zhǔn)化招標(biāo)采購流程、標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)化的招標(biāo)工期等關(guān)鍵過程資料，在標(biāo)準(zhǔn)化資料的基礎(chǔ)上結(jié)合采購項目的特點對采購文件進行逐步調(diào)整及優(yōu)化。

2．采購價格標(biāo)準(zhǔn)

細(xì)分招標(biāo)采購品類（參照下表）并進行不斷完善，以此為基礎(chǔ)建立本校各個類型常規(guī)化招標(biāo)采購項目的指導(dǎo)價格標(biāo)準(zhǔn)，并在招標(biāo)采購和用戶部門使用及驗收的過程中進行不斷豐富和完善。一是總結(jié)沉淀本校已有的各類常規(guī)化采購項目的采購價格歷史數(shù)據(jù)；二是官方公布的材料價格數(shù)據(jù)、各省市級造價官方網(wǎng)站公布的數(shù)據(jù)；三是江蘇網(wǎng)上商城、框架協(xié)議中公布的價格數(shù)據(jù)；四是各類招標(biāo)投標(biāo)網(wǎng)站上公示的采購工程量、采購范圍、中標(biāo)價格數(shù)據(jù)；五是通過與各個同類高校、類似事業(yè)單位的各類項目對標(biāo)分析，獲取類似于本校采購項目的價格數(shù)據(jù)。通過上述五個渠道相結(jié)合，形成符合本校實際的招標(biāo)采購價格庫數(shù)據(jù)。

3．專家?guī)臁⒐?yīng)商庫、單位庫管理系統(tǒng)

建立標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商準(zhǔn)入準(zhǔn)出和多維度評估機制，通過資質(zhì)、業(yè)績、資信等多種維度建立標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商準(zhǔn)入準(zhǔn)出制度，進行動態(tài)化、規(guī)范化的管理。項目立項完成前，綜合投標(biāo)企業(yè)的業(yè)績、履約情況、獲獎情況、從業(yè)人員、不良行為和良好行為記錄等基本信息，對潛在投標(biāo)企業(yè)信息狀況進行評分。[1]在項目完成后，通過履約評估機制，從質(zhì)量、安全、進度、合作等多種維度對供應(yīng)商進行評估，在此基礎(chǔ)上建立分級管理機制，建立供應(yīng)商“紅黑庫”，從事后向事前管控推進，不斷優(yōu)化招標(biāo)和評標(biāo)機制，最大程度地降低供應(yīng)商的履約風(fēng)險。

建立招標(biāo)代理單位的決策內(nèi)控機制，針對不同類型的采購項目，在已采購項目的完成情況和完成質(zhì)量的基礎(chǔ)上，明確招標(biāo)代理單位的抽取及分配規(guī)則。建立招標(biāo)代理機構(gòu)管理制度，在代理采購項目結(jié)束后，從采購配合度、采購過程標(biāo)準(zhǔn)化程度、風(fēng)險管控能力、資料完整度和采購及時性等多個維度對招標(biāo)代理單位進行多維度評估，加強對代理機構(gòu)的線上評分管理，規(guī)范其招標(biāo)代理行為，提高招標(biāo)采購工作質(zhì)量和效率。

建設(shè)線上校內(nèi)專家?guī)旌托Ｍ鈱＜規(guī)欤詣哟鎯π?nèi)外專家?guī)斓幕旧矸菪畔?，實現(xiàn)一鍵引用基本信息。規(guī)范校內(nèi)專家?guī)斓臏?zhǔn)入準(zhǔn)出機制，完善校內(nèi)專家管理辦法，明確評標(biāo)專家應(yīng)具備的條件、權(quán)利、義務(wù)和抽取等管理規(guī)則。對校外專家進行后評估管理，從專業(yè)水平、評標(biāo)過程把握、風(fēng)險管控等多個維度，結(jié)合中標(biāo)單位供應(yīng)商的履約情況，對評標(biāo)專家進行多維度評估，實現(xiàn)對評標(biāo)專家的管理和行為監(jiān)督，并為后續(xù)項目中的專家抽取提供參考。

（三）項目全過程跟蹤

1．采購項目計劃制度與進度跟蹤

良好的計劃體系是招標(biāo)采購過程順利進行的保障，應(yīng)制定完整合理、符合實際情況、可落地實施的招標(biāo)采購計劃，包括項目全生命周期招標(biāo)采購計劃、年度季度月度招標(biāo)采購計劃，形成標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)周期，實現(xiàn)采購項目進展的日度、周度、月度跟蹤。在項目立項完成后，根據(jù)項目所屬的預(yù)算金額、資金來源、項目類型等關(guān)鍵因素，確定項目的采購方式，自動提取項目編號、項目名稱、采購部門、項目預(yù)算等項目基礎(chǔ)字段信息，更新部門年度采購項目匯總清單。根據(jù)招標(biāo)采購業(yè)務(wù)流程（見圖2），自動生成項目招投標(biāo)全生命周期計劃圖，明確所有里程碑節(jié)點，對須完成事項清單進行自動匯總，以此為基準(zhǔn)及時監(jiān)控招標(biāo)采購項目的進展情況，對于未能按照計劃節(jié)點和預(yù)定要求順利推進的項目，通過紅色預(yù)警和黃色預(yù)警，進行項目進度管控。

圖2 招標(biāo)采購業(yè)務(wù)流程圖

在系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定采購項目資料清單，對于立項完成項目的資料完整性及合規(guī)性進行審核，檢測文件是否有錯漏項并及時預(yù)警，對于材料缺失模塊及時發(fā)出紅色預(yù)警并要求及時補充。采購過程中實時跟蹤項目的報名情況，對于截止前不足三家報名的項目，在第一時間對用戶部門進行提示及預(yù)警，防范采購項目流標(biāo)風(fēng)險。采購項目完成后，自動匯總歸檔資料及合同審簽資料，進行本部門資料存檔并反饋用戶部門，保障采購項目按既定計劃實施。進行采購項目全過程資料的云存儲，完整保存各個階段和各個版本的采購文件及附件資料，實現(xiàn)招投標(biāo)過程資料的自動歸集，保證招標(biāo)采購檔案資料、招標(biāo)采購過程的完整性和可追溯性。

2.項目風(fēng)險評估

線上總結(jié)各類項目的風(fēng)險信息，總結(jié)過程中的常見問題及解決方案，及時記錄項目實施過程中的各類突發(fā)情況，形成貼合本校實際的風(fēng)險清單、問題庫和解決方案智庫。項目立項前，在校內(nèi)已有價格庫沉淀的基礎(chǔ)上對招標(biāo)采購項目的價格水平進行總體評估，設(shè)置不同類型招投標(biāo)項目合理價格控制線，提前防范最低價中標(biāo)和不平衡報價情況的發(fā)生。將不同版本的過程文件進行保存，對各個階段中各版本文件的修改內(nèi)容進行記錄、分析及數(shù)據(jù)透視，總結(jié)易修改、易出現(xiàn)問題的內(nèi)容。對于招標(biāo)小組會議的審議意見、招標(biāo)采購流程審批過程的審批意見、招投公告發(fā)布后收到的供應(yīng)商質(zhì)疑函件、開評標(biāo)過程中的現(xiàn)場突發(fā)情況及其解決方案要進行總結(jié)，對于已完成的招標(biāo)采購項目及時進行評價，總結(jié)本類項目的價格水平、預(yù)算節(jié)約情況、投標(biāo)供應(yīng)商數(shù)量、競爭力度、評分結(jié)果分布等多種數(shù)據(jù)。

要充分考慮招投標(biāo)活動中可能存在的情況，參考實踐中發(fā)現(xiàn)的具體問題，深入開發(fā)電子招標(biāo)采購系統(tǒng)各環(huán)節(jié)功能[2]實現(xiàn)招投標(biāo)項目的全流程閉環(huán)管理。根據(jù)項目采購過程中總結(jié)得到的反饋資料，不斷研究優(yōu)化采購方式、采購文件和采購流程。在已有數(shù)據(jù)庫、新項目關(guān)鍵信息和投標(biāo)文件數(shù)據(jù)透視的基礎(chǔ)上，進行文件評估和風(fēng)險預(yù)估，自動生成項目招標(biāo)采購文件及風(fēng)險預(yù)估結(jié)果，提前制定風(fēng)險預(yù)案。項目招標(biāo)采購工作完成后，將各方權(quán)利、義務(wù)、承諾用智能合約進行管理。[3]

三、 結(jié)語

高校招標(biāo)采購業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)作為學(xué)校發(fā)展過程中不可或缺的環(huán)節(jié)，是提高高?？茖W(xué)化、智慧化管理的重要手段，通過以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為依托的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)平臺的建設(shè)，可以不斷為學(xué)校管理層的決策提供全面的數(shù)據(jù)支撐，不斷提升高校招標(biāo)業(yè)務(wù)服務(wù)師生的水平。

[1]喬柱, 劉伊生. 大數(shù)據(jù)背景下我國電子招投標(biāo)監(jiān)管研究. 工程管理學(xué)報[J].2019,33(01)：1-5.

[2]劉思明. 電子招投標(biāo)工作中存在的問題及優(yōu)化建議[J]. 中國招標(biāo), 2023(06)：187-190.

[3]楊戰(zhàn)勇.電子招投標(biāo)新技術(shù)的應(yīng)用和對策[J]. 建筑經(jīng)濟, 2020,41(S1)：271-273.

（責(zé)任編輯：趙相華）