朱虹 北京航天華盛科貿(mào)發(fā)展有限公司
在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動都需要通過合同來進(jìn)行約束,合同可以維護(hù)雙方的法律權(quán)益,同時有利于風(fēng)險的預(yù)防與控制,甚至企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展都取決于合同制度是否完善、是否科學(xué),所以合同管理也成了企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)中的重點(diǎn)部分。從當(dāng)前的情況來看,合同管理能夠確定雙方各自的義務(wù)與權(quán)利,隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,我國的合同管理應(yīng)用水平也有了明顯提升,但市場經(jīng)濟(jì)的起步相較于發(fā)達(dá)國家較晚,仍然存在很多問題需要解決。合同簽訂是一個相對復(fù)雜的過程,雖然從流程上可以歸納為合同簽訂和合同履行,但對于合同管理來說需要考慮的問題更多,只有完善內(nèi)控制度體系,才能進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動,保障企業(yè)的合法權(quán)益。
1.合同管理重視不足
部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員理念較為滯后,未能適應(yīng)當(dāng)前的市場環(huán)境和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展趨勢。在合同管理方面,管理意識滯后,依然看重業(yè)績而輕視管理,對合同管理工作的重視較為薄弱。部分領(lǐng)導(dǎo)人員僅將合同的審查作為一種普通工作看待,并沒有重視法務(wù)部門提供的審查意見,也沒有做好意見的落實(shí)工作,導(dǎo)致合同管理無法在法律風(fēng)險的防控上發(fā)揮理想作用。針對已經(jīng)簽訂的合同內(nèi)容來說,部分人員認(rèn)為完成所有條例要求即可,對于合同檔案管理經(jīng)常是一筆帶過,合同簽署原件的管理也存在明顯的隨意性。同時針對合同履行情況未能持續(xù)跟進(jìn),導(dǎo)致在發(fā)生合同履約問題時無法及時發(fā)現(xiàn),甚至在履約問題出現(xiàn)后還可能出現(xiàn)責(zé)任推諉、問題隱瞞等情況,進(jìn)而引發(fā)嚴(yán)重的合同糾紛問題。
2.合同檔案管理制度缺失
部分企業(yè)在合同管理方面并不重視合同檔案管理,合同檔案管理制度存在一定欠缺。合同管理僅做好了合同簽署與審查工作,在合同檔案管理上往往是敷衍了事,其中有很多具有指導(dǎo)意義的政策要求也沒有在合同檔案管理工作中進(jìn)行明確,導(dǎo)致合同檔案管理存在較大的盲目性。合同檔案本身就有一定的特殊性,應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度要求進(jìn)行管理,但如果企業(yè)的規(guī)章制度存在缺失,那么管理工作也缺乏有效的指導(dǎo)依據(jù),出現(xiàn)的問題也各種各樣,例如合同檔案管理制度將整個行業(yè)在業(yè)務(wù)和經(jīng)營活動中形成的檔案進(jìn)行分級分類,規(guī)定了不同類型檔案的管理要求和檔案留存時間。但合同與尋常檔案文件在性質(zhì)上就有巨大差別,合同期限不同的情況下對于合同管理工作也有不同的要求,保管合同標(biāo)的金額大小,只要在合同期限內(nèi)都要進(jìn)行合理保管。但根據(jù)實(shí)際情況來看,很多企業(yè)并沒有制定有效的檔案管理辦法,也沒有意識到合同履行期限和合同后義務(wù)期限這兩個概念,例如合同依然在履行期內(nèi)時,結(jié)合制度要求卻已經(jīng)超出了檔案保管期限,這就可能導(dǎo)致管理矛盾問題。合同是雙方當(dāng)事人權(quán)利與義務(wù)的規(guī)范性文件,若合同履行環(huán)節(jié)產(chǎn)生問題,那么合同檔案就可以成為問責(zé)的證據(jù),如果合同檔案因?yàn)楦鞣N原因丟失,在合同糾紛中可能會讓企業(yè)變得過于被動[1]。
3.合同風(fēng)險評估體系不完善
第一,合同審查程序不夠合理,合同經(jīng)辦部門針對合同報審存在一定的認(rèn)知偏差,沒有準(zhǔn)確理解合同申報內(nèi)容,可能會單純申報合同簽署文本,而忽略了業(yè)務(wù)背景的解釋。合同的簽署通常是在既定的業(yè)務(wù)背景下產(chǎn)生的一種活動,在材料不夠完善的情況下進(jìn)行合同簽署,與對應(yīng)業(yè)務(wù)背景脫節(jié)時,會導(dǎo)致審查過于片面。審查結(jié)果也需要結(jié)合法律要求和實(shí)際情況執(zhí)行,而且還要根據(jù)合同目的以及其他約定、合同背景進(jìn)行條款含義的解讀,但經(jīng)辦部門報審時如果忽略了合同的業(yè)務(wù)背景,也沒有提供有關(guān)的證明材料,可能導(dǎo)致合同審查人員無法準(zhǔn)確識別合同風(fēng)險點(diǎn),也無法針對合同風(fēng)險問題提出準(zhǔn)確有效的風(fēng)險防范意見;第二,合同管理人員綜合素質(zhì)不足,部分企業(yè)法律和法學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)人才雖然數(shù)量有所提升,但負(fù)責(zé)合同審查的專業(yè)人員卻存在數(shù)量配備不足、綜合素質(zhì)參差不齊等問題。雖然很多企業(yè)都會向社會或高校招攬人才,但由于現(xiàn)有員工基數(shù)較大,或人才引進(jìn)重視不足,并不能從根源上解決專業(yè)人才資源不足等問題[2]。
1.內(nèi)控環(huán)境監(jiān)管不足
部分企業(yè)的管理人員對于內(nèi)控環(huán)境的重視有所缺失,并未在企業(yè)內(nèi)部建立獨(dú)立的文化宣傳部門或員工培訓(xùn)部門,并且企業(yè)的文化結(jié)構(gòu)不夠理想,導(dǎo)致員工對于企業(yè)的歸屬感不足,在工作過程中工作積極性難以提高,這對于內(nèi)控制度建設(shè)來說也會帶來一定影響。同時企業(yè)在人才培養(yǎng)制度上,可能對在職員工的工作業(yè)績帶來一些影響,人力資源培養(yǎng)政策體系不合理,導(dǎo)致內(nèi)控制度的落實(shí)面臨一定阻礙。部分企業(yè)在員工聘任、培訓(xùn)、考核等方面沒有建立一套完整可行的制度體系,特別是新進(jìn)員工,制定的賞罰機(jī)制跨度較小,并不能產(chǎn)生理想的激勵效果,績效考核工作也經(jīng)常因?yàn)楣芾砣藛T的主觀判斷導(dǎo)致考核結(jié)果存在爭議,獎勵形式較為單一,針對不同崗位和年齡的員工沒有考慮到需求差異。
2.內(nèi)控系統(tǒng)與經(jīng)營管理融合度不足
從合同管理的角度來看,內(nèi)部控制是降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險的有效舉措,可以說,內(nèi)部控制的主要目標(biāo)就是風(fēng)險的識別、控制、規(guī)避等。但實(shí)際上,企業(yè)風(fēng)險控制卻存在很多現(xiàn)實(shí)問題,例如管理人員的風(fēng)險防范意識不足、風(fēng)險預(yù)警機(jī)制不足、風(fēng)險監(jiān)督手段滯后等,這可能導(dǎo)致企業(yè)因?yàn)楣芾砉ぷ魑茨苡行鋵?shí)而業(yè)務(wù)虧損。同時,內(nèi)部控制的目標(biāo)也沒有與經(jīng)營管理現(xiàn)狀結(jié)合,針對潛在性的風(fēng)險管理問題,也缺乏預(yù)警機(jī)制和風(fēng)險防控的有效規(guī)定。部分企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境經(jīng)過改善后取得了一定效果,但在業(yè)務(wù)活動流程的執(zhí)行上仍然存在一些問題,例如業(yè)務(wù)活動流程的制定缺乏有效的監(jiān)督管理、運(yùn)行過程風(fēng)險管理力度不足、審批程序執(zhí)行過程缺乏監(jiān)管等,導(dǎo)致內(nèi)控工作與經(jīng)營管理難以有效融合[3]。
在合同內(nèi)控管理方面,企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)全部門管理的目標(biāo),按照全面風(fēng)險管理的原則,實(shí)現(xiàn)全要素的融入與全部門的參與,從而打造一個科學(xué)可行的合同全面風(fēng)險控制機(jī)制。在企業(yè)的經(jīng)營管理中,需要將全面風(fēng)險管理作為基本條件,將各級管理層作為主體,建立合同事務(wù)委員會,在這一條件下,主辦部門和監(jiān)管部門等部門都要積極參與其中,發(fā)揮各部門的職能優(yōu)勢,打造一個全面參與的風(fēng)險管控組織體系,實(shí)現(xiàn)跨部門、跨邊界的合同風(fēng)險管理機(jī)制。合同的主辦部門、審核部門、監(jiān)管部門的職權(quán)可以在不同部門及人員之間進(jìn)行科學(xué)分配,讓各部門的職能優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來,準(zhǔn)確識別合同編制、合同簽署、合同履行等環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險隱患,針對這些隱患采取防范措施進(jìn)行解決,最大程度上降低風(fēng)險發(fā)生率和影響程度,提高合同管理效率。在具體的管理工作中,企業(yè)需要轉(zhuǎn)變自身的經(jīng)營管理理念,做好合同細(xì)節(jié)方面的管理,讓各部門成員都有機(jī)會參與其中,發(fā)揮其優(yōu)勢,確保各階段的合同管理工作都能順利落實(shí)并且符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,推動合同全面風(fēng)險管理機(jī)制的有效落實(shí),通過上下層級聯(lián)合的方式發(fā)揮集體作用,提高合同管理的管理與執(zhí)行質(zhì)量。
全方位的內(nèi)控制度建設(shè)應(yīng)當(dāng)找到制度建設(shè)的重點(diǎn),并對其進(jìn)行細(xì)化處理,做好重點(diǎn)掌控,保證內(nèi)控制度能夠貫穿于合同管理的各個環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)全過程、全方位的內(nèi)控管理。
1.合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度建設(shè)
在合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中,合同雙方需要根據(jù)合作意向進(jìn)行溝通,了解彼此的需求和要求,例如合同的需求是否能滿足企業(yè)和市場實(shí)際情況等,針對合同簽訂主體的經(jīng)營合法性、履約能力、行業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行調(diào)查,根據(jù)這些信息制定科學(xué)的合同管理制度,確保后續(xù)的合同管理制度能夠有據(jù)可循。同時企業(yè)還需要建立數(shù)據(jù)庫,對合同管理的有關(guān)信息進(jìn)行收集與歸納,并且合同本身也要提供標(biāo)準(zhǔn)化范本,合同文本審查制度需要進(jìn)行優(yōu)化,明確多部門聯(lián)合審核機(jī)制,重點(diǎn)審核合同的合法性與可行性、經(jīng)濟(jì)性等要素。合同簽訂雙方需要就重點(diǎn)事宜進(jìn)行合同談判,合同談判環(huán)節(jié)也要做好內(nèi)控制度建設(shè),利用定期培訓(xùn)等方式提高談判隊伍的專業(yè)水平。
2.合同簽訂環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度建設(shè)
在合同簽訂環(huán)節(jié)中,需要建立完善的內(nèi)控制度來明確簽訂人員的身份和公章申請程序等細(xì)節(jié),利用規(guī)范的內(nèi)控制度來提高合同簽訂的規(guī)范性。在雙方完成合同簽訂之后,企業(yè)需要根據(jù)合同的編號進(jìn)行合同檔案管理,這就需要制定對應(yīng)的合同檔案管理制度,在合同簽訂后妥善保管合同文件,這也是內(nèi)控制度建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3.合同履行環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度建設(shè)
在合同履行環(huán)節(jié),雙方都要結(jié)合合同中劃分的權(quán)利與義務(wù)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動和管理活動,企業(yè)需要做好管理臺賬,針對合同雙方的履約情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤,并做好重要節(jié)點(diǎn)的監(jiān)督工作。例如企業(yè)在什么時間、以怎樣的方式履約、付款金額大小等都要進(jìn)行記錄和歸檔。若雙方出于某種原因,導(dǎo)致其中一方未能按約定履行合同,就需要建立違約方面的管理制度,例如違約方應(yīng)如何賠付違約金,提供的商品或服務(wù)如何盡快尋找其他供應(yīng)商等,若雙方在合同約定方面產(chǎn)生分歧,如何協(xié)調(diào)處理合同糾紛等,這些都是內(nèi)控制度建設(shè)需要考慮的問題,需要通過內(nèi)控制度來指導(dǎo)工作的開展。
其一,績效考核與賞罰機(jī)制。針對內(nèi)控管理風(fēng)險防控具有重要貢獻(xiàn)的人員,或及時挽回?fù)p失的人員應(yīng)當(dāng)給予額外的獎勵。突出貢獻(xiàn)人員可以按照績效考核體系授予榮譽(yù)和物質(zhì)激勵,提高員工的工作積極性。同時對于造成損失或存在違反制度行為的人員應(yīng)當(dāng)視情況進(jìn)行懲處,若事態(tài)較為嚴(yán)重已經(jīng)觸犯刑事法律,則需要及時移交到司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理,通過合理的賞罰機(jī)制起到激勵與警示的作用,而賞罰可以根據(jù)績效考核結(jié)果而定;其二,堅持內(nèi)部控制理念,貫穿企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的全過程。內(nèi)控理念貫穿全程能夠建立權(quán)責(zé)明確、制度明確、流程明確的內(nèi)控制度體系,有利于風(fēng)險的預(yù)防與控制,提高內(nèi)控制度的執(zhí)行效果等;其三,梳理預(yù)算收支、財務(wù)核算、資產(chǎn)管理等決策方面的內(nèi)控制度。重要事項(xiàng)和重要決策內(nèi)控制度的完善,改進(jìn)財政管理業(yè)務(wù)程序,真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的全方面落實(shí),建立以制度管轄權(quán)利、事務(wù)、人員的內(nèi)控機(jī)制;其四,內(nèi)控制度的執(zhí)行管理。需要落實(shí)重點(diǎn)崗位、重點(diǎn)工作、重點(diǎn)風(fēng)險的排查與評估工作,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控制度的剛性執(zhí)行,保證內(nèi)控制度體系的權(quán)威性。在此期間需要做好審計和巡檢等工作,及時發(fā)現(xiàn)問題并及時解決;其五,推進(jìn)內(nèi)控信息化建設(shè)。信息技術(shù)的應(yīng)用可以為內(nèi)控工作提供更有力的技術(shù)支持,對此企業(yè)需要建立業(yè)務(wù)一體化管理信息系統(tǒng),并在系統(tǒng)中設(shè)計內(nèi)控方面的功能模塊,優(yōu)化內(nèi)控程序與業(yè)務(wù)流程,針對重點(diǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險預(yù)警[5]。
針對合同監(jiān)管不到位等問題,企業(yè)需要在合同管理程序上進(jìn)行調(diào)整,并且加大內(nèi)控監(jiān)督力度,進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部控制和管理工作,提高企業(yè)的內(nèi)部管理實(shí)效。第一,合同監(jiān)管。通常來說,企業(yè)在合同簽訂完畢后,合同就會在財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間進(jìn)行流動,在此期間需要做好合同監(jiān)管工作,避免合同管理風(fēng)險的出現(xiàn),對合同監(jiān)管的流程和方法需要進(jìn)行明確。業(yè)務(wù)部門人員和客戶簽訂合同之后,一般會將其遞交到業(yè)務(wù)管理部門,并暫時存放在業(yè)務(wù)管理部門之中,期間記錄關(guān)于移交人、移交時間、經(jīng)手管理人等信息并建立臺賬。后續(xù)業(yè)務(wù)管理部門在經(jīng)過初步審核之后,將合同文件遞交到財務(wù)部門,經(jīng)過財務(wù)人員核對合同信息后,將合同信息錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中,之后將合同原件遞交到辦公室并錄入檔案冊,由辦公室進(jìn)行合同的管理工作。合同監(jiān)管流程的改進(jìn)能夠?qū)崿F(xiàn)合同管理責(zé)任的明確分化和落實(shí),并且還可以對合同管理的行為進(jìn)行規(guī)范,保證合同管理工作的每一環(huán)節(jié)都能順利落實(shí),提高合同管理效率,規(guī)避合同管理風(fēng)險等。倘若在合同管理中出于某種原因?qū)е潞贤瑹o法正常履行,那么合同經(jīng)辦人需要結(jié)合實(shí)際情況,合同雙方重新簽訂合同,根據(jù)新簽訂的合同內(nèi)容來執(zhí)行后續(xù)工作,及時做好合同變更等工作,規(guī)避合同履行不及時或不到位造成的合同風(fēng)險;第二,合同審批監(jiān)督。企業(yè)可以建立專項(xiàng)的監(jiān)督管理小組,專門負(fù)責(zé)合同的審批監(jiān)督,將合同審批過程中涉及的各種細(xì)節(jié)內(nèi)容納入監(jiān)管范疇,根據(jù)管理制度要求對合同審批工作進(jìn)行評估,及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并進(jìn)行解決,確保合同內(nèi)容規(guī)范[6]。
合同管理應(yīng)當(dāng)貫穿企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)的全過程,內(nèi)控制度是保證合同執(zhí)行效果的一種保障。對此,企業(yè)需要從合同管理的角度著手,采取全面風(fēng)險管理措施,結(jié)合合同管理流程優(yōu)化內(nèi)控制度建設(shè),優(yōu)化現(xiàn)有的內(nèi)控體系,做好合同監(jiān)督與審批等,為企業(yè)內(nèi)控建設(shè)提供有效支持。