李烏蘭

隨著社會的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的日漸成熟，我國進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。數(shù)字化時(shí)代下，高校開始建設(shè)智慧校園，利用數(shù)字化技術(shù)革新傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，并使用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存儲檔案內(nèi)的文字、圖片以及錄音等信息，提高存儲效率，讓檔案的檢索更為便捷與精準(zhǔn)，并有利于進(jìn)行檔案管理。現(xiàn)基于智慧校園背景，探析高校檔案信息化建設(shè)的價(jià)值以及舉措，以期為高校檔案信息化建設(shè)及管理提供切實(shí)可行的參考建議。

大數(shù)據(jù)是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，其優(yōu)勢顯著，具有高容量、高速度、多樣性、真實(shí)性以及低價(jià)值密度等優(yōu)勢。在高校檔案建設(shè)中，應(yīng)將大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)融入其中，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，使用智能化檔案存儲設(shè)備，創(chuàng)新和優(yōu)化傳統(tǒng)檔案。此外，也要加強(qiáng)對檔案人才的培養(yǎng)，提升其信息處理能力，確保其可以靈活應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)完成檔案信息化建設(shè)與管理工作，組建專業(yè)人才隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)儲備優(yōu)質(zhì)人才。

智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息化建設(shè)價(jià)值

讓檔案管理簡單化

高校檔案信息化建設(shè)降低了傳統(tǒng)檔案管理工作的難度，也使檔案的檢索更為精準(zhǔn)與便捷。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，紙質(zhì)檔案的整理、歸納，檔案的檢索都非常煩瑣，利用信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動化檢索，還可以有效地對檔案進(jìn)行分類，更好地實(shí)現(xiàn)檔案存儲，確保檔案檢索、檔案分類、檔案存儲工作的同步進(jìn)行，有效節(jié)省了檔案檢索的時(shí)間，提高了檔案檢索的效率，有利于提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

避免檔案的損壞與損失

過去，高校檔案非常容易出現(xiàn)損壞與遺失等問題，但是在智慧校園建設(shè)背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了依托不同載體對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，把傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成了數(shù)字檔案，轉(zhuǎn)換之后可以實(shí)現(xiàn)更龐大和復(fù)雜的信息存儲和使用。比如，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以更快捷地將大容量的檔案信息存儲在硬盤與網(wǎng)絡(luò)空間中。除此之外，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還可以打破時(shí)間與空間的限制，這樣可以避免由于對檔案的反復(fù)查閱而造成磨損。另外，隨著信息技術(shù)的日漸成熟，數(shù)據(jù)恢復(fù)的能力不斷提升，使檔案信息更加安全。

避免資源浪費(fèi)

智慧校園背景下，高校利用信息化技術(shù)等加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，節(jié)約了紙質(zhì)資源。在過去，高校檔案大多數(shù)是紙質(zhì)形式，為了更好地進(jìn)行分類與整理，也會使用一些文件袋、檔案袋或檔案盒等，所以，利用信息技術(shù)更能節(jié)約資源，有效解決紙質(zhì)資源浪費(fèi)的問題。

智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息化建設(shè)措施

智能化檔案存儲

高校檔案信息化建設(shè)需要利用智能化技術(shù)及智能化存儲設(shè)備進(jìn)行智能化檔案建設(shè)與存儲，這樣不僅可以增加其安全性，也可以智能化控制溫度與濕度，確保檔案的穩(wěn)定性，有效降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，為高校檔案的管理提供強(qiáng)有力的保障。

建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)

智慧校園背景下，高校的檔案管理工作首先要完成管理機(jī)制的建設(shè)，落實(shí)好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。過去，高校大多使用紙質(zhì)檔案管理形式，檔案存在容易損壞、丟失以及檔案管理效率低下等問題。檔案的檢索也非常困難，很難滿足用戶的需求。高校建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以對檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲與管理，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的一體化、全面化管理，顯著提升了檔案管理的效率與質(zhì)量。

加強(qiáng)對信息化檔案安全性的管理

智慧校園背景下，高校在建設(shè)檔案管理機(jī)制期間，必須加強(qiáng)檔案的安全管理，采用適當(dāng)措施為檔案安全提供有力保障。在檔案安全管理過程中，檔案管理人員應(yīng)關(guān)注敏感信息，強(qiáng)化安全管理，以防檔案信息泄露。除此之外，高校也應(yīng)該利用智能化技術(shù)，包括智能化門禁、指紋識別技術(shù)以及人臉識別技術(shù)等，強(qiáng)化對檔案存儲區(qū)域的管控，確保檔案信息的安全。

1.成本控制和資源的配置

在智慧校園建設(shè)中，高校要在高校檔案管理機(jī)制建設(shè)方面投入更多的資金和人力，這為高校檔案管理機(jī)制建設(shè)中的成本控制及資源配置工作帶來了更多的挑戰(zhàn)。所以，高校的檔案管理工作人員需要對已有資源進(jìn)行合理規(guī)劃與利用。另外，還可以通過和相關(guān)企業(yè)及科研機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，積極尋求外部的支持與幫助，以控制建設(shè)成本，提升檔案管理效果，確保檔案管理工作的順利開展。

2.數(shù)據(jù)安全及隱私的保護(hù)

隨著高校數(shù)字化與智能化檔案管理系統(tǒng)的建立，高校檔案基本上實(shí)現(xiàn)了以電子形式進(jìn)行存儲。但是在檔案信息化建設(shè)過程中，安全問題及隱私保護(hù)問題還亟待解決。要想解決檔案信息化建設(shè)中的安全問題與隱私保護(hù)問題，高校檔案管理人員必須做好檔案信息權(quán)限管理工作，制定健全的檔案信息安全與隱私保護(hù)制度，同時(shí)也要建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，以此為檔案信息與數(shù)據(jù)的安全性與完整性提供有力的保障。

3.技術(shù)更新和人員的培訓(xùn)

高校不僅要確保檔案管理系統(tǒng)的及時(shí)更新和完善，也應(yīng)強(qiáng)化對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的技術(shù)使用能力與系統(tǒng)管理能力，促使檔案管理工作高效開展。針對高校的兼職工作人員，也要加強(qiáng)對其智能化、數(shù)字化、信息化能力的培訓(xùn)，使兼職工作人員可以快速掌握新技術(shù)、新設(shè)備與新模式。

4.引進(jìn)智能化檔案檢索工具

引進(jìn)和使用智能化檔案檢索工具。高校在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)引進(jìn)智能化技術(shù)，利用智能化檔案檢索工具，為廣大師生使用檔案創(chuàng)設(shè)有利條件。過去，用戶在檢索紙質(zhì)檔案時(shí)，需要人工逐個(gè)進(jìn)行查找，效率較低且很容易出錯(cuò)。檔案信息化建設(shè)背景下，智能化檢索工具的使用加快了檔案信息篩選的速度，并且提高了精確度以及檔案檢索工作的效率。

5.推行智慧化檔案服務(wù)模式

智慧校園建設(shè)背景下，智慧檔案館的建設(shè)不僅需要充足的財(cái)力作支撐，也要合理引進(jìn)智慧軟件，例如，自動化檔案柜、恒溫恒濕設(shè)備、智能化管理系統(tǒng)、智慧化檔案使用存儲管理自主一體機(jī)、智能化檔案消毒柜等。與此同時(shí)，高校也要及時(shí)引進(jìn)和使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，推動傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案革新，構(gòu)建具有共享功能與智能化的智慧檔案模式。

此外，高校也可以將智慧檔案館升級為智慧校園系統(tǒng)中的兼容系統(tǒng)，促使檔案管理向更高級的形態(tài)發(fā)展。智慧檔案高級形態(tài)具體體現(xiàn)在智慧檔案功能方面，例如，檔案的收集、整理、存儲、保護(hù)及利用等多個(gè)方面，通過智慧檔案建設(shè)，高校可以實(shí)現(xiàn)檔案資源管理、檔案服務(wù)的創(chuàng)新。

智慧校園建設(shè)背景下提升高校檔案信息化建設(shè)效果建議

認(rèn)清智慧校園與檔案信息化之間的密切聯(lián)系

智慧校園背景下，高校主要利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，使用智能化系統(tǒng)與設(shè)備，針對高校內(nèi)部的各類資源實(shí)施智能化、數(shù)字化管理模式。高校智慧校園建設(shè)期間，檔案信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的關(guān)鍵部分。高校智慧校園建設(shè)為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件，比如，智慧校園背景下，高校實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理與智能化存儲，強(qiáng)化了檔案管理的效果，確保了檔案管理的效率及安全性。

確保技術(shù)的有效對接

高校檔案信息化建設(shè)和服務(wù)創(chuàng)新兩者的要求存在一定的差異，因此需要進(jìn)一步規(guī)范和執(zhí)行信息化資源與信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，確保檔案資源與服務(wù)項(xiàng)目能夠快速、精準(zhǔn)和高效地進(jìn)行傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

與此同時(shí)，在高校檔案的信息化建設(shè)過程中，也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，只有做好這項(xiàng)工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案的一體化存儲及管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔向信息化資源的轉(zhuǎn)變。在信息化管理系統(tǒng)內(nèi)，需要將目前的工作體制、工作流程，與現(xiàn)行文檔信息的形成、歸檔全部納入管理系統(tǒng)中，這樣才能構(gòu)建起一個(gè)完善的管理系統(tǒng)，還可以避免檔案管理工作出現(xiàn)重復(fù)等問題，加快了檔案的信息化建設(shè)。

制定完善的檔案信息化建設(shè)及管理制度

應(yīng)保障檔案工作制度的嚴(yán)謹(jǐn)與完善，避免檔案信息被泄露。當(dāng)今信息一體化時(shí)代下，各類信息的違法使用現(xiàn)象日益突出，也正是因?yàn)槿绱?，檔案信息的保密與安全管理工作變得更為重要。高校必須制定完善的檔案信息化建設(shè)管理制度與法規(guī)，這樣才能確保檔案信息的安全性和完整性，防止檔案信息的泄露和丟失。

需要加強(qiáng)對高校檔案數(shù)據(jù)與信息保密性以及安全性的管控，確保檔案信息與數(shù)據(jù)的安全性。高校在檔案信息化建設(shè)期間，應(yīng)該采用多重備份的方法，運(yùn)用密匙來嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理，增強(qiáng)檔案信息的保密性與安全性。

宏觀規(guī)劃，充分整合數(shù)字資源

高校在檔案信息化建設(shè)期間，要意識到信息化建設(shè)的系統(tǒng)性，循序漸進(jìn)開展工作。在信息化建設(shè)期間，高校需要進(jìn)行宏觀規(guī)劃，充分整合數(shù)字資源，在這個(gè)過程中需要把握以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

1.進(jìn)行數(shù)字化存儲

高校以往的檔案主要為紙質(zhì)檔案，所以，大部分高校都積存了很多紙質(zhì)檔案。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展以及高校智慧校園建設(shè)的展開，高校開始進(jìn)行檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)，但是一些高校數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)效果較差。因此，高校需要結(jié)合紙質(zhì)檔案的總體數(shù)量進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，逐步推行檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)。通常來說，高校可以使用檔案外包的方法，利用項(xiàng)目招標(biāo)的方式把數(shù)字化建設(shè)任務(wù)委托給第三方，以增強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)效果。

2.實(shí)現(xiàn)增量電子化

目前，高校建有多個(gè)方面的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、學(xué)籍與教務(wù)管理系統(tǒng)以及OA辦公系統(tǒng)等。另外，高校的很多業(yè)務(wù)也都使用了線上辦理的方式，這加快了各項(xiàng)工作的進(jìn)度，提高了各項(xiàng)工作效率，同時(shí)也產(chǎn)生了很多電子文件。為了更好地對電子文件進(jìn)行存儲與管理，檔案機(jī)構(gòu)需要根據(jù)學(xué)校檔案工作的實(shí)際情況，購買或自行開發(fā)能夠滿足檔案管理工作實(shí)際需求的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理系統(tǒng)和學(xué)校的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行良好對接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的進(jìn)行自動化搜索與查詢。

總的來說，智慧校園建設(shè)在為高校檔案管理帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了諸多挑戰(zhàn)。如何有效利用信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及智慧技術(shù)建設(shè)信息化檔案，增強(qiáng)檔案管理的安全性，提高檔案管理的效率，是目前高校檔案管理部門需要解決的一個(gè)重要問題。

只有使用智能化檔案存儲方式，避免檔案資料的浪費(fèi)與損壞，增加檔案存儲的容量；建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化對檔案的管理，提高檔案管理效率；加強(qiáng)信息化檔案的安全管理；引進(jìn)智能化檔案檢索工具，并做好成本的控制與資源的配置工作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全及隱私的保護(hù)，對技術(shù)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，才能推動智慧校園下高校檔案的信息化建設(shè)，引領(lǐng)高校檔案管理朝向智能化、智慧化方向不斷發(fā)展。除此之外，高校也要對檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)劃，推行數(shù)字化管理方式，將檔案信息的自動化搜索與查詢功能相結(jié)合，不斷提升檔案管理的效果。

2023年內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案科技項(xiàng)目“智慧校園建設(shè)背景下高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)途徑研究”（編號：2023-18）。

（作者單位：內(nèi)蒙古科技大學(xué)）