文/南京傳媒學(xué)院 李功梅 潘一瑜 戴娜

教學(xué)工作是民辦高校最重要的工作之一，教學(xué)管理的水平直接影響著教學(xué)質(zhì)量的好壞。民辦高校二級學(xué)院設(shè)有教學(xué)秘書崗位，是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理學(xué)院各類教學(xué)管理事務(wù)的工作人員，是學(xué)院所有工作的核心，是參與學(xué)院教學(xué)管理的重要力量，是聯(lián)系教務(wù)部門、行政部門、院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的紐帶，起著上傳下達(dá)、反饋信息和服務(wù)師生的作用。作為教學(xué)管理工作最直接的參與者，教學(xué)秘書的服務(wù)質(zhì)量和管理水平直接影響到教學(xué)管理的正常運(yùn)行。文章從民辦高校教學(xué)秘書崗位定位和基本崗位職責(zé)入手，對民辦高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式存在的問題進(jìn)行分析，探索研究民辦高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式的改進(jìn)措施。

一、民辦高校教學(xué)秘書崗位定位

民辦高校教學(xué)秘書主要從事日常教學(xué)運(yùn)行、人才培養(yǎng)、質(zhì)量監(jiān)控、實(shí)踐教學(xué)、考試管理、成績學(xué)籍、教學(xué)檔案管理等工作，還要擔(dān)任行政、科研、培訓(xùn)交流等工作，工作內(nèi)容復(fù)雜、瑣碎、繁多。需要做好計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等工作，同時還要完成學(xué)校各部門下達(dá)的任務(wù)，所以應(yīng)具備良好的知識結(jié)構(gòu)和較強(qiáng)的工作能力，在工作中提高分析問題和解決問題的能力，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

教學(xué)秘書主要是為師生服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)，他們面對的是不同性格、不同背景、不同生活環(huán)境的教師和學(xué)生，要將教師和學(xué)生的需求放在首位，全心全意為他們服務(wù)。教學(xué)秘書既要做好日常教學(xué)管理工作，還要處理一些突發(fā)情況，時刻避免教學(xué)事故的發(fā)生，責(zé)任重大。教學(xué)秘書是院領(lǐng)導(dǎo)管理全院教學(xué)工作的協(xié)助者、執(zhí)行者，在解決一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時，可以協(xié)調(diào)各種關(guān)系，緩和矛盾，根據(jù)情況靈活處理。教學(xué)管理不僅需要管理制度、管理思想和管理手段，還需要有一支穩(wěn)定專業(yè)的教學(xué)管理隊(duì)伍，教學(xué)秘書在高校教職工隊(duì)伍中有著至關(guān)重要的作用，需要時刻工作在一線。

二、民辦高校教學(xué)秘書基本崗位職責(zé)

（一）教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書需要協(xié)助修訂各專業(yè)培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃，根據(jù)教學(xué)計(jì)劃和學(xué)院工作安排進(jìn)行課程安排。課程安排需要統(tǒng)籌管理，要考慮專業(yè)、班級、時間、場地、教師特殊需求、課程特殊情況等因素。教學(xué)過程中因突發(fā)狀況需要調(diào)停課時，教學(xué)秘書要第一時間協(xié)助辦理手續(xù)，并保證通知到每個學(xué)生。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)辦理外聘教師審批手續(xù)，及時統(tǒng)計(jì)、上報、發(fā)放外聘教師課時費(fèi)。根據(jù)教務(wù)處的通知要求，及時安排各年級各專業(yè)學(xué)生寒假實(shí)習(xí)、暑假實(shí)習(xí)及畢業(yè)實(shí)習(xí)，提前做好計(jì)劃，實(shí)習(xí)結(jié)束后收齊學(xué)生實(shí)習(xí)報告并歸檔，做好成績統(tǒng)計(jì)和實(shí)習(xí)總結(jié)，督促專業(yè)教師將成績按要求錄入教務(wù)系統(tǒng)。不僅如此，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)畢業(yè)班畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）工作，每個年級的時間長度接近1年，包括動員、選題、開題、期中檢查、終期答辯等，在學(xué)校總體安排基礎(chǔ)上制定學(xué)院的具體實(shí)施方案，統(tǒng)籌管理指導(dǎo)教師和畢業(yè)生，最后上報成績并歸檔所有材料。配合抓好畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）質(zhì)量，按照學(xué)校和學(xué)院要求規(guī)范開題、中期檢查、終期答辯等主要環(huán)節(jié)程序，幫助提高學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的質(zhì)量和水平，積極配合指導(dǎo)教師申報省級優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）。

（二）教務(wù)管理工作。進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生學(xué)業(yè)管理，不斷提升學(xué)生學(xué)習(xí)能力和水平。教學(xué)秘書需要對畢業(yè)班學(xué)生做好畢業(yè)資格審查和學(xué)位資格審查，畢業(yè)資格審查需要審核每個學(xué)生的必修課學(xué)分、選修課學(xué)分、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成績、是否有處分等；學(xué)位資格審查需要審核每個學(xué)生是否畢業(yè)、計(jì)算機(jī)等級考試成績、大學(xué)外語四六級成績等，采用人工審核和教務(wù)系統(tǒng)審核相結(jié)合的方式，防止影響學(xué)生學(xué)業(yè)。在平時的工作中要及時發(fā)現(xiàn)問題，督促學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)，對于問題嚴(yán)重的學(xué)生要一對一進(jìn)行督促、幫扶。根據(jù)學(xué)籍管理規(guī)定做好學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動工作，配合學(xué)工辦做好休學(xué)學(xué)生及家長的溝通工作，按規(guī)定保存相關(guān)材料。對于復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生，除了做好家長的溝通工作外，還要幫助學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)中做好專業(yè)、班級的設(shè)定，配好最新課表。協(xié)助教務(wù)處做好大學(xué)英語四六級考試、全國計(jì)算機(jī)等級考試、江蘇省計(jì)算機(jī)等級考試的報名和組織工作，第一時間將考試報名通知發(fā)放到學(xué)生手中，考試前提醒學(xué)生打印好準(zhǔn)考證，并按考試要求帶好相關(guān)證件和文具。負(fù)責(zé)學(xué)院教學(xué)檔案收集管理工作，每學(xué)期開學(xué)初收齊教師教案、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)大綱等，學(xué)期末收齊所有考卷并歸檔。分別在學(xué)期初、新生開學(xué)、學(xué)期中、學(xué)期末開展教學(xué)檢查，做好每次教學(xué)檢查計(jì)劃，檢查教師上課到位情況、備課情況，學(xué)生到課情況和聽課情況；期中教學(xué)檢查還需分別召開教師和學(xué)生座談會，收集師生的意見和建議，及時解決師生的困惑，每次教學(xué)檢查后形成詳細(xì)的教學(xué)檢查報告并上交教務(wù)處。

（三）科研教研工作。教學(xué)秘書需要根據(jù)學(xué)?？蒲刑幒徒虅?wù)處的通知，組織全院教師參與各級各類項(xiàng)目的申報、中期檢查及結(jié)項(xiàng)工作。將各級各類科研項(xiàng)目申報和教學(xué)改革研究項(xiàng)目申報通知發(fā)至各位老師，并按照規(guī)定時間收齊申報表、申報成果及相關(guān)證明材料、匯總表等電子版和紙質(zhì)版并上交，中期檢查和結(jié)項(xiàng)時要督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按要求提交項(xiàng)目成果。年終考核時，需要組織全院教師參與科研、教研考核，包括成果電子版和紙質(zhì)版的收集，成果的統(tǒng)計(jì)與審核。還要負(fù)責(zé)科研教研文件存檔、科研教研成果統(tǒng)計(jì)、學(xué)術(shù)講座手續(xù)辦理等工作。

（四）學(xué)生項(xiàng)目申報和競賽工作。每年春季，教學(xué)秘書要做好學(xué)院師生參與大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃項(xiàng)目的申報工作，及時收齊項(xiàng)目申報表并配合院領(lǐng)導(dǎo)完成審核。根據(jù)學(xué)校、學(xué)院下發(fā)的各級各類學(xué)科競賽通知，做好協(xié)調(diào)工作，配合完成審核，保證順利完成報名工作，比如全國大學(xué)生數(shù)學(xué)建模競賽、藍(lán)橋杯軟件設(shè)計(jì)大賽、“中國軟件杯”大學(xué)生軟件設(shè)計(jì)大賽、中國大學(xué)生軟件設(shè)計(jì)大賽等，尤其是學(xué)校作為競賽地點(diǎn)的比賽，要積極聯(lián)系教務(wù)處和信息中心，配合落實(shí)軟硬件的配置，保證競賽的順利進(jìn)行。

（五）行政工作。教學(xué)秘書是學(xué)院綜合辦公室的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)全院辦公用品的需求統(tǒng)計(jì)和發(fā)放工作，負(fù)責(zé)學(xué)院報紙雜志的訂閱、發(fā)放和管理工作，及時傳達(dá)各類通知。平時需要做好學(xué)院教學(xué)、辦公等固定資產(chǎn)的保管工作，參與學(xué)院黨政聯(lián)席會、院長辦公會、學(xué)院例會等各種會議，認(rèn)真做好會議記錄并存檔。做好本院教職工的每月考勤、年終考核以及職稱評審申報、教師崗前培訓(xùn)報名工作，負(fù)責(zé)學(xué)院各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的報銷工作。

三、民辦高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式存在的問題

（一）工作任務(wù)繁重，學(xué)校對秘書工作重視不夠。民辦高校教學(xué)秘書是教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)不可或缺的一部分，但一些高校只重視師資和科研團(tuán)隊(duì)建設(shè)，對于教學(xué)管理工作重視程度不高，從而導(dǎo)致教學(xué)秘書無論在評獎評優(yōu)、職稱、職務(wù)、培訓(xùn)等方面都比教師機(jī)會少。教學(xué)秘書掌握教學(xué)運(yùn)行的整個過程，能夠處理一些突發(fā)情況，在整個教學(xué)過程中起著重要作用。但學(xué)校在教職工優(yōu)秀成果評比、科研教研項(xiàng)目申報、外出培訓(xùn)等活動中一般先優(yōu)考慮教師，給予教學(xué)秘書的機(jī)會少之又少。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書工作缺乏認(rèn)知，學(xué)校在制定相關(guān)規(guī)章制度、政策時會沒有考慮到教學(xué)秘書的切身利益，降低了教學(xué)秘書工作的積極性。

（二）學(xué)歷學(xué)位和職稱偏低。教學(xué)秘書平時工作任務(wù)繁多復(fù)雜，要熟練掌握教學(xué)管理各方面的工作，所以要有足夠的耐心和責(zé)任心。而民辦高校招聘教學(xué)秘書時對學(xué)歷和職稱的要求相較于教師偏低，有些教學(xué)秘書專業(yè)不對口，工作經(jīng)驗(yàn)不足，入職后未能及時提升學(xué)歷學(xué)位，科研教研項(xiàng)目申報名額較少，因此在職稱申報時缺乏對應(yīng)的成果，職稱提升進(jìn)度緩慢?？傊瑢W(xué)歷學(xué)位和職稱等因素，制約了教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作。

（三）缺乏完整的教學(xué)秘書考核制度。由于教學(xué)秘書的工作性質(zhì)特殊，因此在年終考核中難以量化考核。教學(xué)秘書工作質(zhì)量僅以工作中是否出現(xiàn)事故作為考核標(biāo)準(zhǔn)，考核制度不完善。年終考核中，教學(xué)秘書跟行政人員一起參加管理人員的考核，缺乏單獨(dú)的考核制度和指標(biāo)，導(dǎo)致無法量化工作。有些教學(xué)秘書即便考核結(jié)果優(yōu)秀，但得不到激勵，或者激勵機(jī)制不如教師崗和輔導(dǎo)員崗，打擊了他們的工作積極性。教學(xué)秘書的薪資待遇跟學(xué)歷學(xué)位、職稱關(guān)系不大，久而久之，他們的工作積極性降低，影響工作效率。

（四）培訓(xùn)機(jī)會少，教學(xué)管理方法陳舊。教學(xué)秘書需要了解整個教學(xué)運(yùn)行過程，不能長時間離開工作崗位，因此較少有機(jī)會參加培訓(xùn)。即便有假期培訓(xùn)，一般也優(yōu)先考慮專業(yè)教師。教學(xué)管理主要是研究教學(xué)及其管理規(guī)律、改進(jìn)教學(xué)管理工作、提高教學(xué)管理水平、建立穩(wěn)定的教學(xué)秩序、保證教學(xué)工作的正常運(yùn)行，教學(xué)秘書如果長期不學(xué)習(xí)，專業(yè)知識不更新，教學(xué)管理方法就會越來越陳舊，教學(xué)管理理念不能適應(yīng)新時代要求。

四、民辦高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式的改進(jìn)措施

（一）重視教學(xué)秘書工作。教學(xué)秘書作為基層管理人員，高校應(yīng)認(rèn)識到其工作的重要性，要給予肯定和支持，提升教學(xué)秘書的地位，加深教學(xué)秘書在學(xué)校其他教職工心中的印象。要為教學(xué)秘書提供良好的工作環(huán)境，調(diào)動其工作熱情和積極性。同時統(tǒng)籌優(yōu)化其薪資待遇，激勵教學(xué)秘書全身心投入工作。

（二）加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理工作的一線人員，高校各部門領(lǐng)導(dǎo)要對教學(xué)秘書進(jìn)行指導(dǎo)，提供各種學(xué)習(xí)機(jī)會，提升他們的學(xué)歷學(xué)位和職稱。人事處、教務(wù)處要不定期組織教學(xué)秘書參與專題學(xué)習(xí)，比如江蘇本科高?；鶎咏虒W(xué)管理人員綜合能力提升研學(xué)活動、教育部辦公廳開展的教師研修活動等，加強(qiáng)教學(xué)秘書的學(xué)習(xí)參與感。要定期組織教學(xué)秘書參加思想教育活動，提升教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力和服務(wù)意識，及時傳達(dá)最新的教育理念，保證高校教學(xué)管理工作的順利開展，從而提高教學(xué)質(zhì)量。

（三）完善考核制度。要明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)，將日常工作中的服務(wù)管理作為考核的主要內(nèi)容，把崗位任職情況、評獎評優(yōu)、主管領(lǐng)導(dǎo)意見、教師民主測評等作為考核依據(jù)。高校要提升教學(xué)秘書的薪資水平，完善薪酬制度，鼓勵他們熱愛工作，提高工作效率，要將考核結(jié)果與教學(xué)秘書崗位晉升掛鉤，對成績優(yōu)異的教學(xué)秘書進(jìn)行精神和物質(zhì)獎勵。

（四）增加教學(xué)秘書培訓(xùn)機(jī)會。民辦高校要為教學(xué)秘書增加培訓(xùn)機(jī)會，由老帶新，讓教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)豐富的教學(xué)秘書帶新入職的教學(xué)秘書，通過學(xué)習(xí)來積累經(jīng)驗(yàn)。另外，要形成培訓(xùn)制度，定期組織教學(xué)秘書參加專家講座，培養(yǎng)教學(xué)秘書的責(zé)任心，提升他們的溝通能力，更好地做好協(xié)調(diào)工作，從而提升教學(xué)管理水平。另外，教學(xué)秘書可以相互溝通交流，分享自己的工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)學(xué)院和學(xué)院間的協(xié)作，促進(jìn)高校教學(xué)管理工作的穩(wěn)定提升。教學(xué)秘書的培訓(xùn)要有計(jì)劃地定期舉行，培訓(xùn)內(nèi)容要涵蓋高等教育管理的相關(guān)課程，如最新的教育理念、教育心理學(xué)、教育管理學(xué)等，把培訓(xùn)獲得的知識有效地融入教學(xué)管理工作中去。

五、結(jié)語

民辦高校教學(xué)秘書從事學(xué)校教學(xué)管理工作，作為教學(xué)管理一線工作人員，要認(rèn)真履行崗位職責(zé)，增強(qiáng)服務(wù)意識，樹立為教學(xué)服務(wù)的思想，保障教學(xué)工作順利進(jìn)行。同時要不斷學(xué)習(xí)，提升自己，當(dāng)好參謀，提高自身的服務(wù)素養(yǎng)。高校要加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，針對存在的問題提出有效的解決對策，促進(jìn)高校的健康發(fā)展。