王迪娜

隨著高校不斷向更深層次發(fā)展，師生對外交流培訓(xùn)、調(diào)研活動也逐步頻繁。差旅費支出在經(jīng)費支出中的比重也逐步上升。本文結(jié)合實際，從一線財務(wù)人員的視角，對差旅費報銷中存在的問題，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，引入智能商旅平臺，合理解讀并宣傳差旅費政策，統(tǒng)一報銷口徑等解決措施，實現(xiàn)在差旅費報銷的內(nèi)部控制下，確保高校資金流向的安全透明。

一、差旅費的定義

差旅費是指因公務(wù)需要到市轄區(qū)以外地區(qū)公務(wù)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補(bǔ)助費和公雜費等費用。

城市間交通費是指出差人員到市區(qū)以外地區(qū)公務(wù)出差乘坐火車、輪船、飛機(jī)、客車等公共交通工具所發(fā)生的城市間交通費用。

住宿費是指出差人員公務(wù)出差期間入住賓館（包括飯店、招待所、農(nóng)村旅館等）發(fā)生的房租費用。

伙食補(bǔ)助費是指對出差人員在公務(wù)出差期間給予的伙食補(bǔ)助費用。

公雜費是指出差人員公務(wù)出差期間發(fā)生的市內(nèi)交通費用（含市內(nèi)機(jī)場大巴費）、機(jī)場服務(wù)費、打包費、訂票費以及打印、復(fù)印、傳真、寄送資料等發(fā)生的費用。

二、差旅費報銷中存在的問題

（一）差旅報銷單據(jù)不規(guī)范，財務(wù)審核壓力大

現(xiàn)行差旅費報銷體系下，出差人員仍需自行到第三方進(jìn)行購票，由于沒有進(jìn)行事前溝通，后期取得的交通、住宿發(fā)票五花八門，最為集中的情況是機(jī)票行程單沒有打印，直接用航空公司的發(fā)票進(jìn)行報銷，城市間交通用滴滴打車票報銷，還有住宿發(fā)票是第三方比如攜程、藝龍等訂票平臺所開具的發(fā)票，在酒店住宿的現(xiàn)場也并沒有索要住宿清單。

（二）判斷差旅業(yè)務(wù)真實性難度加大，后續(xù)監(jiān)督?jīng)]有到位

對于出差業(yè)務(wù)真實性、票據(jù)真實性的判斷，需要建立在出差人員誠信道德的基礎(chǔ)上，是對財務(wù)人員職業(yè)判斷及溝通手段是一大考驗，詢問太細(xì)，認(rèn)為你不信任他們，會引起財務(wù)人員與出差人的矛盾；不問太細(xì)，很多佐證材料就沒辦法提供，差旅費報銷附件就不全。比如有些出差人員出差住宿費超過差旅費住宿標(biāo)準(zhǔn)，與酒店協(xié)商虛開住宿天數(shù)或者將同一筆住宿費拆分成2次出差住宿，使得其符合住宿標(biāo)準(zhǔn)，增加財務(wù)人員審核的難度。隨著電子化的推行，各地大力推行電子發(fā)票，對于住宿費電子發(fā)票重復(fù)報銷問題，不能僅僅依靠財務(wù)人員的記憶和出差人員的誠信，這對財務(wù)報銷系統(tǒng)提出了更高的要求。

（三）差旅費規(guī)定的后續(xù)解讀不到位，財務(wù)報銷口徑不一致

對于差旅費規(guī)定中一些涵蓋范圍不明朗的概念，財務(wù)人員如果沒有進(jìn)行進(jìn)一步的補(bǔ)充解釋，不僅會增加師生疑慮，還會加大溝通成本。在差旅費報銷中對于出差人員的定義，是否包含邀請的專家，校內(nèi)學(xué)生是否可以一起參與調(diào)研、學(xué)習(xí)。還有關(guān)于差旅補(bǔ)助的一些疑問，比如乘坐公共交通出行，在火車或者飛機(jī)上過夜第二天凌晨才結(jié)束行程，這個第二天的補(bǔ)助能不能給；學(xué)生跟老師一起出差是參照老師的補(bǔ)助給予，還是憑餐飲、市內(nèi)打車等發(fā)票限額報銷等一些常見問題，沒有形成統(tǒng)一口徑轉(zhuǎn)化為差旅費后續(xù)解讀普及給出差人員。

（四）財務(wù)平臺建設(shè)不完善，部門之間信息沒有實現(xiàn)共享

高校各職能部門所用的工作系統(tǒng)并不是同一個軟件公司開發(fā)，很大程度上導(dǎo)致了各系統(tǒng)互不關(guān)聯(lián)，單打獨斗。歸口部門對于項目庫建設(shè)與財務(wù)系統(tǒng)沒有關(guān)聯(lián)，無法在網(wǎng)上查詢自己項目的預(yù)算規(guī)劃。比如對一些預(yù)算非常明確的項目，出差人員可能手頭項目很多沒辦法分清楚哪個項目哪一塊的預(yù)算是多少，在報銷差旅費時，往往存在項目預(yù)算超支現(xiàn)象，實際發(fā)生業(yè)務(wù)但是沒有經(jīng)費可以報銷。出差人員就要在項目歸口部門與財務(wù)部門之間往返溝通，甚至還涉及項目預(yù)算調(diào)整問題。同時，差旅報銷系統(tǒng)與人事請假系統(tǒng)尚未關(guān)聯(lián)，這樣會導(dǎo)致重復(fù)審批，同時也會增加出差人員的困惑，自己明明已經(jīng)走過一遍請假審批流程，為什么不能通用。所以，有時會出現(xiàn)出差先行，而審批置后的情況。

（五）政策宣傳力度不夠，對出差人員培訓(xùn)不到位

財務(wù)人員平時忙于操作性事務(wù)，而疏忽了對于差旅政策的宣傳工作，沒有利用好部門公眾號等一些校內(nèi)宣傳平臺，通常采用群內(nèi)通知或者口頭宣傳等方式，忽視了財務(wù)政策的宣傳才是財務(wù)工作推廣的第一步，間接導(dǎo)致出差人員對于差旅政策理解力不足，影響后續(xù)工作推進(jìn)。同時，由于出差人員多為系部教師或教輔人員，非本專業(yè)出身，對于財務(wù)制度或者手冊平時并沒有多余的時間去研究，對于有些細(xì)節(jié)的把握和理解在實際報銷時會產(chǎn)生一定的偏差，這也是引發(fā)矛盾的一個關(guān)鍵點。

三、差旅費報銷問題的解決措施

（一）完善網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，引入智能商旅平臺

利用成熟的信息化技術(shù)，在原有的差旅費網(wǎng)上報銷的基礎(chǔ)上，引入商旅平臺建設(shè)，創(chuàng)新差旅費管理模式，真正實現(xiàn)差旅費“一站式服務(wù)”。出差人員在通過商旅平臺進(jìn)行行程預(yù)定、酒店預(yù)訂時，相應(yīng)的交通票據(jù)、住宿票據(jù)、酒店住宿清單均可由商旅平臺上的供應(yīng)商郵寄給財務(wù)人員，直接公對公進(jìn)行結(jié)算，從而減少因票據(jù)遺失而產(chǎn)生的額外證明手續(xù)，提升差旅費報銷效率，化繁為簡，降低原本反復(fù)溝通成本。出差人員也不必自行從第三方購票訂房，免去了墊付資金帶來的還款壓力。其中也能從源頭上控制差旅費超標(biāo)問題，有些出差人員并不清楚住宿標(biāo)準(zhǔn)或者可以乘坐的交通工具的級別，在商旅平臺中訂票錄入個人信息時可以加入公務(wù)出差住宿標(biāo)準(zhǔn)與交通標(biāo)準(zhǔn)提示環(huán)節(jié)，直接可以選擇符合差旅費規(guī)定金額范圍內(nèi)的酒店與交通工具，解決了出差人員在著急預(yù)訂時，遺漏財務(wù)住宿等報銷限額，后期自己貼錢的問題。也從另外一方面杜絕了以前差旅業(yè)務(wù)中存在的虛假開票、違規(guī)開票等行為，對財務(wù)人員處理差旅業(yè)務(wù)提供了強(qiáng)有力的幫助，減輕財務(wù)人員職業(yè)判斷的壓力。完善差旅費線上報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)行程自動歸類合計，補(bǔ)貼自動生成，財務(wù)人員根據(jù)實際情況進(jìn)行審核，一定程度上減輕了多人多天的差旅費核算壓力。

（二）實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，拒絕信息孤島

在信息化不斷推進(jìn)的時代，各個系統(tǒng)相互兼容顯得尤為重要，彼此之間能夠互聯(lián)互通，能夠開通端口調(diào)取所需信息，這樣能夠減少一些不必要的重復(fù)勞動。要將差旅費網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與票據(jù)系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)、項目庫管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等相互銜接，數(shù)據(jù)共享。比如出差人員根據(jù)學(xué)校請假規(guī)定在準(zhǔn)備出差前會在人事系統(tǒng)中填寫請假報備表格，系統(tǒng)也會推送至上一級領(lǐng)導(dǎo)審批，從而形成一張與差旅事前審批單相似的請假報備單據(jù)?？梢栽诓盥觅M報銷平臺與人事請假平臺做一個接口，在相應(yīng)差旅費報銷時，自動關(guān)聯(lián)出差人員之前已經(jīng)審批完成的請假表單，免去了其事前重復(fù)填寫相似表單的過程。這樣一定程度上可以規(guī)避出差在前審批在后的差旅現(xiàn)象，也能減少差旅費報銷的一個流程，為出差人員提供更大的便利。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)后續(xù)監(jiān)督

對于業(yè)務(wù)真實性問題，一方面我們要秉持相互信任的原則，大力宣傳差旅制度的剛性與嚴(yán)肅性，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。當(dāng)然這僅靠財務(wù)人員熟知差旅費報銷制度與所需材料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要系統(tǒng)性地培訓(xùn)各系部財務(wù)聯(lián)系人，通過他們再將政策普及到每個系部中去。在平時財務(wù)培訓(xùn)時盡量站在出差人員的角度上去解讀差旅費相關(guān)政策，能夠大大提升非財務(wù)出身的出差人員的理解力，減輕他們對于報銷差旅費流程煩瑣的焦慮，同時也引導(dǎo)他們要嚴(yán)格遵守差旅費報銷制度。也可以制作簡易通俗的差旅費報銷小視頻，發(fā)布在財務(wù)部門公眾號中，或者將差旅費報銷流程做成流程圖的形式，制作成易拉寶放置于財務(wù)部門門口。利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，在公眾號中創(chuàng)建財務(wù)問答機(jī)器人，通過關(guān)鍵字搜索的方式，解答一些基礎(chǔ)差旅費報銷業(yè)務(wù)問題。這些措施主要還是推進(jìn)差旅費制度的理解與落實，減少因為政策不熟悉而引起的業(yè)務(wù)問題。另一方面要強(qiáng)調(diào)差旅費業(yè)務(wù)的后續(xù)監(jiān)督，可以集結(jié)審計、紀(jì)檢等多部門一起開展審查。針對差旅費特定事項進(jìn)行專項審計，比如對于出差審批后置問題，也可以抽查幾筆多人出差差旅費報銷業(yè)務(wù)，通過核對人事考勤與出差時間，來核查差旅真實性問題，以此來保證差旅費后續(xù)的執(zhí)行力。

（四）正確解讀差旅費制度，適當(dāng)拓展

對于在差旅費管理辦法中本身解釋不太明確的內(nèi)容范圍，要進(jìn)行進(jìn)一步補(bǔ)充說明，確定一個明確的范圍，比如行政級別中的相當(dāng)職級人員，財務(wù)人員可以根據(jù)以往業(yè)務(wù)經(jīng)驗和實際情況，再進(jìn)行細(xì)分?？梢詫σ恍┙?jīng)常被人詢問的不明確的問題后續(xù)出一個政策解讀，以問答的形式簡單明了地解決問題，也可以減少平時的溝通時間。在強(qiáng)調(diào)對出差人員進(jìn)行培訓(xùn)的同時，也要關(guān)注財務(wù)人員自身的培訓(xùn)。要確保差旅費管理辦法在執(zhí)行過程中的一貫性與統(tǒng)一性，財務(wù)內(nèi)部要展開交流培訓(xùn)，形成統(tǒng)一口徑與判斷標(biāo)準(zhǔn)，尤其對于一些定義不那么明確的概念內(nèi)部解讀的口徑要一致，不然會使同一類人員差旅費報銷的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，這樣就無法體現(xiàn)制度的公平性，同時也會加深教職工對于差旅費報銷的疑慮，不便于后續(xù)工作的開展。

四、結(jié) 語

綜上所述，高校差旅費業(yè)務(wù)的報銷任務(wù)繁重、手續(xù)復(fù)雜，不僅對財務(wù)人員的專業(yè)技能提出更高要求，也需要全校師生的相互配合。在利用現(xiàn)代信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，引入更適合高校差旅費業(yè)務(wù)報銷的智能系統(tǒng)也顯得更為重要，這樣不僅能將財務(wù)人員從煩瑣的基礎(chǔ)操作上解放出來，也能為出差人員帶來更便捷的服務(wù)。本著服務(wù)至上的宗旨，如何在保證業(yè)務(wù)真實合規(guī)、資金安全的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)差旅費制度的補(bǔ)充修訂，差旅報銷方式的變革，出差人員報銷舒適度的提升，也是我們?nèi)孕杼剿鞯膯栴}。