陳錦 姜素蘭

［摘要］人事檔案是高校加強(qiáng)人力資源建設(shè)的重要參考依據(jù)，是支持應(yīng)用型大學(xué)人力資源發(fā)展的關(guān)鍵資源。通過對當(dāng)前應(yīng)用型大學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀的分析，以北京聯(lián)合大學(xué)為例，圍繞人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化及信息化，從規(guī)范建設(shè)、高效管理、強(qiáng)化服務(wù)3個維度，深入探討 “從嚴(yán)管檔、數(shù)字建檔、提升服務(wù)”的策略，旨在為人事檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理模式開辟新途徑，更好地服務(wù)于學(xué)校各項事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］應(yīng)用型大學(xué)；人事檔案；人力資源建設(shè)；技術(shù)賦能；管理模式

［中圖分類號］G 64724［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］A［文章編號］10050310（2024）03003805

Exploration and Practice of Personnel File Management Mode in

Application

oriented Universities in the New Era

CHEN? Jin， JIANG? Sulan

（Archives & History Museum， Beijing Union University， Beijing 100101，China）

Abstract：? Personnel file is an important reference for schools to strengthen their human resource construction and a key resource to support the development of human resources in applicationoriented universities. Through the analysis of the current situation of personnel file management in those universities，taking Beijing Union University as an example，this paper deeply explores the strategy of “strict management，digital filing，and improved services”in practice by focusing on the institutionalization，standardization，scientization，and informatization of personnel file work. From the three dimensions of standardized construction，efficient management，and strengthened services，this paper aims to open up new paths for the standardized and scientific management mode of personnel file，in order to better serve the construction and development of various undertakings in the school.

Keywords：applicationoriented universities；personnel file；human resource development；technological empowerment；management mode

0引言

檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)［1］。一卷人事檔案，就是一部個人發(fā)展史，記載著一個人的成長和經(jīng)歷。從個人角度來看，人事檔案在考研、就業(yè)、出國、社會保險及退休業(yè)務(wù)辦理等方面扮演著至關(guān)重要的角色。從單位角度來看，人事檔案同樣具有不可替代的價值，人事檔案為單位人事組織部門提供了重要的參考憑證，是人力資源管理過程中識別、選拔和使用人才的重要依據(jù)。通過人事檔案，單位領(lǐng)導(dǎo)可以全面了解和掌握員工情況，從而作出決策。自我國實施《新勞動合同法》以來，單位在聘用員工過程中更加謹(jǐn)慎，這就更需要充分發(fā)揮人事檔案的作用［2］。

1應(yīng)用型大學(xué)人事檔案管理的重要性

為了適應(yīng)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展轉(zhuǎn)型，應(yīng)用型大學(xué)應(yīng)運(yùn)而生，旨在培養(yǎng)具備產(chǎn)學(xué)研一體化的高素質(zhì)技術(shù)人才，以滿足社會不斷發(fā)展的需求。在應(yīng)用型大學(xué)發(fā)展過程中，人事檔案管理不僅是人力資源建設(shè)戰(zhàn)略的核心部分，也在應(yīng)用型大學(xué)管理工作中占據(jù)重要地位。應(yīng)用型大學(xué)在進(jìn)行培養(yǎng)模式、培養(yǎng)方案等相應(yīng)教育教學(xué)改革和創(chuàng)新的同時，必須重視高質(zhì)量師資隊伍的建設(shè)與發(fā)展［3］。

人事檔案管理是一項系統(tǒng)性、規(guī)范性、建設(shè)性工作，必須遵循科學(xué)發(fā)展觀，以人為本，以適應(yīng)高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的需求。通過充分利用人事檔案，高?？梢栽诟鱾€領(lǐng)域更好地識別和使用人才，對推動師資隊伍的高質(zhì)量建設(shè)、滿足社會和市場對高素質(zhì)人才的需求，具有重要的導(dǎo)向和推動作用。通過大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的規(guī)范編研管理，高校能夠追蹤到每位教師的成長軌跡，全面了解教師隊伍的整體狀況，全面掌握整個學(xué)校師資的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，這不僅加強(qiáng)了干部與學(xué)校之間的聯(lián)系，還為師資隊伍的提升轉(zhuǎn)型、人力資源建設(shè)決策提供了正確導(dǎo)向和有力依據(jù)。

為黨管檔，人事檔案管理是一項嚴(yán)肅的政治任務(wù)。每份人事檔案清晰地記錄了干部的經(jīng)歷、成就、考核和政審等信息，對干部自身來說，檔案資料既是對其職業(yè)生涯的記錄，也是一種約束。在高校轉(zhuǎn)型期，強(qiáng)化人事檔案管理意識，能夠引導(dǎo)干部有效發(fā)揮自身主觀能動性，與學(xué)校同頻共振，提升職能水平，增強(qiáng)服務(wù)意識，從而推動應(yīng)用型大學(xué)高質(zhì)量隊伍建設(shè)與發(fā)展，助力學(xué)校人才培養(yǎng)。

2應(yīng)用型大學(xué)人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

在分析應(yīng)用型大學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀時，我們發(fā)現(xiàn)，雖然管理工作堅持科學(xué)化管理，以“收、管、存、用”為主線，以高效服務(wù)為宗旨，但是目前仍然面臨以下幾個問題。

第一，人事檔案管理的重要性尚未被充分認(rèn)識。在現(xiàn)行的體系中，應(yīng)用型大學(xué)的人事檔案管理并未與學(xué)校的人力資源建設(shè)有效結(jié)合，導(dǎo)致管理工作較為被動。

第二，人事檔案的管理機(jī)制不夠健全。鑒于每所應(yīng)用型大學(xué)的實際情況各不相同，人事檔案管理部門設(shè)置也呈現(xiàn)多樣化，如，有的學(xué)校由人事處負(fù)責(zé)，有的則是組織部門負(fù)責(zé)，還有的直接將人事檔案存放在檔案館，由檔案館和人事組織共同管理［4］ 。這種缺乏合理規(guī)范的人事檔案管理機(jī)制，往往在管理過程中容易出現(xiàn)諸多問題，如職責(zé)劃分模糊、業(yè)務(wù)監(jiān)管真空、工作互相推諉等。

第三，人事檔案管理缺乏規(guī)范性，基礎(chǔ)工作不夠扎實。檔案材料的收集不完整、分類歸檔不規(guī)范、材料不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)、散落材料遺失等問題時常出現(xiàn)，且日常的整理和規(guī)范記錄工作滯后，給后續(xù)管理帶來諸多問題。

第四，人事檔案管理手段相對單一落后。大部分應(yīng)用型大學(xué)仍依賴傳統(tǒng)的手工操作及簡單的Excel檢索，缺乏系統(tǒng)化和信息化，這無疑增加了檔案損壞、丟失、泄露和出現(xiàn)錯誤等風(fēng)險。

第五，人事檔案管理隊伍亟待優(yōu)化。目前，應(yīng)用型大學(xué)人事檔案管理人員的年齡、學(xué)歷、性別、知識結(jié)構(gòu)分布不夠合理，整個管理隊伍缺乏穩(wěn)定性［4］。部分管理人員滿足于看攤守點，缺乏創(chuàng)新精神和競爭服務(wù)意識 ［5］ ，對人事檔案管理重視程度不夠，工作積極性不高，直接影響了人事檔案管理工作的有效開展。

總之，體制不健全、制度不完善、流程不規(guī)范、基礎(chǔ)工作松散等問題，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。同時，單一的管理方式和傳統(tǒng)的管理模式難以滿足高校當(dāng)前的發(fā)展需求，影響了高校人才隊伍的建設(shè)，無法為高校高質(zhì)量發(fā)展提供及時有效的各種信息。

3新時代應(yīng)用型大學(xué)人事檔案管理模式探索

高校人事檔案管理對促進(jìn)應(yīng)用型大學(xué)高質(zhì)量發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文以北京聯(lián)合大學(xué)為例，探討新時代應(yīng)用型大學(xué)人事檔案的管理模式（見圖1）。近年來，學(xué)校為滿足干部隊伍建設(shè)需求，著眼于人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化和信息化建設(shè)，貫徹“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的宗旨，在“從嚴(yán)管檔、數(shù)字建檔、提升服務(wù)”方面持續(xù)發(fā)力，打破傳統(tǒng)的管理模式，開創(chuàng)了“紙質(zhì)+數(shù)字”雙模式應(yīng)用的先例，力求實現(xiàn)精準(zhǔn)用檔和智慧閱檔的新目標(biāo)。為了進(jìn)一步優(yōu)化檔案利用，學(xué)校強(qiáng)化隊伍建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識，致力于打造最后一公里的幸福高效閱檔。通過這一系列措施，人事檔案工作不僅成為信息的存儲庫，更成為促進(jìn)教師和學(xué)校發(fā)展的新引擎。

3.1規(guī)范建設(shè)，制度先行

工欲善其事，必先利其器?？茖W(xué)高效的管理是基于一套規(guī)范的管理制度實現(xiàn)的，健全科學(xué)的管理制度可以避免不同部門之間出現(xiàn)推諉或扯皮現(xiàn)象。學(xué)校遵循 “檔案工作姓黨”的政治站位，不斷強(qiáng)化檔案工作無小事的政治意識和責(zé)任意識，在學(xué)校黨委和行政的指導(dǎo)下，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，制定了《干部人事檔案管理辦法》《干部人事檔案利用實施細(xì)則》，完善了檔案的安全保密制度，通過明確工作職責(zé)、崗位職責(zé)和工作紀(jì)律，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)檔案工作條例，極大地提升了管理人員的保密、安全和責(zé)任意識。同時，學(xué)校安排專人負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱和交接等工作。這些管理制度的出臺統(tǒng)一了思想，明確了目標(biāo)和責(zé)任，確保了學(xué)校人事檔案工作有章可循、有法可依，還有效解決了檔案管理工作中曾出現(xiàn)的職責(zé)不明、監(jiān)督不力、程序混亂、檔案亂象等不規(guī)范問題。

3.2高效管理，技術(shù)創(chuàng)新

3.2.1創(chuàng)新人事檔案職工工號編號法管理模式在干部人事檔案管理中，各種編號法不僅關(guān)系到檔案的檢索效率，也直接影響人力資源的管理效能，傳統(tǒng)的人事檔案編號包括筆形編號法、姓氏筆畫編號法、漢語拼音字母編號法、混合編號法等。筆形編號法規(guī)則多且繁復(fù)，不易掌握；姓氏筆畫編號法易出現(xiàn)數(shù)錯筆畫的情況，且姓氏分布不均；漢語拼音字母編號法同音字多，易造成重碼；混合編號法在實際操作中也容易產(chǎn)生問題。此外，有的單位采用單位編號法、職務(wù)（職稱）編號法、按干部調(diào)進(jìn)時間順序大流水排列編號法等。

為了解決這些問題，學(xué)校從學(xué)生學(xué)號的管理中受到啟發(fā)，創(chuàng)立了一種全新的檔案管理編號模式——職工工號編號法。該模式以教職工工號為檔案的唯一檢索條件，不僅省去了傳統(tǒng)編碼排序工作的繁瑣操作，還有效避免了同音重碼問題，大幅度提高了檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。這一創(chuàng)新讓檔案工作人員從繁重的編碼工作中解放出來，將更多時間和精力投入其他檔案建設(shè)中，推動了學(xué)校人力資源管理的發(fā)展。

3.2.2物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)賦能檔案實體管理新動能

北京聯(lián)合大學(xué)的校區(qū)分散，人事檔案采用校區(qū)分級、行政分層的管理模式。特別是由于人員流動性較大，實體檔案的存放管理面臨著很大挑戰(zhàn)。

學(xué)校檔案管理者深入分析現(xiàn)狀，積極探索解決方案，充分利用現(xiàn)有人事檔案樟木架和職工工號編號法，為樟木架賦予地址碼、實體檔案賦予信息碼，實現(xiàn)了“一對一”檔案精準(zhǔn)定位功能，有效解決了檔案流動帶來的位置調(diào)整問題。

在信息化的大背景下，學(xué)校融合各學(xué)科的專業(yè)知識，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)賦能檔案管理建設(shè)，考察檔案存放的實際環(huán)境，整合校內(nèi)資源，校檔案（校史）館與網(wǎng)絡(luò)中心、組織部、人事處共同研發(fā)了一種全新的實體檔案管理系統(tǒng)，并成功申請了1 項軟件著作權(quán)。該系統(tǒng)實現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下遠(yuǎn)程快捷定位檔案地址和“一檔一地址”的功能，解決了人員流動帶來的檔案隨機(jī)存放問題，極大地提高了檔案的利用效率。學(xué)校在實體檔案管理方面的技術(shù)創(chuàng)新，走在了北京市干部人事檔案管理的前列，實現(xiàn)了干部人事檔案的智慧化管理。

這一舉措不僅促進(jìn)了高校人力資源的開發(fā)與建設(shè)，也提升學(xué)校檔案事業(yè)的行業(yè)影響力。

3.2.3信息技術(shù)賦能檔案利用管理

新時代，干部人事檔案是黨和國家的重要執(zhí)政資源，智慧閱檔是干部人事檔案管理工作的重要目標(biāo)。人事檔案的存儲不應(yīng)停留在傳統(tǒng)的庫房，手工翻閱實體紙質(zhì)檔案，應(yīng)通過技術(shù)革新，保護(hù)檔案實體，實現(xiàn)綠色管理。

因此，干部人事檔案的數(shù)字化是探索干部人事檔案規(guī)范化、科學(xué)化綠色管理的重要手段［6］ 。

2020年11月，學(xué)校在組織部開展干部人事檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的試點建設(shè)，這一創(chuàng)新舉措取得了顯著成效，并在《北京組工通訊》上推廣。2021年6月，校本部又在職工檔案庫房推廣了這一系統(tǒng)。學(xué)校結(jié)合人力資源發(fā)展的長遠(yuǎn)需求，構(gòu)建了人事檔案整理、人事檔案管理和業(yè)務(wù)利用、系統(tǒng)維護(hù)管理三大模塊功能系統(tǒng)。人事檔案信息根據(jù)中組部規(guī)定的十大分類標(biāo)準(zhǔn)，分類記錄該人員的生平履歷，并掛接真實的掃描圖像數(shù)據(jù)，推動干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提檔升級。信息技術(shù)的賦能全面提升了檔案管理的效能，實現(xiàn)了干部人事檔案從數(shù)字化到信息化的飛躍。目前，學(xué)校紙質(zhì)庫房全面實現(xiàn)檔案利用的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使檔案工作從“紙間”到“指尖”，貫徹落實了中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出的加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化的要求［7］。

在推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，學(xué)校精心設(shè)計謀劃，實施了4項有力措施。

首先，壓實主體責(zé)任，織密組織體系。由檔案（校史）館牽頭，館長統(tǒng)籌，主管檔案工作的副館長為負(fù)責(zé)人，主管校史工作的副館長擔(dān)任驗收組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)干部，共同組成干部檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作專班，形成館長統(tǒng)籌推進(jìn)抓建設(shè)、分管領(lǐng)導(dǎo)明確責(zé)任抓實施、業(yè)務(wù)骨干細(xì)化分工抓落實、工作人員量化任務(wù)抓具體的責(zé)任分工體系。

其次，完善基礎(chǔ)建設(shè)，筑牢安全防線。一是積極申請經(jīng)費(fèi)，確保經(jīng)費(fèi)充足；二是堅持“擇優(yōu)選擇”原則，嚴(yán)格進(jìn)行三方比價和綜合實力評估，提出技術(shù)要求和規(guī)范，簽訂采購合同，制訂項目實施具體方案，安裝干部人事檔案信息系統(tǒng)；三是結(jié)合干部人事檔案專項審核工作，再次對干部人事檔案進(jìn)行審核、查漏補(bǔ)缺，確保檔案信息更完整、更真實、更規(guī)范；四是在操作室和檔案庫房安裝監(jiān)控攝像頭，實現(xiàn)全天候無間斷監(jiān)控；五是織密日常管理安全網(wǎng)，組織工作人員集體學(xué)習(xí)保密條例相關(guān)內(nèi)容，明確所承擔(dān)的責(zé)任義務(wù)和工作范圍，與工作人員簽訂保密承諾書，細(xì)化工作流程、明確職責(zé)分工，有效防止各類失泄密事件的發(fā)生。

再次，強(qiáng)化過程管理，注重環(huán)節(jié)把控。一是制定數(shù)字化建設(shè)流程單，細(xì)化工作人員具體職責(zé)，嚴(yán)格落實簽字確認(rèn)制度，做到責(zé)任到人、倒查有據(jù)，確保各環(huán)節(jié)有序銜接，整體穩(wěn)步推進(jìn)；二是嚴(yán)格按照檔案出庫、整理、編碼、查缺、掃描、原始圖像制作、高清圖像處理、數(shù)據(jù)復(fù)審、打印裝訂、歸還入庫“十步走”工作流程

，規(guī)范每一卷檔案，確保數(shù)字化工作做精、做全、做細(xì)；三是在干部檔案信息采集和數(shù)字化加工完成后，驗收組對照紙質(zhì)檔案逐一校核驗收，錄入準(zhǔn)確率、圖像掃描質(zhì)量、數(shù)據(jù)信息完整性、檔案實體完整性等內(nèi)容，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄、督促整改［8］。

最后，強(qiáng)化結(jié)果利用，推進(jìn)服務(wù)增效。通過提升和完善硬軟件系統(tǒng)設(shè)備，推動人事檔案數(shù)字化向信息化轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)服務(wù)效果；通過設(shè)置訪問權(quán)限、登錄驗證等，做到檔案信息系統(tǒng)單機(jī)專人專用、單片機(jī)管理、規(guī)范運(yùn)行，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。

自推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)以來，學(xué)校檔案的利用率從2020年的664人次增至2023年的1 360人次，利用率逐年提升，查檔效率得到顯著提高，真正實現(xiàn)了從“紙間”到“指尖”的提質(zhì)增效，如圖2所示。

3.3強(qiáng)化服務(wù)，提升隊伍

為了進(jìn)一步加強(qiáng)應(yīng)用型大學(xué)檔案工作隊伍的建設(shè)，提升管理人員的專業(yè)能力和服務(wù)水平，學(xué)校必須重視檔案工作者所應(yīng)具備的專業(yè)素質(zhì)和管理水平，包括扎實的專業(yè)理論知識、較強(qiáng)的計算機(jī)管理技能以及不斷開拓創(chuàng)新的精神。同時，服務(wù)水平是評估檔案工作者的重要標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)在正確的服務(wù)意識、良好的職業(yè)素養(yǎng)，以及在應(yīng)用型大學(xué)特色背景下所形成的創(chuàng)新服務(wù)模式。在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，高校檔案工作者應(yīng)堅守正確的職業(yè)觀和價值觀，耐得住寂寞，經(jīng)得起誘惑，全身心地投入檔案事業(yè)中。他們應(yīng)有以人為本的對外服務(wù)意識、一絲不茍的工作態(tài)度，以及甘愿為檔案事業(yè)無私奉獻(xiàn)的精神［9］。

學(xué)校應(yīng)采取“引、培、管、用”相結(jié)合的策略，加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)：以聘崗或換崗為契機(jī)，精準(zhǔn)引進(jìn)各類型檔案人才；通過開展專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升隊伍的專業(yè)技術(shù)和能力，優(yōu)選經(jīng)驗豐富的老同志帶動新同志，形成良好的“傳幫帶”傳統(tǒng)，促進(jìn)工作快速發(fā)展；建立激勵機(jī)制，從德能勤績廉多個方面加強(qiáng)隊伍的管理；根據(jù)個人專業(yè)特長，優(yōu)選到合適崗位，最大限度地發(fā)揮人才的價值。

“利民之事，絲發(fā)必興；厲民之事，毫末必去”。學(xué)校應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識，始終堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，秉承為群眾辦實事解難事的信念；強(qiáng)化問題導(dǎo)向和目標(biāo)導(dǎo)向，從小事做起，從具體事情抓起，不斷探索科學(xué)管理模式，提升服務(wù)水平。這樣才能充分發(fā)揮檔案的存史資政育人價值，助力學(xué)校人力資源發(fā)展。

4結(jié)束語

檔案無盡谷，檔案藏春秋。新時代，應(yīng)用型大學(xué)應(yīng)以服務(wù)社會為目標(biāo)，以問題為導(dǎo)向，強(qiáng)化人事檔案管理建設(shè)，通過多學(xué)科的深度融合，以信息技術(shù)賦能檔案的智慧建設(shè)，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)助力庫房智慧管檔，通過信息化手段實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的一體化管理，推動檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。與此同時，應(yīng)用型大學(xué)應(yīng)積極探索服務(wù)新模式，加強(qiáng)對人事檔案“有溫度”管理，促進(jìn)應(yīng)用型大學(xué)人力資源的發(fā)展，從而有效助推學(xué)校各項事業(yè)提質(zhì)增效。

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