[摘 要]隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理正逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式向數(shù)字化、信息化方式轉(zhuǎn)變。數(shù)字化技術的引入不僅改變了檔案管理的傳統(tǒng)方式，更在有效保護檔案資源、提高檔案利用率、方便管理和維護以及推動檔案事業(yè)發(fā)展等方面發(fā)揮了重要作用。為了進一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效果，降低檔案管理工作的成本，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，文章在闡述應用數(shù)字化技術開展檔案管理的意義的基礎上，分析數(shù)學化技術支持下檔案管理中的問題，深入探究檔案管理數(shù)字化的對策，希望能夠為推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和信息化社會建設作出貢獻。

[關鍵詞]數(shù)字化技術；檔案管理；運用；數(shù)據(jù)安全

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）11-0007-03

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，數(shù)字化技術已經(jīng)深入滲透到各個行業(yè)領域，為傳統(tǒng)工作方式帶來了革命性的變化。檔案管理作為組織及個人對信息資料進行保存和利用的重要手段，也受到了數(shù)字化技術的深刻影響。數(shù)字化技術的運用，不僅改變了檔案管理的傳統(tǒng)模式，更推動了檔案管理的現(xiàn)代化、高效化和智能化。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，極大地提高了檔案管理的效率和便捷性[ 1 ]。

同時，數(shù)字化技術還能夠?qū)n案進行高效的索引和分類，使檔案信息的管理和查詢更加精確和快速。但數(shù)字化技術在檔案管理中的運用也面臨一定的挑戰(zhàn)和問題，需要相關工作者能夠在日常工作中不斷探索與完善檔案管理機制，推動檔案事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。

一、應用數(shù)字化技術的意義

（一）降低管理成本

在現(xiàn)代化社會迅速發(fā)展的當下，信息的更新速度不斷加快，所以傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于當下，無法滿足檔案管理的實際需求，而信息化管理模式以及數(shù)字化技術的出現(xiàn)，為檔案管理提供了新的發(fā)展方向。通過對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可以將其存儲在計算機硬盤、云存儲等介質(zhì)中，極大地節(jié)省物理存儲空間。數(shù)字化檔案還可以通過壓縮技術減小對存儲空間的占用，明顯降低存儲成本[ 2 ]。數(shù)字化檔案可以通過技術手段進行長期保存，不易受到時間的影響，不僅可以使檔案壽命得到延長，還能夠降低檔案修復和替換方面的成本。

此外，通過對數(shù)字化技術的有效應用，數(shù)字化檔案不再受外部環(huán)境因素的影響，不需要給予特殊維護和管理，明顯降低了管理維護方面的費用。數(shù)字化技術可以通過自動化和智能化的手段，實現(xiàn)對檔案的快速分類、整理和檢索，還可以實現(xiàn)檔案的遠程訪問和共享，管理人員無須親自到檔案室就能查詢和管理檔案，進而將人力、物力、財力投入到更有需要的地方，避免資源的浪費。

（二）提升管理效率

通過對數(shù)字化技術的有效應用，可以在較短的時間內(nèi)對相關數(shù)字資源進行歸檔與利用。并且在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案規(guī)模逐漸擴大，為了能夠?qū)崿F(xiàn)對相關關鍵資源的動態(tài)、精準了解，就需要重視對傳統(tǒng)檔案管理方法的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)變[ 3 ]。通過數(shù)據(jù)加密、權限控制、訪問日志等技術手段，可確保檔案信息的安全性和完整性，防止未經(jīng)授權的訪問和篡改。

數(shù)字化檔案還具備備份和恢復功能，能夠在意外情況下確保檔案信息的完整性和可用性。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字化檔案管理更加注重對檔案信息的利用和共享。數(shù)字化技術使得檔案管理從單一的存儲功能朝著多元化、智能化的方向發(fā)展，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新的活力。但在日常的檔案管理過程中，值得管理人員注意的是，需要保證數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容的一致性，以保證檔案管理的質(zhì)量與效果。

（三）保證信息價值

將數(shù)字化技術應用于檔案管理中，不僅可以保證對大量檔案信息的準確、有效保存，而且能夠在多平臺內(nèi)部實現(xiàn)重復利用，使檔案資源的信息價值得到明顯提升，為獲取更高的社會效益做出貢獻。通過對檔案信息的深度開發(fā)和利用，可以為組織和個人提供更多有價值的信息資源，推動知識創(chuàng)新和社會進步[ 4 ]。

在日常的檔案管理工作中，在完成對檔案資料的掃描后，管理人員可以針對不同類別的檔案建立專門的數(shù)據(jù)庫，這樣不僅能夠強化各部門之間的聯(lián)動與溝通，而且能夠保證檔案管理工作的順利、高效開展。

二、數(shù)字化檔案管理中的問題

（一）缺乏足夠重視

在信息化社會的當下，數(shù)字化技術已經(jīng)深入到各個領域，為各行各業(yè)帶來了前所未有的變革。然而，盡管數(shù)字化檔案管理在提高工作效率、保護檔案完整性和實現(xiàn)資源共享等方面具有顯著優(yōu)勢，但在實際工作中，其受重視程度依然不足。

由于部分單位在檔案管理工作方面缺乏足夠重視，在檔案管理信息化建設方面缺少足夠支持，依舊運用傳統(tǒng)模式落實檔案管理工作，無法保證對單位相關資源的優(yōu)化與配置[ 5 ]。很多組織或單位在檔案數(shù)字化方面投入的資金相對較少，無法購買先進的數(shù)字化設備、軟件或系統(tǒng)，也無法為檔案管理人員提供足夠的培訓和支持。這直接影響了數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率，使數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢無法得到充分發(fā)揮。有的組織或單位所用管理系統(tǒng)陳舊，在對不同格式的檔案進行存儲、轉(zhuǎn)換和共享時可能遇到兼容性問題，導致信息丟失或無法正常讀取。

在對檔案信息進行共享的過程中，因為相關制度、機制、技術手段等多方面的制約，無法實現(xiàn)對檔案信息的深度開發(fā)，無法保證和其他單位進行有效的信息共享。

（二）缺乏安全性與規(guī)范性

檔案管理是組織和個人信息管理的基礎，是決策支持的關鍵，也是文化傳承和歷史記錄的重要手段。所以在檔案管理過程中，管理人員應不斷強化檔案管理的安全性與規(guī)范性，為檔案信息的安全提供可靠保障。但是目前很多組織或單位在檔案管理安全方面缺乏充分認知，尤其在信息化時代背景下，紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，重要的檔案信息也被儲存在網(wǎng)絡空間中，安全隱患的系數(shù)明顯提升。如果在檔案管理中缺少完善、有效的安全網(wǎng)絡系統(tǒng)及相關的防護措施，就容易受到黑客的攻擊，對檔案信息的安全造成嚴重威脅[ 6 ]。

同時，盡管已經(jīng)引進了數(shù)字化技術，開展了檔案管理信息化建設，但是在實際的檔案管理中并沒有做到緊隨時代發(fā)展步伐，管理工作與時代要求不符，面對新的問題與情況，管理人員無法運用已有機制進行規(guī)范與約束，嚴重影響檔案管理工作的順利、高效開展。

（三）缺少資源支持

在部分組織或單位的實際發(fā)展過程中，數(shù)字化技術在檔案管理中的影響微乎其微，這主要是因為這些組織或單位在數(shù)字化檔案管理方面缺少足夠的人力、物力、技術支持。資金短缺是數(shù)字化檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)之一，因為數(shù)字化過程需要大量的資金支持，包括購買數(shù)字化設備、軟件、存儲設備以及進行日常維護和更新等。資金不足可能導致數(shù)字化進程緩慢，甚至停滯不前，無法充分發(fā)揮數(shù)字化技術所具備的優(yōu)勢[ 7 ]。

同時，數(shù)字化檔案管理需要專業(yè)的技術人員進行操作和管理，他們不僅需要具備檔案管理的基礎知識，而且需要掌握數(shù)字化技術和相關軟件的使用。但是目前許多組織和機構缺乏這樣的人才，導致數(shù)字化檔案管理的效果不理想。對于現(xiàn)有檔案管理人員的培訓和教育也需要投入大量的人力和物力資源，這往往被忽視或無法得到有效實施。此外，由于檔案管理崗位的待遇較低，工作內(nèi)容單調(diào)，對優(yōu)秀人才的吸引力很小，所以數(shù)字化檔案管理的良好開展得不到可靠保障。

三、數(shù)字化技術在檔案管理中運用的對策

（一）健全管理制度

在數(shù)字化檔案管理過程中，健全管理制度是確保檔案管理規(guī)范化、高效化和安全化的重要保障。

首先，需要明確檔案管理部門和相關人員的職責與權限，以確保各項管理工作能夠有序進行。其中包括檔案收集、整理、數(shù)字化存儲等多個環(huán)節(jié)的職責劃分，以及各級管理人員在檔案管理中的權限設置。同時針對數(shù)字化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，制定詳細的操作流程與規(guī)范，包括檔案數(shù)字化的標準、數(shù)據(jù)存儲的格式、數(shù)據(jù)遷移與備份的方法等。明確每步操作的具體要求，為檔案管理人員提供明確的操作指導。

其次，為了確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和價值，檔案管理部門應建立檔案鑒定與評估制度，定期對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查和評估。對于不符合要求的檔案，應及時進行整改或重新數(shù)字化。同時，評估檔案的價值，確定檔案的保存期限和利用方式。

此外，數(shù)字化檔案會涉及大量的涉密信息，需要檔案管理部門和管理人員在日常工作中增強涉密檔案數(shù)據(jù)管理的安全意識，強化涉密檔案安全管理措施。建立嚴格的數(shù)據(jù)訪問權限控制機制，確保只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相關檔案。同時，加強數(shù)據(jù)加密、備份和恢復等措施，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。

（二）完善管理系統(tǒng)

在檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設與完善是提升檔案管理效率、確保檔案信息安全和推動檔案資源高效利用的關鍵舉措。這就需要相關單位能夠采用先進的數(shù)據(jù)庫技術、存儲技術和網(wǎng)絡技術，搭建高效的數(shù)據(jù)處理和分析平臺，以及實現(xiàn)系統(tǒng)的模塊化、組件化設計，方便后續(xù)的維護和升級。而針對檔案管理的各個環(huán)節(jié)，需要對系統(tǒng)中的功能模塊進行完善。例如，在檔案收集模塊中，實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)采集和錄入功能；在檔案整理模塊中，提供智能化的分類和排序工具；在檔案利用模塊中，開發(fā)便捷的檢索和查詢功能，支持多種形式的檔案展示和利用。在管理系統(tǒng)的實際運用中，管理人員需要開展有效監(jiān)督與管理。

在對檔案進行歸檔時，管理人員需要對上傳檔案資料進行提前審核，在保證沒有問題的基礎上，再歸放到相對應的儲存位置上。在檔案查詢利用過程中，規(guī)范進行查詢利用信息登記。為了優(yōu)化用戶體驗，檔案管理部門需要重視對系統(tǒng)用戶界面的有效優(yōu)化，使其變得更加直觀、易用。例如，采用簡潔明了的操作界面，提供清晰的導航和提示信息，以及支持多種終端設備的訪問和使用。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的完善是一個持續(xù)發(fā)展的過程，需要定期進行更新和維護，其中包括修復系統(tǒng)漏洞、更新軟件版本、優(yōu)化系統(tǒng)性能等。

（三）加強人才培養(yǎng)

在數(shù)字化檔案管理工作中，加強管理人才隊伍建設對促進檔案管理事業(yè)發(fā)展有著重要意義，但這卻是一個長期且復雜的過程。

首先，要明確數(shù)字化檔案管理所需的人才類型、數(shù)量和技能水平。相關單位應對當前的檔案管理工作進行深入剖析，了解數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢和未來需求，然后通過市場調(diào)研和人才需求分析，確定人才隊伍建設的目標和方向。

其次，將自身實際需求與市場發(fā)展進行有機結合，制訂更加科學有效的人才引進和培養(yǎng)計劃。在人才引進方面，單位可以通過校園招聘、社會招聘等多種渠道，積極引進具有檔案管理、信息技術等專業(yè)背景的高素質(zhì)人才。同時，也可以與高校、研究機構等建立合作關系，共同培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才。內(nèi)部人才培養(yǎng)方面，對于現(xiàn)有的檔案管理人員，檔案管理部門應定期組織員工參加數(shù)字化技能、信息技術等方面的培訓，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平[ 8 ]。

最后，結合實際情況，制定更加完善的人才激勵機制。以管理人員自身的技能水平、工作業(yè)績和貢獻程度為依據(jù)，制定公正、透明的薪酬標準，確保管理人員的付出能夠得到合理的回報。定期對檔案管理人員進行績效考核，以考核結果為依據(jù)對管理人員進行獎勵或懲罰，這樣可以給予管理人員有效激勵，使其能夠更加積極地投入到工作中。同時，營造積極向上的團隊氛圍，通過舉辦團隊活動、開展團隊建設等方式，增強團隊成員的凝聚力和向心力，為檔案管理工作的順利、高效開展奠定堅實基礎。

四、結語

數(shù)字化技術在檔案管理中的應用已經(jīng)日益深入，不僅提升了檔案管理的效率和質(zhì)量，更推動了檔案工作的現(xiàn)代化進程。不論是檔案收集與整理，還是檔案存儲與利用，每一個環(huán)節(jié)都受益于數(shù)字化技術的助力。隨著云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將更加智能化、自動化，可以為檔案的收集、整理、存儲和利用提供更加高效、便捷的服務。

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