基于業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的財務(wù)共享服務(wù)研究

2024-06-18 00:00:00蒲澤龍

管理學(xué)家 2024年11期

[摘要]財務(wù)信息共享是極具意義的研究課題，不僅能豐富財務(wù)管理的內(nèi)涵，而且能拓寬財務(wù)管理邊界，深化財務(wù)共享服務(wù)，重新定義財務(wù)處理、財務(wù)核算，為實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型提供支持。文章以業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化運用實施背景為依據(jù)，探究業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化背景下的財務(wù)共享服務(wù)的做法，聚焦實際案例分析財務(wù)項目處理、財務(wù)架構(gòu)、財務(wù)審批以及業(yè)務(wù)對接的轉(zhuǎn)變，以期提升財務(wù)共享服務(wù)成效，在業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化背景下把控財務(wù)管理風(fēng)險，提高經(jīng)營效率，為財務(wù)發(fā)展提供支持。

[關(guān)鍵詞]業(yè)務(wù)憑據(jù)；電子化；財務(wù)共享

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）11-0025-03

一、業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化運用的實施背景

由于財務(wù)管理中存在業(yè)務(wù)憑據(jù)財務(wù)流程混亂、易地事后審核效率低等問題，為了確保業(yè)務(wù)處理的規(guī)范性和科學(xué)性，相關(guān)人員對業(yè)務(wù)憑據(jù)管理進行相應(yīng)改革，將紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)轉(zhuǎn)化為電子業(yè)務(wù)憑據(jù)，實施歷史業(yè)務(wù)憑據(jù)檔案信息化等措施，以解決業(yè)務(wù)憑據(jù)管控困難的問題。

（一）業(yè)務(wù)流程有待優(yōu)化

在電力財務(wù)共享服務(wù)中心成立后，財務(wù)審核、制證及付款等業(yè)務(wù)都轉(zhuǎn)交給共享服務(wù)中心管理，但是在轉(zhuǎn)交過程中發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)憑據(jù)線上審核審批制度不健全，紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)仍舊在財務(wù)處理市場占較大比重，業(yè)務(wù)憑據(jù)審核未實現(xiàn)電子化和信息化，導(dǎo)致紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)與電子業(yè)務(wù)憑據(jù)穿插使用，在信息傳遞和交互過程中出現(xiàn)業(yè)務(wù)憑據(jù)遺失問題，影響了財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)憑據(jù)交接和傳遞質(zhì)量[ 1 ]。

（二）異地事后稽核效率低

基層單位在審核憑據(jù)的過程中，需要將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、會計憑證傳輸至財務(wù)共享服務(wù)中心接受集中核查，但是在業(yè)務(wù)憑據(jù)、會計憑證處理過程中，以紙質(zhì)憑據(jù)為主，基層單位將憑據(jù)傳遞至財務(wù)共享服務(wù)中心，需要跨越較遠的地理距離，浪費大量時間，業(yè)務(wù)憑據(jù)、會計憑據(jù)備案的時間較短。

另外，由于財務(wù)共享服務(wù)中心采取異地事后審核稽查制度，審核周期較長，無法保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存續(xù)性，極可能在運送紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)的過程中造成紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)損壞，影響后續(xù)審核稽查質(zhì)量和準確性。

（三）紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)傳遞效率低

紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)傳遞手續(xù)煩瑣，傳遞、審核周期長，嚴重影響后期財務(wù)信息憑據(jù)的審核質(zhì)量以及業(yè)務(wù)結(jié)算、資金支付的及時性。如果紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)一直占據(jù)業(yè)務(wù)處理的主流，會嚴重影響財務(wù)信息憑證匯總的有效性[ 2 ]。

（四）歷史業(yè)務(wù)憑據(jù)檔案復(fù)雜

歷史業(yè)務(wù)憑據(jù)是企業(yè)財務(wù)信息的憑證，通常情況下，會計人員在訂正紙質(zhì)財務(wù)檔案時，需要將紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑證遞交給前端業(yè)務(wù)部門及財務(wù)共享服務(wù)中心，并留存?zhèn)浒?。如果在事后財?wù)信息賬目審查過程中，要調(diào)取業(yè)務(wù)憑證、查找與財務(wù)共享服務(wù)中心、業(yè)務(wù)部門對接的憑證，進行人工翻閱和校對，會經(jīng)歷翻閱、傳遞、復(fù)印及審校等環(huán)節(jié)，如果全程采用紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑證，會影響歷史業(yè)務(wù)憑據(jù)的查詢效率，提升歷史業(yè)務(wù)憑據(jù)查閱的復(fù)雜程度。

二、業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化運用的主要做法

為確保業(yè)務(wù)憑據(jù)向財務(wù)共享服務(wù)中心各部門遞交的效率，相關(guān)人員要推動業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)電子化，完成對電子化業(yè)務(wù)憑據(jù)的有效運用，提高業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化轉(zhuǎn)型的效率。

（一）電子信息化建設(shè)

在業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化建設(shè)過程中，需要梳理業(yè)務(wù)流程，通過開展業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化業(yè)務(wù)，完成業(yè)務(wù)憑據(jù)的線上審批、自動化處理和審核，為報銷付款提供紙質(zhì)憑據(jù)和憑證。相關(guān)部門要以業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化為核心，建立審批系統(tǒng)，提高報銷、付款效率，通過對業(yè)務(wù)憑據(jù)各個類型的結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)化，完成對業(yè)務(wù)憑據(jù)的掃描、采集和處理，通過系統(tǒng)上接口及時上傳業(yè)務(wù)憑據(jù)，以實現(xiàn)對業(yè)務(wù)憑據(jù)的采集，完成業(yè)務(wù)憑據(jù)基礎(chǔ)處理工作[ 3 ]。

（二）業(yè)務(wù)憑據(jù)影像采集

將紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訕I(yè)務(wù)憑據(jù)，需要依托于憑據(jù)影像的獲取。利用OCR技術(shù)將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，獲取和錄入數(shù)據(jù)信息圖像，借助系統(tǒng)中業(yè)務(wù)憑據(jù)數(shù)據(jù)的影像管理功能，完成影像信息采集、識別和儲存，將業(yè)務(wù)憑據(jù)與業(yè)務(wù)項目一一對應(yīng)，確保電子化業(yè)務(wù)憑據(jù)構(gòu)建的完整性。

采集影像信息后，要實現(xiàn)業(yè)務(wù)憑據(jù)影像信息的流轉(zhuǎn)，借助于系統(tǒng)模塊打通財務(wù)、業(yè)務(wù)及會計等系統(tǒng)，傳遞電子業(yè)務(wù)憑據(jù)，確保業(yè)務(wù)憑據(jù)與業(yè)務(wù)項目同步進行，利用電子業(yè)務(wù)憑據(jù)跟蹤、審核和審批所有業(yè)務(wù)項目，確保業(yè)務(wù)憑據(jù)影像獲取的精準性。

（三）系統(tǒng)集成匹配

電子業(yè)務(wù)憑據(jù)處理系統(tǒng)的兼容性較強，系統(tǒng)在處理時可根據(jù)業(yè)務(wù)部門的實際需要，調(diào)取業(yè)務(wù)憑據(jù)電子影像，為合同、業(yè)務(wù)項目提供憑證。系統(tǒng)附帶的影像管理模塊，還能在影像信息傳遞時附加數(shù)據(jù)傳輸、影像數(shù)據(jù)定期備份功能，可在調(diào)取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)影像的過程中，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞安全。通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)源系統(tǒng)，可以自動獲取業(yè)務(wù)憑據(jù)信息，掃描管理業(yè)務(wù)憑據(jù)的二維碼，完成業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)憑據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，向相關(guān)部門提交查詢、儲存請求，待系統(tǒng)對發(fā)票進行掃描和識別后，就可完成業(yè)務(wù)憑據(jù)的檢驗和轉(zhuǎn)發(fā)。

（四）業(yè)務(wù)憑據(jù)實現(xiàn)

每個項目的電子業(yè)務(wù)憑據(jù)都建立唯一的識別碼和標識碼，當(dāng)系統(tǒng)接收到調(diào)取業(yè)務(wù)憑據(jù)指令時，可發(fā)送指令與項目業(yè)務(wù)憑據(jù)相關(guān)聯(lián)，比對業(yè)務(wù)憑據(jù)與項目每筆業(yè)務(wù)付款賬目。待接收付款時，賬目會自動回復(fù)至業(yè)務(wù)憑據(jù)影像管理模塊，完成數(shù)據(jù)的回單匹配?；貑纹ヅ鋾崿F(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)、原始附件、會計憑證三單匹配，可通過權(quán)限管理實時調(diào)用，為銀行查詢信息提供憑證。

借助于系統(tǒng)影像功能，財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)能夠完成對高端業(yè)務(wù)憑據(jù)的影像采集，直接將業(yè)務(wù)憑據(jù)影像嵌入業(yè)務(wù)項目，在調(diào)用時，只需經(jīng)過用戶和影像系統(tǒng)同意就可提升用戶對前端業(yè)務(wù)的滿意度，推進業(yè)務(wù)項目順利進行。

三、基于業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的財務(wù)共享服務(wù)

基于業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的財務(wù)共享服務(wù)需要完善對財務(wù)項目、財務(wù)架構(gòu)的處理，定期修訂電子業(yè)務(wù)憑據(jù)，確保電子業(yè)務(wù)憑據(jù)審批和修訂的準確性，輔助電子業(yè)務(wù)憑據(jù)與業(yè)務(wù)項目精準對接。

（一）處理財務(wù)項目

在貫徹落實資金省級集中管控目標的基礎(chǔ)上，優(yōu)化集團賬戶管理體系，持續(xù)提升資金集中度，深化資金共享任務(wù)池派單及績效考核體系應(yīng)用，持續(xù)提升收款側(cè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量；打通資金收款結(jié)算池、資金付款結(jié)算池與實體資金池，實現(xiàn)“三池貫通”打造西藏公司資金“一個池”運營體系。以收付款省級集中為基礎(chǔ)，優(yōu)化省級收支賬戶體系，統(tǒng)一設(shè)立省級支付賬戶，撤銷分公司支出賬戶，實現(xiàn)對公司賬務(wù)省級集中管理，降低賬戶數(shù)量，提高資金歸集及運行效率。

優(yōu)化資金結(jié)算管理體系，通過深化付款訂單、收付款結(jié)算池，建設(shè)封閉結(jié)算鏈條，以付款訂單作為資金結(jié)算的核心樞紐，所有付款訂單均由前端業(yè)務(wù)部門發(fā)起，審批后集成至財務(wù)系統(tǒng)，明確業(yè)財職責(zé)，強化業(yè)財深度融合。

（二）調(diào)整財務(wù)架構(gòu)

財務(wù)共享服務(wù)中心要在業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化背景下，對財務(wù)組織架構(gòu)進行細微調(diào)整，適應(yīng)業(yè)務(wù)憑據(jù)工作獲取的轉(zhuǎn)變。財務(wù)組織可以細分為基層管理部門、中層管理部門、高層管理部門三個等級，每一層級都具有不同的權(quán)限，直接將財務(wù)共享業(yè)務(wù)納入系統(tǒng)管理，財務(wù)服務(wù)共享中心可不再單獨設(shè)置財務(wù)部門。

其中，基層管理部門負責(zé)處理業(yè)務(wù)憑據(jù)上傳影像，管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)上傳憑證，聯(lián)系相關(guān)部門，裝訂、維護業(yè)務(wù)原始憑據(jù)；中層管理部門負責(zé)審核業(yè)務(wù)憑據(jù)上傳的所有文件，審核項目范圍內(nèi)的財務(wù)數(shù)據(jù)，確保業(yè)務(wù)憑據(jù)管理和應(yīng)用的合規(guī)性；高層管理部門負責(zé)所有業(yè)務(wù)憑據(jù)的審核、核算及支付結(jié)余，審核完結(jié)項目的業(yè)務(wù)憑據(jù)情況以及資金支付情況。

（三）審批修訂

按照電子化業(yè)務(wù)的報賬需要，在財務(wù)服務(wù)共享中心審批業(yè)務(wù)時，調(diào)用業(yè)務(wù)審批模塊，設(shè)計業(yè)務(wù)憑據(jù)相關(guān)審核流程，在審核電子業(yè)務(wù)憑據(jù)的過程中，在遵守相應(yīng)規(guī)范的基礎(chǔ)上，達成業(yè)務(wù)憑據(jù)的報賬請求。

鑒于電子業(yè)務(wù)憑證與紙質(zhì)憑證管理的差異性，財務(wù)共享服務(wù)中心要完成對業(yè)務(wù)憑據(jù)保證規(guī)定的相關(guān)修訂，修改財務(wù)服務(wù)共享中心相關(guān)業(yè)務(wù)，對業(yè)務(wù)憑證進行分賬管理，確保整體業(yè)務(wù)憑證操作的規(guī)范性。

另外，在審批修訂過程中，要明確各個單位的審批修訂權(quán)限，完成項目業(yè)務(wù)憑證檔案的建立，在規(guī)定時間內(nèi)完成業(yè)務(wù)項目審核。

（四）共享業(yè)務(wù)對接

財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)憑證數(shù)據(jù)的實時傳遞。財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與經(jīng)法系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)相連接，可基本實現(xiàn)業(yè)務(wù)憑證數(shù)據(jù)的全面覆蓋，完成業(yè)務(wù)項目中業(yè)務(wù)憑證的獲取[ 4 ]。通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)服務(wù)共享系統(tǒng)的互聯(lián)互通，可為業(yè)務(wù)辦理提供信息化支持，全面推進電子業(yè)務(wù)憑證在業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，為后續(xù)業(yè)務(wù)辦理奠定基礎(chǔ)。

四、基于業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的財務(wù)共享服務(wù)成效

（一）轉(zhuǎn)變財務(wù)職能

電子化業(yè)務(wù)憑據(jù)徹底打破了時間和空間的限制，充分發(fā)揮電子業(yè)務(wù)憑據(jù)在財務(wù)管理中的作用，各單位財務(wù)人員無須再重復(fù)核對和校對紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)，僅需利用系統(tǒng)完成對業(yè)務(wù)憑據(jù)進行基本核算就可完成相應(yīng)任務(wù)。財務(wù)人員將有更多精力和時間開展管理會計工作，形成系統(tǒng)化、規(guī)模化及標準化的財務(wù)處理模式[ 5 ]。財務(wù)人員的工作重心發(fā)生了相應(yīng)轉(zhuǎn)移，其在開展工作的過程中，能夠花費更多時間進行財務(wù)分析、預(yù)算管控及財務(wù)項目管理，推動財務(wù)工作轉(zhuǎn)型，甚至可以開展深入的業(yè)財融合，承擔(dān)更多交易處理職責(zé)，具有更大的管理決策權(quán)限。

（二）把控經(jīng)營風(fēng)險

內(nèi)控措施是企業(yè)經(jīng)營穩(wěn)定的前提，財務(wù)共享服務(wù)與內(nèi)控措施的充分結(jié)合，能夠確保財務(wù)共享服務(wù)中心實現(xiàn)對業(yè)務(wù)的全面覆蓋。當(dāng)業(yè)務(wù)項目需要相關(guān)備案資料時，能夠通過財務(wù)共享服務(wù)實現(xiàn)對單位的全面管控，降低單位經(jīng)營發(fā)展風(fēng)險，為后續(xù)單位開展多項業(yè)務(wù)提供輔助。

例如，某些基層單位未按照要求處理業(yè)務(wù)項目單據(jù)回執(zhí)，事后審核或稽查未達到財務(wù)管控要求，財務(wù)共享服務(wù)中心有權(quán)實現(xiàn)對后續(xù)業(yè)務(wù)項目的實際管控，通過事后在線稽核手段完成對業(yè)務(wù)項目賬目的審核，管控基層單位不合規(guī)范的財務(wù)行為，降低企業(yè)整體運營風(fēng)險。

（三）提高工作效率

電子業(yè)務(wù)憑證手段的應(yīng)用大幅提升了基層單位的工作效率。一方面，電子化業(yè)務(wù)憑據(jù)推動了傳統(tǒng)審計方式的轉(zhuǎn)型。在傳統(tǒng)審計工作中，需要利用紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)完成對賬目的審查，且是異地事后審查，但是電子化憑據(jù)的應(yīng)用可使財務(wù)人員利用系統(tǒng)完成在線審查任務(wù)，利用系統(tǒng)核對業(yè)務(wù)項目賬目情況，有效控制業(yè)務(wù)風(fēng)險，如果發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)憑據(jù)不符合項目建設(shè)要求，就能在第一時間糾正，能夠大幅縮短業(yè)務(wù)項目審核的時間。另一方面，在業(yè)務(wù)項目審核過程中，電子化業(yè)務(wù)憑據(jù)的應(yīng)用能夠在同一系統(tǒng)上完成業(yè)務(wù)人員報賬、領(lǐng)導(dǎo)人員審賬及財務(wù)審核等工作，基層財務(wù)人員、領(lǐng)導(dǎo)層財務(wù)人員可同時完成對業(yè)務(wù)的處理，處理報銷、資金支付等業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)項目的處理效率。

（四）整合業(yè)務(wù)流程

電子化業(yè)務(wù)憑據(jù)的應(yīng)用，能夠助力企業(yè)將各項制度規(guī)范嵌入財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合，立足于財務(wù)角度完成對業(yè)務(wù)流程的全方位把控，提升業(yè)務(wù)項目處理效率，規(guī)范業(yè)務(wù)財務(wù)流轉(zhuǎn)，降低財務(wù)管控風(fēng)險。同時，隨著業(yè)務(wù)賬目和財務(wù)賬目的不斷深化，電子化業(yè)務(wù)憑據(jù)達成了業(yè)財融合要求，能夠在保證財務(wù)賬目合規(guī)性的同時，為各個預(yù)設(shè)業(yè)務(wù)賬目提供判斷依據(jù)，完成財務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)移，提升業(yè)財融合的合規(guī)性，完成財務(wù)管控的要求，從源頭上降低財務(wù)管控出現(xiàn)的風(fēng)險，確保財務(wù)管控發(fā)揮實效性，提高了規(guī)范化水平與財務(wù)管控能力，全方位覆蓋企業(yè)各項事務(wù)。

五、結(jié)語

在業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化發(fā)展背景下，財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)轉(zhuǎn)變工作模式及工作重點，利用電子化業(yè)務(wù)憑證充分提高規(guī)模化運營效率，完成對財務(wù)處理的風(fēng)險防控，推動財務(wù)處理制度優(yōu)化，使企業(yè)可按照規(guī)范化流程及規(guī)定完成財務(wù)決策，提升財務(wù)信息的處理能力。此外，財務(wù)共享服務(wù)中心要緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與發(fā)展規(guī)劃，轉(zhuǎn)變財務(wù)工作思路和工作模式，妥善處理好業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化對財務(wù)工作的影響，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供強有力的支持，提高財務(wù)信息質(zhì)量，提升財務(wù)決策支持能力，實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險管控，推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。