摘 要：隨著文字、數(shù)據(jù)、圖像、圖形、動畫等多媒體信息技術的發(fā)展和應用，為重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設提供了良好技術支持和保障。為更好地保管、開發(fā)和利用日益增長的重特大事件檔案數(shù)據(jù)信息，滿足安全管理現(xiàn)實需要，檔案館應整合地域信息資源，建立專門重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫，應對突發(fā)重大事件的處置及善后工作。本文以重特大事件專題數(shù)據(jù)庫建設為例，分析了重特大事件專題數(shù)據(jù)建設的思路、原則、具體流程，具有較強的現(xiàn)實指導性和參考價值，為推動新時代檔案館重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設提供參考，具有積極的現(xiàn)實指導意義。

關鍵詞：新時代；重特大事件檔案；專題數(shù)據(jù)庫

概述

新時代，各級政府成功組織應對了自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全等領域發(fā)生的一系列風險挑戰(zhàn)，有效地守護了人民群眾生命財產安全，體現(xiàn)了社會主義制度的優(yōu)越性。在應對和處置重特大事件過程中產生大量具有保存價值的檔案資料，為規(guī)范重特大事件檔案的管理工作，2022年專門印發(fā)《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》），就新時代重特大事件檔案工作做出重要部署，要求各級各部門要充分認知做好重特大事件檔案工作的重要意義，相關職能部門要進一步健全檔案工作的法規(guī)制度，強化檔案收集工作，推進檔案數(shù)據(jù)庫建設、提升利用效能及組織領導。《通知》中還明確提出要“科學推進重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設”，其中中央檔案館建立國家檔案數(shù)據(jù)總庫、主管部門建設專門檔案數(shù)據(jù)庫，各地區(qū)要根據(jù)規(guī)劃建設本地區(qū)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也明確提出要“著力健全重特大事件應急處置檔案管理機制”“統(tǒng)籌重大歷史事件、重大活動、突發(fā)事件應對活動等檔案專題數(shù)據(jù)庫建設”。這些具體的規(guī)定和要求，為新時代檔案館做好重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設厘清思路、明確重點、指明方向，要切實采取措施，加快推進重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設。

1 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設思路

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設本質是檔案信息化工作，需要規(guī)劃先行[1]，進一步厘清建設思路，分層分級做好國家級數(shù)據(jù)總庫、專門數(shù)據(jù)庫和地區(qū)級數(shù)據(jù)庫建設。作為地區(qū)級檔案館，要立足本地實際，圍繞重特大事件這一專題，內容及欄目設置要突出專題，為用好專題奠定基礎。

1.1 選好專題

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設是適應新時代經(jīng)濟快速發(fā)展、社會加速轉型的現(xiàn)實需要，也是適應信息技術迭代升級、推動檔案管理信息化提檔升級的迫切需要。因此，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設首先要選好專題。具體來說，就是要立足“專題”這一關鍵詞，對“自然災害類”“事故災害類”“公共衛(wèi)生事件類”“社會安全事件類”等設立相應的數(shù)據(jù)庫專題，結合館藏檔案資源的特點和實際，深入調查研究，選準、選好“專題”，嚴把數(shù)據(jù)庫的質量和內容等。

1.2 突出專題

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫信息開發(fā)利用是否方便，在很大程度上取決于專題檔案數(shù)據(jù)庫所揭示的信息是否得到了詳細的描述。因此，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設所反映的內容要全面、著錄信息要細，專題檔案標引要全面、精細。最終，設立的重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫要能夠全面反映“專題”的信息內容。根據(jù)《通知》要求，要分別建立國家級重特大事件檔案數(shù)據(jù)總庫、主管部門建設相應的專門檔案數(shù)據(jù)庫，省市縣級要根據(jù)需要規(guī)劃建設本轄區(qū)的重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫[2]。

1.3 用好專題

《通知》規(guī)定，在符合保密規(guī)定的前提下，要推動重特大事件檔案跨地區(qū)、跨部門、跨層級查詢利用工作。各級檔案館做好重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫建設，要充分發(fā)揮專題的價值和功能，積極構建檔案服務快速響應機制以及查詢利用綠色通道，簡化后期檔案利用流程。專題數(shù)據(jù)庫建設要突出簡便、易行、便于利用管理的建設思路，突出從數(shù)據(jù)庫的建設細節(jié)之處著眼，利用數(shù)據(jù)庫字段反映的關鍵信息為檢索點，不斷拓寬檢索方法和途徑，為后期檔案檢索查詢利用專題數(shù)據(jù)庫中的檔案信息內容提供便利。使相關職能部門利用好省市縣級各單位重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)信息，發(fā)揮檔案專題數(shù)據(jù)庫在重特大事件處置、規(guī)律研究等方面應有的作用。

2 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設原則

2.1 專題性

“專題性”是重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設的首要原則。建設重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的目的是要使其滿足用戶在自然災害事件、事故災害事件、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件防治等特定專題領域的信息需求。如2020年北京小湯山醫(yī)院建設形成的檔案為武漢火神山醫(yī)院設計提供了精準參考。專題檔案數(shù)據(jù)庫首先就要突出“專題性”原則，使數(shù)據(jù)庫中的各種館藏檔案數(shù)據(jù)信息資源體現(xiàn)行業(yè)特色，圍繞主題展示各種檔案信息資源[3]。“專題性”正是檔案專題檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他普通檔案數(shù)據(jù)庫的根本之所在。

2.2 系統(tǒng)性

“系統(tǒng)性”是建立在“專題性”基礎上的系統(tǒng)。各級檔案館要在應急、衛(wèi)生、交通等主管部門建立的重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫基礎上，通過把分管部門領域的各檔案專題數(shù)據(jù)庫進行系統(tǒng)整合，多層次、多角度地將基礎數(shù)據(jù)庫中的相關“專題”檔案材料有效聚合起來[4]。此外，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫并不是簡單意義上的“1+1+……”，而是將各分管部門收集的應對重特大事件檔案資料有機分類，根據(jù)專題及其子專題內容，重新建庫，體現(xiàn)整體性與系統(tǒng)性，最終構建國家級或地區(qū)級重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫（見圖1）。

2.3 實用性

“實用性”是目的和要求。重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設的最終目的在于發(fā)揮其專題檔案數(shù)據(jù)價值，為事業(yè)發(fā)展提供信息資源支持。因此，除了“專題性”“系統(tǒng)性”原則外，要始終以“實用”為引領，以滿足后期發(fā)生重特大事件后及時檢索利用。為此，要始終圍繞自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全等領域發(fā)生的重特大事件預防及應急處置工作的現(xiàn)實需要，引導檔案專題數(shù)據(jù)庫往哪里建、怎么建，把寶貴資源應用于最有實用價值和潛在利用價值的專題檔案數(shù)據(jù)庫建設[5]。把握重特大事件檔案信息利用需求的緊急性、全程性特點，既要為日常重特大事件預防，總結經(jīng)驗，提供決策參考，也要為重特大事件發(fā)生時應急處置以及發(fā)生后的責任認定等提供重要信息資料支撐。

2.4 可擴展性

“可擴展性”是滿足檔案事業(yè)未來發(fā)展的現(xiàn)實需要，在技術、功能上予以支持和保障。這就要求在重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫技術方面要能兼容和獲取不同數(shù)據(jù)格式，同時要能夠適應信息技術的發(fā)展，實現(xiàn)檔案專題數(shù)據(jù)庫的不斷升級和過渡。

3 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設流程

第一步：確定專題

選題是檔案專題數(shù)據(jù)庫建設的首要環(huán)節(jié)，也是至關重要的基礎性工作。專題確定的質量會直接影響到后期數(shù)據(jù)庫的定位及選材取向，因而是重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫建設的核心和關鍵。根據(jù)《通知》要求，各級各部門應確立自然災害事件、事故災害事件、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等作為“專題”，并進行認真的需求分析和科學論證，確保各個選題具有前瞻性、針對性和實用性。在此基礎上擬制專題大綱，制定專題方案，構建專題架構，為檔案收集明確方向。

第二步：調查資源

從重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設的實際來看，專題檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源來源主要有國家、省市縣級圖書館、檔案館的現(xiàn)有館藏資源；各級各部門的專題信息資源，如應急管理、衛(wèi)生健康、公安部門等等以及通過政府其他部門及渠道搜集的專題信息資源（見圖2）。首先要從各地館藏的檔案資源入手，并對館藏的涉及重特大事件領域的檔案資源進行數(shù)字化加工，同時要做好相關基礎數(shù)據(jù)庫信息資源的采集、重組，并圍繞網(wǎng)絡相關信息資源進行有針對性地挖掘、整合，構建重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫資源。開展專題材料的搜集、整理，確保專題資料的完整性和準確性，要做深、做細、做實專題資料。

第三步：搭建平臺

做好重特大事件檔案系統(tǒng)平臺建設，平臺建設要確保運行功能的適宜性、技術標準的規(guī)范性以及技術的穩(wěn)定性等方面充分綜合考量，圍繞重特大事件預防、宣傳、處置等工作需要，設置專題信息采集、專題信息加工、信息發(fā)布檢索以及專題信息管理等相應的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)功能模塊。專題數(shù)據(jù)庫要具備數(shù)據(jù)錄入、原文上傳、檔案檢索、WEB查詢、借閱授權，并能夠支持TIFF、AVI、MP3等文檔格式[6]。見圖3。

第四步：采集數(shù)據(jù)

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集包括目錄數(shù)據(jù)采集和全文數(shù)據(jù)采集兩大類。其中，數(shù)據(jù)采集應按照預先確定好的專題進行，參與數(shù)據(jù)采集的人員要嚴格按照專題數(shù)據(jù)庫建設的任務采集，并做好數(shù)據(jù)信息資源的統(tǒng)一匯總工作。重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫信息采集應嚴格按照專題檔案著錄規(guī)則標準、要求，要保證采集的數(shù)據(jù)信息符合檔案著錄項目的各項規(guī)定和要求，使檔案專題數(shù)據(jù)檢索利用更加便利化、易操作。要根據(jù)文本、視音頻、圖片等不同載體檔案的特點和規(guī)律進行專題檔案數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)采集。例如，紙質檔案要進行數(shù)字化掃描，照片檔案需要翻拍，視音頻資料需要進行數(shù)字轉換。此外，根據(jù)《通知》精神，國家、省市縣級相關部門要加快推進專題數(shù)據(jù)庫建設（見表1）。（下接22頁）

第五步：存儲掛接

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)信息采集后，還需要按照不同專題將采集的數(shù)據(jù)資源進行內容分析、主題分類、內容全文記錄及主題動態(tài)關聯(lián)、元數(shù)據(jù)資源特征描述，按照專題進行數(shù)據(jù)資源重組、存儲[7]，實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)按對應的專題條目批量全文掛接。根據(jù)《通知》規(guī)定，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)匯總應按照“歸屬不變、數(shù)據(jù)集中、安全保密的原則，分層級分類別開展”。

第六步：信息發(fā)布

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設發(fā)布應采用系統(tǒng)查詢、網(wǎng)站發(fā)布、舉辦在線展覽等，為檔案查詢利用提供服務。保證檔案專題數(shù)據(jù)庫內容的新穎、直觀、形象，使應用平臺具有良好交互性，保持應用平臺界面友好、檢索途徑多樣，易操作、讀取便捷等。

參考文獻

[1]蔡盈芳.科學推進重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設——《關于加強重特大事件檔案工作的通知》解讀之四[J].中國檔案，2023（4）：14-15.

[2]周勇，吳筱貞.基于個性服務的檔案專題數(shù)據(jù)庫開發(fā)研究[J].檔案天地，2014（10）：40-42.

[3]孫杰.檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和利用[J].東北農業(yè)大學學報：社會科學版，2012（6）：57-59.

[4]周長華.檔案專題數(shù)據(jù)庫建設的理念及方法[J].揚州大學學報：高教研究版，2003（3）：56-57.

[5]劉永祥，周榮.高等學校檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺建設研究——以昆明理工大學檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺建設為例[J].云南檔案，2012（12）：56-58.

[6]羅應梅，黃凱.智慧檔案視角下的照片檔案數(shù)據(jù)庫建設思考[J]山西檔案，2019（2）：73-76.

[7]黃凡玨.專題檔案數(shù)據(jù)庫服務的協(xié)同保障研究[J].山西檔案，2018（4）：61-63.

作者簡介：汪丹（1985.5—），安康市漢濱區(qū)檔案史志館館員，主要從事檔案管理研究。