時東艷

摘 要：隨著信息化時代的全面到來，很多單位辦公室開始應(yīng)用電子檔案來取代紙質(zhì)檔案，切實有效提升了檔案管理的有效性。但從文書檔案收集與歸檔工作的角度來看，也加大了工作人員的工作量，需要工作人員具備更高的素養(yǎng)和較強的工作能力，以保障文書檔案收集與歸檔工作質(zhì)量符合要求。文章從實際情況出發(fā)，分析了辦公室文書檔案收集與歸檔工作的主要內(nèi)容，探究其工作開展的現(xiàn)狀，并提出了辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展的有效策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；收集；歸檔

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理概要

文書檔案是指社會組織、國家機關(guān)或者事業(yè)單位在行政管理工作或者社會工作開展中形成的信息資料的原始記錄，這些檔案對個人或組織的發(fā)展有著較為重要的推動作用，是對社會發(fā)展的側(cè)寫，也是一種有效的記錄形式，能夠體現(xiàn)出組織和個人的活動歷程，并為后續(xù)多種決策的合理制定提供有效的依據(jù)。

文書檔案的收集和整理指的是將文書資料整合到一起的過程，是將需要存檔的文件和即將存檔的文件整合到一起的工作，工作人員應(yīng)該從文書檔案的屬性出發(fā)，將相關(guān)資料分類與整合，確保多種檔案具備規(guī)律和秩序，能夠得到有效歸檔與存儲，為多個部門的查詢提供必要的便利。在歸檔過程中，應(yīng)該采取多種歸檔方法，確保數(shù)據(jù)資料和信息的使用壽命達到預(yù)期要求，保障相關(guān)工作的開展符合預(yù)期要求。文書檔案收集與歸檔工作都是收集和保存文件的一種手段，是對人的活動的一種記錄。檔案管理人員需要根據(jù)已經(jīng)發(fā)生事件的具體情況，將留下的文字、視頻和聲音等資料整合到一起，并通過對應(yīng)的載體加以記錄，這一階段更強調(diào)文件的安全性與完整性，從而使后人能夠?qū)v史文件加以有效借鑒，保障文書檔案的作用和價值得到充分發(fā)揮。文書檔案收集與歸檔工作更具全面性與綜合性，其內(nèi)容包羅萬象，需要整合大量與事件相關(guān)的材料，需要精準、迅速地提供資料。新時期，辦公室文書檔案收集與歸檔工作也更具復(fù)雜性，需要相關(guān)工作人員具備較強的專業(yè)素養(yǎng)，才能為多種工作的有序開展奠定更加堅實的基礎(chǔ)。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀

1.文書檔案原始憑證依然以紙質(zhì)形式存在

隨著檔案管理現(xiàn)代化進程的不斷推進，辦公室也開始革新文書檔案收集與歸檔工作的形式，當前文書檔案原始憑證收集更多以紙質(zhì)形式存在，說明了檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，很多辦公室在文書檔案收集與歸檔中，采取的方式較為落后，人工整合的方式較多，這種情況下，不利于原始憑證保存，容易出現(xiàn)資料損壞的情況。紙質(zhì)檔案也容易受到環(huán)境因素的影響，相關(guān)檔案的保管需要預(yù)留充分的空間，保管成本也相對較高，導(dǎo)致檔案收集與歸檔工作存在效率較低的問題，在整合過程中也需要耗費大量的時間。

2.歸檔范圍不夠清晰

當前，很多辦公室在歸檔工作中還存在著歸檔范圍不清的問題，工作人員沒有科學(xué)劃分歸檔范圍，對檔案的界限不夠明確，甚至出現(xiàn)了將重要檔案與日常檔案混淆的情況。歸檔范圍是歸檔管理工作開展的重點，如果歸檔范圍過大，會導(dǎo)致歸檔工作量不斷提升，而保管檔案如果缺乏重要性，也會導(dǎo)致人力和物力資源被浪費，導(dǎo)致檔案管理人員的工作負擔不斷加重；如果歸檔范圍較小，有些重要的檔案則可能會被漏存甚至被銷毀，工作人員對于文書檔案的重要程度、收集機制以及保存價值缺乏應(yīng)有的判斷，是辦公室文書檔案歸檔工作管理中存在的主要問題。

3.紙質(zhì)檔案與電子檔案轉(zhuǎn)化的問題

在實際的文書檔案收集工作中，雖然很多辦公室開始應(yīng)用信息技術(shù)開展文書檔案收集與歸檔工作，但是有些電子文件在轉(zhuǎn)換過程中不會保存既有的格式，導(dǎo)致很多批示內(nèi)容、印章和簽字等重要內(nèi)容無法顯示，而一些聲音和視頻資料則無法直接轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案資料在收集中，也存在著多種信息難以得到有效收集和讀取的情況，如果這些問題無法得到有效解決，將會對文書檔案收集與歸檔工作的開展造成較為不利的影響，需要辦公室在日后工作開展中，采取行之有效的策略，提升文書檔案收集與歸檔工作的靈活性和高效性。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的有效策略

1.制定完善的管理制度

目前，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理中，依然存在制度不夠完善、管理體系不夠健全的問題。單位領(lǐng)導(dǎo)要對文書檔案收集與歸檔工作給予高度重視，認識制定完善的管理制度對于開展相關(guān)工作的重要作用與意義。還要構(gòu)建標準化的管理體系，為檔案管理工作的有序開展提供堅實的保障與依托。

首先，制定檔案安全管理制度。安全問題一直是文書檔案收集與歸檔工作需要解決的首要問題。在檔案管理過程中，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都應(yīng)該遵循公平公正的原則，權(quán)衡諸多方面的利益關(guān)系，保障檔案收集、歸檔工作和檔案使用符合安全性的要求，不會出現(xiàn)重要檔案數(shù)據(jù)信息被泄露的情況。

其次，要遵循實事求是的原則。在實際管理制度的制定過程中，必須遵循實事求是的原則，根據(jù)辦公室檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、設(shè)備設(shè)施配置情況和檔案管理情況，制定相應(yīng)的管理機制，還要制定檔案管理人員培訓(xùn)制度、設(shè)備設(shè)施維護管理制度和檔案管理制度，不能存在表面化和形式化的問題。同時，要全面貫徹相關(guān)制度的要求，能夠有效指引辦公室文書檔案收集與歸檔工作。

最后，要考慮多方面利益的平衡。確保在管理制度上，各方面資源達到合理優(yōu)化的要求，提升辦公室資源優(yōu)化配置的力度，以制度保障多種信息權(quán)利得到合理行使，確保權(quán)利與義務(wù)全面統(tǒng)一。還要確保制度的建設(shè)符合多方面的要求，應(yīng)廣泛征求單位各部門的意見與建議，確保檔案管理制度更具科學(xué)性、民主性和開放性。

2.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要趨勢。管理人員需要掌握數(shù)字化工具和系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，并有效地存儲、檢索和共享，且在數(shù)據(jù)泛濫的背景下，管理人員需要加強對信息安全政策和流程的理解，確保檔案信息受到嚴格的保護。

相比于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案管理的工作難度系數(shù)較高，對管理人員也有著更高的要求。目前，很多辦公室在檔案管理上，由于工作人員缺乏先進的意識，電子檔案管理經(jīng)驗不夠完善，在日常工作開展中也會面臨多種問題，所以要求相關(guān)工作人員能夠轉(zhuǎn)變管理觀念，主動創(chuàng)新管理機制，迅速掌握電子檔案的使用方法，改變傳統(tǒng)的管理機制，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案有效轉(zhuǎn)化，滿足信息化建設(shè)的實際要求。檔案管理人員應(yīng)該全面分析辦公室文書檔案收集與歸檔工作的需要，探究檔案使用者的本質(zhì)需求，在不同的時期，開展辦公室檔案管理工作有著不同的意義，檔案管理人員在文書收集與歸檔時，也應(yīng)該以動態(tài)化的眼光分析需求的改變，有針對性地開展文書收集與歸檔工作。檔案管理人員應(yīng)該充分結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展方向，革新自身服務(wù)方式和服務(wù)理念。信息技術(shù)的全面到來，為文書收集和歸檔工作開展提供了堅實的技術(shù)保障，作為工作人員也應(yīng)該以信息技術(shù)為依托，不斷推動相關(guān)工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案管理人員也應(yīng)該優(yōu)化和完善檔案服務(wù)工作，辦公室可以通過多種渠道宣傳檔案管理工作，提升檔案服務(wù)與管理工作的完善性。

檔案管理人員應(yīng)該不斷革新自身知識體系。檔案管理人員在實際工作開展中，必須樹立終身學(xué)習的意識，掌握檔案管理的多種理論知識，充分認識文書收集和歸檔工作的要求，不斷完善自身知識儲備，積極參與檔案管理的繼續(xù)教育活動，提高自身知識水平，滿足不斷發(fā)展變化的檔案管理工作要求。檔案管理人員必須不斷掌握全新的信息化管理制度和操作技能，熟練運用現(xiàn)代化信息技術(shù)獲取文書資料，做好歸檔整合工作。辦公室也應(yīng)該定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的技術(shù)能力和業(yè)務(wù)能力。此外，還要注重檔案管理人員與其他部門的交流和溝通，在不斷地學(xué)習與交流中，吸取他人經(jīng)驗，提高自身能力。檔案管理人員必須具備強烈的事業(yè)心和責任心，有著良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德意識，能夠?qū)⒆约旱臅r間和精力奉獻到文書檔案收集與歸檔工作上，為檔案使用者提供更加便捷和高效的服務(wù)，創(chuàng)新管理機制，推動相關(guān)工作的有序開展。

辦公室也應(yīng)該著力培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，使其能夠應(yīng)對文書檔案收集與歸檔工作帶來的多方面挑戰(zhàn)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備培養(yǎng)檔案人才的意識，幫助工作人員調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，有計劃、方案的促進檔案管理人員不斷提高綜合能力。此外，不僅要幫助員工提高業(yè)務(wù)能力，還要具備較為廣博的知識背景，有自己的見解和思維，能夠勝任自己的本職工作，不斷分析和解決在實際工作中遇到的問題，充分調(diào)動其個人潛力。

當前，單位辦公室已經(jīng)逐步引入高科技設(shè)備設(shè)施，包括掃描儀、光盤和微縮設(shè)備等，檔案管理人員必須能夠有效運用這些設(shè)備設(shè)施，保障辦公室檔案管理工作的有序開展。

除此之外，也要不斷提升檔案管理工作人員的協(xié)調(diào)能力。在文書檔案收集與歸檔工作中，需要負責資料的收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管工作，涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，之間的環(huán)節(jié)和流程聯(lián)系也較為緊密，相關(guān)工作人員必須具備較強的協(xié)調(diào)能力，不斷提升自身在實際工作中的組織能力、協(xié)調(diào)能力和事務(wù)處理能力。在具體工作開展中，要通過協(xié)調(diào)組織機構(gòu)的方式，保障相關(guān)工作人員能夠通力合作，形成密切配合的機制，從而確保檔案管理工作的高質(zhì)量。

3.加強文書檔案收集與歸檔工作的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

文書檔案收集與歸檔工作是一項系統(tǒng)化和長期性的工作，時間緊迫，內(nèi)容豐富，涉及面廣泛，辦公室應(yīng)該抽調(diào)更多的人力參與到文書檔案收集和歸檔工作中，推進數(shù)字化建設(shè)進程，配置硬件設(shè)備設(shè)施。還要有專人負責檔案的掃描與錄入，根據(jù)檔案管理工作開展的實際要求，配置專用的電子設(shè)備，如電腦、打印機、掃描儀和復(fù)印機等，為檔案管理工作的高效開展提供堅實的保障。

第一，與辦公室分離，組建專門的檔案室。檔案室不僅要配置計算機等設(shè)備設(shè)施，還要安裝防盜門、防盜窗等安全基礎(chǔ)設(shè)施，達到防霉防蛀的要求，定期做好檔案的檢查工作和保管工作，保障檔案管理的安全性。

第二，要確保文書檔案的裝訂質(zhì)量達到預(yù)期要求?？梢砸胄滦途韸A，在檔案收集中按照規(guī)范要求修訂，并按照歸檔工作的要求做好檔案設(shè)備管理工作，確保檔案的裝訂和裝具與實際規(guī)定要求相符。

第三，要不斷推動數(shù)字檔案室的建設(shè)進程，確保檔案保存更具完整性與安全性，提高檔案室的管理水平。依托現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提高數(shù)字化檔案資源的利用效率，并構(gòu)建信息化管理平臺，提升檔案管理的安全性，使檔案室的電子設(shè)備能夠準確、有效地存儲數(shù)據(jù)和信息，保障檔案信息處理的水平達到預(yù)期目標，使辦公室檔案管理工作邁向新的臺階。此外，還應(yīng)該充分利用計算機技術(shù)，對歸檔工作和文書整理工作賦予現(xiàn)代化管理機制，確保辦公室工作的多種需求得到全面滿足。

4.構(gòu)建文書檔案綜合化管理系統(tǒng)

第一，根據(jù)檔案管理的要求，規(guī)范軟件的應(yīng)用機制，通過對文書的掃描、數(shù)碼成像技術(shù)，將辦公室檔案以數(shù)字化的形式加以錄入，并及時掃描新歸檔的紙質(zhì)檔案，將新的數(shù)據(jù)和信息保存到檔案信息化管理系統(tǒng)中。還要將有價值的視頻、光盤等資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化管理模式，為后續(xù)電子檔案的管理、查詢和使用提供必要的保障。還可以依托系統(tǒng)網(wǎng)盤，分類錄入對應(yīng)的電子檔案，并對儲存文件的公開性、保密層級、保管期限以及文件的字號、標題和發(fā)文機關(guān)等內(nèi)容展開綜合分析，提高辦公室檔案的管理效率。

第二，創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的文書檔案加工系統(tǒng)。結(jié)合文書檔案管理工作開展的實際要求，對獲取的資料開展初步加工，通過相應(yīng)的系統(tǒng)，收集和整理需要存檔處理的文件資料信息，為管理系統(tǒng)引入錄入、修改、刪除以及打印功能，并將其設(shè)置成檔案管理系統(tǒng)的重點功能，有助于不斷提高檔案工作效率。

第三，要構(gòu)建對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫體系。文書檔案管理工作涉及內(nèi)容相對較多，有著較大的任務(wù)量，需要通過數(shù)據(jù)庫的建設(shè)開展文書資料的整合以及歸檔管理?？梢詫⒕哂斜４鎯r值的資料錄入數(shù)據(jù)庫中，保障各種資料和信息具備相應(yīng)的完整性。從實際情況出發(fā)，確保數(shù)據(jù)庫具備目錄檢索功能和自動化統(tǒng)計功能，統(tǒng)一文書檔案的格式，開展分類存儲管理，確保辦公室檔案管理工作順利開展。

第四，考慮文書檔案和歸檔工作具有保密性的特點，應(yīng)該研發(fā)一套保密系數(shù)較高的軟件，分類整合不同保密層級的檔案資料，設(shè)置綜合檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限接口，并賦予不同的權(quán)限，方便相關(guān)部門調(diào)動檔案和使用檔案。同時，構(gòu)建對應(yīng)的工作管理機制和檔案利用機制，確保具有相應(yīng)權(quán)限的部門能夠隨時瀏覽、下載檔案資料以及借閱和使用電子檔案。此外，對系統(tǒng)用戶也可以設(shè)置相應(yīng)的文件上傳和下載功能，如果文件的保密層級較高，用戶在使用時必須填寫對應(yīng)的申請表，有著較為完善的保密程序與流程，從而確保文書檔案收集與歸檔工作的成果達到預(yù)期，保障文書檔案的安全性符合實際要求。

四、結(jié)束語

隨著信息化時代的全面到來，辦公室文書檔案收集與歸檔工作也應(yīng)該引入數(shù)字化管理機制，將文書檔案錄入電子信息系統(tǒng)中，并以合理的方式歸檔。然而，從辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展的實際情況來看，依然存在著一定的問題，需要進一步加強制度建設(shè)，完善工作體系，構(gòu)建文書檔案綜合化管理系統(tǒng)，不斷提升相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)，推動辦公室文書檔案收集與歸檔工作的高質(zhì)量開展。

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