張敏

摘 要：檔案是記錄組織、單位或個(gè)人發(fā)展經(jīng)歷過(guò)程的數(shù)據(jù)資料，檔案管理工作是一切工作的基礎(chǔ)。文書(shū)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等專(zhuān)門(mén)檔案是最常見(jiàn)的檔案類(lèi)型。在檔案中有些記錄了企業(yè)或組織的核心技術(shù)資料，有些記錄內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密，一旦檔案被竊取或遺失，都會(huì)給企業(yè)或國(guó)家?guī)?lái)重大損失。因此，必須增強(qiáng)對(duì)檔案管理安全、保密工作重要性的認(rèn)識(shí)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案正在向電子檔案轉(zhuǎn)變，檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以更快捷的傳遞，在方便了廣大用戶(hù)的同時(shí)，也讓檔案保密、安全工作遇到了新的挑戰(zhàn)。如何在新時(shí)代做好檔案保密、安全工作，是每個(gè)檔案管理人員亟須思考并解決的問(wèn)題。文章以電子檔案保密工作重要性為出發(fā)點(diǎn)，針對(duì)當(dāng)前電子檔案保密工作中出現(xiàn)的問(wèn)題展開(kāi)分析，并提出相應(yīng)的解決辦法，以期提高新時(shí)期檔案管理保密工作的水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密工作；有效策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在檔案中所記錄的信息資料，具有完整性和可靠性的特征，具有較大的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。目前，信息資源已經(jīng)成為保證企事業(yè)單位具有競(jìng)爭(zhēng)力的核心資源，能否妥善保管檔案，做好保密工作，彰顯了一個(gè)單位或組織的實(shí)力。擁有豐富的檔案資源，能讓企事業(yè)單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中占據(jù)主動(dòng)地位，大放異彩。那些缺乏檔案保密意識(shí)，檔案資源薄弱的企事業(yè)單位，則在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中被逐漸淘汰。而涉及國(guó)家政策、方針的檔案信息，更是關(guān)乎國(guó)家安危，一旦被泄露，將會(huì)給國(guó)家造成不可估量的損失。由此可見(jiàn)，保密工作是檔案管理工作中的重中之重。

進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)已是時(shí)代發(fā)展的要求，也是大勢(shì)所趨。檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式向電子化轉(zhuǎn)換勢(shì)在必行。檔案管理信息化建設(shè)方便了對(duì)檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、儲(chǔ)存及利用，但檔案管理系統(tǒng)的新模式也對(duì)檔案保密工作提出了新的挑戰(zhàn)。做好新形勢(shì)下檔案保密工作，已經(jīng)成為檔案管理工作者的首要任務(wù)。

一、電子檔案保密工作的重要性

1.電子檔案保密工作是提高檔案管理效率的基礎(chǔ)

檔案保密工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案資料通過(guò)人工收集、整理、分類(lèi)及保存，需要耗費(fèi)大量的人力、物力，檔案管理成本較高，檔案管理人員工作量較大，耗費(fèi)的時(shí)間成本也隨之增加，且檔案管理工作的效率也難以保證。當(dāng)檔案管理進(jìn)入信息化管理模式后，紙質(zhì)檔案通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子檔案，有效優(yōu)化了檔案管理流程。電子檔案保密工作有力保障了檔案信息資源的安全，提高了檔案管理工作的效率和管理水平。

2.電子檔案保密工作提升了檔案的安全性

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、嚴(yán)密的工作，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理期間，更要求管理人員具有耐心細(xì)致的工作態(tài)度。紙質(zhì)檔案存放除了需要較大的儲(chǔ)存空間外，對(duì)外部環(huán)境的要求也相對(duì)嚴(yán)格。紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間存放，容易出現(xiàn)霉變、破損等情況，造成信息資源的損失。此外，紙質(zhì)檔案管理需要投入大量人力，如果沒(méi)有嚴(yán)格的制度管理，極易造成人為原因的檔案泄密情況。因此，電子檔案規(guī)避了紙質(zhì)檔案易破損的短板，在為用戶(hù)帶來(lái)方便快捷服務(wù)的同時(shí)，也有效規(guī)避了人為原因的泄密情況。電子檔案保密工作，有效提升了檔案管理工作的安全性。

3.電子檔案保密工作是提高檔案資源利用率的保障

檔案管理工作有信息收集、整理、分類(lèi)、歸檔、轉(zhuǎn)移以及利用等諸多環(huán)節(jié)，工作內(nèi)容多且相對(duì)瑣碎，對(duì)管理人員的工作能力有較高要求。檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)就是為了提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。將信息技術(shù)融入檔案管理各環(huán)節(jié)中，簡(jiǎn)化工作流程，通過(guò)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案資料自動(dòng)收集、分類(lèi)、歸檔，并可通過(guò)搜索關(guān)鍵字快速查詢(xún)。在管理人員授權(quán)的情況下，可以在網(wǎng)上查詢(xún)及利用電子檔案，方便了廣大用戶(hù)，提高了檔案資源的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、電子檔案保密工作存在的問(wèn)題

1.檔案保密工作相關(guān)法律法規(guī)不健全

在《中華人民共和國(guó)憲法》第53條規(guī)定：“中華人民共和國(guó)公民必須遵守憲法和法律，保守國(guó)家秘密。”保密工作的重要性眾所皆知，國(guó)家以法律的形式明文規(guī)定，有力保證了我國(guó)各行各業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，但也要清楚地認(rèn)識(shí)到，雖然我國(guó)保密法已制定并實(shí)施多年，但在細(xì)節(jié)上還不是很健全，導(dǎo)致在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)后，對(duì)電子檔案的保密工作沒(méi)有詳細(xì)的法律法規(guī)作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和參考依據(jù)，說(shuō)明當(dāng)前的保密法律法規(guī)已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，應(yīng)進(jìn)一步完善，否則將對(duì)電子檔案保密工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生不良影響。

2.電子檔案管理人員缺乏應(yīng)有的保密意識(shí)

在早期保密工作的管理意識(shí)形態(tài)中，回避原則已經(jīng)成為檔案管理人員的慣性思維，不聽(tīng)、不看、不動(dòng)的思想意識(shí)也保留到電子檔案保密工作當(dāng)中。這種思想深深影響了保密工作的質(zhì)量，容易出現(xiàn)人為因素的信息被泄露。在企事業(yè)單位中，因缺乏應(yīng)有的檔案保密意識(shí)而出現(xiàn)的安全問(wèn)題更為突出，如儲(chǔ)存重要文件的電腦不設(shè)置安全密碼、電腦出現(xiàn)故障隨意交由外部人員修理、使用鏈接不確定是否安全的網(wǎng)絡(luò)發(fā)送文件等，都極易發(fā)生電腦被入侵、文件被盜取的嚴(yán)重安全事故。由此可見(jiàn)，電子檔案管理人員要增強(qiáng)保密意識(shí)，從思想上重視檔案信息安全工作，采取有效的安全防范技術(shù)，杜絕發(fā)生泄漏電子檔案信息的情況。

3.信息環(huán)境中潛藏的安全隱患

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是最為重要的兩項(xiàng)信息技術(shù)，很多信息技術(shù)都以二者為基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)也是建立在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，形成電子檔案，并保存于計(jì)算機(jī)，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，“網(wǎng)絡(luò)黑客”是企事業(yè)單位信息資源被盜取的主要幕后黑手，也是電子檔案保密工作中需要重點(diǎn)防范的對(duì)象。此外，各種木馬病毒通過(guò)網(wǎng)絡(luò)種植于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，盜取或破壞檔案信息的事件也頻繁發(fā)生。另外，通過(guò)電子檔案儲(chǔ)存空間小的特性，利用U盤(pán)拷制信息資源的盜取行為，則是較為嚴(yán)重的手段。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案保密工作面臨著新的挑戰(zhàn)，作為檔案管理人員要時(shí)刻提高警惕，確保檔案信息資源安全。

4.檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，后續(xù)人才儲(chǔ)備不足

當(dāng)前，部分企事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)亟須專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、精通管理工作、熟練操作計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理人員大多由人事或辦公室等部門(mén)人員兼任，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能、數(shù)字化管理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)理論知識(shí)與操作能力，更缺乏保密意識(shí)。

受傳統(tǒng)檔案管理觀念和專(zhuān)業(yè)能力水平的影響，檔案管理部門(mén)中部分管理人員未能有效掌握先進(jìn)的信息化管理方式，使其在實(shí)際工作中仍然采用較為傳統(tǒng)的方式，現(xiàn)有的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力和管理水平，不能滿(mǎn)足信息化檔案保密工作的要求。

電子檔案管理對(duì)工作人員數(shù)量的需求有所降低，但對(duì)人員素質(zhì)的要求在不斷提升，參與電子檔案管理的工作人員專(zhuān)業(yè)性不足，很大程度上影響了檔案保密工作的質(zhì)量。其中，有些工作人員欠缺對(duì)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的了解，對(duì)最新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)、信息分析原理等不熟悉，導(dǎo)致其在利用信息管理平臺(tái)時(shí)工作效率緩慢，遇到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，不能及時(shí)處理問(wèn)題，進(jìn)一步導(dǎo)致電子檔案的安全性受到威脅。人才儲(chǔ)備是檔案管理服務(wù)水平不斷提高、檔案利用方式不斷優(yōu)化的內(nèi)在動(dòng)力。如今，電子檔案的管理與服務(wù)逐漸強(qiáng)調(diào)應(yīng)用性與復(fù)合性，其不僅要求相關(guān)從業(yè)人員要有基本的檔案管理服務(wù)素養(yǎng)，同時(shí)也要求相關(guān)從業(yè)人員掌握一定的電子信息類(lèi)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以應(yīng)對(duì)逐漸多元化、精細(xì)化的社會(huì)需求。因此，人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與市場(chǎng)需求之間的矛盾日益尖銳，亟須加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

三、信息化環(huán)境下做好檔案保密工作的策略

1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全體系建設(shè)

企事業(yè)單位要對(duì)電子檔案保密工作予以重視，明確各部門(mén)職責(zé)劃分，在檔案管理部門(mén)設(shè)置安全監(jiān)管部，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)電子檔案保密工作。在檔案管理中，按保密級(jí)別對(duì)檔案資料予以歸類(lèi)劃分，對(duì)重點(diǎn)保密級(jí)別檔案應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)管。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的安全隱患，檔案管理部門(mén)還應(yīng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管系統(tǒng)，對(duì)外來(lái)黑客入侵及時(shí)作出反應(yīng)并予以阻止。在保密職責(zé)上應(yīng)落實(shí)到個(gè)人，并完善安全系統(tǒng)，在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施上要加大資金投入，以此提升檔案保密工作的質(zhì)量，確保檔案信息資源的安全。

2.明確檔案管理人員職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

企事業(yè)單位要增強(qiáng)檔案管理人員保密意識(shí)，時(shí)刻保持警惕，確保檔案信息資源的安全。檔案管理人員要有保密意識(shí)，注重檔案管理各環(huán)節(jié)操作流程的規(guī)范性，杜絕出現(xiàn)檔案資料隨意擺放，無(wú)人看管的現(xiàn)象。

加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的制度化建設(shè)，按照檔案的重要性劃分等級(jí)，不斷優(yōu)化保密團(tuán)隊(duì)的配置。在開(kāi)展企業(yè)檔案管理時(shí)，應(yīng)成立具有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的保密工作團(tuán)隊(duì)。做好制度層面的建設(shè)，制定相關(guān)規(guī)章制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。此外，企業(yè)還應(yīng)加大檢查力度，隨時(shí)抽查保密工作，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)嚴(yán)肅處理。同時(shí)，國(guó)家也對(duì)檔案管理保密工作出臺(tái)了相關(guān)政策，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)相應(yīng)的法律法規(guī)，對(duì)檔案采取層級(jí)劃分，并根據(jù)不同層級(jí)采用不同安保措施，預(yù)防在檔案查閱和使用時(shí)的安全問(wèn)題。

3.劃分檔案密級(jí)，針對(duì)密級(jí)檔案開(kāi)展特殊管理

（1）企事業(yè)單位要按檔案內(nèi)容的關(guān)鍵性、重要性、保密性，將檔案劃分為密級(jí)和非密級(jí)

針對(duì)密級(jí)檔案，要設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)，專(zhuān)門(mén)存放，通過(guò)設(shè)置密碼鎖、訪問(wèn)權(quán)限，甚至是通過(guò)人臉識(shí)別才能訪問(wèn)。對(duì)密級(jí)檔案，應(yīng)挑選具有職業(yè)操守、思想覺(jué)悟高、保密意識(shí)強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)，避免人為因素出現(xiàn)檔案信息被泄露。

（2）重視密級(jí)檔案管理流程

密級(jí)檔案除了專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)外，企事業(yè)單位要重視日常密級(jí)檔案的管理工作。密級(jí)檔案的收集、整理、分類(lèi)、保存的各個(gè)環(huán)節(jié)，都要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并嚴(yán)格遵循規(guī)章制度落實(shí)工作。尤其是密檔借閱環(huán)節(jié)，一定要制定嚴(yán)格的審批制度，監(jiān)管整個(gè)借閱過(guò)程，嚴(yán)禁發(fā)生拷貝、外借、歸檔不及時(shí)等情況。應(yīng)在日常管理工作中將網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管作為常態(tài)化檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞并予以修補(bǔ)，避免出現(xiàn)檔案被泄露的情況。

（3）及時(shí)合理調(diào)整檔案密級(jí)

檔案的保密級(jí)別會(huì)隨著時(shí)間而有所變化，一些密級(jí)檔案會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展變成普通檔案，而新的檔案又轉(zhuǎn)變?yōu)槊芗?jí)檔案。因此，企事業(yè)單位要不定期按照時(shí)間、保密規(guī)范以及涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整密檔，降低過(guò)期不具有特殊性的檔案保密級(jí)別，補(bǔ)充新的保密檔案，實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)管。

4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的科學(xué)管理

當(dāng)今的企事業(yè)單位普遍實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，電子檔案已代替了原有的紙質(zhì)文檔，傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公已被無(wú)紙辦公所取代，要求企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的科學(xué)管理。信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的工作模式，原來(lái)需要手動(dòng)抄錄的資料已被計(jì)算機(jī)、打印機(jī)取代，人工存檔、專(zhuān)門(mén)儲(chǔ)存檔案的庫(kù)房也被大容量計(jì)算機(jī)硬盤(pán)替代。信息技術(shù)給企事業(yè)單位辦公帶來(lái)了方便、快捷和高效。但網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的缺陷十分明顯，辦公系統(tǒng)依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，電子檔案會(huì)出現(xiàn)未及時(shí)保存而丟失的情況。企事業(yè)單位應(yīng)對(duì)電子檔案開(kāi)展科學(xué)管理，嚴(yán)格執(zhí)行分離制度，不僅分離使用計(jì)算機(jī)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)，還要物理分離電子檔案存儲(chǔ)載體、計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全管理。

5.加強(qiáng)檔案保密工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

信息技術(shù)給企事業(yè)單位辦公帶來(lái)了便利性，但技術(shù)操作還要依靠專(zhuān)業(yè)人才。電子檔案的保密工作，因其特殊的工作性質(zhì)，決定了該項(xiàng)工作人員需要較高的綜合素質(zhì)和工作能力。首先，電子檔案保密工作人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要有豐富的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和操作能力，更為關(guān)鍵的是，要具備強(qiáng)烈的保密意識(shí)和較強(qiáng)的責(zé)任心；其次，企事業(yè)單位要注重檔案保密團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，普及《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)知識(shí)，尤其要組織一支專(zhuān)門(mén)維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全的團(tuán)隊(duì)，預(yù)防黑客等不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取機(jī)密檔案。通過(guò)加強(qiáng)檔案保密團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，保障企事業(yè)單位電子檔案信息安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案資源具有保密性、真實(shí)性和服務(wù)性的特點(diǎn)，具有極高的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，已經(jīng)成為企事業(yè)單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中生存和發(fā)展的關(guān)鍵，由此也引來(lái)了不法分子的窺視。進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，使企事業(yè)單位辦公更加方便、快捷、高效外，也對(duì)檔案保密工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的威脅。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊，企事業(yè)單位要通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)建設(shè)、強(qiáng)化檔案管理制度、對(duì)密級(jí)檔案特殊防護(hù)以及加強(qiáng)電子檔案保密團(tuán)隊(duì)建設(shè)等手段來(lái)防范。同時(shí)，企事業(yè)單位也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保密法律法規(guī)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員保密意識(shí)，確保電子檔案保密工作的順利開(kāi)展，有效保障檔案信息資源安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳俊名，孫錫銘.關(guān)于基層事業(yè)單位登記檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015（5）：46.

[2]楊曉英.如何做好電子信息檔案管理的保密工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（31）：34-36.

[3]羅 琳.新形勢(shì)下檔案保密工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].陜西水利，2023（7）：162-163.

[4]孫 靜.淺談檔案管理工作的常見(jiàn)問(wèn)題及完善措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（17）：73-74.

[5]王冠楠.論新形勢(shì)下檔案保密工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].才智，2014（14）：307-307.

[6]王文明.淺談電子信息檔案管理的保密及其防范工作[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（1）：182-183.

[7]蔡紅梅.新形勢(shì)下做好檔案保密工作的幾點(diǎn)思考[J].檔案與建設(shè)，2013（6）：64+59.

[8]古玉艷，王玉冰.關(guān)于新形勢(shì)下檔案管理中保密工作的幾點(diǎn)思考[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2010（04）：91-92.

[9]易春麗.淺談如何做好人事檔案的管理與保密工作[J].商品與質(zhì)量，2021（44）：29-30.

[10]趙 靜.淺談如何做好檔案管理各環(huán)節(jié)的保密工作[J].卷宗，2016（4）：86.