【摘 要】 鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的積極推進帶來了國家對鄉(xiāng)村振興項目資金的大量投入,這凸顯了及時且準確的會計核算對國家監(jiān)控鄉(xiāng)村振興進展和評估績效的重要性。在此背景下,機器人流程自動化(RPA)技術以其自動化處理重復性任務和固定流程的能力,成為提升村級財務會計核算效率的創(chuàng)新解決方案。文章選取FJ縣為研究對象,首先對其村級財務會計核算的現狀和存在的問題進行了深入分析,其次基于RPA技術構建了一個面向會計核算的村級財務共享機器人模型,最后詳細介紹了其運作機制。研究進一步探討了機器人的開發(fā)部署、應用價值、對組織人員的影響,以及實施過程中需要關注的數據安全和風險管理問題。通過機器人的應用,旨在實現會計核算的高效性和準確性,為鄉(xiāng)村振興提供堅實的數據支持。
【關鍵詞】 鄉(xiāng)村振興; 村級財務會計核算; RPA; 財務共享機器人
【中圖分類號】 F232;TP315 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937(2024)15-0074-09
一、引言
在2020年底的中央農村工作會議上,習近平總書記作出“民族要復興,鄉(xiāng)村必振興”的重大論斷,要求舉全黨全社會之力推動鄉(xiāng)村振興。鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的實施,對推動農村經濟增長、確保農民的權益與福祉、促進城鄉(xiāng)一體化發(fā)展以及保護生態(tài)環(huán)境與傳統文化具有重要意義。為了確保鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的有效實施,村級財務必須得到強有力的支持與規(guī)范管理,以促進資源的合理分配和利用效率提升。通過科學化、規(guī)范化的財務管理,不僅能推動農業(yè)生產、鄉(xiāng)村產業(yè)和基礎設施建設,而且能進一步增進農村經濟的活力和提升農民的生活水平。但在鄉(xiāng)村振興的過程中,還面臨一系列挑戰(zhàn),尤其是在鄉(xiāng)村治理和組織體系的建設方面相對薄弱,村(社區(qū))賬務處理中的混亂問題日益突出。特別是在現代農村經濟快速發(fā)展的背景下,各村專設報銷員將一個季度的村(社區(qū))賬務上報至鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所進行統一做賬的村級傳統會計核算模式已顯不足,無法滿足農村經濟的新需求。在這種背景下,引入RPA(機器人流程自動化)技術到村級財務會計核算中,可以顯著提升會計核算的時效性和準確性,從而提高會計工作的質量與效率。因此,利用RPA技術作為財務領域支持鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的一個重要手段,已經成為當下亟待探索和實踐的課題。
在數字化浪潮下,村級財務會計核算面臨的挑戰(zhàn)引起了政府和學術界的高度關注。近年來,眾多學者開始關注并研究傳統會計核算模式的缺陷,并嘗試將數字化技術融入村級財務管理,以探討新技術對農村財務會計核算帶來的變革。有學者通過調查安陽市農村財會人員,發(fā)現村級財會人員普遍缺乏專業(yè)的財經知識教育,并指出農村財務管理在人員素質方面的問題。還有學者分析了上海、天津等地的村社分賬核算模式,提出了村集體經濟組織與村民委員會分賬核算的管理模式和運行機制,證實了分賬核算的重要性。李君梅等[ 1 ]審視了基層農村財務管理現狀,提倡通過財務信息化管理來提升管理效率。易雪輝等[ 2 ]在四川甘孜州實施“互聯網+精準扶貧代理記賬”模式,利用大數據平臺進行原始憑證掃描上傳和賬務處理,顯著提高了村級財務基礎工作的質量,展示了先進技術與傳統財務管理模式的融合是可行的。
縱觀現有文獻,這些研究在不同層面探討了農村財務管理的問題和解決方案,從人員素質提升到財務管理模式的優(yōu)化,再到信息技術的應用,為農村財務管理的改進提供了豐富的理論和實踐資源。同時,這些研究也為RPA技術在農村財務管理中的應用提供了理論基礎和實踐方向,有望通過技術手段進一步推動農村財務管理的現代化和規(guī)范化。盡管如此,將RPA(機器人流程自動化)技術應用于村級財務會計核算的研究尚不充分。實際上,RPA在費用報銷領域的研究已經有了一定基礎,如程平等[ 3 ]從技術角度探討了基于RPA機器人在費用報銷中的應用模式,詳細分析了機器人部署的成本效益和風險防控措施,為RPA技術在費用報銷流程中的應用提供了實踐指導。鑒于此,本文以重慶市FJ縣為例,參考程平等[ 4 ]所建立的RPA財務機器人標準體系和實施規(guī)范,對FJ縣現行的村級財務會計核算模式進行了深入分析。通過對報銷員與鄉(xiāng)鎮(zhèn)財會人員的業(yè)務流程進行詳細研究,本文提出了一種基于RPA技術的村級財務共享機器人設計方案,并闡述了其設計思路、模型構建過程以及運行機理。最后,本文針對村級財務共享機器人的實際應用,進行了深入分析和討論,旨在為鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略下的村級財務會計核算提供一種創(chuàng)新的解決方案。
二、鄉(xiāng)村振興下FJ縣村級財務會計核算工作流程及存在的問題
(一)重慶市FJ縣鄉(xiāng)村振興及村級財務會計核算工作流程
近年來,FJ縣充分發(fā)揮其生態(tài)和人文資源的獨特優(yōu)勢,堅守生態(tài)優(yōu)先和綠色發(fā)展的戰(zhàn)略導向,積極推進鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略。以建設國家現代農業(yè)產業(yè)園為重要契機,FJ縣聚焦臍橙產業(yè)的發(fā)展,并將本地豐富的文化資源與農業(yè)旅游相結合,創(chuàng)新性地推動了農旅融合的發(fā)展模式,從而促進了當地經濟、生態(tài)和旅游產業(yè)的綜合發(fā)展。同時,FJ縣堅定不移地實行綠色發(fā)展戰(zhàn)略,果斷關閉了污染企業(yè),積極開展生態(tài)修復工作,改善了人居生活環(huán)境,并轉向發(fā)展農業(yè)產業(yè),探索出一條綠色發(fā)展與高質量發(fā)展相結合的道路。依靠臍橙、臘肉等特色產業(yè),FJ縣逐步培育和扶持了一批電商龍頭企業(yè)的發(fā)展,成功吸引了超過2萬名村民參與電商活動,有效推動了鄉(xiāng)村產業(yè)的振興,提升了村民的整體收入水平,進而提高了村民的生活質量和幸福感。
FJ縣下轄29個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、314個村和78個社區(qū),其會計核算采用的是“村賬鎮(zhèn)管”模式。在這一模式下,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)設立了獨立的財政所,負責對村級財務進行監(jiān)督和管理,同時確保農村集體經濟組織對資產的所有權。每個村(社區(qū))都配備了專職的報賬員,由于財務報銷的工作量相對較小,報賬員通常會按月或季度將財務票據上交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所,并進行定期的賬務處理。對于集體資金、資產和資源的管理情況,通過QQ群、微信群以及張榜公示等方式進行定期公布,以接受村民的監(jiān)督。
FJ縣實行村級財務會計核算通過重慶農村“三資監(jiān)管系統”完成,該系統專為農村集體資金、資產、資源的管理與監(jiān)督而設計,是一個綜合性的信息系統。系統中的資金管理模塊負責處理村級財務的各個方面,包括收支、報銷和核算等任務,并支持在線的申請、審批和支付操作。通過該系統,所有農村集體資金的流動都被詳盡記錄,涵蓋了收入來源、支出項目及金額等關鍵信息,同時,系統還實施了對支出范圍和標準的嚴格控制,以保障資金使用的透明度和規(guī)范性。此外,該系統采用信息化手段,極大簡化了傳統的手工操作流程,降低了重復勞動,從而提升了財務管理的工作效率和精確度。
村級財務會計核算的業(yè)務流程如圖1所示。村級財務會計核算的人工流程涉及多個環(huán)節(jié),從報銷單和憑證的收集與提交,到錄入三資監(jiān)管系統,再到記賬憑證的填列和審核,最后是財務報表的生成與審核。這一流程旨在確保村級財務會計核算的透明性和規(guī)范性,促進財務的合理使用和管理。
首先,村級報銷員負責收集村民的報銷單據,并進行初步審核。報銷單據包括勞務費、會議費、農戶補助等,應當有對應的原始憑證如發(fā)票、收據等。每個季度結束后,報銷員會將收集的報銷單和憑證提交給鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所。
其次,鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所財務人員將對報銷單和憑證進行進一步的審核,內容涉及單據的真實性、合法性和報銷內容的合規(guī)性。審核通過后,財政所的工作人員登錄到“三資監(jiān)管系統”,根據報銷業(yè)務所屬的村委會或者農村集體經濟組織選擇對應的賬套,然后根據報銷單和憑證進行記賬憑證的填制,詳細記錄報銷的項目、金額、受益人等信息。在“三資監(jiān)管系統”中完成錄入后,鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所將對錄入的數據進行核對,確保與原始憑證信息相符。
最后,根據錄入的數據,鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的財務人員將會在“三資監(jiān)管系統”上生成財務報表,如流水賬、財務狀況表等,并對生成的財務報表進行審核,確保報表反映的財務狀況真實、準確。
(二)村級財務會計核算工作存在的問題
FJ縣財務工作存在的問題主要表現在傳統模式缺乏數字化技術,使得財務工作效率較低;財務人員專業(yè)素養(yǎng)低,導致財務工作處理不規(guī)范;專職報銷員流動性強,導致財務工作成本較高。這些問題不僅影響了財務工作的質量和效率,而且增加了村級財務工作的難度和成本。
1.傳統模式缺乏數字化技術,財務工作效率較低
我國自2011年開始實施村財鎮(zhèn)管的財務管理模式,該模式的應用優(yōu)化了村級財務工作的業(yè)務流程,強化了財務監(jiān)督,也使得村級財務的管理更加規(guī)范。然而,該模式也存在一些問題。一方面,下轄村級單位通常會選擇間隔幾個月甚至半年才集中報賬,報賬時間間隔較長會使賬務處理不及時,從而導致財務信息的更新和傳遞速度較慢,使得財務決策者難以根據現有財務數據及時作出準確的財務決策。另一方面,在傳統的財務管理模式下,財務人員需要在“三資監(jiān)管系統”上人工完成憑證填寫。在此期間,財務人員通常需要手動處理大量的財務數據,包括賬單、發(fā)票等。這些數據往往需要進行反復核對和校驗,以保障其準確性和完整性。這種重復性工作耗時耗力,導致財務人員工作效率低下,并且鄉(xiāng)鎮(zhèn)財會人員在處理大量財務工作的基礎上,還會外加一些行政事務,使得他們的工作量較大,難以保證工作效率。
此外,由于財務人員長期從事傳統財務工作,缺乏數字化技能和知識的學習,且對數字化思維模式轉變較為困難,對數字化技術的應用范圍和優(yōu)勢也缺乏足夠的認識,所以對數字化軟件進行村級財務會計核算的熟練程度較低,導致在進行財務處理時錯誤率較高且效率低下。況且,由于傳統的村級財務會計核算模式下業(yè)財融合水平不高,財務人員對農村會計核算業(yè)務的理解和把握能力有限,導致對不同業(yè)務的核算方法和規(guī)范不夠熟悉,影響了財務工作的整體效率。
2.財務人員專業(yè)素養(yǎng)低,財務工作處理不規(guī)范
首先,鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所財會人員的工作往往涉及大量的日常財務操作,如記賬、核對賬目、編制財務報表等,鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務人員對業(yè)務進行記賬填列時,因涉及村委會賬務和農村集體經濟組織賬務的混淆,所以需要人工來區(qū)分賬務的隸屬問題。然而由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務人員專業(yè)出身較少,對業(yè)務歸屬的判斷能力較差,容易出現將村委會的賬填寫至農村集體經濟組織賬套中的情況,導致后續(xù)的財務工作質量難以得到保障。其次,由于財務人員專業(yè)性水平不高,在記賬過程中會出現科目使用錯誤、記錄不規(guī)范等問題,一旦記賬憑證出現錯誤,將引起后續(xù)財務報表的編制中借貸金額不等、科目方向錯誤等問題,嚴重影響了村級財務會計核算的工作質量。
3.專職報銷員流動性強,財務工作成本較高
村賬鎮(zhèn)管的模式下,各村級均設有專職報銷員崗位,由專職報銷員定期前往鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所提交原始憑證完成報銷工作。然而通過鄉(xiāng)村實地考察后發(fā)現,此崗位的人員流動性強,其原因可能在于城鄉(xiāng)發(fā)展不平衡,農村地區(qū)基礎配套設施、教育醫(yī)療就業(yè)環(huán)境等都明顯落后于城市,許多專職報銷員會出現外出務工或轉行的情況。崗位人員的不停流動,一方面導致新員工在適應期內效率較低,另一方面在新老員工工作交接的過程中也產生了一定的時間成本。此外,由于村委會無法吸引和留住所需人才,所以只能選擇聘用非財務專業(yè)人員并對其進行專業(yè)性培訓,而由于聘用的大部分非財務人員文化水平較低,且存在觀念保守落后、主觀排斥先進事物、客觀學習能力較弱等問題,使得村委會將產生大量的資金消耗用于專業(yè)培訓,造成財務工作成本升高。
三、基于RPA的FJ縣村級財務共享機器人模型構建
(一)構建思路
針對村級財務工作的特點,即業(yè)務種類相對穩(wěn)定且年憑證量較少,采用機器人流程自動化(RPA)技術是提升工作效率、降低專業(yè)門檻和減少人為錯誤的有效途徑。通過將RPA技術與現有的“三資監(jiān)管系統”相結合,可以重新塑造村級財務的資金管理機制和業(yè)務流程,實現財務會計核算工作的數字化升級,從而提高財務工作的整體質量和效率。
基于RPA的村級財務共享機器人的設計目標是通過對村級財務會計核算業(yè)務設定的數據標準與規(guī)范化設計,重塑村級財務會計核算工作流程,重新定義村級報銷員和鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所財會人員的工作職責,與“三資監(jiān)管系統”協同,自動化地完成FJ縣所有村(社區(qū))的會計記賬工作,以降低對村(社區(qū))報銷員的會計能力要求,降低對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所財會人員的專業(yè)要求,提高財務工作質量,提升財務工作效率。
在開展機器人流程自動化設計之前,關鍵一步是制定一套規(guī)范化文件,這套文件應包括業(yè)務信息登記表模板、憑證信息表模板以及運行日志模板等。此外,還需準備一份與村(社區(qū))業(yè)務類型相匹配的“科目轉換表”。這些規(guī)范化文件的作用在于確保數據格式的統一性,使得RPA機器人能夠準確地讀取和處理數據,同時規(guī)范數據的寫入和文本的表達。此外,規(guī)范化文件還有助于增強系統的可擴展性和可維護性。當需要對自動化流程進行調整或增加新功能時,規(guī)范化文件能夠減少對機器人代碼的修改,從而降低工作負擔。
在設計村級財務共享機器人流程時,應緊密結合村鎮(zhèn)財務的實際工作流程和RPA技術的功能特點,以明確機器人的具體職責。財務人員將根據實際業(yè)務需求填寫標準化表格,并定期上傳相關文件。機器人將自動識別這些文件,讀取數據并完成記賬工作。隨后,鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的財會人員將對機器人處理的憑證及其附件進行審核。得益于預先設計的規(guī)范化文件模板,機器人還能夠生成運行日志、處理情況分析報告以及費用報銷分析報告。這一流程的實施,實現了村(社區(qū))財務業(yè)務的自動化處理,不僅提升了工作效率,而且減少了錯誤發(fā)生的概率。
(二)模型構建
本文引入RPA機器人流程自動化技術,以應用層、服務層、數據層、基礎設施層四個層次構建基于RPA的村級財務共享機器人框架模型,如圖2所示。
1.應用層
應用層是村級財務共享機器人的實施層面,通過這一層面的應用,機器人能夠自動生成準確的憑證,確保憑證中的科目、時間和金額等記錄無誤,同時保證業(yè)務歸屬賬簿記錄的準確性。這一過程有效地降低了成本,并顯著提升了財務工作的質量和效率。
(1)機器人會通過郵箱地址識別發(fā)送人的村(社區(qū))名稱,并根據此信息將郵件中的附件下載至相應文件夾,實現分類保存。(2)依據既定規(guī)則,機器人會對郵件內容進行分類,區(qū)分業(yè)務是屬于村委會還是村集體經濟組織。(3)機器人將自動登錄“三資監(jiān)管系統”,選取適當的賬套,執(zhí)行憑證錄入操作。(4)在流程的每個關鍵環(huán)節(jié),機器人都會記錄當前工作狀態(tài),并在流程結束時生成運行日志。(5)一旦日志生成,機器人會自動發(fā)送郵件通知鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的財務人員進行憑證及文件的審核。(6)財務人員審核通過后,機器人將自動完成付款憑證的錄入。(7)機器人還會生成處理情況分析報告和費用報銷分析報告,并將這些報告分別發(fā)送至村(社區(qū))報銷員和鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所財務人員的郵箱。
2.服務層
服務層為村級財務共享機器人開發(fā)提供一系列功能組件,這些組件涵蓋了PDF自動化、Mail自動化、Excel自動化、OCR自動化以及應用程序交互等多個方面。這些核心功能的集成,使得機器人能夠高效地協助使用者完成各種日常的財務任務。
例如,PDF自動化功能可以讓機器人幫助自動化處理合同和文件,無需手動轉換或編輯。Mail自動化功能則能夠使機器人自動接收和發(fā)送郵件,及時處理財務相關的通信和通知。Excel自動化功能可以讓機器人自動處理和分析財務數據,生成報表和圖表,提高數據處理的速度和準確性。OCR自動化功能則能夠使機器人在處理財務報表和文件時,自動識別和提取文本信息,無需手動輸入,大大提高了處理速度和效率。應用程序交互功能則允許機器人與各種應用程序進行交互和數據交換,例如登錄“三資監(jiān)管系統”進行憑證錄入,或者讀取和寫入表格數據等。
這些核心功能的應用,使得村級財務共享機器人能夠自動執(zhí)行諸如收發(fā)郵件、識別票據、登錄“三資監(jiān)管系統”以及處理表格數據等重復性任務,不僅提高了工作效率,而且減輕了使用者的負擔,使得財務管理更加智能化和高效化。
3.數據層
數據層在村級財務共享機器人的架構中扮演著至關重要的角色,它為機器人的運行提供了可靠的數據支持。這些數據來源廣泛,包括結構化數據、半結構化數據以及非結構化數據。結構化數據通常來源于“三資監(jiān)管系統”等財務管理平臺,它們以固定的格式組織數據,便于機器人直接處理和分析。
半結構化數據來自機器人在處理郵件等通信工具時所識別的信息,這些數據具有一定的結構,但格式并不固定。例如,郵件的主題、發(fā)件人、收件人和附件等信息,雖然它們有一定的組織形式,但不像結構化數據那樣嚴格遵循某種格式。
非結構化數據主要指原始票據掃描文件或圖片等,這些數據的格式最為自由,需要通過機器視覺等技術進行識別和解析。在數據清洗環(huán)節(jié),機器人會對這些數據進行檢查、識別和糾正可能的錯誤,如輸入錯誤、格式錯誤或者信息不完整等。此外,機器人還會對數據進行標準化處理,確保數據的一致性,比如統一金額的表示方式或者規(guī)范日期格式。
通過一系列的數據處理,機器人能夠確保輸入數據的質量和準確性,減少由于數據錯誤導致的財務處理偏差。這不僅提高了財務數據的可靠性,也為村級財務管理的自動化和智能化提供了堅實基礎。在此基礎上,機器人能夠更加精準和高效地執(zhí)行各項財務任務,如自動生成憑證、錄入賬簿和生成財務報告等,為村(社區(qū))的財務健康管理和決策提供有力支持。
4.基礎設施層
基礎設施層為村級財務共享機器人提供了運行所必需的基礎支持,涵蓋了網絡、硬件設備、服務器和文件準備等多個方面。在這些要素中,網絡和硬件設備是實現財務數智化的關鍵基礎設施。
在文件準備板塊,為了確保機器人的穩(wěn)定運行,需要預先設計和準備一系列標準化的文件模板,如業(yè)務信息登記表、費用報銷分析報告、運行日志以及憑證信息表等。這些模板將有助于機器人按照統一的格式和標準執(zhí)行任務,從而提高工作效率和成果的一致性。此外,還需要構建相關信息庫,例如鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務信息庫和科目轉換表等,以便機器人能夠準確識別、判斷并規(guī)范化處理各種財務數據。這些信息庫將作為機器人智能處理數據的參考依據,能確保財務信息的準確性和處理的自動化程度。
通過這些準備工作,基礎設施層不僅為村級財務共享機器人提供了堅實的運行基礎,而且為財務管理的規(guī)范化和智能化提供了有力保障,從而推動了村級財務工作的效率和質量的提升。
(三)機器人運行機理
在村級財務會計核算流程中,RPA的應用能顯著減少賬務處理所需時間,同時提升工作的速度和精確度,極大提高了財務部門的工作效率。更重要的是,RPA能輕松地遵守復雜的財務規(guī)則和合規(guī)要求,確保了財務會計核算流程的準確性與合規(guī)性。這不僅降低了錯誤和遺漏風險,減少了錯誤修復的成本,而且節(jié)省了因重復性工作所消耗的時間成本。村級財務共享機器人具體運行流程如圖3所示。
基于RPA的村級財務共享機器人的運行流程主要包含以下8個方面:
1.自動讀取郵件并分類分時存放附件
村(社區(qū))報銷員在發(fā)生日常業(yè)務時,需填寫規(guī)范化的“業(yè)務信息登記表”,并在每季度指定的時間段內,將掃描好的財務票據和填寫完畢的文件,按照標準格式發(fā)送至鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所設定的費用報銷專用郵箱,此處采用機器人自動化處理這些文件。機器人能夠讀取“系統賬號密碼配置文件”,自動登錄到費用報銷專屬郵箱,并識別出最新的報銷郵件。機器人會根據郵件的發(fā)件人地址和鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務信息庫的數據,確認發(fā)件人所屬村(社區(qū))的名稱,并以此為文件夾名稱進行命名。隨后,機器人下載郵件附件,并將其分類、分時存儲到相應的文件夾中。
2.判斷票據類別并識別標準化發(fā)票內容
機器人將自動提取“業(yè)務信息登記表”中報銷員標注的原始憑證類別。對標準化發(fā)票,機器人將運用OCR技術自動化地識別發(fā)票信息,并把這些識別結果更新到業(yè)務信息登記表中。之后,機器人會對比原始業(yè)務信息登記表內容和新識別的信息,以檢查二者是否匹配。如果發(fā)現內容有差異,機器人會通知相應的村(社區(qū))報銷員進行必要的修改。而對非標準化發(fā)票,機器人則直接讀取業(yè)務信息登記表中的內容,并據此執(zhí)行后續(xù)流程。
3.區(qū)分業(yè)務歸屬
機器人會分析“業(yè)務信息登記表”的名稱,確定所記錄的業(yè)務是屬于村委會還是屬于農村集體經濟組織。根據這一判斷,機器人會分別將信息錄入村委會憑證信息表和集體經濟組織憑證信息表中。這樣的操作確保了不同類型的業(yè)務數據得到正確的分類和存儲,便于后續(xù)的財務處理和審計工作。通過這種自動化處理,不僅提高了數據處理的速度和準確性,還提升了整個財務流程的效率和管理水平。
4.確定科目名稱
機器人能夠識別并讀取“業(yè)務信息登記表”中以不同業(yè)務名稱命名的工作表。它會通過業(yè)務關鍵詞在科目轉換表中查找相應的科目名稱,并將這些名稱記錄到憑證信息表中,以便后續(xù)填寫憑證。如果在科目轉換表中找不到與業(yè)務對應的科目,機器人會通知鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財會人員進行更新。一旦財會人員更新了科目轉換表,機器人將重新執(zhí)行科目名稱的確定過程。這樣的流程確保了憑證信息表中的科目名稱準確無誤,同時也簡化了財會人員的工作流程。
5.自動完成憑證填寫
在成功確定科目名稱后,機器人將利用“系統賬號密碼配置文件”中存儲的賬號和密碼自動登錄“三資監(jiān)管系統”,并選取正確的賬套。接著,機器人會根據憑證信息表中的詳細信息自動填寫憑證,包括科目和金額等關鍵信息,并生成唯一的憑證號。這一過程的自動化大大提高了財務憑證處理的速度和準確性。
6.提醒鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務人員審核
在自動填寫并生成憑證之后,機器人會將運行日志和憑證信息表通過郵件發(fā)送至鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的財務人員郵箱,并提醒財務人員進行審核。審核的內容包括票據的合規(guī)性、憑證內容的完整性以及非標準化發(fā)票信息與業(yè)務信息表的一致性。這樣的流程確保了財務信息的準確性和完整性,同時也便于及時發(fā)現和糾正可能出現的錯誤。
7.完成付款憑證錄入并生成分析報告
一旦鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所財務人員完成審核并確認無誤,機器人將自動執(zhí)行付款憑證的錄入操作,并生成費用報銷分析報告以及機器人處理情況分析報告。隨后,機器人會將費用報銷分析報告和運行日志發(fā)送至村(社區(qū))報銷員的郵箱,同時將機器人處理情況分析報告、運行日志以及憑證信息表一同發(fā)送至鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所財務人員的郵箱。這樣的流程安排確保了信息的高效傳遞和財務流程的透明度。
8.生成運行日志
機器人會全程監(jiān)控并詳細記錄其工作狀態(tài),特別在關鍵步驟進行詳細記錄,這些記錄包括每步運行的啟動和完成時間以及運行的狀態(tài)等信息。最終,機器人會整合這些信息生成一份全面的運行日志。這樣的日志有助于追蹤機器人的工作流程,確保操作的透明性和可追溯性。
四、FJ縣村級財務共享機器人應用關注點
作為一種創(chuàng)新的村級財務會計核算工具,村級財務共享機器人在鄉(xiāng)村振興的大背景下展現出巨大的應用潛力。它通過高效率的賬務處理能力,不僅能夠提高村級財務會計核算的效率和精確度,還能降低人工成本,為鄉(xiāng)村振興提供堅實的財務數據支撐。然而,引入這項技術不僅意味著需要調整財務人員的工作職責,還必須關注機器人開發(fā)部署的細節(jié),并重視數據安全問題,以防范潛在風險。因此,在FJ縣部署財務共享機器人時,需要綜合考慮開發(fā)部署與價值創(chuàng)造、組織與人員調整、安全與風險控制等多個方面的影響,確保機器人能夠有效發(fā)揮其優(yōu)勢,為鄉(xiāng)村振興奠定堅實的財務基礎。
(一)開發(fā)部署與應用價值
為確保RPA機器人在FJ縣的順利實施和高效運行,需要系統地完成一系列部署任務。首先,考慮到FJ縣村級報銷員流動性大的特點,RPA機器人的部署不僅應包括對固定員工的RPA培訓和軟件安裝,還應確保他們能夠充分理解并熟練執(zhí)行RPA流程。其次,FJ縣需部署相應的硬件設施,確保網絡和基礎設施滿足RPA軟件運行的需求。此外,還需進行機器人的實際運行部署,包括配置應用服務器、RPA財務機器人的開發(fā)、授權RPA產品許可證以及配置光學字符識別(OCR)服務等。這些部署工作的終極目標是確保RPA機器人在鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務核算工作中能夠實現高效且穩(wěn)定的長期運行。
在部署完成之后,FJ縣的財務共享機器人將能夠與人工操作實現無縫銜接。人工僅需準備好初始的規(guī)范化文件,機器人便能夠自主地將財務數據輸入系統,并執(zhí)行賬務處理等相關工作。對于一些復雜的財務問題,人工可以與機器人協同工作,為機器人提供指導,確保工作的準確性及合規(guī)性。這種模式不僅最大化地利用了機器人的效率優(yōu)勢,而且確保了財務工作的質量,達到了高效率與高質量的雙重保障。
此外,FJ縣的財務工作涉及廣泛,包括土地承包、農產品市場化等多個方面。引入村級財務共享機器人不僅提高了財務數據的準確性,而且優(yōu)化了村級財務管理,有效促進農業(yè)經營效益的提升和農業(yè)成本管理的優(yōu)化,為農業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。這種數字化的財務會計核算手段不僅在提高經濟效益上發(fā)揮關鍵作用,而且為農業(yè)生產鏈的升級和農產品市場競爭力的提升提供了有力支持。村(社區(qū))通過利用高質量高精度的財務共享機器人,并結合報銷和記賬流程,推動了村級財務會計核算數字化與鄉(xiāng)村振興的有機融合,為以數字化鄉(xiāng)村為引擎的中國鄉(xiāng)村振興目標提供了實現途徑。
(二)對組織與人員的影響
FJ縣在應用村級財務共享機器人之后,不僅可以極大地優(yōu)化各村級單位報銷員的工作模式,而且能夠顯著提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所財務人員的工作效率,同時會對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所和村委會的日常運行產生積極影響。
首先,對于村(社區(qū))報銷員來說,在區(qū)縣范圍內推廣RPA村級財務共享機器人之前,他們的工作是一項既復雜又繁重的任務。報銷員需要根據不同的業(yè)務需求,整理各種發(fā)票、收據等原始材料,并填寫費用報銷單,再將這些資料提交給村(社區(qū))領導進行審批。待領導審核通過后,這些文件還需送往鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所進行后續(xù)的填寫和處理。而隨著RPA機器人自動化流程的引入,報銷員只需按照預設的標準化信息登記表填寫相關數據,機器人會自動識別、抓取并分類這些業(yè)務,極大地簡化了費用報銷流程,提升了工作效率,減輕了報銷員的工作壓力。
其次,對于FJ縣的鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的財務人員來說,在應用機器人之前,各村級單位每年需要記入“三資管理系統”的憑證量在百筆左右,而每筆報銷憑證財務人員至少花費30分鐘進行手工處理。其中,財務人員需要手動區(qū)分農村集體經濟組織和村委會的賬務,并利用報銷員提供的原始憑證登錄“三資監(jiān)管系統”進行記賬憑證的填寫。然而,隨著機器人流程自動化的應用,財務人員的工作流程在得到簡化的同時,工作效率也會顯著提升。采用RPA財務共享機器人處理一份報銷業(yè)務,只需要大約5分鐘的時間,與人工處理相比,效率至少提升了6倍。財務人員只需要在機器人自動判斷業(yè)務歸屬并根據科目匯總表進行憑證的填寫后審核憑證及相關文件即可。這一變化不僅降低了對財務人員專業(yè)技能的要求,而且通過自動化和智能化的技術手段,重新構建和優(yōu)化了村級財務會計核算及財務管理流程。這不僅提升了數據處理的速度和準確性,還提高了報銷員和財務人員的工作效率與工作質量。
最后,對FJ縣的鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所和村委會而言,RPA流程自動化的應用顯著減少了報銷流程中的人工參與和處理時間。以往,鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所需要投入大量時間處理來自各村級單位的費用報銷單,逐一核對各種票據和信息,這一過程既耗時又存在較高的出錯風險。采用RPA機器人后,報銷數據的處理變得更加標準化和規(guī)范化,大幅降低了錯誤率。RPA的應用不僅提高了處理速度,而且使財政所和村委會能夠更迅速地完成報銷審核和財務處理工作。這種自動化流程相較于原有的人力配置,減少了一半對人力資源的依賴,不僅提升了人員利用率,同時也提升了財務流程的整體效率和準確性。通過減少人工操作和提升處理速度,RPA流程自動化為鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所和村委會帶來了更高效率和準確性的財務管理體驗。
(三)數據安全與風險識別
為確保FJ縣財務共享機器人的穩(wěn)健運行,需實施嚴格的數據安全策略和風險識別機制,以防范潛在的數據泄露和未授權訪問風險。首先,財務共享機器人的數據準確性和安全性至關重要。機器人處理的數據不僅包含大量財務數據和敏感信息,還可能包含村(社區(qū))的機密文件和居民的個人隱私,如身份證號、銀行卡號等。這些信息若被泄露,可能被不法分子利用,對居民造成嚴重影響。因此,必須采用強有力的加密技術來保護這些數據,確保只有授權人員才能訪問。其次,為了進一步提高數據安全水平,應定期對授權人員進行數據安全培訓,強化安全意識,并實施身份認證和訪問控制,以防止未授權訪問。最后,需要定期對機器人進行維護,以預防可能出現的安全風險,確保機器人的長期穩(wěn)定運行。
在引入RPA機器人時,不僅需要關注信息泄露的風險,還應認識到其可能帶來的其他潛在風險。例如,機器人運行過程中可能會因為網絡問題、文件損壞或電腦性能不佳等原因導致錯誤或運行混亂。針對此類風險,可以采取一系列預防和監(jiān)控措施。首先,對于文件損壞或無法正常打開的情況,可能是由于文件格式不規(guī)范或存儲過程中的數據損壞或丟失造成的。在機器人流程中,可以設置一個檢查文件狀態(tài)的環(huán)節(jié),如果文件損壞,機器人會自動提醒相關人員重新修改提交。其次,建立一個合理的監(jiān)察機制,鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所可以指派專門的管理人員負責日常監(jiān)控機器人的運行狀況。這樣的監(jiān)察措施有助于及時發(fā)現并解決潛在問題,避免因運行錯誤而增加額外的時間成本。最后,針對可能導致錯誤的特定原因,制定相應的補救機制,以確保流程的順暢運行。這些措施將有助于最大限度地減少引入RPA機器人過程中的潛在風險,確保機器人能夠安全、高效地運行。
五、結語
本文對鄉(xiāng)村振興背景下FJ縣財務會計核算的現狀進行了全面分析,探討了RPA技術在鄉(xiāng)村財務會計核算中的應用前景,詳細闡述了RPA財務共享機器人的實施步驟和優(yōu)勢,認為在村(社區(qū))層面應用財務共享機器人能夠顯著提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整體財務工作水平,確保村級集體財產的安全,增強村級財務管理的規(guī)范性和準確性。從提高效率和質量的角度來看,村級財務的數智化轉型是一個不可避免的趨勢。
盡管如此,RPA技術的推廣應用也遭遇了一些挑戰(zhàn),包括部署問題、人員培訓需求、流程適應性以及系統集成等。為了應對這些挑戰(zhàn),必須持續(xù)進行技術創(chuàng)新和優(yōu)化。將RPA機器人的優(yōu)勢與鄉(xiāng)鎮(zhèn)的實際核算需求相結合,不僅有助于推動FJ縣或其他村縣的數智化變革,而且為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的會計核算工作帶來了實在價值。隨著數字鄉(xiāng)村建設的不斷推進,RPA技術在村級財務會計核算領域的應用前景光明,有望成為鄉(xiāng)村振興的持久動力。
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