關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公系統(tǒng)；高校協(xié)同辦公；高校信息化

協(xié)同辦公系統(tǒng)是一種自動(dòng)化辦公方式。隨著信息化的快速發(fā)展，協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公的重要手段，極大地提高了辦公效率。高校有著多部門、多人員的特點(diǎn)，因此，更需要協(xié)同辦公系統(tǒng)優(yōu)化高校管理流程，實(shí)現(xiàn)多院系、多部門之間有效溝通及審批。

1 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的時(shí)代背景

中國高度重視數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展，《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》[1]明確提出，加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國。黨的二十大報(bào)告中也提出建設(shè)數(shù)字中國，全力推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2024世界數(shù)字教育大會(huì)在上海閉幕。教育部部長懷進(jìn)鵬在大會(huì)上發(fā)表“攜手推動(dòng)數(shù)字教育應(yīng)用、共享與創(chuàng)新”的主旨演講[2]，要聚焦“應(yīng)用、共享、創(chuàng)新”，加快實(shí)現(xiàn)全球教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2023年中共中央、國務(wù)院印發(fā)了《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》[3]，明確了數(shù)字中國建設(shè)的戰(zhàn)略路徑、目標(biāo)和重點(diǎn)，規(guī)劃指出，要在教育等重點(diǎn)領(lǐng)域，加快數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用。

2021年教育部發(fā)布了《高等學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范（試行）》的通知[4]，指出要推動(dòng)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合，提升高等學(xué)校信息化建設(shè)與應(yīng)用水平，支撐教育高質(zhì)量發(fā)展。

2018年教育部印發(fā)了《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》（教技〔2018〕6號(hào)）[5]并發(fā)布通知，為推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”提供了具體實(shí)施計(jì)劃，為教育強(qiáng)國提供了有效途徑。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化，該計(jì)劃堅(jiān)持以立德樹人為根本任務(wù)，以教育信息化引領(lǐng)教育現(xiàn)代化。

由此可見，高校采用信息化方式打造新型的教育模式是大勢(shì)所趨。數(shù)字校園不僅是實(shí)現(xiàn)教育、科研、管理及服務(wù)手段的現(xiàn)代化，更是人才培養(yǎng)的觀念和教育理念的一場(chǎng)深刻改造。高校采用數(shù)字化辦公有利于提高辦事效率，加強(qiáng)各業(yè)務(wù)部門之間的交流。

2 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用的意義及現(xiàn)狀

協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為高校辦公和管理的重要手段，沈陽化工大學(xué)于2018年正式上線協(xié)同辦公系統(tǒng)，系統(tǒng)的使用推進(jìn)了學(xué)校信息化的發(fā)展，大大提高了學(xué)校教職工的辦事效率，方便了學(xué)校的規(guī)范化管理，為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展奠定了基本的信息化基礎(chǔ)。

2.1 基于高校場(chǎng)景下的協(xié)同辦公系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校管理逐漸趨于信息化、智能化。協(xié)同辦公系統(tǒng)作為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，能夠有效提升學(xué)校的管理效率和教學(xué)質(zhì)量。協(xié)同辦公系統(tǒng)將現(xiàn)代辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)多部門統(tǒng)一整合、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享，并消除數(shù)據(jù)重復(fù)管理及數(shù)據(jù)不同步的問題，提升高校管理效益，規(guī)范辦事流程。

高校協(xié)同辦公協(xié)同以方便教師辦公的角度和業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點(diǎn)，推動(dòng)了信息技術(shù)與教育管理服務(wù)深度融合，提升了高等學(xué)校信息化建設(shè)與應(yīng)用水平，同時(shí)也是智慧校園建設(shè)工作中的一大亮點(diǎn)。協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用在高校場(chǎng)景中，大大提高了高校的辦事效率，達(dá)到了教職工少跑路、審批快、辦事留痕、規(guī)范辦事流程、節(jié)省辦公成本等一系列效果，實(shí)現(xiàn)了辦公一體化，為高校未來的發(fā)展奠定了信息化基礎(chǔ)。

高校與企業(yè)不同，從組織架構(gòu)上看，學(xué)校由校長、書記統(tǒng)籌全校工作，校領(lǐng)導(dǎo)分管各部門工作，高校機(jī)構(gòu)設(shè)置分為組織機(jī)構(gòu)、教學(xué)單位、科研院所等；從管理類型看，又分為教學(xué)、科研、管理等。高校結(jié)構(gòu)復(fù)雜，人員數(shù)目和人員角色較多，需要建立一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)，提升院校管理效能，某主流協(xié)同辦公系統(tǒng)針對(duì)教育行業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺(tái)的框架如圖1所示。

2.2 基于沈陽化工大學(xué)的協(xié)同辦公系統(tǒng)

本文以作者所在高校為例，對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)在高校中的應(yīng)用進(jìn)行探析。系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，目前沈陽化工大學(xué)協(xié)同辦公系統(tǒng)是面向教職工開放。

本校目前協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能主要為公文的收發(fā)、文件處理、通知、會(huì)議室預(yù)約及各部門的業(yè)務(wù)流程，涉及的部門有黨政辦公室、黨委宣傳部、人事處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處、后勤、保衛(wèi)處、網(wǎng)絡(luò)與信息化中心、分析測(cè)試中心、招采辦等。常用的辦公流程有黨政辦公室部門的文件處理流程、發(fā)文流程、用印申請(qǐng)流程等。

流程使用過程中由系統(tǒng)管理員或指定人員監(jiān)控流程，用戶也可以通過流程圖、流程狀態(tài)查詢流程的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，全過程留痕，申請(qǐng)人員、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)也可及時(shí)跟進(jìn)流程，查看最新的處理結(jié)果，審批節(jié)點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)可通過移動(dòng)端處理流程，不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，處理事務(wù)方便快捷，大大提高了辦事效率。

2.3 沈陽化工大學(xué)流程實(shí)例分析

協(xié)同辦公系統(tǒng)工作流程實(shí)現(xiàn)學(xué)校部門業(yè)務(wù)流程的線上辦理，將文本制度流程化、表單化，教職工可登錄系統(tǒng)門戶選擇要辦理的流程，填寫表單后提交申請(qǐng)。協(xié)同辦公系統(tǒng)流程的建設(shè)，避免了教職工在各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)辦公室頻繁跑腿的現(xiàn)象，在領(lǐng)導(dǎo)或教職工出差期間也能通過電腦端或移動(dòng)端進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，讓數(shù)據(jù)多跑路，大大提高了業(yè)務(wù)處理的效率。

以本校常用流程“用印申請(qǐng)流程”為例。為規(guī)范學(xué)校各類印章的使用和管理，提高黨政辦的服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，由黨政辦公室提出建設(shè)流程需求，網(wǎng)絡(luò)與信息化中心進(jìn)行流程的二次開發(fā)。2017年開始使用該流程，截至目前已產(chǎn)生7 900余條數(shù)據(jù)，該流程一方面對(duì)用印申請(qǐng)全過程留痕，利于溯源；另一方面學(xué)校用印申請(qǐng)逐級(jí)審批、嚴(yán)格審核，規(guī)范了教職工的用印行為。

沈陽化工大學(xué)協(xié)同辦公系統(tǒng)流程建設(shè)分為流程圖建設(shè)、表單建設(shè)、審批節(jié)點(diǎn)配置等幾個(gè)步驟。首先，根據(jù)學(xué)校用印申請(qǐng)的相關(guān)要求制定流程圖，該流程從申請(qǐng)人開始，根據(jù)申請(qǐng)人的選擇情況，流程開始流轉(zhuǎn)，到歸檔結(jié)束，如圖2所示；其次，根據(jù)所需字段設(shè)計(jì)流程表單，流程表單內(nèi)容如圖3所示；最后，配置每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的審批人，該流程共有6個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，如圖4 所示。

3 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用存在的問題

協(xié)同辦公系統(tǒng)功能強(qiáng)大，內(nèi)容豐富，但是高校業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，人員結(jié)構(gòu)龐大，在使用過程中仍面臨著許多問題。從行政角度看該項(xiàng)目的頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃等方面考慮仍有欠缺；從系統(tǒng)的使用者角度看仍有可以更加人性化的改進(jìn)；從系統(tǒng)管理者角度看，面臨著管理和運(yùn)營等方面的挑戰(zhàn)。

3.1 從高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的行政角度看

系統(tǒng)推廣使用有難度。高校協(xié)同辦公系統(tǒng)投入運(yùn)行之后，用戶接受度、使用率是首要關(guān)心的問題。系統(tǒng)出發(fā)點(diǎn)是好的，但是復(fù)雜的操作和流程讓用戶產(chǎn)生抵觸心理。并且系統(tǒng)的持續(xù)使用性是難點(diǎn)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用之一就是提供流程工作平臺(tái)。通過前期調(diào)研工作，各部門對(duì)自己的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，在協(xié)同辦公系統(tǒng)上創(chuàng)建了辦事流程。但是，協(xié)同辦公協(xié)同旨在全部門協(xié)同辦公，缺少學(xué)校牽頭、統(tǒng)籌規(guī)劃，全局考慮還稍有欠缺[7]。由傳統(tǒng)辦公轉(zhuǎn)為協(xié)同辦公，缺少無紙化轉(zhuǎn)為電子辦公轉(zhuǎn)變的深度思考，缺乏辦公流程的完善和規(guī)范[6]。

3.2 從高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用者角度看

協(xié)同辦公系統(tǒng)是高校辦公信息化的主要方式，但是因?yàn)橄到y(tǒng)新穎、功能豐富等特點(diǎn)，用戶操作起來還是有難度，缺少規(guī)范的系統(tǒng)使用培訓(xùn)會(huì)導(dǎo)致教職工無從下手。系統(tǒng)的流程設(shè)定死板，一旦流程創(chuàng)建好，就必須按流程辦事，缺少靈活性。用戶在使用系統(tǒng)時(shí)，需要安裝插件才可以處理附件功能，但是不兼容問題卻頻頻出現(xiàn)，學(xué)校為了節(jié)約成本沒有做版本升級(jí)和后期維護(hù)服務(wù)的購買，給用戶帶來比較差的用戶體驗(yàn)，出現(xiàn)了缺少管理、維護(hù)的現(xiàn)象。

3.3 從高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)管理者角度看

協(xié)同辦公系統(tǒng)功能強(qiáng)大，底層邏輯復(fù)雜，對(duì)高校的技術(shù)管理人員也提出了高要求。除了用戶的正常使用外，由于需求的不斷增加，高校的系統(tǒng)管理人員還要負(fù)責(zé)流程的二次開發(fā)。本校的人力資源管理功能也是由系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)，目前學(xué)校使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)邏輯思維是權(quán)限跟人走，而不是崗位，這樣就導(dǎo)致人員調(diào)動(dòng)時(shí)需要調(diào)整的地方就很多，特別是學(xué)校大換屆的時(shí)候，系統(tǒng)對(duì)人員調(diào)整會(huì)很麻煩。此外，還會(huì)涉及人員多重角色的問題[8]，但是目前本校使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)沒有為此提供一個(gè)解決方案。

4 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用的對(duì)策

基于高校的協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅是信息化的創(chuàng)新，也是傳統(tǒng)辦公思維和信息化辦公思維的碰撞，做好信息化工作難點(diǎn)在于思想的突破，要結(jié)合好高校自身的情況，分步推進(jìn)、不斷完善。

4.1 強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃

協(xié)同辦公系統(tǒng)的意義不在于將辦公無紙化，它更應(yīng)思考的是如何將工作思維與信息化手段結(jié)合出更為高效的辦公手段。針對(duì)這一問題，高校的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，費(fèi)些心思去思考、尋找答案。高校應(yīng)從一線教職工入手，真正了解到大家的痛點(diǎn)及需求，走訪各部門進(jìn)行調(diào)研，以問題為導(dǎo)向，多部門協(xié)同聯(lián)動(dòng)。針對(duì)市面上大多數(shù)的協(xié)同辦公系統(tǒng)放在哪里都適用的這種問題，高校應(yīng)從內(nèi)部開始，以高校需求為主導(dǎo)，構(gòu)建出適合自己校情的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

4.2 做好網(wǎng)絡(luò)安全工作

網(wǎng)絡(luò)安全重在未雨綢繆，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題，應(yīng)在學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)使用該系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性；部署日志審計(jì)系統(tǒng)，要有可溯源性；用戶的賬號(hào)密碼強(qiáng)度設(shè)置要根據(jù)要求并且要保管好、定期更換，開啟雙因子認(rèn)證，確保登錄的安全性；提升高校教工的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，定期開展網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)會(huì)。高校的協(xié)同辦公系統(tǒng)里面存儲(chǔ)著高校的教職工個(gè)人隱私信息，同時(shí)也包含上級(jí)文件、校級(jí)發(fā)文等重要文件信息，更應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，保障系統(tǒng)正常運(yùn)行的同時(shí)也應(yīng)做好信息安全、數(shù)據(jù)安全的把控，防范化解重大風(fēng)險(xiǎn)，以免給學(xué)校、社會(huì)甚至國家造成重大損失。

4.3 做好移動(dòng)端建設(shè)

手機(jī)相較于電腦來說，攜帶更為方便，處理事務(wù)更為快捷，應(yīng)做好協(xié)同辦公系統(tǒng)的移動(dòng)端設(shè)計(jì)。用戶在手機(jī)上下載多個(gè)App常感到煩惱和負(fù)擔(dān)，可以將其與企業(yè)微信打通，讓用戶通過微信即可辦公。同時(shí)，應(yīng)注重移動(dòng)端App的頁面設(shè)計(jì)，增強(qiáng)其各個(gè)手機(jī)系統(tǒng)、瀏覽器的適配性，做好移動(dòng)端的消息推送，將電腦端協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能盡可能全地做到移動(dòng)端。移動(dòng)端應(yīng)實(shí)現(xiàn)公文處理、流程處理、會(huì)議管理、通知公告、協(xié)同公文處理等多項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)功能，盡可能達(dá)到與電腦端一樣的效果。

4.4 推進(jìn)系統(tǒng)信創(chuàng)改造

協(xié)同辦公系統(tǒng)涉及公文的收發(fā)、文件管理、電子簽章、內(nèi)部審批等，肩負(fù)著高校內(nèi)部管理與基礎(chǔ)信息安全的重任，因此協(xié)同辦公系統(tǒng)是信創(chuàng)改造的重要一環(huán)。信創(chuàng)涵蓋四大板塊：基礎(chǔ)硬件、基礎(chǔ)軟件、應(yīng)用軟件、信息安全。協(xié)同辦公系統(tǒng)使用頻率最高、最核心的是辦公軟件，應(yīng)采購國產(chǎn)基礎(chǔ)軟件完成信創(chuàng)改造，這也是未來的大勢(shì)所趨。

4.5 加強(qiáng)高校信息化隊(duì)伍人才建設(shè)

相較于高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)，如何管理好協(xié)同辦公系統(tǒng)更是值得思考的問題。系統(tǒng)的管理離不開專業(yè)的技術(shù)人員，但在工作中，常常忽略技術(shù)人員這個(gè)角色，高校更是缺乏屬于自己的專業(yè)信息化人才隊(duì)伍。高校應(yīng)拓寬技術(shù)人員的晉升空間，完善獎(jiǎng)罰機(jī)制，激發(fā)技術(shù)人員工作熱情?；ヂ?lián)網(wǎng)行業(yè)日新月異，要加大技術(shù)人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，提升他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其了解前沿技術(shù)，為學(xué)校的信息化發(fā)展提供專業(yè)的技術(shù)支持。

5 結(jié)束語

本文以沈陽化工大學(xué)為例，對(duì)高校協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行探析，分析其痛點(diǎn)并給出對(duì)策。以本校實(shí)際應(yīng)用的流程為例，展示了流程圖、流程表單、流程審批節(jié)點(diǎn)的配置，形象具體地呈現(xiàn)系統(tǒng)的流程建設(shè)核心部分。從行政、使用者、系統(tǒng)管理者3個(gè)角度出發(fā)，結(jié)合學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)使用情況分析問題。圍繞頂層設(shè)計(jì)、技術(shù)支撐等方面提出解決辦法。最后，教育數(shù)字化是建設(shè)教育強(qiáng)國的重要基礎(chǔ)，協(xié)同辦公系統(tǒng)是數(shù)字校園辦公的主要手段，后續(xù)應(yīng)從高校的實(shí)際需求出發(fā)，更好地為高校辦公服務(wù)。