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高??萍疾樾路?wù)系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)與實(shí)踐

2024-10-29 00:00:00昝棟張展孫臻宮兆陽
圖書館學(xué)刊 2024年9期
關(guān)鍵詞:科技查新管理系統(tǒng)

[摘 要]為適應(yīng)新形勢(shì)新需求,推動(dòng)科技查新與查收查引工作規(guī)范高效發(fā)展,中國海洋大學(xué)自主研發(fā)了科技查新與查收查引服務(wù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)秉承“讓數(shù)據(jù)多跑路、客戶少跑腿”的設(shè)計(jì)理念,實(shí)現(xiàn)了全流程線上管理及提供服務(wù),有效杜絕了傳統(tǒng)管理方式的弊端,在精簡(jiǎn)服務(wù)流程、提升工作效率方面發(fā)揮了積極作用,同時(shí)為實(shí)現(xiàn)高校科技查新與查收查引一體化管理服務(wù)提供了完善的解決方案和成功案例。

[關(guān)鍵詞]科技查新 查收查引 管理系統(tǒng) 一體化服務(wù)

[分類號(hào)]G252

1 引言

中國海洋大學(xué)科技查新工作站(以下通稱“我站”)成立于20世紀(jì)90年代,是原國家教育委員會(huì)首批批準(zhǔn)成立的科技項(xiàng)目咨詢及成果查新工作站,同時(shí)也是教育部首批認(rèn)證的理工類科技查新工作站[1]。我站依托圖書館參考咨詢部這一實(shí)體部門,成立之初主要開展項(xiàng)目咨詢及科技查新服務(wù),后續(xù)結(jié)合高??蒲谐晒u(píng)價(jià)需要增設(shè)查收查引服務(wù)[2],依據(jù)知名索引類數(shù)據(jù)庫開具論文收錄及引用證明,至今并行開展科技查新與查收查引服務(wù)已二十余年,近五年年均承擔(dān)科技查新課題四百余件、查收查引檢索證明一千余件,在支持本校教學(xué)科研及發(fā)揮高校圖書館社會(huì)化服務(wù)職能方面均發(fā)揮了重要作用。

隨著社會(huì)環(huán)境的變化和用戶需求的升級(jí),科技查新與查收查引服務(wù)工作面臨著新形勢(shì)和新挑戰(zhàn)[3],如何通過合理規(guī)劃理順環(huán)節(jié)進(jìn)一步提升管理水平和工作效率,更好地發(fā)揮圖書館服務(wù)教學(xué)科研的作用,是管理決策者及工作人員必須主動(dòng)面對(duì)并積極思考的現(xiàn)實(shí)問題。筆者結(jié)合中國海洋大學(xué)圖書館通過自主開發(fā)科技查新與查收查引服務(wù)系統(tǒng)顯著提升服務(wù)效率及管理水平的探索實(shí)踐進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享,以期為同行提供參考借鑒。

2 系統(tǒng)開發(fā)必要性

2.1 客戶群體變化帶來了新需求

近年來,隨著國家創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略的推進(jìn)和高校圖書館社會(huì)化服務(wù)職能的拓展,我站接待的客戶群體逐步由高校及科研院所擴(kuò)展至從事科研創(chuàng)新的社會(huì)各個(gè)層面,其中以企業(yè)和個(gè)人為代表的社會(huì)用戶數(shù)量增長(zhǎng)尤為明顯。新用戶群體由于缺乏對(duì)科研流程的整體認(rèn)知,需要工作人員投入大量的時(shí)間為其提供咨詢服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo),依賴人工推進(jìn)的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式耗費(fèi)了工作人員大量的時(shí)間和精力,有必要通過系統(tǒng)化的工作模式減少非必要的事務(wù)性勞動(dòng),讓工作人員更專注于客戶需求分析及咨詢服務(wù)質(zhì)量的提升。

2.2 傳統(tǒng)管理模式弊端日漸明顯

筆者梳理中國海洋大學(xué)當(dāng)前查新事業(yè)發(fā)展面臨的堵點(diǎn)和痛點(diǎn),發(fā)現(xiàn)主要涉及管理和服務(wù)兩個(gè)方面,其中管理的問題主要集中在公章管理、賬務(wù)管理方面;服務(wù)的問題主要集中在業(yè)務(wù)流程和服務(wù)模式方面。

關(guān)于公章管理,由于用章頻繁,中國海洋大學(xué)圖書館設(shè)立專人進(jìn)行公章的保管和使用、利用專用設(shè)備進(jìn)行公章使用記錄,盡管多次進(jìn)行規(guī)范和調(diào)整,但還是難以做到公章使用的嚴(yán)格監(jiān)管。另外,教育部頒發(fā)的查新站公章僅有一枚,多校區(qū)辦學(xué)的現(xiàn)實(shí)使各校區(qū)受理的查新任務(wù)最后都必須統(tǒng)一到公章所在校區(qū)蓋章,手續(xù)繁瑣、工作效率低下。財(cái)務(wù)方面,由于缺乏系統(tǒng)管理,人工記賬準(zhǔn)確性和及時(shí)性難以保證,在線支付渠道的缺失使用戶只能在指定工作日到校財(cái)務(wù)部門辦理現(xiàn)金交費(fèi),導(dǎo)致用戶在取報(bào)告之前無法辦結(jié)交費(fèi)手續(xù),從而造成費(fèi)用拖欠,形成了賬目管理漏洞。服務(wù)方面,傳統(tǒng)的服務(wù)模式在業(yè)務(wù)委托、受理、分配、交費(fèi)以及后期的開票和出具報(bào)告環(huán)節(jié)均依靠人工推動(dòng),工作流程之間缺乏清晰的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和閉環(huán)銜接,導(dǎo)致執(zhí)行力和規(guī)范性不足,工作效率低下。

結(jié)合對(duì)其他相關(guān)高校的情況調(diào)研,上述問題普遍存在于依托高校圖書館提供服務(wù)的查新工作站中,傳統(tǒng)的工作模式由于缺乏科學(xué)的組織規(guī)劃和流程設(shè)計(jì),無法適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求,逐漸成為阻礙管理水平和工作效率提升的負(fù)面因素。利用技術(shù)手段減少服務(wù)過程中非必要的人工環(huán)節(jié),通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理及提供服務(wù)已成為大勢(shì)所趨。

2.3 已有科技查新及查收查引系統(tǒng)的功能調(diào)研

近年來,許多查新機(jī)構(gòu)都進(jìn)行了系統(tǒng)開發(fā)的探索和嘗試,例如科技查新方面,2010年南京大學(xué)圖書館針對(duì)一校多區(qū)的辦學(xué)需求,設(shè)計(jì)開發(fā)了在線聯(lián)合作業(yè)的科技查新管理系統(tǒng)[4];2014年,清華大學(xué)圖書館自主開發(fā)了囊括科技查新工作所有業(yè)務(wù)流程和管理流程,并通過嚴(yán)格的權(quán)限管理加以保障的科技查新系統(tǒng)[5]。查收查引方面,北京大學(xué)[6]、山東大學(xué)[7-8],西安交通大學(xué)[9]等高校均在減少重復(fù)性勞動(dòng)、提升工作效率方面進(jìn)行了研究和實(shí)踐。此外中國科學(xué)院、CALIS、北京郵電大學(xué)以及知先信息、寶和等商業(yè)化系統(tǒng)軟件相繼問世[10],在簡(jiǎn)化委托受理流程、提升收錄和排他引算法方面都進(jìn)行了針對(duì)性地設(shè)計(jì)開發(fā)。這些系統(tǒng)的應(yīng)用均不同程度地提升了科技查新與查收查引的信息化水平,但已有案例成效主要集中在網(wǎng)上委托申請(qǐng)、報(bào)告整理算法及課題信息統(tǒng)計(jì)等方面,后期的報(bào)告交付仍延續(xù)傳統(tǒng)流程,即仍保留以紙質(zhì)簽章版報(bào)告作為最終交付物的工作模式,未能真正意義上實(shí)現(xiàn)全流程網(wǎng)絡(luò)化管理和提供服務(wù),在簡(jiǎn)化工作流程、縮短報(bào)告周期、提升整體工作效率方面仍留有較大提升空間。

2.4 社會(huì)大環(huán)境引入變革契機(jī)

隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展,社會(huì)環(huán)境及用戶行為習(xí)慣均呈現(xiàn)數(shù)字化特征,網(wǎng)絡(luò)電商迅速崛起,在線支付及電子發(fā)票日益普遍;數(shù)字經(jīng)濟(jì)助推數(shù)字簽章技術(shù)日漸成熟,特別是新冠肺炎疫情暴發(fā)后,很多領(lǐng)域或行業(yè)采取了無紙化的辦公模式,載體形式向數(shù)字化轉(zhuǎn)變,社會(huì)發(fā)展的數(shù)字化進(jìn)程逐漸主導(dǎo)了公眾的認(rèn)知,對(duì)于服務(wù)升級(jí)的需求和呼聲日益迫切。在此大背景下,科技查新與查收查引服務(wù)作為高校社會(huì)化信息服務(wù)的重要形式,不應(yīng)該再拘泥于原有的思維定式,創(chuàng)新工作模式已經(jīng)迎來了新的發(fā)展契機(jī)。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)踐

早在2010年,中國海洋大學(xué)圖書館就開展過自主開發(fā)科技查新管理平臺(tái)的嘗試,但開發(fā)思路受限于傳統(tǒng)流程,僅實(shí)現(xiàn)了委托環(huán)節(jié)的線上提交,在流程優(yōu)化和細(xì)節(jié)處理方面缺乏深入改進(jìn),導(dǎo)致用戶體驗(yàn)不佳而未能持續(xù)應(yīng)用??偨Y(jié)早期的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),系統(tǒng)化管理不應(yīng)止步于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)化實(shí)現(xiàn),而應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短,針對(duì)問題環(huán)節(jié)在優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上啟動(dòng)系統(tǒng)再造,才能真正意義上達(dá)到事半功倍的效果。本次系統(tǒng)重構(gòu)中國海洋大學(xué)圖書館抽調(diào)業(yè)務(wù)人員和開發(fā)人員組成專項(xiàng)工作組,對(duì)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)致梳理,針對(duì)各種特殊場(chǎng)景同步推進(jìn)規(guī)范流程設(shè)計(jì)和制度修訂,在全面完善業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上啟動(dòng)開發(fā)工作,重點(diǎn)從以下方面入手,進(jìn)行了整體流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)(見圖1)。

3.1 用戶委托環(huán)節(jié)

同大多數(shù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方式一樣,該系統(tǒng)采用了在線表單形式供用戶填寫委托內(nèi)容,科技查新與查收查引作為兩個(gè)單獨(dú)模塊分別提供委托入口,提交信息分成委托人和委托業(yè)務(wù)兩部分信息。其中委托人信息作為委托請(qǐng)求的聯(lián)系方,注冊(cè)成功后可多次提交文章委托請(qǐng)求,委托人郵箱用于查收?qǐng)?bào)告初稿及后期接收電子發(fā)票;委托業(yè)務(wù)信息部分客戶需要根據(jù)網(wǎng)站導(dǎo)引下載模板文件,按需填寫科技查新或查收查引委托信息后上傳文件。區(qū)別于已有系統(tǒng)委托環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì),文獻(xiàn)委托模板不需要錄入委托人的信息,有效避免了信息的重復(fù)錄入,減少了用戶的工作量。

3.2 劃價(jià)交費(fèi)環(huán)節(jié)

科技查新與查收查引的收費(fèi)原則不同,需要分別進(jìn)行收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定??萍疾樾滦韪鶕?jù)查新范圍及查新點(diǎn)數(shù)量確定報(bào)告費(fèi)用,而查收查引的收費(fèi)屬于工作量計(jì)費(fèi),必須在報(bào)告初稿形成后,根據(jù)檢索的數(shù)據(jù)庫、文章數(shù)量及引用次數(shù)計(jì)算出實(shí)際費(fèi)用[11]。用戶對(duì)計(jì)費(fèi)過程具有知情權(quán),傳統(tǒng)以口頭或郵件方式通知用戶交費(fèi)時(shí),往往僅告知收費(fèi)原則和費(fèi)用總額,缺乏收費(fèi)明細(xì),經(jīng)常引發(fā)用戶質(zhì)疑。針對(duì)該問題,系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)時(shí)結(jié)合收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)列出費(fèi)用明細(xì),例如科技查新的查新范圍、查新點(diǎn)數(shù)量以及是否加收加急費(fèi)用,查收查引的開庫數(shù)量、收錄數(shù)量及引用次數(shù)等信息,將收費(fèi)明細(xì)直觀展示,以便用戶了解計(jì)費(fèi)過程,既規(guī)范收費(fèi)流程,又打消用戶疑慮。在交費(fèi)環(huán)節(jié),兼顧不同用戶群體辦理交費(fèi)的實(shí)際需要,保留對(duì)公轉(zhuǎn)賬及校內(nèi)劃轉(zhuǎn)等交費(fèi)形式,以線上交費(fèi)替代現(xiàn)場(chǎng)交費(fèi),以有效杜絕其不便和弊端。系統(tǒng)將交費(fèi)環(huán)節(jié)與開票環(huán)節(jié)有機(jī)銜接,費(fèi)用到賬后隨即觸發(fā)開票申請(qǐng),推送電子發(fā)票至委托人郵箱。原有流程從發(fā)送交費(fèi)通知到開具發(fā)票需要一至兩天,利用系統(tǒng)僅需幾分鐘即可辦結(jié),而且在收費(fèi)和開票環(huán)節(jié)不再需要人員干預(yù),有效節(jié)省了人工成本。

3.3 報(bào)告交付環(huán)節(jié)

目前,國內(nèi)高校所出具的報(bào)告仍以簽章的紙質(zhì)報(bào)告為主,均涉及實(shí)體報(bào)告的制作與投遞,即報(bào)告經(jīng)用戶確認(rèn)后,仍需經(jīng)過打印、簽字、蓋章及投遞環(huán)節(jié),校外用戶正常情況下收到報(bào)告需至少24小時(shí)。要提升報(bào)告的整體交付效率,縮短后期報(bào)告交付時(shí)間是關(guān)鍵。中國海洋大學(xué)從2020年開始了數(shù)字化印章平臺(tái)的建設(shè)工作,該平臺(tái)與校園網(wǎng)門戶實(shí)現(xiàn)對(duì)接,本校師生可以自助辦理在職證明、收入證明、成績(jī)單等證明材料,數(shù)字化印章的使用顯著提升了證明材料的開具效率,也為本次工作流程的改進(jìn)提供了新的解決思路。通過將業(yè)務(wù)專用公章及工作人員電子簽名在該平臺(tái)上進(jìn)行注冊(cè)綁定,報(bào)告交付前直接調(diào)用信息以完成簽章,可即刻形成與紙質(zhì)報(bào)告具有同等效力的電子版報(bào)告。簽章平臺(tái)與科技查新管理平臺(tái)之間通過業(yè)務(wù)請(qǐng)求進(jìn)行關(guān)聯(lián),所有的簽章均可在線驗(yàn)真。操作流程上,審核員確認(rèn)“審核通過”后,后臺(tái)直接觸發(fā)簽章流程,用戶端即可下載最終版報(bào)告,最大程度壓縮了報(bào)告交付時(shí)間,顯著提升了工作效率,既為用戶提供了便利,也為查新員及審核員節(jié)省了以往消耗在報(bào)告打印、簽章及快遞等事務(wù)性勞動(dòng)上的時(shí)間,在優(yōu)化流程和提升管理水平方面效果顯著。

3.4 后臺(tái)管理功能

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程,臺(tái)賬信息記錄在單一文件中,所有信息需手工錄入,存在記錄不及時(shí)、信息不準(zhǔn)確的問題。采用系統(tǒng)后,從用戶發(fā)起委托開始,系統(tǒng)自動(dòng)記錄報(bào)告進(jìn)程、標(biāo)記關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn),用戶端可同步掌握?qǐng)?bào)告進(jìn)度、跟進(jìn)相關(guān)操作,如完善委托信息、辦理交費(fèi)、下載報(bào)告等,有效節(jié)省了用戶和工作人員之間的溝通時(shí)間。同時(shí),從管理后臺(tái)登錄后,團(tuán)隊(duì)成員可以查看全部的報(bào)告委托及進(jìn)度信息,可一鍵導(dǎo)出臺(tái)賬信息,在統(tǒng)計(jì)工作量及報(bào)告進(jìn)度方面都提供了便利。

4 系統(tǒng)效果

科技查新與查收查引服務(wù)管理系統(tǒng)的自主研發(fā)工作于2020年末啟動(dòng),歷經(jīng)一年多的開發(fā)調(diào)試與優(yōu)化磨合,于2022年正式上線啟用。相比傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程,新系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科技查新與查收查引的全流程網(wǎng)絡(luò)一體化的服務(wù)與管理,在設(shè)計(jì)思路、實(shí)現(xiàn)方法以及工作模式等方面均融入了創(chuàng)新發(fā)展的理念,具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面(見表1)。

4.1 強(qiáng)調(diào)用戶導(dǎo)向原則,最大程度提升用戶體驗(yàn)

系統(tǒng)充分以用戶為中心,立足用戶視角進(jìn)行流程的規(guī)劃與設(shè)計(jì):注冊(cè)環(huán)節(jié),用戶注冊(cè)成功后可根據(jù)需要提交委托需求;委托過程中,用戶可根據(jù)系統(tǒng)消息實(shí)時(shí)了解報(bào)告進(jìn)程;流程結(jié)束后,用戶可在“個(gè)人中心”獲取電子簽章版報(bào)告并支持長(zhǎng)期保存。新系統(tǒng)踐行“讓數(shù)據(jù)多跑路、用戶少跑腿”的服務(wù)理念,取消了所有現(xiàn)場(chǎng)辦理環(huán)節(jié),改進(jìn)工作模式壓縮報(bào)告中轉(zhuǎn)等待時(shí)間,達(dá)到精簡(jiǎn)服務(wù)流程、提升工作效率的效果。

4.2 多平臺(tái)聯(lián)動(dòng)推動(dòng)功能升級(jí),健全高效模塊化運(yùn)行體系

系統(tǒng)在設(shè)計(jì)階段對(duì)全流程的系統(tǒng)功能進(jìn)行了模塊劃分,通過平臺(tái)之間的信息調(diào)用實(shí)現(xiàn)功能聯(lián)動(dòng),如與學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)線上支付功能,并定時(shí)掃描付款狀態(tài)觸發(fā)電子發(fā)票開票任務(wù);與學(xué)校電子印章平臺(tái)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)電子印章功能的嵌入,生成帶有數(shù)字校驗(yàn)功能的電子簽章報(bào)告。這種多平臺(tái)聯(lián)動(dòng)的設(shè)計(jì)思路,通過系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)為職能部門的業(yè)務(wù)嵌入與職能監(jiān)管提供了解決方案,既保證了功能模塊的高效運(yùn)行,也有效降低了自主開發(fā)工作量,同時(shí)分散了本地服務(wù)器的負(fù)載壓力,在提升系統(tǒng)運(yùn)行效率、安全性等方面均發(fā)揮了積極作用。

4.3 全流程網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的目標(biāo)定位,實(shí)現(xiàn)了整體流程統(tǒng)一管控

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從委托到交費(fèi)、開票及報(bào)告交付環(huán)節(jié)的全流程線上服務(wù),特別在報(bào)告交付環(huán)節(jié),以電子簽章報(bào)告取代了原有紙質(zhì)版報(bào)告的舉措是整個(gè)流程設(shè)計(jì)的最大創(chuàng)新,結(jié)束了十幾年來以紙質(zhì)版報(bào)告作為最終交付物的局限。電子版報(bào)告具備可驗(yàn)真、易攜帶存儲(chǔ)等傳統(tǒng)報(bào)告無法比擬的優(yōu)點(diǎn),同時(shí)省卻了報(bào)告打印、簽章等繁瑣的事務(wù)性勞動(dòng),實(shí)體公章難于規(guī)范管理的問題由此迎刃而解,提高工作效率的同時(shí)也大幅提升了管理水平,更有利于圖書館嵌入科研過程發(fā)揮信息服務(wù)職能。

系統(tǒng)啟用以來,以新穎的服務(wù)形式,便捷的操作流程得到了校內(nèi)外用戶的廣泛認(rèn)可。全流程線上辦理的工作模式有效避免了人員接觸,降低了病毒傳播風(fēng)險(xiǎn),在常態(tài)化疫情防控的關(guān)鍵時(shí)期發(fā)揮了積極作用。2022年受高校校園管控的影響,許多查新機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)受理量均出現(xiàn)了下滑態(tài)勢(shì),而我站的科技查新和查收查引受理量呈現(xiàn)逆勢(shì)增長(zhǎng),在新系統(tǒng)的助推下,用戶范圍突破地域局限向周邊縣市甚至省外單位延伸,科技查新及查收查引工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇,工作站的知名度不斷擴(kuò)大和提升。

5 結(jié)語

中國海洋大學(xué)科技查新與查收查引系統(tǒng)的流程優(yōu)化及系統(tǒng)開發(fā)工作,是圖書館依托自身業(yè)務(wù)人員及技術(shù)力量,協(xié)同校內(nèi)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改革和實(shí)踐創(chuàng)新的大膽探索,既增進(jìn)了圖書館與校內(nèi)職能部門之間的聯(lián)系協(xié)作,又進(jìn)一步擴(kuò)大了圖書館在業(yè)界的知名度,形成了良好的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益,為科技查新事業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機(jī)。尋求更好地發(fā)展,創(chuàng)新至關(guān)重要,圖書館要始終關(guān)注發(fā)展中遇到的問題,以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光、戰(zhàn)略的思維不斷突破和實(shí)踐,推動(dòng)事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

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昝 棟 女,1978年生。碩士,副研究館員。研究方向:學(xué)科服務(wù)與情報(bào)分析。

張 展 男,1975年生。博士,館員。研究方向:科技查新與學(xué)科服務(wù)。系本文通訊作者。

孫 臻 男,1983年生。碩士,館員。研究方向:數(shù)字圖書館。

宮兆陽 男,1990年生。碩士,館員。研究方向:計(jì)算機(jī)軟件及計(jì)算機(jī)應(yīng)用。

(收稿日期:2023-05-24;責(zé)編:婁明輝。)

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