摘 要：黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源信息管理與共享利用模式的開展，有利于提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案管理部門的工作優(yōu)勢，提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息的實(shí)用性，有利于檔案信息資源的共享。新時期，黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化共享模式包含基于庫存內(nèi)容的知識庫服務(wù)、基于數(shù)字化的政策咨詢服務(wù)以及基于用戶需求的個性化服務(wù)。黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門要做好數(shù)字化資源管理服務(wù)，建立健全服務(wù)規(guī)程及標(biāo)準(zhǔn)，制定技術(shù)應(yīng)用及管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)單位檔案部門信息化發(fā)展規(guī)劃，引進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新科技，建立現(xiàn)代黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊，推動資源共享，滿足用戶多感官交互體驗(yàn)，并建立安全控制機(jī)制，重視資源整合維度與知識參考維度的結(jié)合。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；共享利用；檔案管理

一、黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息資源管理與共享利用的意義

黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理與共享利用，能夠更好地發(fā)揮檔案的原始記錄性，實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息共享，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案資源的全面整合。數(shù)字化管理與共享利用模式中的數(shù)字信息整合機(jī)制、數(shù)字檔案修復(fù)模式以及智能化檔案應(yīng)用、智能化檔案資源共享等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)黨政機(jī)關(guān)單位檔案不同資源之間取長補(bǔ)短，讓黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息更加全面，充分發(fā)揮黨政機(jī)關(guān)單位檔案優(yōu)勢，快速整合多渠道檔案資源，實(shí)現(xiàn)智能化大融合背景下黨政機(jī)關(guān)單位檔案集成管理的最佳效果。并且，數(shù)字化管理與共享利用對于黨政機(jī)關(guān)單位檔案知識的創(chuàng)新也大有裨益，在對檔案信息篩選、展示、取舍、分析、創(chuàng)新、改進(jìn)以及再次展示等過程中，能夠借助數(shù)字化管理使得檔案信息知識體系更完善。

黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理與共享利用模式，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案陳列方式單一、展覽和服務(wù)模式單一的弊端，實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)單位電子檔案資源與實(shí)體檔案資源的融合與優(yōu)勢互補(bǔ)，給予參觀者以更好的知識文化獲取與應(yīng)用體驗(yàn)。

與此同時，還能夠促進(jìn)檔案需求者和參觀者主動宣傳黨政機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)，形成市場效應(yīng)，不斷提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)的名譽(yù)和競爭優(yōu)勢，為其進(jìn)一步開展多種數(shù)字化資源項目提供契機(jī)。在網(wǎng)絡(luò)信息與智能技術(shù)普及的現(xiàn)狀下，數(shù)字化融合轉(zhuǎn)型服務(wù)正是順應(yīng)了大勢所趨，不僅具有專業(yè)黨政機(jī)關(guān)單位檔案的權(quán)威性，還接地氣、迎合了大眾的喜好，此種服務(wù)模式具有極大的便捷性，提供了更多的發(fā)展機(jī)會，可以不斷提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)的質(zhì)量。

二、黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息管理與共享利用模式的類型

1.基于庫存內(nèi)容的知識庫服務(wù)

黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理與共享利用是一種整合黨政機(jī)關(guān)單位檔案庫存內(nèi)容的綜合服務(wù)方式，其中最重要的服務(wù)平臺就是知識庫服務(wù)。知識庫服務(wù)基于黨政機(jī)關(guān)單位檔案庫存的各項內(nèi)容，并以體系化的形式實(shí)現(xiàn)各類黨政機(jī)關(guān)單位檔案的實(shí)時歸類和高效數(shù)字化供給，按照專業(yè)或者專題組織等形式，提供文獻(xiàn)參考、文獻(xiàn)檢索、數(shù)據(jù)庫傳遞、鏈接導(dǎo)出等各項服務(wù)，并用實(shí)體服務(wù)與虛擬服務(wù)相結(jié)合的方式更好地滿足檔案需求者的專業(yè)化、實(shí)際化與個性化需求。知識庫服務(wù)還能促進(jìn)檔案資源知識化，按照一定的組織方式將分散在不同數(shù)據(jù)庫的知識和信息優(yōu)化重組重排及數(shù)據(jù)化展示，使得提煉之后的檔案信息集合更加具有實(shí)用價值。

2.基于數(shù)字化的政策咨詢服務(wù)

在黨政機(jī)關(guān)單位，檔案資源實(shí)施數(shù)字化共享利用之后，所提供的服務(wù)將主要是基于數(shù)字化檔案的知識信息服務(wù)與咨詢服務(wù)。由于在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，越來越多的用戶可以突破時間和空間的束縛，快速獲取信息咨詢服務(wù)，黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化使得虛擬信息的傳播更加專業(yè)化和廣泛化，并且衍生出了各種智能化的參考咨詢類型，極大地減輕了專業(yè)咨詢?nèi)藛T的負(fù)擔(dān)。政策咨詢服務(wù)涵蓋交互式參考咨詢、異步式參考咨詢、工作人員線上問題答疑、虛擬專家講座以及合作式參考咨詢等多個領(lǐng)域，并以檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)性參考資料，有針對性地解決用戶的疑難問題，還可以利用電子郵件回答回訪相關(guān)問題，融合全網(wǎng)各領(lǐng)域?qū)＜屹Y源于一體，實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)單位檔案功能資料性、專業(yè)性和實(shí)踐性的結(jié)合。

3.基于用戶需求的個性化服務(wù)

在當(dāng)前移動互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)迅猛發(fā)展的階段，用戶對于黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源的需求呈現(xiàn)多樣化、個性化與多層次的特點(diǎn)，其中個性化特點(diǎn)最為顯著。因此，積極為用戶提供個性化服務(wù)早已經(jīng)成為檔案界的共識。黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)用好移動互聯(lián)網(wǎng)等終端，面向檔案需求者開發(fā)既具有智能化和實(shí)用性特征，又能夠滿足實(shí)際工作需要的黨政機(jī)關(guān)單位檔案類軟件，為用戶提供檢索、推送和在線咨詢、信息瀏覽等服務(wù)，并充分發(fā)揮數(shù)據(jù)化資源優(yōu)勢，使得用戶的個性化需求與問題能夠得到更好的解決。新時期的黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理與共享利用在借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能挖掘用戶喜好和需求的基礎(chǔ)上，還能夠根據(jù)用戶的數(shù)據(jù)模擬畫像實(shí)現(xiàn)對用戶信息模型的構(gòu)建，并定期推送信息和補(bǔ)充資料，為進(jìn)一步提供檔案數(shù)字化共享服務(wù)做好準(zhǔn)備。

三、黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息管理與共享利用策略分析

1.建立健全服務(wù)規(guī)程及標(biāo)準(zhǔn)，確立和應(yīng)用技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)

黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門在實(shí)施數(shù)字化管理與共享利用模式創(chuàng)建與改進(jìn)時，應(yīng)從制度和技術(shù)管理的角度去實(shí)施各項舉措，明確黨政機(jī)關(guān)單位檔案共享方式、服務(wù)流程、服務(wù)改進(jìn)方法以及服務(wù)評價考核體系等，從而使得數(shù)字化檔案管理與共享利用有章可循。還要在實(shí)踐中不斷總結(jié)、改進(jìn)，優(yōu)化服務(wù)平臺，提供高度集成的一站式服務(wù)和數(shù)字化、實(shí)體化相互融合補(bǔ)充的多元資料服務(wù)。同時，為用戶提供跨資源檢索、跨庫導(dǎo)航以及黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源全方位利用等各項服務(wù)，從而大幅提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)的質(zhì)量。此外，還應(yīng)重視信息技術(shù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在數(shù)字化管理與共享利用中的支撐作用，加速兩者的融合，實(shí)現(xiàn)各項高級技術(shù)在檔案數(shù)字化管理與共享利用中的全面應(yīng)用，并能夠根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)評判，提升檔案資源的應(yīng)用價值。應(yīng)當(dāng)確立元數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的開放協(xié)議，結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)的輔助功能，為用戶實(shí)現(xiàn)互動操作和多功能使用的無縫對接，并提供轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)和新的對接形態(tài)，實(shí)現(xiàn)具有鮮明特色的異構(gòu)數(shù)據(jù)資源，打破傳統(tǒng)服務(wù)束縛，提供全新高質(zhì)量的服務(wù)內(nèi)容。

2.加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，引進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新科技

黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)對檔案室內(nèi)的實(shí)體物資、設(shè)備設(shè)施和電子信息類資源做出合理計劃，并根據(jù)實(shí)際庫存的內(nèi)容實(shí)施信息化建設(shè)，做好全面動員，通盤考慮，統(tǒng)籌兼顧，并提出信息化發(fā)展的完備性規(guī)劃，對重大業(yè)務(wù)活動做好重要支持。還必須做好信息基礎(chǔ)性采集工作，重點(diǎn)建立圖片、錄像和三維建模等方面的信息系統(tǒng)資源，利用OA辦公、檔案新設(shè)備研制、陳列展示以及活動宣傳等方法，做好館內(nèi)數(shù)字技術(shù)資源的有效利用。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)創(chuàng)新科技，加強(qiáng)數(shù)字化平臺構(gòu)建能力，利用數(shù)碼虛幻與真實(shí)技術(shù)讓參觀者獲得畫面、聲音、視覺和三維仿真，實(shí)現(xiàn)與藝術(shù)相結(jié)合的美妙感受，并利用大數(shù)據(jù)分析和計算機(jī)AI分析方法，識別不同群體的不同喜好，并充分運(yùn)用云技術(shù)和移動信息技術(shù)，有效促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門規(guī)劃，并與各類社會機(jī)構(gòu)、社會力量開展深入合作，取長補(bǔ)短，進(jìn)一步提高對其他文化產(chǎn)業(yè)的吸引力，以提升檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。

3.綜合運(yùn)用云儲存技術(shù)和數(shù)字檔案安全管理技術(shù)

利用云存儲技術(shù)，可以根據(jù)電子檔案數(shù)據(jù)量的變化動態(tài)調(diào)整存儲空間，實(shí)現(xiàn)彈性擴(kuò)展，避免了因數(shù)據(jù)量增長而帶來的存儲壓力。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，黨政機(jī)關(guān)的電子檔案數(shù)據(jù)可以通過云備份服務(wù)實(shí)現(xiàn)自動備份和容災(zāi)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性，并降低了備份管理的成本和復(fù)雜度?；诖髷?shù)據(jù)環(huán)境下的云計算和人工智能技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的智能分類，提高分類的準(zhǔn)確性和效率，使得檔案管理更加便捷。可以利用全文檢索技術(shù)，對電子檔案全面索引，提高檢索效率和準(zhǔn)確性，讓用戶可以通過關(guān)鍵詞快速定位所需檔案，提高檔案部門的工作效率。要對電子檔案數(shù)據(jù)加密存儲和傳輸，保護(hù)數(shù)據(jù)的機(jī)密性和隱私性，防止數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問，應(yīng)當(dāng)建立完善的身份認(rèn)證和訪問控制機(jī)制，確保只有授權(quán)用戶才能訪問和操作，防止未授權(quán)訪問。還應(yīng)對電子檔案的元數(shù)據(jù)實(shí)施管理和維護(hù)，包括文件屬性、版本信息等，為電子檔案的檢索、共享和歸檔提供基礎(chǔ)支持，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析和挖掘電子檔案中的信息，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和價值，為決策提供數(shù)據(jù)支持和參考。通過以上優(yōu)化方法，可以有效提高黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量，滿足日益增長的檔案數(shù)據(jù)管理需求，推動單位檔案數(shù)字化管理水平不斷提高。

4.建立現(xiàn)代黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊，推動資源共享

黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)字化資料管理團(tuán)隊，派遣專業(yè)人員設(shè)立專項管理小組全面管理，培養(yǎng)檔案工作人員運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)施開發(fā)運(yùn)營和綜合借鑒的意識，讓其在開展務(wù)實(shí)性工作的同時勇于開拓創(chuàng)新，提高檔案信息資源的利用率，保證提供的檔案信息服務(wù)和建設(shè)能力能夠符合時代要求，跟上先進(jìn)的管理理念和發(fā)展步伐。還要加強(qiáng)建設(shè)黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案信息多元化地保存，達(dá)到丟一補(bǔ)全、有備無患的數(shù)字化資料狀態(tài)，從而更好地方便用戶檢索，能夠快速有效地找到需要的信息，使相關(guān)檔案研究人員能夠在研究過程中使用黨政機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化資料更加方便。努力突破各種客觀因素的限制，大力發(fā)展全面的數(shù)字化資料服務(wù)，加強(qiáng)各黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門之間的信息溝通與聯(lián)絡(luò)，從而提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化建設(shè)的有效性，充分發(fā)揮一體化黨政機(jī)關(guān)單位檔案團(tuán)隊在開發(fā)利用檔案數(shù)字化資料中的關(guān)鍵作用，促進(jìn)我國社會主義檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

5.應(yīng)用元宇宙技術(shù)，滿足用戶與檔案數(shù)字資源間多感官交互體驗(yàn)

黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用元宇宙技術(shù)實(shí)施數(shù)字資源建設(shè)，包含虛擬人、虛擬場景和虛擬物品等在內(nèi)的文化資源全部實(shí)施運(yùn)營。通過虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，使用者能夠方便地實(shí)現(xiàn)與檔案數(shù)字資源的多感覺互動，其具體體現(xiàn)為與虛擬人、虛擬環(huán)境和虛擬庫存資源的互動。使用者可以使用自己的虛擬區(qū)塊，建立虛擬身份，并且可以與元宇宙中的其他使用者展開逼真的交流，可以在自己感興趣的內(nèi)容上展開思想上的碰撞，從而形成一個多元化的文化主題社區(qū)。使用者還可以在虛擬構(gòu)建的元宇宙中漫步，瀏覽類似于現(xiàn)實(shí)中的各種藏品和展品，還可以觀看到不同于現(xiàn)實(shí)中的特殊文化場景，并可以獲得和利用黨政機(jī)關(guān)單位檔案庫存資源。應(yīng)當(dāng)在黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門建立一個具有強(qiáng)大能力的可視化檔案數(shù)字資源檢索系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中，可以裝備虛擬成像及可視化檢索功能模塊，使用3D建模技術(shù)，對所有文化實(shí)體資源和電子資源實(shí)施3D模型的建立，將其分布存儲在數(shù)據(jù)庫中，并導(dǎo)入檢索系統(tǒng)，滿足用戶與檔案數(shù)字資源間的多感官交互體驗(yàn)。

6.建立安全控制機(jī)制，重視資源整合維度與知識參考維度的結(jié)合

在檔案數(shù)字化管理與共享利用過程中，黨政機(jī)關(guān)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)關(guān)注信息安全風(fēng)險防范，建立健全安全控制機(jī)制，確保數(shù)字化管理與共享利用的過程中不出現(xiàn)檔案信息丟失和保密信息被泄露等問題。同時，還應(yīng)關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險和信息安全風(fēng)險組合發(fā)生的情況，防止在知識信息傳播過程中出現(xiàn)侵權(quán)行為。黨政機(jī)關(guān)單位數(shù)字化檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)建立在數(shù)字檔案資源的高存量集成儲備基礎(chǔ)上，重視收集數(shù)字資源資料，并開發(fā)新的融合性知識資源與服務(wù)性資源，重視數(shù)字化資源數(shù)量和質(zhì)量并重，以提高數(shù)字化檔案管理效率作為前提條件，不斷完善黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源的集中采集模式、分步采集模式。還要注重數(shù)字化管理與共享利用中資源整合維度，根據(jù)需求導(dǎo)向，將多媒體影音檔案資料等數(shù)字化信息資源通過可摸索性搜索檢索、情景再現(xiàn)和互動傳播等方式帶給用戶更好的檔案資源利用感受。另外，還可以應(yīng)用數(shù)字化資源分類參考模式，注重知識參考維度的結(jié)合，集合專家智慧與集成領(lǐng)域資料的作用，提供專家針對性解惑服務(wù)，將黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息整合成新的知識架構(gòu)，既能夠解決用戶興趣愛好、休閑方面的需求，也能夠滿足不同領(lǐng)域需求者和參觀者解決實(shí)際工作問題和生活問題的需求。

四、結(jié)語

強(qiáng)化黨政機(jī)關(guān)單位檔案資源的信息管理與共享利用，不僅是順應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)與人工智能迅猛發(fā)展潮流的必然選擇，也深刻契合了新時代背景下人們對知識信息日益增長的專業(yè)化、個性化需求。在這一進(jìn)程中，提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案信息資源管理與利用的質(zhì)量顯得尤為關(guān)鍵。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要全面完善檔案資源的利用渠道，通過一系列綜合措施，如健全檔案管理制度、優(yōu)化信息技術(shù)平臺、拓寬資源獲取途徑、提供精準(zhǔn)的知識參考服務(wù)以及深化資源整合等，多維度改良傳統(tǒng)檔案管理模式。這些努力旨在構(gòu)建一個高效、可靠且富有吸引力的檔案信息管理與共享服務(wù)體系，不僅能夠顯著提升黨政機(jī)關(guān)單位檔案工作的效率與質(zhì)量，還能有效促進(jìn)檔案資源的深度開發(fā)與廣泛利用，為社會主義現(xiàn)代化檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展注入強(qiáng)勁動力，進(jìn)一步推動國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的進(jìn)程。

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作者單位：深圳市司法局

作者簡介：楊畦（1981—），女，漢族，廣東汕頭人，本科，助理館員（初級），研究方向：檔案管理。