摘 要：“一動力三循環(huán)”管理模式借鑒了心臟運作和人體生命系統(tǒng)的管理原則，通過團(tuán)隊協(xié)作作為動力源，構(gòu)建了創(chuàng)新環(huán)、決策環(huán)和目標(biāo)環(huán)三大環(huán)節(jié)，推動檔案科學(xué)化和規(guī)范化管理。在實際應(yīng)用中，該模式不僅提高了文書檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，還提高了醫(yī)院的整體管理水平，為公立醫(yī)院實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展提供了重要的管理理論和實踐指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：一動力三循環(huán)；公立醫(yī)院；文書檔案；檔案管理

彼得·德魯克在《管理——任務(wù)、責(zé)任、實踐》中曾說過，管理是一種工作，它有自己的技巧、工具和方法；管理是一種器官，是賦予組織以生命、能動、動態(tài)的器官；管理是一門科學(xué)，一種系統(tǒng)化的并到處適用的知識。同時，管理也是一種文化。這段話深刻揭示了管理在組織中的重要作用和多維性質(zhì)。在公立醫(yī)院的文書檔案管理中，應(yīng)用“一動力三循環(huán)”的管理模式，能夠有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，從而為醫(yī)院的整體運營提供堅實的保障?！耙粍恿Α奔磮F(tuán)隊作為核心動力，通過協(xié)作和奉獻(xiàn)精神，推動檔案管理工作順利開展；“三循環(huán)”指的是創(chuàng)新環(huán)（技術(shù)—管理—規(guī)范）、決策環(huán)（政策—人文—制度）和目標(biāo)環(huán)（患者服務(wù)），通過共同作用，確保檔案管理的高效性、安全性和便捷性。系統(tǒng)化的管理模式使公立醫(yī)院能夠在文書檔案管理中實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和人性化的有機(jī)結(jié)合。

一、公立醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀分析

文書檔案具有涉及面廣、內(nèi)容豐富、文體格式規(guī)范統(tǒng)一以及形成材料多樣性的特點，文書檔案的歸檔管理工作就是指將本單位收集的處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案實施科學(xué)、合理的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。然而，當(dāng)前文書檔案存在數(shù)據(jù)冗余、信息不對稱和保存效果較差的問題。

1.檔案管理數(shù)據(jù)冗余

檔案數(shù)據(jù)是管理的基礎(chǔ)，只有全面收集數(shù)據(jù)，才能開展文書檔案信息管理工作。但是，目前公立醫(yī)院仍是不同部門獨立管理和維護(hù)檔案，同一份信息很容易被重復(fù)錄入，如病歷中的基本信息和檢查結(jié)果，收集起來十分困難。當(dāng)檔案信息需要更新時，由于不同部門的操作不同步，部分部門信息更新，而有的部門信息沒有更新，數(shù)據(jù)出現(xiàn)了不一致，難以核對。文書檔案記錄較為分散，在查詢相關(guān)信息時，查詢者必須綜合不同部門或不同時間段的信息，合并檔案的過程不僅耗費大量的時間，還很難保證記錄完整的信息。這些重復(fù)的信息占用了大量的存儲空間，也增加了檔案管理的人力成本。

2.檔案管理信息不對稱

在對檔案信息實施歸檔時，要鑒定相關(guān)的文件，確定本單位文件的歸檔范圍。公立醫(yī)院設(shè)有多個部門，如臨床科室、財務(wù)部門以及藥品管理部門等，醫(yī)務(wù)人員需要通過多個環(huán)節(jié)和多個渠道才能獲取所需信息，過程煩瑣且易出錯，管理信息的不對稱影響了歸檔工作的效率和質(zhì)量?；颊叩牟∏樽兓陀盟幥闆r等關(guān)鍵信息如果不能及時更新，就可能導(dǎo)致醫(yī)生在診療過程中做出錯誤判斷，影響患者的治療效果。

3.檔案保存效果相對較差

根據(jù)檔案需求和國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，公立醫(yī)院的文書檔案保存通常分為永久、定期30年及定期10年三種，但由于醫(yī)院檔案過多，在實際操作中并沒有嚴(yán)格按照要求對不同類別文書檔案實行保存。部分醫(yī)院在文書檔案的存儲條件方面未能嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求，如濕度、溫度控制不足或者存放環(huán)境存在灰塵、蟲害等問題，影響了文書檔案的長期保存效果。由于醫(yī)院文書檔案管理人員對于老舊檔案的更新和修復(fù)工作重視程度不足，造成部分文書檔案在保存過程中出現(xiàn)損壞或丟失的情況，影響了其完整性和可用性。

二、“一動力三循環(huán)”模式在文書檔案管理中的具體應(yīng)用

“一動力三循環(huán)”這一創(chuàng)新管理模式的靈感來源于心臟是如何工作以及人體生命系統(tǒng)的管理規(guī)律。心臟是人體的引擎，通過4個心腔日夜不停地收縮和舒張，讓血液按照一定方向流動，經(jīng)過人體的肺循環(huán)、腦循環(huán)和主要循環(huán)，驅(qū)動各個臟器正常運轉(zhuǎn)，維持生命活動。深耕心胸外科30多年的曹華從中產(chǎn)生了靈感，巧妙運用管理仿生學(xué)，模擬人體生命系統(tǒng)的管理規(guī)律，提出“一動力三循環(huán)”醫(yī)療質(zhì)量管理模式，以醫(yī)療團(tuán)隊為動力源，并構(gòu)建了分別對應(yīng)肺循環(huán)、腦循環(huán)和主要循環(huán)的創(chuàng)新環(huán)、決策環(huán)和目標(biāo)環(huán)。以具有“團(tuán)結(jié)—協(xié)助—奉獻(xiàn)”精神的團(tuán)隊為管理動力源，通過創(chuàng)新環(huán)“技術(shù)—管理—規(guī)范”，在決策環(huán)“政策—人文—制度”的指引下最終為目標(biāo)環(huán)提供安全、便捷與舒適的服務(wù)。

1.計劃階段

文書檔案的管理工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，在計劃階段，團(tuán)隊要通過外驅(qū)力發(fā)揮動力源作用，明確不同環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和工作目標(biāo)。從醫(yī)院檔案管理模式、流程以及目標(biāo)等方面實施深入分析，緊密結(jié)合創(chuàng)新環(huán)、決策環(huán)和目標(biāo)環(huán)三個方面的管理內(nèi)容，提高檔案管理計劃效果。

（1）設(shè)立檔案管理的目標(biāo)

深入貫徹“一動力三循環(huán)”管理模式，在計劃中明確“為了誰”“誰來做”和“怎么做”，建立明確的檔案管理目標(biāo)。在公立醫(yī)院團(tuán)隊中，每個管理職責(zé)的確定都承載著提升服務(wù)質(zhì)量和患者滿意度的重任。在管理前，對醫(yī)院工作人員開展培訓(xùn)，講述“一動力三循環(huán)”管理模式在檔案管理中的具體應(yīng)用?！耙粍恿θh(huán)”管理模式中的“團(tuán)結(jié)、協(xié)作、奉獻(xiàn)”精神是醫(yī)院文書檔案管理中的核心精神，醫(yī)院要重點關(guān)注管理團(tuán)隊的技術(shù)水平和工作模式，并給予相應(yīng)的人文關(guān)懷，提高團(tuán)隊的凝聚力和向心力，使團(tuán)隊始終向著更好的方向發(fā)展。

文書檔案管理目標(biāo)環(huán)為“完整—便利—實用”，為了能夠?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)環(huán)，動力環(huán)、決策環(huán)與創(chuàng)新環(huán)要開展密切的配合，通過彼此協(xié)作使工作人員能夠利用更便利的方式得到完整的檔案信息，增強(qiáng)信息的實用性。

對于醫(yī)院而言，不同部門的工作團(tuán)隊為了共同的目標(biāo)協(xié)同合作，是醫(yī)院的“動力源”因此，動力源的過程可以概括為“細(xì)致—協(xié)作—奉獻(xiàn)”。醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院動力源不可或缺的一環(huán)，只有保證擁有完整的文書信息，才能為患者提供更好的服務(wù)。

（2）制定檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程

公立醫(yī)院可以依托“一動力三循環(huán)”模式，制定和實施科學(xué)合理的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，以數(shù)據(jù)質(zhì)量、信息安全和工作效率作為檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)質(zhì)量是文書檔案管理的基礎(chǔ)，公立醫(yī)院所有錄入的醫(yī)療信息必須準(zhǔn)確無誤、完整可靠，才能確保醫(yī)療決策的科學(xué)性和有效性；信息安全是文書檔案管理的重中之重，要建立完善的信息保護(hù)體系，通過管理訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)加密和安全備份等措施，保障患者隱私和醫(yī)院數(shù)據(jù)的安全性。團(tuán)隊是動力源，團(tuán)隊機(jī)制和精神推動才能保障檔案管理順利開展?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理已經(jīng)向著數(shù)字化、智能化方向發(fā)展，利用信息技術(shù)手段優(yōu)化流程、提高效率已成為必然趨勢。醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊需要緊跟技術(shù)進(jìn)步，選擇和實施適合自身情況的信息系統(tǒng)和軟件，提高管理效率。

2.執(zhí)行階段

（1）應(yīng)用信息技術(shù)實施檔案管理

“一動力三循環(huán)”模式在創(chuàng)新環(huán)中強(qiáng)調(diào)了技術(shù)的重要性?，F(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展為醫(yī)療檔案管理提供了強(qiáng)大支持，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步向電子化、智能化轉(zhuǎn)變成為可能。因此，在執(zhí)行過程中，工作人員不能墨守成規(guī)，要積極引入信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率和數(shù)據(jù)安全性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動的高效醫(yī)療服務(wù)。

通過建立電子檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院可以實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和更新，大幅縮短醫(yī)療人員獲取患者信息的時間，提高工作效率。利用電子檔案的網(wǎng)絡(luò)存儲和云計算技術(shù)，確保信息能夠得到長期保存和安全備份。借助數(shù)據(jù)分析和人工智能技術(shù)，幫助醫(yī)院對大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)實施深度挖掘，從中獲取有價值的醫(yī)療信息和趨勢分析，為臨床決策提供科學(xué)依據(jù)。智能化的檔案管理系統(tǒng)還能根據(jù)醫(yī)院特定的需求和患者健康狀況，提供個性化的服務(wù)和管理建議，為醫(yī)療團(tuán)隊和患者提供更加精準(zhǔn)和貼心的醫(yī)療支持。通過數(shù)據(jù)加密、訪問控制和審計跟蹤等技術(shù)手段，電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效防范數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問風(fēng)險，保護(hù)患者的個人隱私，建立高度安全的檔案管理環(huán)境，增強(qiáng)患者對醫(yī)院的信任感，幫助醫(yī)院建立良好的品牌形象和社會聲譽。

（2）自動化檔案歸檔和分類

以“文號”形式形成的文件，在文件形成部門應(yīng)歸入文書檔案。通過光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)和自動標(biāo)簽識別建立自動化檔案歸檔系統(tǒng)，將紙質(zhì)文檔快速轉(zhuǎn)換成電子格式，并自動歸檔到相應(yīng)的電子檔案系統(tǒng)中。引入機(jī)器學(xué)習(xí)和自然語言處理技術(shù)，識別并歸檔不同類型的醫(yī)療文件，如檢查報告、病歷記錄以及處方等，確保每一份檔案都能夠快速定位和檢索。利用自動化檔案歸檔和分類系統(tǒng)與醫(yī)院的其他信息系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。集成不同部門和系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流，幫助醫(yī)院實現(xiàn)跨部門、跨系統(tǒng)的信息共享和協(xié)作，進(jìn)一步提升醫(yī)療服務(wù)的整體效能和協(xié)同能力，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部各業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)，優(yōu)化醫(yī)療資源的配置和利用效率，為患者提供更加高效和個性化的醫(yī)療服務(wù)體驗。

3.檢查階段

（1）定期審查檔案管理的效果

在醫(yī)院檔案管理的檢查階段，定期審查檔案管理的效果是確保服務(wù)質(zhì)量和風(fēng)險管理的重要環(huán)節(jié)。按照“一動力三循環(huán)”管理模式的理念，審查不僅是對過去工作的總結(jié)和評估，還是發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)流程以及優(yōu)化服務(wù)的關(guān)鍵機(jī)制。只有通過有效的審查，醫(yī)院管理團(tuán)隊才能及時發(fā)現(xiàn)潛在的問題，采取合理的解決方案，降低醫(yī)療服務(wù)和檔案管理的各種風(fēng)險。從決策環(huán)的“政策—人文—制度”三個方面入手，多維度、全面評估和提高檔案管理的效率和質(zhì)量。建立明確的審核政策，考察醫(yī)院是否有明確的檔案管理政策和規(guī)定，是否符合國家法律法規(guī)和醫(yī)療行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。政策的合規(guī)性和實施情況直接影響到檔案管理的規(guī)范性和穩(wěn)定性，通過審查發(fā)現(xiàn)檔案管理執(zhí)行中存在的漏洞和不足之處，及時實施修訂和完善。從人文角度審查檔案管理效果，關(guān)注員工的培訓(xùn)和意識水平。員工是檔案管理工作的核心，直接影響檔案管理的質(zhì)量和效率。通過審查評估員工對檔案管理政策的理解和執(zhí)行情況，是否存在操作上的誤區(qū)或者不規(guī)范的行為，為員工提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，讓員工明白團(tuán)結(jié)、協(xié)作以及奉獻(xiàn)的重要性，從而提高其檔案管理的專業(yè)水平和工作效率。還應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確文件的歸檔、存儲、訪問權(quán)限控制、更新和保密措施等方面的規(guī)定和流程。審查能夠幫助發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行中存在的問題和瓶頸，及時調(diào)整和優(yōu)化制度，確保檔案管理工作能夠順利實施，并符合醫(yī)院長期發(fā)展和服務(wù)提升的需求。

采用多樣化的方法審查檔案管理效果，并利用調(diào)查、問卷和座談等方式收集更多客觀與真實的檔案文書管理數(shù)據(jù)，從多方面了解管理效果，只有這樣才能確保管理效果反饋的真實性，從而更好地總結(jié)管理過程中產(chǎn)生的各項問題，不斷改進(jìn)，攻克醫(yī)院的難點和重點問題。通過良好的檔案文書管理方法深化醫(yī)院內(nèi)部機(jī)制改革，提高醫(yī)院的綜合競爭實力。

（2）發(fā)現(xiàn)問題并實施調(diào)整

根據(jù)“一動力三循環(huán)”的管理模式，在檔案管理中要把握主要矛盾，抓重點、抓中心以及抓關(guān)鍵，不忽視次要矛盾的解決，統(tǒng)籌兼顧，并針對發(fā)現(xiàn)的問題實施調(diào)整。在調(diào)整過程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注主要矛盾的解決，即直接影響醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和患者安全的核心問題。例如，針對數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性不高的問題，可以加強(qiáng)培訓(xùn)和技術(shù)支持，提升操作人員的技能和意識；對于檔案信息存儲和訪問效率低下的情況，可以優(yōu)化系統(tǒng)架構(gòu)和流程設(shè)計，提高信息檢索的速度和準(zhǔn)確度。同時，也不能忽視次要矛盾的解決。次要矛盾雖然影響程度較低，但也可能在長期累積下影響整體效率和服務(wù)水平。在解決問題和調(diào)整過程中，醫(yī)院管理團(tuán)隊需要平衡資源和精力，通過統(tǒng)籌兼顧的管理模式來應(yīng)對復(fù)雜環(huán)境的能力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作順利開展，并提升服務(wù)質(zhì)量。

通過“一動力三循環(huán)”實施文書管理，利用PDCA管理理論增強(qiáng)反饋機(jī)制的反饋效果。PDCA管理理論會對醫(yī)院檔案文書實施整體的檢查處理分析，通過檢查形成標(biāo)準(zhǔn)，雖然可行性較高，但是在檢查過程中十分容易產(chǎn)生慣性思維，操作模式過于機(jī)械化。醫(yī)院每天都會更新大量的文書，文書的規(guī)律在不斷變化，在應(yīng)用“一動力三循環(huán)”實施文書管理的過程中，不能忽視人的創(chuàng)造性。在“一動力三循環(huán)”中，創(chuàng)造是質(zhì)量的核心，醫(yī)院檔案管理團(tuán)體不能墨守成規(guī)，創(chuàng)新檔案管理模式，將“走出去”“引進(jìn)來”“為我用”完全落實，從而給管理團(tuán)隊更多提高自我能力的機(jī)會，確保管理團(tuán)隊能夠良好應(yīng)對任何復(fù)雜的文書管理重難點工作，從而提高檔案管理效率和管理質(zhì)量。

三、結(jié)束語

“一動力三循環(huán)”管理模式是一種借鑒心臟運作規(guī)律和人體生命系統(tǒng)的管理原則，強(qiáng)調(diào)了團(tuán)隊協(xié)作的重要性，提升了管理的科學(xué)化和效率。在公立醫(yī)院文書檔案管理中，該管理模式的成功應(yīng)用標(biāo)志著醫(yī)院管理模式的重要轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，為醫(yī)院管理者提供了一種全新的思維方式和操作框架。通過建立“一動力三循環(huán)”的管理體系，醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)臨床、醫(yī)技、護(hù)理、行政和后勤等多方面的醫(yī)療檔案信息統(tǒng)一管理，推動檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化和高效化開展，從而優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)流程，提升服務(wù)質(zhì)量，使公立醫(yī)院能夠有效應(yīng)對日益復(fù)雜和變化的醫(yī)療環(huán)境挑戰(zhàn)。

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作者單位：福州大學(xué)附屬省立醫(yī)院

作者簡介：孔凡麗（1986—），女，布朗族，云南臨滄人，碩士研究生，副研究館員；研究方向：檔案管理。