摘 要：信息化時代，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，對檔案數(shù)據(jù)的管理產(chǎn)生較為深遠的影響，管理過程逐漸走向數(shù)字化、智能化與自動化，智慧檔案管理系統(tǒng)的建立已成為各級檔案部門新時期需要面臨的重要任務(wù)。本文以“信息化時代的智慧檔案建設(shè)思考”為題，在體系建設(shè)、技術(shù)應(yīng)用、平臺研發(fā)與安全防護等方面全面、深入地分析當(dāng)下發(fā)展現(xiàn)狀及未來優(yōu)化路徑，提出具體的改革思路，從而提升檔案管理效率和服務(wù)品質(zhì)，以期為相關(guān)負責(zé)人員提供決策參考。

關(guān)鍵詞：信息化時代；數(shù)字化；智慧檔案；管理效率

社會進入大數(shù)據(jù)信息化時代，檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、電子化管理、智慧化應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)化共享已成為當(dāng)代檔案行業(yè)發(fā)展的主流趨勢，也是新時期各部門需要解決的重要難題。尤其在“十三五”時期國家提出“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的概念之后，“智慧政務(wù)”的概念相繼提出，由此，“智慧檔案”建設(shè)已迫在眉睫，這就需要相關(guān)負責(zé)人員轉(zhuǎn)變發(fā)展思想、探索轉(zhuǎn)型策略、推動改革升級和實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，真正解決行業(yè)內(nèi)存在的重視程度不夠、體系建設(shè)不完善、技術(shù)應(yīng)用不充分和安全共享難保障等問題，全面促進信息化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，最大限度地發(fā)揮檔案資源經(jīng)濟效益與社會效益，進而讓檔案資源為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 信息化時代特點及智慧檔案建設(shè)特征分析

隨著社會的不斷發(fā)展與信息化時代的不斷演進，檔案信息數(shù)據(jù)量呈井噴式倍增，資源總量與信息復(fù)雜度正在以前所未有的速度提升，傳統(tǒng)的物理模式存儲及手工檢索的方式已無法滿足新時代發(fā)展的需要。由此可見，融入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和區(qū)塊鏈等前沿技術(shù)，促進“智慧檔案”建設(shè)，對于提高檔案管理綜合效能，實現(xiàn)創(chuàng)新性轉(zhuǎn)變有著重大意義。

1.1 智慧檔案的理論基礎(chǔ)

智慧檔案的建設(shè)具體是指運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成為電子化文件，將其錄入管理系統(tǒng)平臺，利用數(shù)據(jù)挖掘、機器學(xué)習(xí)和信息識別等技術(shù)分析、決策、利用和共享，其功能涵蓋了檔案信息的在線歸檔、自動分類、關(guān)鍵詞檢索、智慧化處理、安全保護和知識服務(wù)等方面，核心在于高效化、智能化、科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化及開發(fā)利用的最大化[1]。綜合來看，智慧檔案建設(shè)的主要特點是信息交互智慧化，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部與管理人員、服務(wù)人員之間的數(shù)據(jù)互動，實現(xiàn)檔案、系統(tǒng)和人員之間快捷簡單和無阻礙銜接，形成較為完整的數(shù)據(jù)通信與共享智能體系。信息管理智能化通過建立跨部門、跨地域與跨體系的應(yīng)用集成系統(tǒng)，使得海量的檔案資源得以精細化管理、組織、控制、共享、互通與服務(wù)，促進文件資料的有效訪問，進一步拓寬檔案業(yè)務(wù)的廣度和深度。檔案環(huán)境智慧化使檔案的管理由過去的櫥子柜子盒子轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案在線管理，同時推動了傳統(tǒng)庫房裝置運轉(zhuǎn)養(yǎng)護的智能化，全面優(yōu)化了人員和物資的配置，降低了管理成本。利用服務(wù)智慧化。智慧檔案的建設(shè)可通過智能系統(tǒng)更好地分析、處理檔案資源，并在管理利用過程中注重用戶體驗和服務(wù)質(zhì)量，側(cè)重于提供更高效、便捷和精準(zhǔn)的服務(wù)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境中可使檔案查詢與咨詢服務(wù)不再受時間限制，呈現(xiàn)出嶄新業(yè)務(wù)和控制的新形態(tài)。

1.2 大數(shù)據(jù)時代智慧檔案管理平臺數(shù)據(jù)的特點

信息化時代智慧檔案的建設(shè)主要工作在于系統(tǒng)平臺的研發(fā)，數(shù)據(jù)處理的精度直接關(guān)系到智慧化水平的高低，在此形勢下，需要達到以下幾方面標(biāo)準(zhǔn)：一是可處理海量復(fù)雜數(shù)據(jù)。智慧檔案平臺需要容納多種檔案類型數(shù)據(jù)，一般包括文書檔案、人事檔案、會計檔案科和研檔案等，而對于檔案主管部門而言，需要歸檔多個單位、多個領(lǐng)域、多個行業(yè)和多個地區(qū)的龐大數(shù)據(jù)集，并且隨著時代的發(fā)展，這些數(shù)據(jù)以結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化的形式與存儲類型存在，呈現(xiàn)出復(fù)雜的多樣性，由此需要系統(tǒng)平臺具有強大數(shù)據(jù)處理能力，使其真正能夠在大數(shù)據(jù)場景中運行應(yīng)用，使管理、利用、共享和傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)高效穩(wěn)定運行。二是信息更新的實時高效性。智慧檔案管理平臺需要滿足檔案資源內(nèi)容更改和更新的需求，尤其在醫(yī)療、住建和交通等重要民生領(lǐng)域，信息的時效性是至關(guān)重要的考量因素，這就需要系統(tǒng)平臺能夠?qū)崟r采集、處理、替換和更新海量的檔案數(shù)據(jù)，保證檔案電子數(shù)據(jù)庫保持最新狀態(tài)，在此過程中也需要有效防范安全風(fēng)險，保障整體的可靠性與穩(wěn)定性。三是可滿足多主體參與共享。在檔案的智慧管理模式下，已不是過去“信息孤島”和“各自為政”的局面，最為顯著的特征是利用智慧管理系統(tǒng)平臺，推動各地區(qū)、部門、機構(gòu)和個人之間的信息共享互通，實現(xiàn)最為廣泛的檔案數(shù)據(jù)資源的高度匯聚，進而為部門決策、科學(xué)研究和法律證明等提供更豐富的數(shù)據(jù)支持[2]。

2 信息化時代智慧檔案建設(shè)面臨的風(fēng)險及問題

2.1 智慧管理理念相對滯后

智慧檔案的建設(shè)與過去檔案的管理模式完全不同，導(dǎo)致在現(xiàn)階段發(fā)展過程中，各部門單位領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員缺乏對智慧檔案建設(shè)的重視，“自上而下”輕視檔案管理思想的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，大多尚未配置較為專業(yè)集中的檔案管理部門，對于發(fā)展方向的指定、建設(shè)項目的推動和日常工作的監(jiān)督規(guī)劃較少，沒有在行業(yè)內(nèi)外加以調(diào)研，使得整體智慧化轉(zhuǎn)型工作出現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)不清晰、制度體系較落后與平臺建設(shè)較緩慢等問題，成為當(dāng)下面臨的重要與難點問題。

2.2 管理人才水平有待提高

由于檔案工作長期處于邊緣化，現(xiàn)存檔案管理人員長期處于較為松散、懈怠的傳統(tǒng)模式下開展工作，多數(shù)檔案人員學(xué)歷不夠高，專業(yè)能力不夠強，極少是信息化技術(shù)“科班出身”，對于現(xiàn)代化智慧管理技術(shù)了解較少，缺乏主動創(chuàng)新精神，業(yè)務(wù)能力與學(xué)習(xí)能力有限，無法在短時間內(nèi)快速學(xué)習(xí)并應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)及信息化手段，使得大多數(shù)單位無法保證智慧檔案建設(shè)工作的快速推進，即使后期建設(shè)完成，也會因操作不規(guī)范或應(yīng)用不徹底的原因造成現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢難以發(fā)揮，嚴(yán)重阻礙整體發(fā)展的步伐。

2.3 平臺技術(shù)應(yīng)用不夠全面

受傳統(tǒng)管理模式下單位重視程度、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理人員思維與專項資金配置等影響，雖然檔案行業(yè)整體處于信息化與智慧化發(fā)展環(huán)境，無論在政策上還是在技術(shù)上均提供了良好的創(chuàng)新條件，但是在實際轉(zhuǎn)型升級過程中，仍出現(xiàn)較多轉(zhuǎn)型不充分、共享程度低、數(shù)據(jù)傳輸慢和數(shù)字化率低下等問題，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能和物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)應(yīng)用不足，系統(tǒng)架構(gòu)不合理，平臺建設(shè)側(cè)重點與針對性嚴(yán)重失衡，導(dǎo)致即使相關(guān)部門投入大量資金，也因技術(shù)應(yīng)用與實際需求不符，出現(xiàn)資源浪費的現(xiàn)象，沒有充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)服務(wù)檔案管理的優(yōu)勢，成為制約智慧化發(fā)展的重要難題。

2.4 安全防護體系仍需完善

在信息化時代，實現(xiàn)智慧檔案管理，無疑為整個行業(yè)帶來極大的便利與改革性創(chuàng)新，但是隨之而來也造成檔案數(shù)據(jù)的多方面風(fēng)險。一是傳輸風(fēng)險。在各部門單位強調(diào)供給側(cè)改革的背景下，重點在于數(shù)據(jù)以正確的載體傳播出去，數(shù)據(jù)傳輸是必要環(huán)節(jié)，在過程中往往容易因人員專業(yè)性不足造成相關(guān)檔案信息在無加密、無防護的環(huán)境中流轉(zhuǎn)，極易導(dǎo)致不法分子或黑客通過互聯(lián)網(wǎng)進行各種形式的攻擊。二是歸檔風(fēng)險。通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)平臺進一步擴大了檔案信息來源的覆蓋面，實現(xiàn)多種檔案數(shù)據(jù)的廣泛采集，但由于我國現(xiàn)存各類檔案管理平臺數(shù)量較多、水平參差不齊及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)多種多樣，加之較多社會人員利用移動互聯(lián)網(wǎng)訪問系統(tǒng)，容易導(dǎo)致檔案在采集歸檔過程中出現(xiàn)失真或被篡改等問題，不僅影響系統(tǒng)安全，還會影響相關(guān)部門的社會公信力。三是應(yīng)用風(fēng)險。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的環(huán)境下，現(xiàn)代化技術(shù)手段提升了系統(tǒng)平臺與用戶之間的交互性，但隨著用戶數(shù)量增多，平臺規(guī)模擴大，運轉(zhuǎn)方式日益復(fù)雜，使得在檔案服務(wù)利用過程中極易受到各種各樣的傷害。例如，智慧檔案服務(wù)平臺自身缺乏用戶識別、訪問跟蹤和身份核查等機制，極大地影響了檔案信息被合理合法使用[3]。

3 信息化時代智慧檔案建設(shè)優(yōu)化策略分析

上述問題是制約智慧檔案建設(shè)的重點，這就需要相關(guān)負責(zé)人員進一步強化對現(xiàn)代信息技術(shù)的認知，結(jié)合過往檔案系統(tǒng)智慧化建設(shè)的典型經(jīng)驗，結(jié)合自身存在問題及發(fā)展需求，不斷探索科學(xué)合理的智慧檔案建設(shè)路徑，加強相關(guān)工作的頂層設(shè)計，合理配置各方面建設(shè)資源，從而實現(xiàn)智慧檔案建設(shè)的高速發(fā)展。

3.1 不斷健全智慧檔案信息高效管理體系

一是牢固樹立智慧化意識。各級檔案管理部門的負責(zé)人員要及時轉(zhuǎn)變發(fā)展思想，深入學(xué)習(xí)當(dāng)下檔案行業(yè)發(fā)展的宏觀政策策略及技術(shù)應(yīng)用場景，認真研究“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的相關(guān)技術(shù)規(guī)范，構(gòu)建“智慧檔案服務(wù)大眾”的理念，做好頂層設(shè)計及實施規(guī)劃，推動各項工作順利開展。二是規(guī)范管理制度標(biāo)準(zhǔn)。要在智慧化轉(zhuǎn)型過程中，依據(jù)《檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《關(guān)于加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》《電子檔案單套管理一般要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等政策文件，在電子檔案征集歸檔、分類著錄、存儲保管、安全利用、共建共享等方面落實相關(guān)工作制度，讓檔案管理更加科學(xué)化與規(guī)范化，構(gòu)建良好的內(nèi)外部監(jiān)督管理機制，有效減少檔案管理的錯誤與疏漏，從而推動檔案服務(wù)智慧化工作有序進行。

3.2 不斷加強智慧檔案管理人才的建設(shè)力度

一是人才引進方面。在智慧檔案建設(shè)過程中，各級部門單位要根據(jù)自身發(fā)展規(guī)劃，深度研判人才的崗位需求，按照現(xiàn)階段技術(shù)應(yīng)用及信息化管理存在的問題及需求，通過人才引進、定向培養(yǎng)及遴選借調(diào)等方式，不斷提升干部隊伍綜合素質(zhì)水平，從而提升本單位的核心競爭力。二是干部培養(yǎng)方面。要建立常態(tài)化的《信息技術(shù)干部人才培養(yǎng)方案》，營造良好的人才發(fā)展環(huán)境，定期面向管理人員開展理論研學(xué)、專家授課或外出參觀等學(xué)習(xí)活動，助力其在智慧檔案管理工作中取得新突破、開創(chuàng)新局面，不斷增加既懂得現(xiàn)代檔案管理手段，又熟知智慧技術(shù)應(yīng)用操作的人才數(shù)量，從而為智慧檔案建設(shè)注入源源不斷的活力[4]。

3.3 不斷優(yōu)化現(xiàn)代智慧檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

對于建設(shè)檔案管理利用平臺，需要相關(guān)部門單位積極深入調(diào)研，帶著問題與需求前往行業(yè)內(nèi)先進地區(qū)參觀學(xué)習(xí)，建立合作共贏機制，最大限度加強技術(shù)應(yīng)用，建立適合自身發(fā)展的檔案管理平臺。一是利用云計算技術(shù)升級系統(tǒng)平臺。云計算可為智慧檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供強大的創(chuàng)新動力，利用此技術(shù)可讓部門單位接入伸縮性強的計算資源與容量大的存儲環(huán)境，使得面對新時期海量檔案信息與多樣化利用服務(wù)需求的挑戰(zhàn)時，能夠快速響應(yīng)，保障檔案管理服務(wù)全生命周期的流暢和高效。同時，云計算的分布式特性可實現(xiàn)檔案資料的云端實時存儲，提升了檔案管理的抗災(zāi)能力和業(yè)務(wù)連續(xù)性[5]。二是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強服務(wù)中心建設(shè)。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可利用系統(tǒng)平臺對用戶瀏覽痕跡與查詢記錄進行集成化與智能化處理，通過機器學(xué)習(xí)，對檔案信息服務(wù)中的推薦策略與服務(wù)模式進行深度總結(jié)并汲取有益經(jīng)驗，準(zhǔn)確地把握用戶需求及利用習(xí)慣，建立需求感知引擎，在協(xié)同過濾技術(shù)的輔助下可實現(xiàn)對用戶的主動信息推送。同時利用某信公眾平臺、小程序及App應(yīng)用等線上載體，為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使廣大檔案資源受眾群體告別過去的時間與空間限制，隨時隨地進行檔案檢索與查詢利用，全面加強檔案部門與社會群眾的溝通與聯(lián)系，宣傳相關(guān)政策與制度，從而提高在線檔案服務(wù)的靈活性。

3.4 不斷夯實檔案信息服務(wù)平臺的數(shù)據(jù)安全

一是確保利用服務(wù)安全。在智慧檔案管理建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)信息的收集存儲、傳遞檢索都有相對應(yīng)的模塊，在信息管理應(yīng)用過程中要做到對所有文件加密處理，做好物理隔離網(wǎng)閘技術(shù)、虛擬專用技術(shù)及防火墻技術(shù)等安全措施的整合，并對每一位管理員及用戶進行密鑰識別或人臉識別等身份驗證，保證所有操作均在安全環(huán)境中進行。同時要不斷提升系統(tǒng)平臺審計、溯源和日志服務(wù)等的技術(shù)升級，一旦出現(xiàn)盜取數(shù)據(jù)或惡意篡改等情況，可及時應(yīng)對，不僅能增強數(shù)據(jù)安全，還可抵御災(zāi)害。二是完善安全管理體系。在部門單位、上級部門、下屬單位及社會公眾層面設(shè)置綜合性電子檔案安全管理條例，并加以實施，保證檔案采集方、管理方與利用方的緊密配合，確保檔案智慧化管理、利用、服務(wù)和共享等全流程完全按照既定的權(quán)限和規(guī)則進行，從而實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展。

結(jié)語

在新時代數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的相關(guān)技術(shù)已在行政審批與醫(yī)療服務(wù)等方面得到廣泛普及，但是智慧檔案館（室）的建設(shè)還處于較為初期的摸索階段，在實踐過程中存在較多問題，在基層檔案管理中尤為明顯。這就需要相關(guān)負責(zé)人員進一步強化智慧檔案建設(shè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，加大基礎(chǔ)設(shè)施與軟件開發(fā)的投入，主動推進檔案資源開放共享政策，以確保檔案管理事業(yè)能夠適應(yīng)時代發(fā)展潮流，真正為社會發(fā)展貢獻“檔案力量”。

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作者簡介：黃永芹（1981—），大學(xué)學(xué)歷，廣西北海市老干部活動中心（老年大學(xué)）館員，研究方向：檔案管理。