摘 要：新《檔案法》為醫(yī)院文書檔案管理提供了法律保障和制度規(guī)范。本文從《檔案法》對文書檔案管理的要求出發(fā)，指出醫(yī)院文書檔案管理存在管理模式傳統(tǒng)化、新技術運用不成熟、治理體系建設不完善與管理人員素質不達標等短板弱項。為順應數(shù)字時代的新要求，醫(yī)院要著力推進文書檔案數(shù)字化轉型、做好檔案規(guī)范化頂層設計、推進安全體系建設現(xiàn)代化、深化文書檔案開發(fā)利用和打造專業(yè)化管理隊伍，以文書檔案管理體系現(xiàn)代化賦能醫(yī)院高質量發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；規(guī)范化；檔案法

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，是辦好醫(yī)院的重要基礎工作，是提高醫(yī)院科學管理水平和工作效率的重要指標，也是維護醫(yī)院歷史真實面貌的一項重要的專業(yè)工作。作為醫(yī)院發(fā)展的記錄載體，醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院歷史沿革及改革與創(chuàng)新發(fā)展的重要見證，是提升醫(yī)院軟實力和資政育人的第一手資料。新《檔案法》頒布與施行以來，推進醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理成為醫(yī)院檔案工作的重中之重。黨的十八大以來，醫(yī)院檔案工作取得了顯著成就，檔案信息化建設初具規(guī)模，但與新時代“四個好”“兩個服務”目標要求相比，在資源建設、治理能力和資政水平等方面還存在短板弱項。面對新的時代任務，醫(yī)院要樹立創(chuàng)新思維，堅持靶向施策、精準用力，推動文書檔案管理高質量發(fā)展，更好地服務于醫(yī)院的改革發(fā)展。

1 《檔案法》實施背景下的醫(yī)院文書檔案建設的新要求

1.1 信息化建設與云存儲

《檔案法》第五章規(guī)定：“檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設。”隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，醫(yī)院文書檔案信息化建設包括數(shù)據(jù)的歸集、整理、分類與利用全流程，特別是云技術的發(fā)展為文書檔案提供了快捷、靈活與高效的存儲方式[1]。文書檔案信息化建設通過現(xiàn)代技術，促使文書檔案得到高質量管理，減少了傳統(tǒng)模式帶來的空間和時間成本。信息化發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術對文書檔案分析和挖掘的優(yōu)勢，為醫(yī)院提供系統(tǒng)的信息服務。比如，信息化系統(tǒng)引入智能分類與標簽化，能夠對文書檔案內容進行自動分類，同時設置查詢權限管理，對不同用戶分別授權，保障信息利用過程的安全。云存儲技術拓展文書檔案存儲空間，為遠程訪問和共享奠定基礎，同時云存儲具有較大可擴容性，有助于應對不斷增長的文書檔案的數(shù)據(jù)量。

1.2 智能化應用與自動化處理

《檔案法》規(guī)定，國家鼓勵有條件的單位開展文字、語音和圖像識別工作，加強檔案資源深度挖掘和開發(fā)利用。基于人工智能與機器學習技術的智能化應用程序，為醫(yī)院文書檔案智慧化管理提供了契機。比如，自然語言技術的自動分類與語音識別可高效對文書檔案內容與類別進行檢索，減少檔案利用的環(huán)節(jié)，提升檔案利用的實效[2]。再比如，人工智能技術可根據(jù)用戶提出的問題進行智慧化搜索，快速定位有關檔案，同時人工智能還具備定時提醒等功能，可根據(jù)文書檔案重要性發(fā)送提醒性指令，幫助醫(yī)院及時處理有關事項。智能化應用有助于醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化治理體系的建設，在提高檔案資源收集與利用精準度的基礎上，推動文書檔案管理體系的規(guī)范化與現(xiàn)代化。

1.3 安全建設與隱私保護

《檔案法》規(guī)定，機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息的安全。隨著大量電子文書檔案數(shù)據(jù)的產生，文書檔案管理面臨著日益嚴重的安全問題。隱私保護技術包括數(shù)據(jù)脫敏、身份認證和訪問控制等方式，保護文書檔案內容不被非法泄露，確保信息絕對安全。這些技術的應用，極大地改變了文書檔案保管環(huán)境，營造了良好的開發(fā)利用氛圍。比如，醫(yī)院內部運行體系較為繁雜，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)相互交織，文書檔案管理體系與業(yè)務數(shù)據(jù)鏈接后，區(qū)塊鏈技術能夠對數(shù)據(jù)進行安全存儲與驗證，其防篡改功能有利于檔案數(shù)據(jù)的有序利用與開發(fā)，從而保障檔案數(shù)據(jù)的原始性與完整性。隨著安全防護技術的進步與革新，文書檔案保護體系將日益成熟，防范和化解風險的能力將進一步提高。

2 《檔案法》實施背景下的醫(yī)院文書檔案規(guī)范化建設現(xiàn)狀

2.1 管理模式傳統(tǒng)化

醫(yī)院傳統(tǒng)的文書檔案管理以紙質為主，多依賴人工處理與開發(fā)利用。信息化水平不高，管理效率較低。同時，有的醫(yī)院雖然引入檔案管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)功能不完善、實用性不強，未能充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢。檔案制度體系不夠健全。對于電子檔案管理的規(guī)范化建設顯得相對滯后，尚未構建起系統(tǒng)化、標準化的管理制度與操作流程。比如，電子檔案管理缺乏系統(tǒng)的規(guī)范制度，文書檔案管理導致管理邊界模糊，權限設置與控制機制不嚴密及檔案利用制度不完善，文書檔案在管理上的薄弱環(huán)節(jié)較為突出。上述問題，不僅削弱了文書檔案管理的整體效能，還給醫(yī)院信息安全管理工作埋下了重大隱患。

2.2 新技術運用不夠成熟

新技術對文書檔案管理帶來革命性的變革，管理質量和效率大幅度提升。但是醫(yī)院對新技術的運用還存在差距，目前檔案管理人員按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，沿襲傳統(tǒng)手工整理方法，效率低、出錯率高。人工智能技術可根據(jù)預先設定的規(guī)則或自定義分類，自動整理和歸類采集的文書檔案信息，并根據(jù)文件屬性和內容進行歸檔[3]。通過自動化處理，醫(yī)院可以確保檔案的分類和存儲更加規(guī)范和高效，解決傳統(tǒng)檔案管理中人工整理分類煩瑣及手動操作錯誤等問題，在企業(yè)人力成本的同時，保證了文書檔案數(shù)據(jù)的真實性。造成這個問題的主要原因，一方面是技術應用的成本較高，醫(yī)院需要投入大量的資金和培訓成本進行轉型升級；另一方面，對新技術的理解和認同缺乏必要的認知，對新技術運用存在抵觸情緒。

2.3 治理體系建設不完善

文書檔案治理結構不夠優(yōu)化，醫(yī)院檔案管理機構不健全，檔案室在指導、督導全院文書檔案歸集與利用方面職能較弱，難以發(fā)揮頭雁效應。檔案基礎業(yè)務不夠扎實，檔案資源建設體系不夠優(yōu)化，檔案歸集不完整、不齊全的現(xiàn)象較為突出，檔案標準化執(zhí)行力度不夠。檔案利用的深度和力度差距明顯，文書檔案資政育人功能發(fā)揮空間有限。檔案安全建設體系滯后，文書檔案鑒定開放工作未能常態(tài)化開展，很多原本保密期限到期的檔案由于鑒定開放工作未能按期完成，難以提供公開的利用，在一定程度上制約了檔案工作的開展。以新技術引領安全防護網(wǎng)絡建設力度較弱，抵御風險的能力不夠。

2.4 管理人員素質不達標

醫(yī)院檔案管理人員結構不合理，多數(shù)文書檔案管理者年級大、兼職多、專業(yè)化程度低、創(chuàng)新思維欠缺。比如，運用信息技術能力不足，無法發(fā)揮信息化在檔案分析、匯總和利用方面的優(yōu)勢，檔案管理方式不適應現(xiàn)代文書檔案管理的需要。醫(yī)院需要對照人員短板弱項，配齊配強管理人員隊伍，著力提高運用現(xiàn)代化技術的水平，為文書檔案規(guī)范化建設奠定人才基礎。

3 《檔案法》實施背景下的醫(yī)院文書檔案規(guī)范化建設的路徑分析

3.1 著力推進文書檔案數(shù)字化轉型

醫(yī)院檔案信息化改革已進入深水期，要按照《檔案法》關于信息化建設的總要求，推進基礎設施更新?lián)Q代，以結構性改革提升文書檔案數(shù)據(jù)管理能力。一是積極引入大數(shù)據(jù)技術。大數(shù)據(jù)技術有助于提升文書檔案的自動化與智能化水平，推動文書檔案“無紙化”，發(fā)揮文書檔案的利用價值。比如，在完成檔案數(shù)字化的基礎上，通過OCR文字識別技術，逐步將紙質檔案轉化為可檢索和利用的電子檔案，實現(xiàn)檔案全文檢索，擴大數(shù)據(jù)檢索范圍，提高檢索效率和準確性。二是著力推進數(shù)據(jù)共享。文書檔案具有重要的治理價值和資政價值，對于醫(yī)院管理具有重要作用。打造文書檔案與業(yè)務、病案和會計管理的有機整體，并建設與醫(yī)院其他數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的鏈接，依托信息化共享平臺的應用，對文書檔案資源進行系統(tǒng)化與集成化的管理，打造新的檔案共享治理模式，推動文書檔案資源的多元化應用和共享交流，從而更好地服務于醫(yī)院中心大局。三是發(fā)揮數(shù)據(jù)分析優(yōu)勢。數(shù)據(jù)分析是推進文書檔案高質量發(fā)展的“指揮棒”，利用AI技術進行數(shù)據(jù)分析，幫助醫(yī)院更好地理解和利用海量文書數(shù)據(jù)，從而為決策提供有力的支持。要梳理數(shù)據(jù)利用思維，在重大決策和醫(yī)院管理方面從文書檔案中找經(jīng)驗、找方法，推動文書檔案價值的實現(xiàn)。

3.2 做好檔案規(guī)范化頂層設計

一是完善體制機制。成立醫(yī)院檔案管理領導小組，并將文書檔案工作納入重點管理內容，明確檔案工作的總體目標、重點任務和主要舉措，建立上下貫通、執(zhí)行有力和運行通暢的檔案工作體制機制。二是加強文書檔案的資源建設。進一步建立和完善文書檔案的收集歸檔、安全保管、合理利用、借閱復印與鑒定銷毀等制度，并對文書檔案的歸檔范圍、移交時間、保管期限和借閱手續(xù)等做明確的規(guī)定，做到文書檔案資料應收盡收、應整盡整，應歸盡歸。三是強化規(guī)范化整理。建立與各部門的溝通協(xié)調機制，督促相關人員按時移交檔案。嚴格按照《歸檔文件整理規(guī)則》，對收集的檔案進行審核與鑒定，確保其真實性、完整性和可用性。要依據(jù)文件的保存期限，按不同年份對收集的文書檔案進行細致分類和有序整理，并同步規(guī)范裝訂及入盒。嚴格把好排列順序與編目信息準確性等關鍵環(huán)節(jié)，確保文件材料分類合理、標題規(guī)范與目錄清晰，進一步提高檔案的檢索效率，為后期檔案檢索、管理和查閱提供便利。

3.3 推進安全體系建設現(xiàn)代化

按照《網(wǎng)絡安全法》《數(shù)據(jù)安全法》與《個人信息保護法》等法律要求，探索文書檔案數(shù)據(jù)安全技術新應用，提升安全防護能力。一是做好檔案數(shù)據(jù)備份及保管。根據(jù)《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》的要求，將文書檔案數(shù)字化成果備份到硬磁盤中，按照規(guī)范要求對硬磁盤進行定期加電并存放于防磁柜，確保數(shù)字檔案的安全，防止介質被磁化造成數(shù)據(jù)丟失。二是深化安全制度建設。完善檔案室安全管理制度，針對不同的工作環(huán)節(jié)，完善與細化檔案管理規(guī)章制度與突發(fā)事件應對制度，確保規(guī)章制度落到實處，把安全至上的理念物化到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。三是提升網(wǎng)絡安全應對能力。適應新技術發(fā)展的趨勢，對防火墻與殺毒軟件同步升級，進行內外網(wǎng)漏洞掃描與網(wǎng)站安全掃描，更好地保護內部網(wǎng)絡免受惡意軟件或未經(jīng)授權的訪問等網(wǎng)絡威脅與侵害[1]。逐步引入?yún)^(qū)塊鏈等技術，提高文書檔案數(shù)據(jù)共享安全水平。加強檔案數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡安全防范等方面的檔案信息安全業(yè)務培訓，增強工作人員的網(wǎng)絡安全防范意識，提升檔案信息安全的“軟實力”。四是做好實體檔案安全。常態(tài)化第開展風險隱患排查治理，定期對庫房檔案進行巡查，及時消除存在的問題。

3.4 深化文書檔案的開發(fā)利用

文書檔案是醫(yī)院管理經(jīng)驗和發(fā)展歷程的全紀錄，是服務好醫(yī)院中心大局的重要參考，做好檔案開發(fā)利用有助于挖掘文書檔案時代的價值，賦能醫(yī)院高質量發(fā)展。一是做好文書檔案的資政服務。圍繞醫(yī)院發(fā)展、科研和患者，需求開展檔案資源挖掘，將檔案中蘊含的發(fā)展經(jīng)驗、治理模式和有益經(jīng)驗提煉出來，成為新時代醫(yī)院高質量發(fā)展的推動力。二是做好與醫(yī)院文化的結合。文書檔案蘊含著醫(yī)院特有的文化特質，有助于提高醫(yī)院軟實力。要把檔案開發(fā)與醫(yī)院宣傳教育結合起來，挖掘好醫(yī)院的感人故事和職業(yè)精神，賦能醫(yī)院精神文明建設。比如，通過對文書檔案中突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理，展示醫(yī)院在維護人民生命安全上的責任擔當，樹立醫(yī)院良好的社會形象。再比如，舉辦檔案文獻展、拍攝專題片等形式，借助新媒體平臺，將文書檔案中的發(fā)展歷程、文化基因和醫(yī)者精神展示出來，多維度、多手段、全視角地反映醫(yī)院的歷史變遷、發(fā)展成就和未來愿景。

3.5 打造專業(yè)化管理隊伍

一是用常態(tài)化的培訓提升“內功”。按照《機關檔案管理規(guī)定》與《歸檔文件整理要求》，重點從文件材料歸檔范圍、保管期限劃分與歸檔文件整理步驟等方面作全面、系統(tǒng)的講解，對歸檔文件的收集、歸檔、分類、排列、裝訂、編號、編目和裝盒等整理環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)的實操演示，讓管理人員系統(tǒng)掌握文書檔案整理的操作方法和步驟。二是配齊配強專業(yè)人才。將具有計算機、大數(shù)據(jù)管理與檔案學知識背景的人才引入文書檔案管理隊伍，打通晉升通道，讓檔案管理人員在職位晉升、職稱評審上有奔頭，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的內生動力。三是堅持“走出去”和“內部學”相結合。通過組織人員參加上級業(yè)務培訓、與兄弟單位交流學習或開設專題課堂等方式提升文書檔案業(yè)務的知識水平。

結語

文書檔案是醫(yī)院檔案管理的基礎和主體。醫(yī)院要按照《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展》的要求，推進文書檔案治理體系和治理結構現(xiàn)代化，促進檔案工作規(guī)范化、科學化和標準化。要深入學習貫徹《檔案法》，認真研究文書檔案工作，切實履行好檔案管理責任，積極推動數(shù)字檔案轉型升級，持續(xù)做好文書檔案整理歸集，推動建成高水平的檔案工作治理體系。要切實加強對檔案工作的組織領導、要素保障和隊伍建設，進一步轉變工作作風，構建運行暢通的檔案工作體制機制，強化文書檔案工作物資、經(jīng)費和人才支撐，為文書檔案工作營造良好的氛圍，推動醫(yī)院文書檔案事業(yè)又好又快地發(fā)展。

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作者簡介：魯文博（1987.08—），大學學歷，長春市口腔醫(yī)院院辦負責人。