摘 要：隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案面臨著保存困難和信息檢索不便的問題，數(shù)字化轉型成為檔案管理的關鍵。其不僅能夠有效保護和延續(xù)歷史信息，還可以顯著提高管理效率和服務水平，滿足公眾快速獲取信息的需求。然而，該進程受多種因素影響。在此背景下，文章探討了縣級綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的實施路徑，分析了增強領導層認知、優(yōu)化資金配置和專業(yè)人才培養(yǎng)等關鍵因素對數(shù)字化轉型的影響，提出具體的對策，如加大領導層的支持力度以及資金投入，并著重于原生電子文件的歸檔與接收工作，同時利用信息網(wǎng)絡技術，促進檔案數(shù)字化的全面實施，旨在推動縣級綜合檔案館檔案管理數(shù)字化進程，提高檔案管理效率和服務水平。

關鍵詞：縣級綜合檔案館；檔案管理；數(shù)字化

隨著信息技術的迅猛發(fā)展和數(shù)字化浪潮的推進，縣級綜合檔案館正面臨著檔案管理模式轉型升級的迫切需求。傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足現(xiàn)代社會對檔案信息高效利用的需求，數(shù)字化成為檔案館發(fā)展的必然趨勢。檔案管理數(shù)字化不僅有助于提高檔案信息的檢索速度和利用效率，還能有效保障檔案的安全性和長久保存。同時，數(shù)字化管理也是檔案館實現(xiàn)現(xiàn)代化轉型的關鍵一步，對提高檔案館服務質(zhì)量和水平具有重要意義。因此，深入探討縣級綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的實施策略，對于推動檔案館事業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有重要的理論和實踐價值。

一、縣級綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的必要性

1.數(shù)字化是檔案館現(xiàn)代化轉型的關鍵步驟

數(shù)字化對于縣級綜合檔案館而言，不僅是跟上時代潮流的選擇，還是其轉型升級的核心環(huán)節(jié)。隨著社會對信息快速獲取和處理的需求日增，檔案館傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式已難以滿足效率與安全的雙重要求。數(shù)字化使得檔案信息能被有效轉碼、存儲與傳輸，極大地拓寬檔案的服務范圍與深度。在這一轉型過程中，檔案的數(shù)字化處理不僅加強對珍貴歷史資料的保護，降低因自然侵蝕或人為操作不當?shù)仍斐傻膿p失風險，還為檔案的整理、檢索及共享帶來前所未有的便利，有效提高公共服務的響應速度和質(zhì)量。這種轉型是構建智慧檔案館、實現(xiàn)檔案資源最大化利用的基礎，對于提升檔案館的公共形象和服務水平，促進本地區(qū)文化與歷史研究的深入發(fā)展具有不可替代的作用。

2.保障傳統(tǒng)載體檔案的安全與長久保存

紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體易受環(huán)境因素，如濕度、溫度變化及生物侵害的影響，時間的流逝更是會對這些珍貴的歷史見證造成損害。此外，火災、洪水等也會在瞬間摧毀積累的檔案資源。因此，保證這些物理載體得到恰當?shù)谋Ｗo和科學的管理，對于防止信息的永久喪失具有決定性的作用。借助數(shù)字化，檔案館可以創(chuàng)建檔案信息的電子副本，不僅能減少對原始材料的物理使用，延長其壽命，還能在原始檔案不慎損壞或丟失時提供可靠的備份。數(shù)字副本的存在增加了檔案保存的冗余性，使得檔案的保存不再受限于單一的物理環(huán)境或地理位置。因此，加強對傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理是實現(xiàn)其安全和長期保存的有效手段，也是檔案館履行其守護歷史記憶職責的現(xiàn)代化策略。

3.實現(xiàn)檔案精細化管理與自動化操作的基礎

傳統(tǒng)的檔案管理通常依賴于人工操作，從歸檔到檢索，每一步都耗費大量的人力和時間，且容易出現(xiàn)人為錯誤，限制檔案服務的效能。數(shù)字化的推進為檔案的精細化管理提供強有力的技術支持。其允許人們利用電子系統(tǒng)精確地分類、編目、存儲和檢索檔案，極大地提高工作的準確性和效率。同時，自動化操作利用減少人工干預，顯著降低檔案管理過程中的錯誤率。此外，數(shù)字化檔案系統(tǒng)可借助設置權限管理，提升檔案的安全性和保密性，而自動化的追蹤和監(jiān)控功能則實時記錄檔案的使用情況，為檔案的安全提供可靠保障。在此基礎上，檔案館可以更好地服務于社會公眾和研究者，滿足其對高效率和高質(zhì)量檔案服務的需求。因此，數(shù)字化和自動化是實現(xiàn)檔案精細化管理的基礎，對于優(yōu)化檔案管理流程，推動檔案工作向現(xiàn)代化、信息化和智能化發(fā)展尤為重要。

4.提高檔案館服務效率與便捷性

在信息高速發(fā)展的今天，公眾和研究人員對檔案資料的獲取期望越來越高，不僅要求信息準確無誤，還希望可以實現(xiàn)即時獲取。若檔案館停留在傳統(tǒng)的手工檢索和紙質(zhì)借閱服務上，將難以應對日益增長的服務需求，不僅降低了檔案的利用效率，還影響了檔案館的公共形象。因此，利用數(shù)字化手段優(yōu)化服務流程，實現(xiàn)在線查詢、電子閱覽和遠程訪問等功能，不僅可以大幅度提高檔案資料的流轉速度，減少用戶等待時間，還可以擴大檔案資源的服務半徑，實現(xiàn)檔案利用的時空跨越。此外，提高服務效率還有助于保護和維護原始檔案資料，減少因頻繁物理接觸而導致的磨損和損壞，對于推動檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展具有重大意義。

二、影響縣級綜合檔案館檔案管理數(shù)字化建設的關鍵因素

1.領導層對數(shù)字化建設的認知與態(tài)度

首先，領導層對數(shù)字化必要性的認識不足，導致對該領域投入的優(yōu)先級低下，進而影響建設的進度和效果；其次，領導層對新技術持保守態(tài)度，缺乏對數(shù)字化趨勢的敏感性，錯失采納先進技術改善檔案管理和服務的機會。再次，短視的決策風格和對創(chuàng)新風險的過度規(guī)避，也會阻礙數(shù)字化建設的試點與實施。領導層如果缺乏有效的組織協(xié)調(diào)能力，也將難以充分動員館內(nèi)外資源共同推進數(shù)字化項目。同時，如果領導層自身缺乏相關的教育背景和專業(yè)知識，還會在技術選型和資金分配上作出不恰當?shù)臎Q策；最后，領導層如果不夠重視用戶體驗和服務質(zhì)量，會導致數(shù)字化建設偏離實際需求，無法滿足用戶的期待，影響檔案館的公共形象和服務功能的發(fā)揮。

2.資金籌措與投入的挑戰(zhàn)

縣級綜合檔案館在推進數(shù)字化建設與現(xiàn)代化管理過程中，資金籌措與投入成為一大挑戰(zhàn)。受限于地方財政預算，這類檔案館往往面臨著資金不足的窘境，難以滿足購買先進設備、更新軟件系統(tǒng)以及維護數(shù)據(jù)安全等項目的經(jīng)費需求。由于檔案館的服務對象主要是政府機關、研究機構和公眾，進一步加劇了資金籌措的困難。同時，縣級檔案館的資金使用受到嚴格監(jiān)管，須按照既定的政府預算程序執(zhí)行，使得資金的靈活性和即時性受限，不利于快速響應數(shù)字化升級的需要。資金投入的不足也會導致檔案館在技術人才的培養(yǎng)和引進上投入不夠，從而影響檔案數(shù)字化的整體效果和檔案信息服務的質(zhì)量。

3.專業(yè)技術人才的缺乏與培養(yǎng)問題

縣級綜合檔案館在其數(shù)字化轉型的征途上面臨的首要難題是專業(yè)人才隊伍的結構性缺口，即現(xiàn)有人員在傳統(tǒng)檔案管理方面經(jīng)驗豐富，但在信息技術等數(shù)字化相關領域則經(jīng)驗不足，難以滿足檔案數(shù)字化管理與服務的專業(yè)要求。這種技能不匹配導致檔案館在實施數(shù)字化項目時難以內(nèi)部提供必要的技術支持。此外，縣級檔案館在人才激勵機制上常受限于地方財政預算，難以提供有競爭力的薪酬和職業(yè)發(fā)展空間，無法吸引和保留有能力的技術人員。而且，相比大城市的檔案館，縣級檔案館在專業(yè)培訓資源與學術交流機會等方面處于不利地位，加劇了人才的流失。

4.檔案基礎業(yè)務對數(shù)字化進程的制約

檔案館的傳統(tǒng)業(yè)務流程復雜而煩瑣，多年累積下來的大量紙質(zhì)檔案，其分類、整理、數(shù)字化掃描及元數(shù)據(jù)標注工作量巨大，且易出現(xiàn)信息錄入錯誤或遺漏，從而拖慢了數(shù)字化轉型的步伐。此外，縣級檔案館的檔案保管與管理缺乏標準化、系統(tǒng)化的操作流程，使得在轉向數(shù)字化過程中難以實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)遷移和信息整合。檔案館所面臨的物理空間限制也會對存儲設備的擴展和升級造成阻礙，影響數(shù)字化設施的布局與優(yōu)化。數(shù)字化檔案的存儲與保護需要較高水平的技術保障，但常常超出了縣級檔案館現(xiàn)有的技術與設備能力范疇。檔案內(nèi)容的敏感性和保密性要求，對數(shù)據(jù)安全管理提出了更高的標準，但對于缺乏專業(yè)技術團隊和先進技術支持的縣級檔案館來說，增加了數(shù)字化建設的難度。

三、縣級綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的實施對策

1.增強領導層對數(shù)字化建設的重視與支持

要增強上級綜合檔案館領導層對數(shù)字化建設的重視與支持，需定期組織數(shù)字化知識培訓和行業(yè)發(fā)展趨勢研討，提升領導層的認識水平與前瞻性思維。同時，構建一個明確的數(shù)字化建設規(guī)劃和標準，展現(xiàn)其對提高檔案管理效率、優(yōu)化公共服務和促進地方經(jīng)濟社會信息化發(fā)展的重要作用，可以有效引起領導層的關注，采取先試點后覆蓋的理念，建成綜合檔案館標準化建設模式。此外，可以邀請有成功經(jīng)驗的其他地區(qū)檔案館領導分享數(shù)字化轉型經(jīng)驗，組織參觀學習先進的數(shù)字化檔案館，讓領導直觀地看到數(shù)字化帶來的改變與成效，從而激發(fā)其內(nèi)在動力與支持欲望。在此基礎上，建議設立專項數(shù)字化發(fā)展基金，保證有穩(wěn)定的財政支持作為后盾。同時，制定合理的績效考核機制，將數(shù)字化建設的成果與領導層的業(yè)績掛鉤，從而增加其推動數(shù)字化進程的積極性。此外，借助與高校、研究機構的合作，引進專業(yè)知識和技術，使領導層意識到專業(yè)合作的重要性，為檔案館帶來新鮮血液，從而在理念和行動上增強對數(shù)字化建設的重視與支持。

2.加大資金投入，優(yōu)化資金配置

縣級綜合檔案館在加大資金投入和優(yōu)化資金配置方面，需要采取多元化的策略以保證數(shù)字化建設順利開展。利用細致的預算計劃，將資金主要投入檔案館數(shù)字化建設的關鍵環(huán)節(jié)，如設備升級、軟件購買、數(shù)據(jù)轉換和保護以及人員培訓等，保證每一分錢都用在刀刃上。同時，爭取地方政府的大力支持，在財政撥款和專項資金方面給予傾斜，讓檔案館現(xiàn)代化的發(fā)展與地方政府的信息化建設相結合，共同促進地方文化和信息事業(yè)的發(fā)展。此外，應積極尋求與民間企業(yè)、社會組織的合作，借助項目合作、資助或捐贈等形式，拓寬資金來源渠道。還可以與高校、科研機構建立合作關系，利用其在技術和人才方面的優(yōu)勢，降低數(shù)字化過程中的技術研發(fā)和人才培養(yǎng)成本。在此過程中，應加強對資金使用的監(jiān)管，提高透明度和公正性，讓資金使用的效率和效益最大化，吸引更多的投資者。這些財務策略的實施可以保證縣級綜合檔案館數(shù)字化建設的資金支持，為檔案館的長遠發(fā)展奠定堅實的財政基礎。

3.引進與培養(yǎng)檔案管理數(shù)字化專業(yè)人才

面對縣級綜合檔案館在檔案管理數(shù)字化方面的專業(yè)人才需求，系統(tǒng)化的人才引進與培養(yǎng)機制顯得尤為關鍵。為此，檔案館可以建立校企合作模式，與高校聯(lián)合開發(fā)課程，實施實習實訓項目，吸引并培養(yǎng)學生對檔案數(shù)字化管理的興趣和專業(yè)技能。

同時，檔案館應開展職業(yè)生涯規(guī)劃工作坊，為在職員工提供轉型升級的培訓，幫助其掌握最新的數(shù)字化知識，提高其在工作中的競爭力。此外，檔案館還可以設置數(shù)字化轉型領導小組，選拔具有前瞻性視角和豐富經(jīng)驗的專業(yè)人才，引導數(shù)字化轉型工作的深入開展。借助激勵機制的創(chuàng)新，如設立專項獎勵基金，對在數(shù)字化轉型中表現(xiàn)突出的個人或團隊給予物質(zhì)與精神上的雙重獎勵，可以提升專業(yè)人才的積極性和忠誠度。同時，檔案館應積極參與行業(yè)的交流合作，定期舉辦或參加專業(yè)研討會，促進知識和經(jīng)驗的交流與共享，為數(shù)字化建設提供強有力的人才支持。

4.開展原生電子文件歸檔與接收，實現(xiàn)增量電子化

縣級綜合檔案館在處理原生電子文件的歸檔與接收工作中，應該設立統(tǒng)一的電子文件標準，保證所有部門在生成文件時即遵循相應規(guī)范，為日后的文件檢索和管理打下基礎。檔案館需與黨委政府部門及企事業(yè)單位緊密合作，建立電子文件的直接傳輸機制，保證文件在傳遞過程中的完整性和安全性。采用先進的電子文件管理系統(tǒng)，支持多格式文件的存儲和快速檢索，并保障數(shù)據(jù)的長期保存。為應對技術迅速發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，檔案館還應定期升級維護電子文件存儲格式，防止因技術過時導致文件無法讀取。還可以利用定期組織與電子檔案相關的培訓和研討活動，增強全體員工在電子文件管理方面的意識和能力。檔案館還應積極探索利用云存儲等新技術，適應大數(shù)據(jù)時代對存儲容量和數(shù)據(jù)安全的新要求，為未來的信息化管理打下堅實的基礎。

5.利用信息網(wǎng)絡，推動檔案數(shù)字化進程

搭建與完善檔案信息化平臺，檔案館可以實現(xiàn)資源的集中管理與在線服務，不僅方便公眾查詢，還提高了工作效率。網(wǎng)絡平臺的構建需要注重用戶體驗，從而滿足不同用戶的檢索需求，并保障信息安全，防止數(shù)據(jù)被泄露。檔案館在推廣數(shù)字化服務時，應利用社交媒體、官方網(wǎng)站和移動應用等多種渠道，提升檔案資料的可見度和易用性。與此同時，應定期收集用戶反饋，優(yōu)化網(wǎng)絡服務功能，保證服務的持續(xù)改進與更新。檔案館還應加強與其他檔案機構的網(wǎng)絡合作，共享資源，實現(xiàn)互聯(lián)互通，以此拓寬信息資源的覆蓋范圍和深度。此外，為了應對日益增長的數(shù)據(jù)量，檔案館需采取有效措施，如數(shù)據(jù)壓縮和云存儲等技術，優(yōu)化存儲結構，保障長期的數(shù)據(jù)保存和快速的信息檢索。

四、結束語

綜上所述，隨著數(shù)字化浪潮不斷推進，縣級綜合檔案館在檔案管理上的轉型升級已成為時代發(fā)展的必然趨勢。增強檔案館工作人員的數(shù)字化意識、加大資金投入、吸引和培養(yǎng)專業(yè)人才、利用先進技術處理原生電子文件以及充分運用信息網(wǎng)絡，縣級檔案館可以有效實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，不僅能保護檔案信息的完整性和安全性，還極大地提高了工作效率和服務水平。因此，檔案數(shù)字化不僅是提升檔案工作質(zhì)量的關鍵，還是優(yōu)化縣級檔案館公共服務的重要途徑。

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作者單位：貴州省晴隆縣檔案館

作者簡介：盧安桃（1979—），女，毛南族，貴州惠水人，本科，館員，研究方向：檔案管理。