摘 要：近年來，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會對檔案工作的需要，檔案工作智慧化轉(zhuǎn)型成為檔案學(xué)界和業(yè)界共同關(guān)注的熱點問題。新質(zhì)生產(chǎn)力的提出有力地推動了高端生產(chǎn)力的發(fā)展以及結(jié)構(gòu)產(chǎn)業(yè)的優(yōu)化與改造，激發(fā)了創(chuàng)新活力，為社會經(jīng)濟的高質(zhì)量發(fā)展注入強大動力。文章闡述了新質(zhì)生產(chǎn)力的概念，對檔案工作的現(xiàn)狀與問題展開了分析，隨后提出了智慧檔案體系的優(yōu)勢與新質(zhì)生產(chǎn)力背景下的應(yīng)用場景，并提出一些智慧檔案體系的建設(shè)方案，為今后此類相關(guān)研究提供了思路。

關(guān)鍵詞：新質(zhì)生產(chǎn)力；智慧檔案；管理體系

一、新質(zhì)生產(chǎn)力概述

新質(zhì)生產(chǎn)力是依靠以下的三種因素而生，分別是：技術(shù)革命性突破、生產(chǎn)要素創(chuàng)新性配置和產(chǎn)業(yè)深度轉(zhuǎn)型升級。新質(zhì)生產(chǎn)力的核心標(biāo)志是全要素生產(chǎn)率大幅提高，新質(zhì)生產(chǎn)力的特點是創(chuàng)新，新質(zhì)生產(chǎn)力的基本內(nèi)涵是以勞動資料、勞動者、勞動對象及他們共同優(yōu)化組合的躍升。

新質(zhì)生產(chǎn)力以其高科技、高效能和高質(zhì)量的特征，成為推動經(jīng)濟社會發(fā)展的核心動力，不僅將推動形成產(chǎn)業(yè)發(fā)展新格局，還將對勞動力市場和技能型勞動力的需求產(chǎn)生深遠的影響。上述內(nèi)容探討了新質(zhì)生產(chǎn)力對勞動者、勞動資料和勞動對象提出的新要求。

對于勞動者而言，新質(zhì)生產(chǎn)力的提出意味著他們必須不斷提高自身的技能和知識水平。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)和云計算等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，許多傳統(tǒng)的工作崗位正在被自動化和智能化所替代，而新興產(chǎn)業(yè)的崛起又催生了大量全新的職業(yè)類型。因此，勞動者必須保持終身學(xué)習(xí)的態(tài)度，不斷汲取新知識和新技能，才能在激烈的就業(yè)競爭中立于不敗之地。同時，勞動者還需要培養(yǎng)創(chuàng)新思維和解決問題的能力，以應(yīng)對復(fù)雜多變的工作環(huán)境和任務(wù)要求。

總之，新質(zhì)生產(chǎn)力概念的提出，無疑是對當(dāng)前科技飛速發(fā)展的一個深刻回應(yīng)。它揭示了生產(chǎn)力的內(nèi)涵與外延正在發(fā)生深刻變革，從而要求勞動者、勞動資料和勞動對象這三個生產(chǎn)力要素不斷自我更新和自我發(fā)展，以適應(yīng)和引領(lǐng)新時代的生產(chǎn)要求和挑戰(zhàn)。

二、普通檔案管理體系的現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理體系的現(xiàn)代化和智能化成為一種必然趨勢。然而，當(dāng)前普通檔案管理體系仍面臨著諸多問題和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案安全與保密問題

普通檔案管理體系在檔案安全和保密方面存在一定的漏洞和不足。一方面，由于檔案管理意識不強和管理制度不完善等原因，檔案在存儲、傳輸和使用過程中容易遭受損壞、丟失或被泄露的風(fēng)險；另一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案面臨著更為復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，如黑客攻擊和病毒傳播等，給檔案保密工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。

2.存儲條件與空間不足

許多組織仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致存儲條件有限且空間不足。紙質(zhì)檔案易受潮和蟲蛀，長期保存容易變質(zhì)損壞，需要占用大量的實體空間。同時，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，存儲空間逐漸緊張，難以滿足長期保存和管理的需求。

3.利用率與共享機制低

普通檔案管理體系在檔案利用率和共享機制方面存在不足。由于檔案管理手段落后，檢索效率低下，使得檔案信息的利用受到一定限制。此外，各部門之間缺乏有效的信息共享機制，導(dǎo)致檔案信息難以實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的流通和利用，降低了檔案的使用價值。

4.數(shù)字化進程緩慢

雖然數(shù)字化是提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要途徑，但普通檔案管理體系的數(shù)字化進程相對緩慢。一方面，部分組織對數(shù)字化檔案管理的重要性認識不足，缺乏投入和動力；另一方面，由于技術(shù)和資源限制，數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換、存儲和訪問等方面存在諸多困難。

5.管理手段與技術(shù)落后

普通檔案管理體系的管理手段和技術(shù)相對落后，難以適應(yīng)現(xiàn)代化和智能化的檔案管理需求。許多組織仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，如紙質(zhì)檔案的整理、編目和借閱等，效率低下且易出錯。同時，缺乏先進的檔案管理軟件和技術(shù)支持，使得檔案信息的處理、分析和利用受到一定限制。

三、智慧檔案管理體系的優(yōu)勢

智慧檔案管理體系作為一種基于現(xiàn)代信息技術(shù)的高效檔案管理模式，在多個方面展現(xiàn)出顯著的優(yōu)勢。下面將從高效管理與檢索、便捷存儲與共享、強化安全保障、降低管理成本、實現(xiàn)移動辦公、協(xié)同工作效率高、數(shù)據(jù)分析助決策以及用戶體驗與優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面，詳細闡述智慧檔案管理體系的優(yōu)勢。

1.高效管理與檢索

智慧檔案管理體系通過數(shù)字化處理和智能化管理，實現(xiàn)了檔案信息的快速錄入、分類、存儲和檢索。系統(tǒng)能夠自動對檔案實施識別和分類，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率。同時，用戶可以通過關(guān)鍵詞、時間范圍等多種方式快速檢索所需檔案，大幅提高了工作效率。

2.便捷存儲與共享

智慧檔案管理體系采用電子存儲方式，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞、難保存的問題。同時，系統(tǒng)支持多用戶同時訪問和共享檔案資源，使得檔案信息更加易于傳播和利用。用戶可以通過系統(tǒng)輕松實現(xiàn)檔案的在線預(yù)覽、下載和打印等操作，提升了檔案利用的便捷性。

3.強化安全保障

智慧檔案管理體系具備高度的安全性保障。系統(tǒng)通過采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等安全措施，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，系統(tǒng)還具備完善的備份和恢復(fù)機制，能夠有效應(yīng)對意外情況和數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

4.降低管理成本

智慧檔案管理體系通過自動化和智能化的管理方式，減少了傳統(tǒng)檔案管理中的人工成本和時間成本。系統(tǒng)能夠自動完成檔案的分類、索引和存儲等工作，降低了管理人員的工作負擔(dān)。同時，電子檔案的存儲方式也減少了實體存儲空間的占用，降低了存儲成本。

5.實現(xiàn)移動辦公

智慧檔案管理體系支持移動辦公，用戶可以通過手機、平板電腦等移動設(shè)備設(shè)施隨時隨地訪問檔案信息，使得檔案管理工作不再受地域和時間的限制，提升了工作的靈活性和便利性。

6.協(xié)同工作效率高

智慧檔案管理體系支持多部門、多用戶之間的協(xié)同工作。各部門可以通過系統(tǒng)共享檔案信息，實現(xiàn)信息的實時更新和共享，避免了信息不對稱和重復(fù)勞動的問題。同時，系統(tǒng)還支持在線審批、留言討論等功能，提高了協(xié)同工作的效率和質(zhì)量。

7.數(shù)據(jù)分析助決策

智慧檔案管理體系具備強大的數(shù)據(jù)分析功能，可以對檔案信息實施深入挖掘和分析。通過對檔案的統(tǒng)計、對比和趨勢分析，可以為組織提供有價值的決策依據(jù)，有助于組織更好地了解自身的業(yè)務(wù)狀況和發(fā)展趨勢，制定更加科學(xué)的決策方案。

綜上所述，智慧檔案管理體系在高效管理與檢索、便捷存儲與共享、強化安全保障、降低管理成本、實現(xiàn)移動辦公、協(xié)同工作效率高、數(shù)據(jù)分析助決策以及用戶體驗與優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面展現(xiàn)出了顯著的優(yōu)勢，使得智慧檔案管理體系成為現(xiàn)代化組織提高檔案管理工作水平的重要工具。

四、新質(zhì)生產(chǎn)力背景下智慧檔案的應(yīng)用場景

在新質(zhì)生產(chǎn)力背景下，智慧檔案管理體系的構(gòu)建變得至關(guān)重要。新型智慧檔案管理體系的構(gòu)建可以有效幫助企業(yè)或者其他地方高效率地控制數(shù)據(jù)較多的電子檔案信息，大幅提高工作的效率和數(shù)據(jù)的保密性。

1.數(shù)字化與智能化轉(zhuǎn)型?？梢詫⒁酝吓f的紙質(zhì)檔案科技化與信息化，建立電子檔案庫。電子檔案庫的功能包括信息的搜索、使用等，大幅提高了檔案的使用效率，節(jié)省了時間和人工，并借助于AI技術(shù)對檔案的信息實行智能分類、標(biāo)引和歸檔，從而提高檢索效率和準(zhǔn)確性。

2.安全與保障。及時建立并逐步完善數(shù)據(jù)安全管理制度，保證檔案數(shù)據(jù)的信息安全性，防止信息被泄露與丟失等風(fēng)險。

智慧檔案管理體系的建設(shè)將計算機技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，保證實現(xiàn)紙質(zhì)化檔案的數(shù)字化、安全存儲和檢索等功能。通過管理體系，檔案管理人員可以更好地控制檔案信息，大幅提高工作效率，從而確保檔案的真實性。

3.企業(yè)檔案管理。大型企業(yè)檔案種類繁多，數(shù)量龐大。智慧檔案管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)對各類檔案的數(shù)字化管理，包括合同、項目文檔和人事資料等。通過智能化的檢索和分析功能，企業(yè)能夠快速定位所需信息，提高決策效率。同時，系統(tǒng)能夠自動對檔案實施分類、存儲和備份，確保數(shù)據(jù)安全。

4.政府檔案管理。政府部門涉及大量公共信息和敏感數(shù)據(jù)，如公民個人信息、政策文件等。智慧檔案管理體系能夠為政府提供高效、安全的檔案管理解決方案。通過權(quán)限控制和加密技術(shù)，系統(tǒng)能夠確保只有授權(quán)人員才能訪問相關(guān)信息，保障信息安全。

此外，智慧檔案管理體系還可以為每一個人提供較多的信息數(shù)據(jù)，促進信息的交流與傳遞。在信息化時代背景下，檔案的管理工作不再局限于老舊的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案的管理和利用也變得極其關(guān)鍵。

五、智慧檔案管理體系的建設(shè)方案

基于智慧檔案管理體系的優(yōu)勢與應(yīng)用場景，新質(zhì)生產(chǎn)力背景下智慧檔案的建設(shè)方案主要包括以下幾個方面：

1.檔案數(shù)字化處理

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)代化需求。因此，檔案數(shù)字化處理成為智慧檔案管理體系建設(shè)的首要任務(wù)。采用專業(yè)掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案實施高清掃描，并通過OCR技術(shù)將圖像轉(zhuǎn)化為可編輯的文本格式，便于后續(xù)檢索和管理。同時，對于已存在的電子檔案，將實施格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)清洗，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。

2.系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

智慧檔案管理體系的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計應(yīng)遵循模塊化、可擴展和高可用性的原則。采用分布式架構(gòu)，確保系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行，并具備良好的并發(fā)處理能力。系統(tǒng)將由數(shù)據(jù)采集、存儲、檢索、利用和安全管理等模塊組成，各模塊之間協(xié)同工作，共同實現(xiàn)檔案的高效管理。

3.設(shè)備采購與安裝

為保證系統(tǒng)的正常運行，應(yīng)采購高性能的服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及掃描設(shè)備等。設(shè)備設(shè)施采購將遵循性價比高的原則，確保在滿足系統(tǒng)性能需求的同時控制成本。設(shè)備設(shè)施安裝將由專業(yè)人員實施，確保設(shè)備設(shè)施的穩(wěn)定性和可靠性。

4.系統(tǒng)測試與調(diào)優(yōu)

在系統(tǒng)部署完成后，將開展全面的系統(tǒng)測試，包括功能測試、性能測試和安全測試等，確保系統(tǒng)能夠正常運行并滿足需求。針對測試中發(fā)現(xiàn)的問題實施針對性的調(diào)優(yōu)工作，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能。

5.人員培訓(xùn)與考核

智慧檔案管理體系的建設(shè)離不開專業(yè)人員的支持，可以組織相關(guān)人員開展系統(tǒng)操作和維護的培訓(xùn)，確保他們能夠熟練使用系統(tǒng)，并具備基本的故障排查和處理能力。同時，還將建立考核機制，對人員的工作質(zhì)量和效率開展定期評估，激勵他們不斷提高自身能力和水平。

6.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將為智慧檔案管理提供更大的便利。通過安裝傳感器和RFID標(biāo)簽等設(shè)備設(shè)施，可以實現(xiàn)對檔案的實時監(jiān)控和追蹤，確保檔案的安全和完整性。同時，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以應(yīng)用于檔案庫的溫濕度監(jiān)控、燈光控制等方面，提高檔案管理的智能化水平。

7.安全與備份策略

檔案數(shù)據(jù)的安全是智慧檔案管理體系建設(shè)的重要一環(huán)。應(yīng)建立完善的安全管理制度和技術(shù)防護措施，包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密和防火墻設(shè)置等，確保數(shù)據(jù)不被非法獲取或篡改。同時，還應(yīng)制定備份策略，定期對數(shù)據(jù)實施備份和恢復(fù)測試，確保在發(fā)生意外情況時能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。

8.持續(xù)維護與升級

智慧檔案管理體系的建設(shè)是一個持續(xù)的過程，需要不斷地維護和升級。應(yīng)建立專業(yè)的維護團隊，負責(zé)對系統(tǒng)實施日常巡檢、故障排查和性能優(yōu)化等工作。同時，還應(yīng)關(guān)注新技術(shù)和新應(yīng)用的發(fā)展動態(tài)，及時對系統(tǒng)實施升級和改進，以適應(yīng)不斷變化的檔案管理需求。

總之，智慧檔案管理體系建設(shè)方案的實施將有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為組織的決策提供更加準(zhǔn)確、全面的信息支持，應(yīng)不斷優(yōu)化和完善該方案，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化和智能化進程。

六、結(jié)語

總的來說，智慧檔案管理體系的構(gòu)建與信息技術(shù)的最新發(fā)展緊密相關(guān)，需要不斷優(yōu)化和更新管理模式以適應(yīng)變化的需求。這樣的體系不僅能夠提高工作效率、降低管理成本，還能為新質(zhì)生產(chǎn)力的發(fā)展提供有力支持，推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和進步。

新質(zhì)生產(chǎn)力的提出對生產(chǎn)生活產(chǎn)生了極其重要的影響，也為智慧檔案的管理帶來了新的發(fā)展機會，實現(xiàn)檔案的智慧化管理對人類發(fā)展具有深遠意義，應(yīng)充分理解新質(zhì)生產(chǎn)力在智慧化檔案管理中的應(yīng)用，在加強信息技術(shù)創(chuàng)新與發(fā)展的同時，發(fā)揮好新質(zhì)生產(chǎn)力的作用，使之更好地服務(wù)于智慧化檔案管理體系。

參考文獻：

[1]牢牢把握東北的重要使命奮力譜寫東北全面振興新篇章[N].《人民日報》， 2023-09-10（001）.

[2]習(xí)近平.習(xí)近平著作選讀（第1卷） [M].北京：人民出版社，2023.

[3]王 玨.新質(zhì)生產(chǎn)力：一個理論框架與指標(biāo)體系[J/OL].西北大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）：1-10[2023-11-29].

[4]魏崇輝.新質(zhì)生產(chǎn)力的基本意涵、歷史演進與實踐路徑[J/OL].理論與改革，1-14[2023-12-02].

[5]方維慰.中國高水平科技自立自強的目標(biāo)內(nèi)涵與實現(xiàn)路徑[J].南京社會科學(xué)，2022（07）：41-49+102.

[6]朱 進，陳 莉，吳建周，等.檔案庫房一體化管控系統(tǒng)建設(shè)實踐[J].中國檔案，2019（5）：64-65.

[7]鞏淑芳.智慧檔案館安全管控系統(tǒng)構(gòu)建研究[J].檔案，2022（2）：56-59+64.

[8]尚宏雁.《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》解讀[J].中國檔案，2019（1）：26-27.

作者單位：廣東省潮州市檔案館

作者簡介：張良賢（1975—），男，漢族，廣東潮州人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。