摘 要：依照我國檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢以及建設(shè)目標(biāo)，社會保險檔案工作加快了現(xiàn)代化和規(guī)范化管理，助力社會保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。高效推動社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理成為有效提高檔案管理水平的手段之一。現(xiàn)階段，盡管多數(shù)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，也相應(yīng)采取了一系列加強(qiáng)措施，但是其體現(xiàn)的成效卻并不顯著，普遍都存在一些尚未完善的問題，阻礙了社會保險業(yè)務(wù)檔案價值的發(fā)揮?；诖?，文章針對社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作展開研究，深入分析其規(guī)范化管理的必要性以及存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了幾點針對有效的管理策略，以期為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：社會保險；檔案管理；規(guī)范化管理

社會保險業(yè)務(wù)是指為喪失勞動能力、短期性失去勞動崗位、受健康因素影響存在缺陷的參保人員及女職工生產(chǎn)哺乳期間提供收入或補償?shù)囊环N社會和經(jīng)濟(jì)制度，其主要業(yè)務(wù)類型可被劃分為養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險以及生育保險等。而社會保險業(yè)務(wù)檔案則是各類參保人員參加各項社會保險情況的原始記載，是確定參保人員享受各項社會保險待遇的重要依據(jù)?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，檔案工作務(wù)必堅持向依法治理、開放發(fā)展以及現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)的方向不斷邁進(jìn)。檔案資源的價值作用獲得了顯著體現(xiàn)，為使其為社會發(fā)展貢獻(xiàn)更多力量，對檔案規(guī)范化管理提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)與要求。社會保險業(yè)務(wù)檔案是對一切社會保險業(yè)務(wù)信息與實況的客觀性記錄，是解決社會保險業(yè)務(wù)糾紛以及各項問題的關(guān)鍵參考。它的齊全完整、安全與否不僅關(guān)系著社會保險各項工作的順利開展，還關(guān)系著每一個參保人的切身利益，同時也影響著社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理水平，決定著社會保險取信于民的程度，由此可見，社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理至關(guān)重要且勢在必行。因此，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)務(wù)必要高度重視檔案管理工作，將規(guī)范化建設(shè)視為核心內(nèi)容，通過科學(xué)有效的管理手段有效提高社會保險業(yè)務(wù)檔案管理水平，促進(jìn)我國檔案管理體系的健康發(fā)展。

一、社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的必要性

社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，能夠切實體現(xiàn)檔案資料的社會價值和利用價值。檔案資料不僅是保存社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的核心記錄，還是參保人員合法權(quán)益的象征，利用規(guī)范化手段落實檔案管理工作，能夠在社會保險業(yè)務(wù)開展期間科學(xué)規(guī)避眾多不必要的問題。檔案資料是落實社會保險業(yè)務(wù)的核心保障，主要職責(zé)是切實體現(xiàn)原始憑證的各項性能，同時還具備較強(qiáng)的監(jiān)督屬性，可供經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對社會保險參保企業(yè)開展相關(guān)的監(jiān)管工作。檔案資料記錄了眾多參保人的詳細(xì)信息，意味著檔案資料和參保人之間有著緊密的利益關(guān)系，為了保證參保人的各項權(quán)益不受侵犯，只有制定科學(xué)、高效的檔案管理制度，切實體現(xiàn)規(guī)范化管控特點，保證并提升檔案信息的全面性與精確性，才能在社會保險業(yè)務(wù)落實階段規(guī)避各類風(fēng)險隱患以及偏差問題，并充分發(fā)揮社會保險業(yè)務(wù)檔案的作用，從而促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)能夠依法有序開展和推進(jìn)。

二、社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理存在的問題

1.人為層面

社會保險業(yè)務(wù)作為一種極具傳統(tǒng)性的業(yè)務(wù)類型，為保證其經(jīng)辦工作順利開展與推進(jìn)，在落實階段需要大量的人力資源。

首先，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)普遍存在領(lǐng)導(dǎo)者對社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作不夠重視的情況，不僅未能探討研究檔案管理工作中產(chǎn)生的問題，制定針對有效的規(guī)范化管理制度，還未對相關(guān)的檔案管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)教育工作，導(dǎo)致檔案管理人員不具備較強(qiáng)的專業(yè)性以及職業(yè)素養(yǎng)。同時，檔案管理隊伍還伴隨老齡化嚴(yán)重的問題。因多數(shù)基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員是從其他部門轉(zhuǎn)崗，且大部分人員都身兼數(shù)職，需要同時兼顧其他部門的工作，在檔案管理方面沒有工作經(jīng)驗以及專業(yè)理論知識和實踐技巧。

例如，我市市本級及區(qū)縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)共有12個，除市本級和2個區(qū)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)設(shè)置了專門的檔案部門和專職檔案管理人員外，其他區(qū)縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均沒有設(shè)置檔案管理部門且檔案管理人員均為兼職人員，平均年齡均在50歲以上，多為單位年齡偏大臨近退休和機(jī)構(gòu)改革中下放的原機(jī)關(guān)工勤人員，人員本身不具備必要的專業(yè)技能，且更換調(diào)整頻繁，導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作出現(xiàn)強(qiáng)烈的人才匱乏問題，還讓檔案管理工作變得隨意，各個工作步驟的執(zhí)行都缺乏規(guī)范性，進(jìn)而導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作效率不高、質(zhì)量不佳。

其次，部分社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)雖然已經(jīng)意識到社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的必要性，也制定了一系列規(guī)范化管理策略，但受滯后性以及固化管理理念的限制，多數(shù)檔案管理人員的創(chuàng)新能力比較薄弱，且規(guī)范化管理意識不強(qiáng)，無法將規(guī)范化管理工作真正落到實處，導(dǎo)致規(guī)范化制度難以充分發(fā)揮作用，削弱了社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理效能。

最后，參保企業(yè)在經(jīng)濟(jì)體制由計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時期，由于企業(yè)破產(chǎn)、重組和改制，出現(xiàn)了企業(yè)職工檔案管理弱化、斷檔和空白等現(xiàn)象。

（1）企業(yè)負(fù)責(zé)人片面追求經(jīng)濟(jì)效益，對檔案管理工作不夠重視，企業(yè)檔案管理人員更換頻繁，甚至有參保企業(yè)不設(shè)檔案管理人員，致使檔案的收集、整理、立卷和保管等工作不能正常有序地開展。

（2）對辭職、辭退或企業(yè)破產(chǎn)后的人員檔案管理混亂，有的存放在人社部門的就業(yè)中心，有的存放在主管部門，有的存放在企業(yè)，甚至還有檔案由職工本人保管的情況。

（3）私營企業(yè)職工檔案管理有盲區(qū)，部分私營企業(yè)沒有建立檔案管理系統(tǒng)，檔案材料分散，無專、兼職人員保管，職工檔案管理無序，無章可循，甚至一片空白。綜上所述，對社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理造成了極大的困擾。

2.技術(shù)層面

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為各行各業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了眾多資源與機(jī)遇，特別是社會保險業(yè)務(wù)檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的深入發(fā)展有效推動了檔案管理工作的信息化建設(shè)腳步。但通過有關(guān)調(diào)查資料可知，依舊有部分社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在落實和推進(jìn)檔案管理工作時，未給予信息化建設(shè)應(yīng)有的重視，不僅嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代化開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，還導(dǎo)致檔案管理領(lǐng)域的信息技術(shù)和社會建設(shè)趨勢不適配，加之部分單位的檔案管理依舊以紙質(zhì)檔案管理模式為核心，使得海量的檔案信息資料無法被高效、快速開發(fā)和使用，嚴(yán)重削弱了檔案資料的效能。此外，因管理者未對檔案資料的信息化建設(shè)形成正確且深刻的認(rèn)知，建設(shè)力度也極為薄弱，使得社會保險業(yè)務(wù)檔案管理設(shè)備設(shè)施和技術(shù)均存在嚴(yán)重的滯后性，不僅無法滿足現(xiàn)代化社會的管理需求，還極易誘發(fā)各類風(fēng)險問題，使得檔案資料的安全性無法得到保障，對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)造成重重阻礙。

3.制度層面

制度建設(shè)對于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作至關(guān)重要，屬于檔案管理工作的核心執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與約束。在現(xiàn)代化社會管理體系中，無論是何種管理工作，其在落實推進(jìn)期間都需要制度建設(shè)的支撐和輔助，如此才能保證各項管理工作被科學(xué)、規(guī)范地落到實處。但是，針對部分社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來講，其在制度建設(shè)以及執(zhí)行完善方面依舊存在顯著不足。例如，企業(yè)職工的人事檔案管理目前仍在執(zhí)行1992年原勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，該規(guī)定中的部分條款，如適應(yīng)范圍、歸檔范圍、管理形式和交接流轉(zhuǎn)等條款早已不適用現(xiàn)實工作的需要，亟待修訂。當(dāng)前，為高效助力我國社會保險業(yè)務(wù)工作的開展，我國相關(guān)部門已從宏觀層面制定了眾多法律法規(guī)，并規(guī)定社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)基于此制定完善的規(guī)范化檔案管理制度，切實解決社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中產(chǎn)生的各類問題。從相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行角度分析，因其實際規(guī)定內(nèi)容的可行性以及有效性并不強(qiáng)烈，使得社會保險單位在制定檔案管理制度時，普遍存在“各自為政”的情況，其制度也難以在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化層面順利實現(xiàn)統(tǒng)一，導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理難度顯著增加。此外，針對差異性社會保險單位來講，因為其檔案資料的規(guī)格、內(nèi)容和信息記錄方式等均各不相同，所以在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案過程中極易產(chǎn)生遺漏及失誤等問題，進(jìn)一步增加了社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理難度。

4.基礎(chǔ)建設(shè)層面

對于檔案庫房的設(shè)置，2024年1月頒布的《中華人民共和國檔案法實施條例》對此專門做出了相關(guān)要求，國家檔案局2018年10月公布的13號令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》更是對檔案庫房的設(shè)置提出了具體詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)要求。但是，在現(xiàn)實中由于受辦公用房和經(jīng)費的限制，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案庫房無法滿足國家規(guī)定的要求。由于檔案庫房占地面積較大，對地面承重、溫濕度、防鼠防蟲和消防等設(shè)備設(shè)施的要求較高，加之大多數(shù)基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有自己獨立的辦公場所，多家單位共用一座辦公樓是普遍現(xiàn)象，不具備設(shè)立獨立檔案庫房的條件，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的配置更無從談起。因此，檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的不完備阻礙了社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的開展。

三、社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理策略

1.針對人為層面的管理

第一，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極針對檔案管理人員開展專門的教育培訓(xùn)工作，并在該階段引導(dǎo)檔案管理人員充分認(rèn)識檔案管理對社會保險業(yè)務(wù)的作用。同時，還應(yīng)深刻意識到社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是一項長期性建設(shè)工作，并非一朝一夕能實現(xiàn)，加之規(guī)范化管理工作有著系統(tǒng)性較強(qiáng)的特點，因而教育培訓(xùn)工作也應(yīng)該不斷落實，絕不可流于表面形式，有效保證全體檔案管理人員的專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)獲得提升。社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以分別從知識教育、技能培訓(xùn)、思想教育、安全教育等角度有針對地開展教育培訓(xùn)工作。

第二，為保證規(guī)范化、信息化地開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極引進(jìn)專業(yè)管理人員，提升人員結(jié)構(gòu)的年輕化和專業(yè)化?，F(xiàn)階段，雖然社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不斷引進(jìn)高學(xué)歷的人才，但多為業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門所用，專項負(fù)責(zé)檔案管理的人才并不充裕，在信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉睫，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該依照自身實際情況和檔案管理的規(guī)范化建設(shè)近期及長遠(yuǎn)的規(guī)劃，針對性地引進(jìn)既懂計算機(jī)技術(shù)又掌握檔案專業(yè)知識的復(fù)合型管理人才，切實緩解檔案管理人才匱乏現(xiàn)象，組建一支高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊。

2.針對技術(shù)層面的管理

第一，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理部門應(yīng)該積極打造科學(xué)、先進(jìn)且技術(shù)成熟的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，高效推動社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)，為其規(guī)范化管理提供技術(shù)支持。隨著社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)的升級及信息技術(shù)的普及，社保業(yè)務(wù)檔案也由過去傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)材料演變成各類圖片、圖像、音頻和視頻等電子文件形式的材料，這就勢必要求社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要深化應(yīng)用新一代信息技術(shù)，針對多種形式的材料類型建立與之相匹配的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，提高數(shù)字化社保業(yè)務(wù)檔案記錄和服務(wù)能力，加速業(yè)務(wù)優(yōu)化和規(guī)范化管理。新型社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建還能促進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其具備的性能可以全面掃描和識別現(xiàn)階段的紙質(zhì)檔案，再將其準(zhǔn)確提取錄入數(shù)據(jù)庫，并基于此建立電子檔案，切實體現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)價值，幫助社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)真正實現(xiàn)檔案資料的迅速獲取、儲存和查閱等管理目標(biāo)，為未來社會保險業(yè)務(wù)檔案資料的可持續(xù)開發(fā)利用創(chuàng)造條件。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理可考慮通過以下兩種方法：（1）社保業(yè)務(wù)辦理結(jié)束后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門工作人員歸集、整理業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，編好頁碼、整理完畢后按照資料類別不同在規(guī)定的時間內(nèi)移交檔案室。檔案室工作人員對移交的業(yè)務(wù)資料進(jìn)一步分類，根據(jù)紙質(zhì)資料狀況不同選擇平板掃描儀或者高速掃描儀掃描。掃描工作結(jié)束后，檔案室工作人員進(jìn)一步檢查電子文件質(zhì)量，驗收合格后對電子文件錄入目錄數(shù)據(jù)，編好案卷號和件號，并通過檔案管理系統(tǒng)打印卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄，結(jié)束后按檔案管理要求規(guī)定對紙質(zhì)檔案資料裝訂、歸檔，存入檔案庫房。（2）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員歸集整理資料，集中定期選擇掃描或者數(shù)碼拍照的方式實行數(shù)字化，電子文件存入檔案系統(tǒng)臨時文件夾預(yù)歸檔。數(shù)字化工作結(jié)束后，在規(guī)定的時間內(nèi)將紙質(zhì)資料移交檔案室。檔案室工作人員檢查電子文件質(zhì)量，合格后對預(yù)歸檔的電子文件錄入目錄，編好案卷號和件號，打印卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄，并對紙質(zhì)資料按照與系統(tǒng)中相同的案卷號和件號整檔、立卷，存入檔案庫房。

第二，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可在條件成熟的情況下推行電子檔案單套制管理模式。目前，國家已經(jīng)出臺了關(guān)于電子文件使用和管理的相關(guān)文件和規(guī)范，賦予了電子文件在法律層面的合法地位。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦中使用和產(chǎn)生的電子文件也正在漸漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，對于檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用比較成熟的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，可適時推行電子檔案單套制管理模式，進(jìn)一步提升社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理水平。我市目前正積極探索在電子檔案單套制管理模式基礎(chǔ)上利用RPA（數(shù)字化員工）+AI的技術(shù)，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)中的電子文件展開實時立卷和歸檔，RPA技術(shù)不僅可以在一定程度上替代人工操作，還可以通過設(shè)定的程序嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對電子文件展開整理立卷，減少人為研判造成的錯誤率，可大大減輕業(yè)務(wù)經(jīng)辦和檔案管理部門的工作壓力，提升工作效率，提高檔案管理的規(guī)范化程度。

第三，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在落實檔案管理工作期間，應(yīng)該積極制定資源共享制度，高效促進(jìn)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)間的交流與協(xié)作，形成多部門和多單位間的良好合作局面，進(jìn)而顯著提高檔案資料的利用率，借助合作開發(fā)與利用的契機(jī)，讓社會保險業(yè)務(wù)檔案充分體現(xiàn)價值作用。該階段，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的各部門應(yīng)該主動強(qiáng)化自身的信息共享意識，積極獲取和整合多樣性檔案資源，并通過信息化和數(shù)字化等技術(shù)全面且深入地分析檔案信息。利用區(qū)塊鏈和云存儲等技術(shù)，聚焦安全高效與精細(xì)化管理，集收集、管理和利用全流程自動化的數(shù)字檔案室，以緊耦合方式嵌入業(yè)務(wù)核心系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通與固化歸檔等一體化管理，建設(shè)高效可持續(xù)發(fā)展的應(yīng)用系統(tǒng)，有效提高社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理效率。

第四，將檔案信息化建設(shè)列入單位信息化發(fā)展規(guī)劃，立足全局和長遠(yuǎn)規(guī)劃，對事關(guān)建設(shè)基礎(chǔ)性和全局性的業(yè)務(wù)經(jīng)辦檔案要先行歸檔管理，對涉及民生的檔案資源要集中人力、物力和財力建設(shè)。充分利用網(wǎng)絡(luò)資源、硬件資源和其他資源，選用先進(jìn)方案、技術(shù)和產(chǎn)品，確保高性價比，充分發(fā)揮電子檔案的作用，提高電子檔案的管理水平。以業(yè)務(wù)需求為主導(dǎo)，采用模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計思想，加強(qiáng)自擴(kuò)展、可移植性和接口規(guī)劃，快速適應(yīng)需求變化，延長系統(tǒng)生命周期。為檔案信息處理、存儲、管理、分類、安全分級和授權(quán)查詢等方面提供安全、有效、統(tǒng)一的權(quán)限管理、身份認(rèn)證和審核機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全、真實與防被篡改。對業(yè)務(wù)經(jīng)辦掃描的資料要細(xì)化統(tǒng)一各項指標(biāo)，完善業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)建設(shè)基礎(chǔ)工作。

3.針對制度層面的管理

第一，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該制定高效全面的檔案管理制度。從實際角度分析，現(xiàn)階段我國各級社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在落實檔案資料管理工作期間，都制定了相應(yīng)的管理制度，但因其管理理念存在滯后性，導(dǎo)致制度無法滿足現(xiàn)代化社會的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，難以充分體現(xiàn)管理成效。基于此，各級社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該綜合自身的實際管理需求以及社會管理標(biāo)準(zhǔn)，依照我國有關(guān)部門頒發(fā)的檔案管理政策文件，嚴(yán)格遵循其要求修訂傳統(tǒng)的檔案管理制度，強(qiáng)化管理制度的時效性和可行性，并基于此制定有針對性的管理措施，主動建立各部門間的協(xié)作溝通關(guān)系，以此有效推動社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理部門的信息化建設(shè)腳步，為其規(guī)范化管理提供助力。

第二，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還應(yīng)該依照檔案管理人員的工作需求，積極構(gòu)建科學(xué)、合理的人員激勵體系，并將其全面滲透日常的檔案管理工作中，針對在檔案規(guī)范化管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員適當(dāng)給予獎勵，對工作態(tài)度散漫且頻繁出現(xiàn)失誤的管理人員應(yīng)該適當(dāng)予以懲罰，做到賞罰分明，通過精神、物質(zhì)激勵手段充分帶動檔案管理人員的工作熱情，保證各項檔案管理工作均被落到實處，促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

第三，國家應(yīng)成立社保業(yè)務(wù)檔案管理部門，建設(shè)全國統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，改變各省、市各自為政的局面，構(gòu)建管理全國社保業(yè)務(wù)檔案的頂層設(shè)計和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保業(yè)務(wù)檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策、有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度及制定行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。建設(shè)全國社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)處理中心，實現(xiàn)各地社保業(yè)務(wù)檔案信息的數(shù)據(jù)共享。

4.針對基礎(chǔ)設(shè)施層面的管理

第一，爭取地方財政和政府辦公用房管理部門的支持，利用閑置的辦公用房實行庫房改造建設(shè)。國家在實行機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革后，各地政府對部分事業(yè)單位撤銷或合并，空置了部分辦公用房，由政府統(tǒng)一分配管理。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可依據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，向政府辦公用房管理部門和財政部門積極爭取閑置的辦公用房改造。市級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可考慮建設(shè)全市統(tǒng)一的社保業(yè)務(wù)檔案庫房，將區(qū)縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、街道人社所和參保單位的企業(yè)職工人事檔案集中統(tǒng)一存放，以解決基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案無庫房可用的困境。

第二，協(xié)調(diào)地方檔案館，借用檔案館閑置的庫房。近年來，各地政府均加大了對文化事業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，各地檔案館的場所建設(shè)得到了極大的改善，尤其是庫房建設(shè)規(guī)模預(yù)留了較大的存放空間。在地方檔案館有閑置庫房的情況下，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以協(xié)調(diào)館方借用閑置的庫房使用。由于各級檔案館的庫房均是按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求施工建設(shè)的，借用檔案館的閑置庫房可以節(jié)省各項基礎(chǔ)設(shè)施的投入，減少辦公經(jīng)費支出，是值得推行的有效途徑。在此基礎(chǔ)上，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也應(yīng)積極建設(shè)數(shù)字檔案室，推進(jìn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，做好“存量數(shù)字化、增量電子化”，實現(xiàn)線上查檔，資源共享，逐漸減弱對傳統(tǒng)檔案庫房的存儲壓力。

四、結(jié)語

綜上所述，社會保險業(yè)務(wù)檔案客觀記錄了社會保險業(yè)務(wù)信息與實況，不僅能夠有效解決社會保險業(yè)務(wù)糾紛以及各項問題，還能助力我國社會檔案事業(yè)的可持續(xù)建設(shè)發(fā)展，積極落實社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作至關(guān)重要且勢在必行。因此，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以及相關(guān)管理人員應(yīng)高度重視社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作，主動革新管理理念與模式，全面貫徹依法治理管理思想，制定針對性有效的規(guī)范化管理策略，并將其真正落到實處，充分發(fā)揮社會保險業(yè)務(wù)檔案的價值，推動社會保險行業(yè)的長久穩(wěn)定發(fā)展，并為各級參保人員的相關(guān)權(quán)益維護(hù)提供重要的參考依據(jù)。

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作者單位：淄博市社會保險事業(yè)中心

作者簡介：畢文超（1974—），女，漢族，山東淄博人，本科，副研究館員，研究方向：檔案信息化建設(shè)。