一、引言

檔案作為記錄單位活動歷史、資產(chǎn)利用情況、規(guī)劃變遷等信息的重要載體，在優(yōu)化信息資源配置、保護信息安全、推進社會發(fā)展等方面具有重要作用。然而，伴隨信息技術的發(fā)展與時代環(huán)境的變遷，以往固化的檔案管理模式日益顯露弊端?；诖?，本文主要就當前檔案管理中存在的若干問題展開分析，并進一步提出與之相應的優(yōu)化對策，旨在為檔案管理效能的提升提供理論參考。

二、檔案管理存在的若干問題

（一）信息化建設滯后

現(xiàn)階段，在檔案管理工作中，部分單位依然依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。其一，一些單位存在信息化建設滯后現(xiàn)象。即便很多單位已經(jīng)意識到信息化建設的重要性，但在實際操作中，海量紙質(zhì)歷史檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換不但任務量大、耗費時間長，還存在經(jīng)費有限、技術支持不足等問題，面臨著服務器性能不佳、存儲容量有限、網(wǎng)絡帶寬低等問題，阻礙了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程。其二，在系統(tǒng)集成性方面，許多單位出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。由于單位各部門未設置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口，致使整體信息流的順暢程度受到影響。[1]其三，在加快檔案管理信息化進程的同時，數(shù)據(jù)安全與隱私保護也成為不容小覷的新挑戰(zhàn)。由于缺乏健全的檔案加密、備份及恢復機制，檔案信息面臨著泄露風險。

（二）管理體系不健全

在檔案管理中，由于缺乏一套統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理標準與流程，檔案信息的收集、整理、保存與利用等環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)混亂，導致效率較低。其一，不同地區(qū)、部門之間的檔案管理標準往往存在一定差異，使檔案互認度較低，信息共享難度大。其二，檔案從初步生成到最終銷毀的整個生命周期缺乏明確細致的管理流程，信息遺漏、重復工作問題突出。其三，隨著檔案管理相關政策的變動及檔案信息化技術的更新，現(xiàn)行管理體系難以及時響應變化，其前瞻性、適應性不足，容易造成管理漏洞。其四，在監(jiān)管方面，一些單位缺乏嚴謹規(guī)范的監(jiān)管與追責機制，檔案管理中出現(xiàn)的不規(guī)范行為很難被及時發(fā)現(xiàn)并得到糾正。

（三）檔案利用率較低

當前，檔案管理的“重管理，輕利用”趨向日益明顯，許多有價值的檔案資料被長時間積壓在檔案柜當中，難以展現(xiàn)其作用。一些單位對檔案數(shù)據(jù)的挖掘與分析仍停留于淺層，不夠深入，未能充分展現(xiàn)檔案資源的價值，自然也難以為相關決策的制定、規(guī)劃的編制等提供準確的信息支撐。究其原因，一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式限制了信息檢索的便捷性，檔案的查詢、利用方式仍舊局限于傳統(tǒng)的查閱模式，為檔案檢索和利用帶來了一定難度；另一方面，專業(yè)數(shù)據(jù)分析人才與技術手段缺乏，對于互聯(lián)網(wǎng)、移動設備等前沿技術手段的應用有待加強，導致難以從龐雜的電子檔案數(shù)據(jù)中獲取到更多有價值的信息。

（四）隊伍建設需加強

現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理隊伍在信息技術技能、檔案管理專業(yè)素養(yǎng)等方面存在一定的不足，不能適應新形勢下檔案管理工作的新要求。檔案管理人員的知識結構較為單一，他們雖然具備扎實的檔案管理知識，但信息技術、數(shù)據(jù)分析等信息化管理技能相對缺乏。由于日常工作任務重且缺少培訓學習機會，管理人員自我提升意識淡薄，持續(xù)學習的積極性不足，難以適應新技術、新知識的快速發(fā)展。同時，在人員管理機制方面，一方面，缺乏行之有效的績效考核與獎勵機制來激發(fā)管理人員的工作熱情與學習動力，難以調(diào)動他們的積極性與創(chuàng)造力；另一方面，缺乏完善可行的培訓引導機制，培訓頻率低、機會有限，難以滿足管理人員進行持續(xù)性學習的訴求，且現(xiàn)有培訓多強調(diào)理論知識的學習，培訓內(nèi)容的針對性有待強化。

三、檔案管理的優(yōu)化對策分析

（一）加快信息化建設

加快信息化建設的步伐，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，是提高檔案管理水平以及檔案查詢、利用效率的重中之重，可以為檔案信息的科學管理與高效利用提供更有力的技術支撐。對此，應做好如下工作。其一，加大資金投入力度，為各種前沿數(shù)字化軟硬件設備（如高性能的服務器、大容量的存儲設備、專業(yè)化的檔案管理軟件等）的購置提供充足的預算。同時，還要積極引入適應檔案管理工作的數(shù)字化技術，如人工智能輔助下的檔案分類與檢索算法等。[2]其二，推進檔案數(shù)字化進程，現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案要進行細致掃描，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，注意提高掃描質(zhì)量，確保其可以適應長時間存儲與查閱的需要。掃描后的數(shù)字檔案需進行嚴格的清洗、整理、分類、標引，并設置規(guī)范的數(shù)據(jù)庫結構，為后續(xù)的查閱與利用掃清障礙。其三，致力于搭建統(tǒng)一的檔案管理數(shù)字化平臺，將檔案管理、信息查詢、利用分析等多元功能整合于一體，以便檔案的統(tǒng)一管理與有效共享?？梢蚤_發(fā)移動應用或提供網(wǎng)頁端服務，用戶只需利用手機、平板電腦等設備，便可以便捷地查詢、利用檔案信息。其四，以數(shù)字化技術等有效手段提高信息查詢與利用效率?？梢酝ㄟ^人工智能技術優(yōu)化檢索算法，更準確且快速地進行信息檢索；利用大數(shù)據(jù)分析技術對檔案數(shù)據(jù)加以深度挖掘與剖析，從中提取更多有價值的信息，為相關決策的制定、規(guī)劃的編制等提供數(shù)據(jù)參考；搭建知識庫與專家系統(tǒng)，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識資源，致力于信息的共享與傳播。

（二）健全管理機制

健全和完善檔案管理相關機制，明確管理職責、細化管理流程，可以很好地解決現(xiàn)階段檔案管理中的低效率、無序性問題，從而提高檔案管理的規(guī)范性與有效性。其一，制定統(tǒng)一且細致的檔案分類標準。確保各個來源、類型的檔案信息可以依循統(tǒng)一標準分門別類，提高檢索、管理的便捷性；細化檔案收集、整理、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，讓整個檔案管理過程皆有據(jù)可依、有章可循。其二，推行更嚴格的崗位責任制。進一步明確各個檔案管理人員的職責與權限，使各個管理環(huán)節(jié)皆有專人負責，責任到人；深化部門間的協(xié)作，明確不同部門在檔案管理中的具體職責及配合要求，讓檔案信息可以順暢流轉(zhuǎn)、有效共享。其三，優(yōu)化、精簡管理流程。對當前的檔案管理流程加以梳理與調(diào)整，將不必要的冗余環(huán)節(jié)剔除，簡化流程步驟，更好、更快地管理檔案；在管理流程中適當融入信息化手段，致力于檔案信息的電子化流轉(zhuǎn)與在線審批，減少紙質(zhì)文檔的使用，節(jié)省更多流轉(zhuǎn)時間。其四，注重管理體系的更新與修訂。推行及時更新機制，在綜合考量檔案管理相關政策、技術發(fā)展狀況及具體工作需要的基礎上，動態(tài)化審查、修訂現(xiàn)有的管理體系；在制訂新體系的過程中，應秉持前瞻性與適應性原則，充分考慮檔案管理的發(fā)展趨勢及內(nèi)在需求。其五，完善監(jiān)督與考核機制。設置嚴謹可行的內(nèi)部監(jiān)督機制，就檔案管理體系的實際執(zhí)行情況加以定期核查與評估，確保其可以按部就班執(zhí)行下去；加大考核力度，將檔案管理納入績效考核體系當中，明確考核指標與獎懲規(guī)定，以充分激發(fā)管理人員履職的積極性與責任感。

（三）完善防護措施

一方面，要優(yōu)化紙質(zhì)檔案的保管環(huán)境。借助溫濕度自動調(diào)節(jié)系統(tǒng)創(chuàng)設溫濕度條件適宜的庫房條件，確保庫房內(nèi)空氣的順利流通，避免塵埃、有害氣體等積聚，以免檔案出現(xiàn)受潮、霉變、過熱等問題。在防火防盜方面，配置健全的消防系統(tǒng)與報警裝置，定期組織消防演練活動，以便在突發(fā)緊急情況時可以快速響應、妥善處理。[3]在防震防磁方面，對于一些重要檔案，可以通過防震架或防震墊等設施加強紙質(zhì)檔案的保護，注意不能將磁性介質(zhì)檔案置于強磁場周圍，防止信息丟失或損壞。除此之外，還要緊抓安全意識引導工作，增強管理人員檔案安全意識，重申密碼安全、信息保密、物理安全等的重要性，強化庫房的物理安全管理，打擊非法入侵行為。

另一方面，要借助前沿技術手段加強對數(shù)字檔案的安全防護，對數(shù)字檔案進行加密處理，確保其在存儲、傳輸、利用期間不被非法竊取或違規(guī)篡改。其一，采用高強度的加密算法，并注意定期更換密鑰，緊抓訪問控制，提高檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性。[4]其二，嚴謹?shù)赝菩性L問控制機制。嚴格審核、驗證檔案訪問用戶的身份與權限，依靠多因素認證、生物識別等技術手段，全力保證訪問控制的安全性。其三，搭設安全審計系統(tǒng)。記錄、分析檔案的訪問、修改、刪除等操作行為，依托定期性審計核查，及時找出潛在的安全風險，并加以針對性處理。其四，備份與恢復管理同樣不能忽略。制訂并實施完善的備份機制，對檔案數(shù)據(jù)進行及時備份，并將其存儲于安全可靠之處。其五，完善災難恢復方案。建立檔案快速恢復機制，確保其在遭遇自然災害、設備故障等緊急情況時能夠第一時間得到恢復；定期組織災難恢復演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時可以及時恢復檔案資料。[5]

（四）強化隊伍建設

其一，要注重對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓引導。定期開展形式多樣的培訓活動，立足具體的工作需求、技能短板，制訂針對性的培訓方案。培訓內(nèi)容應涉及檔案管理基礎知識、數(shù)字化管理技能、安全防護措施、相關法律法規(guī)等不同方面的內(nèi)容。在此基礎上增設實踐技能培訓環(huán)節(jié)，利用模擬演練、案例分析等環(huán)節(jié)，提升管理人員的實操技能與問題解決能力。此外，還要定期對培訓效果展開考核評估，了解受訓成果，并將考核結果同績效掛鉤，調(diào)動管理人員參與培訓的熱情。其二，要積極引進專業(yè)人才?；跈n案管理工作的具體需求，深入把握所需專業(yè)人才的能力細則，諸如專業(yè)背景、技能素養(yǎng)、實踐經(jīng)驗等。基于此深化同高校相關專業(yè)的交流與合作，拓寬人才引進渠道，充分利用校園招聘、社會招聘、人才引進等不同渠道，吸引更多優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才。此外，要為人才提供良好的薪酬待遇及職業(yè)晉升機會，以期吸引并留住人才，多關注員工的職業(yè)發(fā)展與個體成長，并給予必要的支持、培訓與引導。[6]其三，要不斷完善人員激勵機制。定期組織團隊建設活動，從而提升整個隊伍的凝聚力與向心力。要鼓勵、引導管理人員多留意行業(yè)動態(tài)及技術發(fā)展趨勢，進行持續(xù)性學習，不斷補充新知識、掌握新技能，并為他們提供必要的學習資源，為管理人員的個人成長與職業(yè)發(fā)展保駕護航。[7]繼續(xù)健全激勵機制，對于那些在日常工作中有優(yōu)異表現(xiàn)的人員，應及時給以表彰與獎勵，通過樹立典型或榜樣，激起整個團隊的工作積極性與創(chuàng)造力。

總之，依托檔案管理人員培訓的強化、專業(yè)檔案管理人才的引入、激勵機制的完善等措施，可以打造一支既專業(yè)又積極且具有強大凝聚力的人才團隊。[8]有了這樣的團隊作為支撐，檔案管理的科學化、規(guī)范化、信息化發(fā)展將獲得更堅實的人才保障，進而助推整個檔案管理事業(yè)實現(xiàn)持續(xù)、健康、有序的發(fā)展。

四、結語

綜上所述，作為信息管理和流通的重要環(huán)節(jié)，檔案管理的規(guī)范化、信息化程度同信息資源管理的科學性與利用的合理性直接相關。對于現(xiàn)階段檔案管理中存在的若干問題，比如說信息化建設滯后、管理體系不健全、檔案利用率低、團隊建設需加強等，相關單位必須嚴陣以待，從加快信息化建設、健全管理機制、完善防護措施、強化團隊建設等方面著手，全力提升檔案管理的規(guī)范化、信息化水平。唯有如此，方能更好地適應新形勢下檔案管理工作的嚴格要求，促使檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者簡介：薛向楠，女，本科，秦皇島市撫寧區(qū)自然資源和規(guī)劃局，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）