【摘要】各單位在會計電算化檔案管理工作中存在很多問題，本文對此進行了分析，并提出了一些解決措施，期望對單位會計電算化檔案管理有一定的借鑒意義。
　　
　　會計電算化檔案管理對于各基層單位來說是重要的基礎(chǔ)工作。實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案具有磁性化的特點，因此認真分析會計電算化檔案管理中存在的問題，對提高各單位的管理水平有著重要意義。
　　
　　一、會計電算化檔案管理中存在的主要問題
　　
　　從傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)闀嬰娝慊到y(tǒng)后，許多方面都發(fā)生了變化，這給各單位的會計工作帶來了新的要素，從而在會計電算化檔案管理中也產(chǎn)生了一些相應(yīng)的問題。
　　
　?。ㄒ唬嬰娝慊瘷n案管理內(nèi)容不全
　　我國自開展會計電算化以來，實現(xiàn)會計電算化的單位數(shù)量很多，但多數(shù)單位真正運行時間較短。有些單位為了適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境的變化，對會計軟件進行了升級，而原有的會計軟件及相關(guān)資料未能及時進行整理歸檔。這樣，這些會計檔案資料就得不到利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時間的推移，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。
　　
　?。ǘ嬰娝慊瘷n案損壞嚴重
　　很多單位在實現(xiàn)會計電算化后，認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，所以會計檔案管理的制度仍沿用手工系統(tǒng)的制度，對保管會計檔案的環(huán)境沒有采取任何改善措施，致使防塵、防潮、防毒、防磁的要求得不到解決。由于灰塵過多，使得很多存儲設(shè)備無法正確讀出數(shù)據(jù)或根本無法打開；由于環(huán)境潮濕，使得存儲設(shè)備變形、發(fā)霉；作為保存各種重要數(shù)據(jù)的存儲設(shè)備在多次借閱中，被多次進行讀數(shù)據(jù)的操作，造成了存儲設(shè)備的自然損壞，而使數(shù)據(jù)無法讀出。這些情況都造成了會計電算化信息系統(tǒng)檔案的人為破壞。
　　
　?。ㄈ┹敵霾牧线_不到規(guī)定的保管期限
　　利用計算機進行會計核算的單位應(yīng)保存打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案，如憑證、日記賬等，這些會計檔案的保管期限為15年或永久保存。會計業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)相比，有時又有特殊性，如一次多份輸出，手工系統(tǒng)是通過復(fù)寫紙來實現(xiàn)的，那么在資金有限的情況下，考慮到這種特殊的業(yè)務(wù)需求，在會計電算化系統(tǒng)構(gòu)建時，在選擇打印機時應(yīng)以針式打印機為首選，而針式打印機輸出的材料在6、7年后，有的就字跡不清了，起不到檔案資料的作用。
　　
　　二、加強會計電算化檔案管理的措施
　　
　　針對上述存在的問題，各單位應(yīng)采取相應(yīng)措施來加強對會計電算化檔案的管理，從而提高單位的管理水平。
　　
　?。ㄒ唬┮y(tǒng)一思想認識
　　會計電算化與手工會計系統(tǒng)相比，有許多不同，應(yīng)當在各單位中統(tǒng)一思想認識。因此對于實現(xiàn)會計電算化的單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。不少已實現(xiàn)會計電算化的單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的認識，因此，應(yīng)當進一步提高會計電算化檔案管理者的素質(zhì)，把信息化檔案資料的管理落到實處。
　　
　　（二）注重硬件環(huán)境管理
　　對于會計電算化系統(tǒng)來說，應(yīng)提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。在擁有針式打印機的同時，再配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以便輸出的紙質(zhì)會計檔案符合保管要求。選用功能符合本單位實際管理要求的會計軟件，最好是具有會計檔案管理功能的會計軟件。加強會計電算化系統(tǒng)的安全管理，注意進行定期的補丁維護、數(shù)據(jù)備份，盡量避免因計算機病毒等不安全因素而導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
　　
　　（三）建立有效的會計電算化檔案管理制度
　　在進行會計電算化檔案管理時，應(yīng)注重有效管理制度的建立，這對于其管理工作會有事半功倍的效果。
　　1.建立有效的檔案歸檔制度
　　會計電算化檔案不但包括原有手工的相應(yīng)檔案資料，也包括會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管。未打印成書面形式輸出之前的會計數(shù)據(jù)，應(yīng)妥善保管其電子形式的數(shù)據(jù)并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
　　2.建立有效的借閱制度
　　任何人在借閱會計電算化檔案時，需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，按照本單位會計電算化檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；單位外部人員借閱本單位會計檔案時，要特別注意，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負責人批準方可。
　　3.建立有效的檔案保管制度
　　在制定會計電算化檔案保管制度時，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)、檔案標準等來進行。在進行數(shù)據(jù)備份時，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)的存貯介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，做好防潮、防塵、防磁、防腐蝕工作；對用來進行數(shù)據(jù)備份等的電子會計檔案要標明時間、文件內(nèi)容、負責人員等，并制作檔案管理文件卡片。
　　4.建立有效的檔案備份制度
　　對于各單位的會計電算化檔案，應(yīng)由相應(yīng)負責人定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中。由于磁性介質(zhì)的特殊性，相應(yīng)管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期復(fù)制、檢查，以防止會計信息丟失。同時要建立相應(yīng)的登記簿，記錄備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。
　　5.建立有效的檔案權(quán)限調(diào)用制度
　　在各單位中，不同的人對會計電算化檔案資料應(yīng)有不同的使用權(quán)限，因此對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。一般數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；保密程度較高的數(shù)據(jù)，只能供一定范圍內(nèi)的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，應(yīng)只有單位的主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣分權(quán)設(shè)置，可以在一定程度上保證會計電算化檔案的安全性，減少人為修改的可能。
　　
　?。ㄋ模┘訌姀?fù)合型人才的培養(yǎng)
　　會計電算化，在可以快速實現(xiàn)傳統(tǒng)會計功能的基礎(chǔ)上，還可以快速實現(xiàn)對會計數(shù)據(jù)的分析，因此要求相關(guān)人員的知識結(jié)構(gòu)要多元化，以便加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)；同時會計軟件維護及系統(tǒng)安全方面對系統(tǒng)中的相關(guān)人員要求也較高，這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的復(fù)合型高級人才來維護會計電算化系統(tǒng)的日常運作，開發(fā)更合理、更高效的會計軟件。
　　綜上所述，針對會計電算化管理中的管理內(nèi)容不全、檔案資料損壞嚴重等實際問題，可通過統(tǒng)一思想認識、建立嚴格有效的會計電算化檔案管理制度、注重復(fù)合型人才培養(yǎng)等相應(yīng)措施來解決，這樣會更加有利于各單位管理水平的提高。