虞　丹　周　銘　康　蠡

摘要：文章針對(duì)省級(jí)綜合檔案館的性質(zhì)與特色，分析了其開(kāi)展政府信息公開(kāi)服務(wù)存在的諸多問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出了優(yōu)化服務(wù)的措施。

關(guān)鍵詞：省級(jí)綜合檔案館 政府信息公開(kāi) 問(wèn)題 舉措

2008年5月1日起實(shí)施的《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》），明確提出各級(jí)公共檔案館是政府信息公開(kāi)的主體，將公共檔案館正式納入政府信息公開(kāi)體系，使其成為政府信息開(kāi)發(fā)利用的重要平臺(tái)。《條例》頒布半年多來(lái)，各省級(jí)綜合檔案館利用其賦予的職責(zé)和權(quán)利，建立現(xiàn)行文件公開(kāi)中心，積極對(duì)社會(huì)公眾和法人開(kāi)展政府公開(kāi)信息查閱、利用服務(wù)，取得了良好的社會(huì)效益和群眾反響。但隨著時(shí)間的推移，省級(jí)綜合檔案館面臨的挑戰(zhàn)與困難也逐漸暴露出來(lái)，給其開(kāi)展政府信息公開(kāi)服務(wù)造成了很大制約。

1.省級(jí)綜合檔案館政府信息公開(kāi)服務(wù)存在的問(wèn)題

政府信息公開(kāi)給省級(jí)綜合檔案館帶來(lái)了良好的政策環(huán)境和可靠的法律保障，但隨著《條例》精神的深入貫徹落實(shí)，省級(jí)綜合檔案館政府信息公開(kāi)服務(wù)過(guò)程中存在的問(wèn)題亦日漸凸顯，具體表現(xiàn)為：

1.1 面臨激烈競(jìng)爭(zhēng)?！稐l例》第十五、十六條分別規(guī)定“行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將主動(dòng)公開(kāi)的政府信息，通過(guò)政府公報(bào)、政府網(wǎng)站、新聞發(fā)布會(huì)以及報(bào)刊、廣播、電視等便于公眾知曉的方式公開(kāi)”，“行政機(jī)關(guān)可以根據(jù)需要設(shè)立公共查閱室、資料索取點(diǎn)、信息公告欄、電子信息屏等場(chǎng)所、設(shè)施，公開(kāi)政府信息”。①這就意味著，省級(jí)綜合檔案館并不是社會(huì)公眾或法人獲取政府公開(kāi)信息的唯一窗口，每個(gè)政府機(jī)關(guān)都成了政府信息公開(kāi)的實(shí)施主體。省級(jí)綜合檔案館的政府信息公開(kāi)服務(wù)不但面臨著來(lái)自公共圖書(shū)館、便民信息中心等非檔案部門的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也日漸遭到了同級(jí)及市、縣級(jí)綜合檔案館的激烈挑戰(zhàn)。在此過(guò)程中，省級(jí)綜合檔案館實(shí)質(zhì)上只是過(guò)渡性地彌補(bǔ)了《條例》頒布初期省級(jí)政府機(jī)構(gòu)信息公開(kāi)和現(xiàn)行文件開(kāi)放主體缺乏的狀況，隨著政府信息公開(kāi)工作的深化，這種主體缺位的狀況已經(jīng)發(fā)生了很大改變，省級(jí)綜合檔案館的過(guò)渡性使命行將終結(jié)，其功能正逐步遭到削弱②。

1.2 信息需求影響。隨著政府信息的大量公開(kāi)及全社會(huì)信息意識(shí)的快速提高，社會(huì)公眾和法人對(duì)政府信息的需求發(fā)生了巨大變化。對(duì)信息需求的內(nèi)容，由過(guò)去的單一化、簡(jiǎn)單化快速向多樣化、復(fù)雜化轉(zhuǎn)變，信息需求涉及國(guó)計(jì)民生的方方面面；在信息需求的形式上，不僅需要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也需要圖文并茂的電子文本、多媒體檔案信息等，這要求省級(jí)綜合檔案館提供更加豐富多樣的政府信息，給省級(jí)檔案館的信息資源開(kāi)發(fā)和建設(shè)帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，人們借助于現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)，足不出戶即可方便、快捷地獲取所需政府信息；另一方面，各省級(jí)政府機(jī)關(guān)也在積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立政府信息公開(kāi)網(wǎng)站和信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)社會(huì)公眾和法人實(shí)行開(kāi)放性的集成式、一站式信息服務(wù)，使得其不需要前去省級(jí)綜合檔案館查找所需政府信息，而是前往其他的信息公開(kāi)部門，造成了省級(jí)綜合檔案館用戶人數(shù)的快速分流。上述諸因使省級(jí)綜合檔案館的政府信息需求面臨日益嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1.3 信息人才缺乏。擁有一支結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)人才隊(duì)伍是省級(jí)綜合檔案館開(kāi)展政府信息服務(wù)的前提，沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的人才儲(chǔ)備，省級(jí)綜合檔案館在政府信息公開(kāi)服務(wù)中的功能便難以得到充分發(fā)揮。目前看來(lái)，不少省級(jí)綜合檔案館存在人才瓶頸的制約，現(xiàn)有的部分工作人員素質(zhì)偏低。這里所說(shuō)的素質(zhì)偏低，不是針對(duì)傳統(tǒng)的政府文件和檔案的管理而言，而是指在信息化背景下運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理、服務(wù)能力的欠缺。部分省級(jí)綜合檔案館不但在用人機(jī)制上存在分工錯(cuò)位、責(zé)任不明，進(jìn)而浪費(fèi)人才的現(xiàn)象，同時(shí)也存在網(wǎng)絡(luò)化背景下既懂檔案管理又懂現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏的問(wèn)題。受此影響，很多省級(jí)綜合檔案館對(duì)現(xiàn)代政府信息管理，尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下政府公開(kāi)信息服務(wù)的理念、模式、手段、方法以及政府信息收集、整理、編目、查檢、傳輸?shù)葐?wèn)題的研究不夠深入、具體，在開(kāi)展政府信息公開(kāi)服務(wù)時(shí)顯得人手不夠。

1.4 服務(wù)內(nèi)涵單薄。與政府同級(jí)行政機(jī)構(gòu)相比，省級(jí)綜合檔案館處于弱勢(shì)地位，不能按照自己的要求獲取，而只能被動(dòng)等待政府行政機(jī)關(guān)移交的文件，這導(dǎo)致了省級(jí)綜合檔案館接收政府公開(kāi)信息的滯后性。另一方面，在資源建設(shè)方面，省級(jí)綜合檔案館與其他政府信息公開(kāi)主體的系統(tǒng)互不兼容，不能相互協(xié)調(diào)和銜接，很難利用其它公開(kāi)主體系統(tǒng)里的信息，難以形成資源共享的局面。目前很多（尤其是西部地區(qū)）省級(jí)綜合檔案館政府信息公開(kāi)網(wǎng)站公布的信息多只與本館有關(guān)，幾乎沒(méi)有涉及其他部門的政府信息，信息公開(kāi)的內(nèi)容單一、范圍過(guò)窄。從形式上看，其提供的大多還只是文件目錄，尚未或很少見(jiàn)諸全文信息，經(jīng)過(guò)深入加工的、具有深層價(jià)值的二次信息和三次信息更是鳳毛麟角。再者，由于省級(jí)綜合檔案館直接面向省級(jí)政府，又是省級(jí)地區(qū)檔案事業(yè)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者，層次較高，因而其接收、保管的政府文件多為宏觀性、指導(dǎo)性的信息，直接涉及國(guó)計(jì)民生的資料較少，政府信息公開(kāi)服務(wù)的專一性、針對(duì)性不如市、縣級(jí)檔案館及其他政府信息公開(kāi)主體，難以滿足用戶日益多元、復(fù)雜的信息需求。

2. 優(yōu)化省級(jí)綜合檔案館政府信息公開(kāi)服務(wù)的舉措

為更好地促進(jìn)政府信息公開(kāi)服務(wù)，提升省級(jí)綜合檔案館在政府信息公開(kāi)體系中的地位，筆者提出以下幾點(diǎn)建議：

2.1 完善資源體系。豐富的館藏信息資源是省級(jí)綜合檔案館開(kāi)展政府信息公開(kāi)服務(wù)的前提，沒(méi)有可靠的資源保障，其信息服務(wù)將成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。因此，省級(jí)綜合檔案館要建立豐富、完善的政府信息資源體系。針對(duì)社會(huì)公眾的需求，快速開(kāi)展政府信息的目錄、索引、指南以及文摘的編制工作。充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)，有計(jì)劃地開(kāi)展政府公開(kāi)信息數(shù)字化建設(shè)。一是要盡快建立健全政府公開(kāi)信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)；二是要著眼于社會(huì)信息需求的變化，選擇社會(huì)關(guān)注度高、利用頻繁的政府信息作為資源建設(shè)的重點(diǎn)，盡快形成專題信息數(shù)據(jù)庫(kù)，從而建立起面向用戶的、能不斷滿足其需求的政府信息資源體系。在建立、健全內(nèi)部資源體系的基礎(chǔ)上，還要通過(guò)自身網(wǎng)站，加強(qiáng)對(duì)各政府信息公開(kāi)主體網(wǎng)站的鏈接，以方便社會(huì)公眾從不同的途徑盡快查找到所需政府信息，提高用戶的利用速度，降低其利用成本。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)模式。在政府信息公開(kāi)和信息化背景下，傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體管理為核心的服務(wù)方式已經(jīng)很難滿足廣大社會(huì)公眾的檔案信息需求。因此，必須與時(shí)俱進(jìn)，快速轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，變傳統(tǒng)的封閉、被動(dòng)的面向黨政機(jī)關(guān)和特定對(duì)象的后端服務(wù)模式為面向全社會(huì)開(kāi)放的前端、主動(dòng)服務(wù)模式，③積極開(kāi)展用戶調(diào)查，明確不同性別、年齡、行業(yè)，不同文化程度和知識(shí)背景的用戶對(duì)政府公開(kāi)信息的不同需求，以檔案信息和用戶為核心，主動(dòng)向社會(huì)公眾提供政府信息公開(kāi)咨詢服務(wù)。努力運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)進(jìn)館政府信息的深入挖掘和組織，以對(duì)用戶形成多種形式的專題服務(wù)，增加服務(wù)的創(chuàng)造性。在服務(wù)形式上，除了提供現(xiàn)行文件的紙質(zhì)服務(wù)外，還應(yīng)提供圖文并茂的電子文本和多媒體政府信息；不但要提供現(xiàn)行公開(kāi)文件，還要提供歷史檔案；除了提供一次文獻(xiàn)信息，還應(yīng)提供經(jīng)過(guò)深入加工的、具有附加值的高次信息，如政府信息專題、綜述等，從而提升服務(wù)層次，深化服務(wù)內(nèi)涵。

2.3 引導(dǎo)資源共享。在網(wǎng)絡(luò)化條件下，信息網(wǎng)絡(luò)為資源共享提供了良好的機(jī)遇與平臺(tái)。政府公開(kāi)信息多為已公開(kāi)的現(xiàn)行文件，因此對(duì)其的保密要求大為降低，這為各信息公開(kāi)主體之間的資源共享創(chuàng)造了條件。省級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)充分利用自身在省區(qū)檔案信息服務(wù)體系中的主導(dǎo)地位和傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)轄內(nèi)檔案部門、公共圖書(shū)館以及各級(jí)政府信息公開(kāi)主體的引導(dǎo)，以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，探索政府公開(kāi)信息資源的共享問(wèn)題。聯(lián)合這些部門建立政府公開(kāi)信息聯(lián)合目錄中心、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，發(fā)揮集群效益。另一方面，要積極參與政府資源網(wǎng)的建設(shè)，利用自身處理政府文件的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)政府公開(kāi)信的分類、整理，解決政府信息網(wǎng)目前信息分散、孤立，雜亂的問(wèn)題，提升政府信息網(wǎng)站的質(zhì)量。這不僅能提高政府信息公開(kāi)的服務(wù)效率，降低政府部門信息公開(kāi)的成本，也能展現(xiàn)省級(jí)綜合檔案館的核心價(jià)值，提升其在政府信息公開(kāi)體系中的地位和作用。

2.4 加強(qiáng)人才建設(shè)。由于歷史的原因，信息技術(shù)人才匱乏已成為制約省級(jí)綜合檔案館有效開(kāi)展政府信息公開(kāi)服務(wù)的瓶頸。因而，省級(jí)綜合檔案館應(yīng)加強(qiáng)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，尤其要造就一支懂得現(xiàn)代信息管理和開(kāi)發(fā)技術(shù)的素質(zhì)過(guò)硬、結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。為此，可從以下幾個(gè)方面著手：一是針對(duì)本館實(shí)際情況，結(jié)合政府公開(kāi)信息服務(wù)的特征，積極引進(jìn)部分優(yōu)秀檔案管理、信息管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。二是對(duì)于館內(nèi)工作人員，應(yīng)針對(duì)其知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能水平，開(kāi)展有目的的培訓(xùn)，通過(guò)與高校、情報(bào)研究所等科研機(jī)構(gòu)合作，以在職培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育等方式，培養(yǎng)其信息技能，使其快速掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、信息開(kāi)發(fā)技術(shù)等信息技術(shù)，提升其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下管理政府公開(kāi)信息、服務(wù)社會(huì)公眾的能力。

2.5 開(kāi)展用戶培訓(xùn)。用戶的信息意識(shí)、獲取政府信息的能力直接關(guān)系到其對(duì)政府公開(kāi)信息的認(rèn)知與利用。近年來(lái)，盡管我國(guó)的信息化水平有了迅速的發(fā)展，公民的信息素質(zhì)有了很大的提高，但也應(yīng)該看到，許多檔案用戶的計(jì)算機(jī)水平能、運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)查找信息的能力還十分低下，“信息鴻溝”在檔案信息用戶中還普遍存在，這嚴(yán)重妨礙了其獲取、利用政府公開(kāi)信息的進(jìn)程和滿足程度。省級(jí)綜合檔案館作為省級(jí)地區(qū)的檔案事業(yè)管理部門，在用戶管理及培訓(xùn)過(guò)程中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，在硬件設(shè)施、培訓(xùn)力量等方面具有其他政府信息公開(kāi)主體不可比擬的優(yōu)勢(shì)。當(dāng)務(wù)之急，應(yīng)盡快扭轉(zhuǎn)觀念，深刻認(rèn)識(shí)到用戶信息素質(zhì)的提高對(duì)政府信息公開(kāi)的重要意義，充分利用自身?xiàng)l件，大力開(kāi)展用戶培訓(xùn)，提升其計(jì)算機(jī)技能及運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)查找、獲取政府公開(kāi)信息的能力。

注釋：

①《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，電子政務(wù).2008（5）：28

②肖正德.檔案部門服務(wù)政府信息公開(kāi)的實(shí)踐與思考[J].檔案與建設(shè).2008（3）：15

③關(guān)國(guó)華.電子政務(wù)背景下檔案數(shù)據(jù)服務(wù)新探[J].檔案學(xué)研究.2007（3）：41

作者簡(jiǎn)介：

虞丹，女，管理學(xué)碩士，助理館員，現(xiàn)任職于昆明醫(yī)學(xué)院黨委組織部，已發(fā)表論文5篇；

周銘，男，云南大學(xué)公共管理學(xué)院情報(bào)與檔案學(xué)系副教授，已發(fā)表論文40多篇；

康蠡，男，云南大學(xué)公共管理學(xué)院情報(bào)與檔案學(xué)系2007級(jí)檔案學(xué)碩士研究生，已發(fā)表論文4篇。